| Organisatie | Heemskerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Gemeente Heemskerk 2023 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling 2019.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-07-2023 | nieuwe regeling | 06-06-2023 |
De budgethoudersregeling is bedoeld om duidelijkheid te geven over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die horen bij het budgethouderschap.
De Budgethoudersregeling 2019 diende als basis en is verder uitgebreid en geactualiseerd, met name waar het gaat om het goedkeuren van facturen.
In de budgethoudersregeling worden de meest relevante onderwerpen met betrekking tot het budgethouderschap benoemd. Voor een nadere toelichting op de onderwerpen kunnen de onderliggende nota’s en regelingen worden geraadpleegd.
In de Organisatieregeling gemeente Heemskerk 2019 staat de inrichting van de organisatie beschreven. Deze inrichting is gebaseerd op de vastgestelde organisatiestructuur die per 1 januari 2019 in werking is getreden en ziet er als volgt uit:
De organisatiestructuur heeft gevolgen voor de wijze waarop het budgetbeheer in de gemeente wordt vormgegeven. De organisatieregeling vormt ook het kader op basis waarvan het management nadere werkafspraken kan maken.
Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de begroting of in een wijziging daarvan exploitatie- en/of investeringsbudgetten beschikbaar stelt. Een begrotingswijziging leidt tot een wijziging in het totaal van lasten of baten van één of meerdere programma’s. Alleen de raad heeft de bevoegdheid te besluiten tot het inzetten van middelen uit reserves.
Het college heeft als taak, binnen de beschikbaar gestelde exploitatie budgetten en investeringskredieten per programma, de vastgestelde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van vastgestelde indicatoren. De budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheersing van kosten.
De Budgethoudersregeling geeft het college een instrument om het aanwenden/besteden van budgetten en kredieten in de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) eindverantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap, zoals het aangaan en vastleggen van verplichtingen.
De budgethouders hebben naast deze regeling rekening te houden met alle overige regelingen die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen, de administratieve organisatie en specifieke beleidslijnen, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid (Beleidsnota Inkoop- en Aanbesteding 2020).
Op grond van de vigerende Financiële verordening 2022 ex art 212 Gemeentewet (Gw) gemeente Heemskerk mandateert de raad het vaststellen van de Budgethoudersregeling aan het college.
Voor een goed gebruik van de regeling is het van belang dat overeenstemming bestaat over de gebruikte terminologie. In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
Aanbesteden: het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan derden voor het uitvoeren van een werk, de levering van diensten en producten. Hierbij maakt een opdrachtgever bekend dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen;
Begrotingswijziging: komt voort uit een door de raad vastgesteld voorstel met een saldo-effect of een collegevoorstel met saldo-effect wat via de planning en control cyclus alsnog door de raad wordt vastgesteld;
Budget: een samenhangend deel van middelen die door de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld in de begroting; voor projecten, in voorzieningen of als investeringskredieten, voor het realiseren van doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;
Budgetbeheerders: medewerkers die namens deelbudgethouders bevoegd zijn te beschikken over een bepaald budget ter uitvoering van een bepaalde taak;
Budgethouders: dit zijn de domeinmanagers; zijn bevoegd om facturen goed te keuren;
Contract / overeenkomst: Een meerzijdige rechtshandeling, waarbij partijen met elkaar een verbintenis aangaan. Dit is veelal een contract dat tot stand komt doordat de ene partij iets aanbiedt en een andere partij dat aanvaardt. Vastlegging in contract is om de aard en omvang van de afspraken duidelijk te maken. Een mondelinge overeenkomst bestaat ook als dit kan worden afgeleid uit de praktische uitvoering (bijvoorbeeld leveringen en betalingen over en weer);
Deelbudgethouders: dit zijn de teamleiders; zijn bevoegd om facturen goed te keuren;
Domeinmanager: het hoofd van een organisatieonderdeel zoals aangegeven in het vigerende organisatieschema;
Enkelvoudig onderhands aanbesteden: bij enkelvoudig onderhands aanbesteden wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van een offerteverzoek een offerte heeft ingediend;
Europees aanbesteden: bij Europees aanbesteden gaat het om opdrachten boven de Europese drempelbedragen;
Hoofdbudgethouder: dit is de gemeentesecretaris; is bevoegd om facturen goed te keuren;
Krediet: de beschikbaar gestelde middelen voor eenmalige investeringen met een economisch of maatschappelijk nut op langere termijn. Dit is een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering. De raad kan dit bedrag beschikbaar stellen bij de begroting van een bepaald jaar, maar ook met een apart raadsbesluit in de loop van het jaar;
Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;
Meervoudig onderhands aanbesteden: bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende domein een aantal (minimaal 3) gegadigden uit een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie;
Projectleider: Bij projecten waarbij een (externe) medewerker projectleider is, vervult de projectleider de rol van deelbudgethouder, indien hij daartoe is aangewezen. Deze is daardoor bevoegd tot het goedkeuren van facturen;
Subsidie: een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan een betaling voor geleverde goederen of diensten aan het bestuursorgaan;
Teamleiders: het hoofd van een organisatieonderdeel zoals aangegeven in het vigerende organisatieschema;
Tekenbevoegdheid: bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en betaalbaar stellen van een factuur;
Meervoudig onderhands aanbesteden: bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende domein een aantal (minimaal 3) gegadigden uit een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie;
Prestatieverklaarder: de medewerker die toeziet op juiste levering van de kwantiteit als ook de kwaliteit van de geleverde producten, goederen en diensten binnen de gemaakte (prijs)afspraken. Als de prestatie is geleverd, geeft deze persoon een prestatieverklaring om akkoord te gaan met de facturen;
Project: een project is een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel van een nieuw, tijdelijk samenwerkingsverband (projectorganisatie) wordt gerealiseerd. Een project heeft een concreet eindresultaat, een duidelijk begin en eind, beperkende randvoorwaarden waarbinnen het eindresultaat gerealiseerd moet worden, één opdrachtgever die zich aan het eindresultaat heeft verbonden, een uniek en eenmalig karakter en een mate van risico dat het eindresultaat niet wordt behaald;
Verordening: de Financiële verordening 2022 gemeente Heemskerk;
Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te doen;
Voorziening: afgezonderd vermogensbestanddeel zoals bedoeld in art. 44 van het BBV.
Hoofdstuk 2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid budgethouders
2.3 Taken en verantwoordelijkheden
2.3.1 Hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder
De taken van de hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder staan uitgebreid beschreven in de organisatieregeling. In bijlage II zijn de taken, die in de organisatieregeling worden genoemd, opgenomen.
Bij ziekte of afwezigheid van de (deel)budgethouder vindt horizontale vervanging plaats.
Bij ziekte of afwezigheid van de hoofdbudgethouder vindt vervanging plaats via de loco secretaris. De vervanging is geregeld in artikel 3 van het Aanwijzingsbesluit gemeentelijke functies gemeente Heemskerk.
Een budgetbeheerder is een door een deelbudgethouder aangewezen medewerker die onder verantwoordelijkheid van de deelbudgethouder taakonderdelen van een deelbudgethouder uitvoert.
2.3.3 Bijzondere budgethouders
In de organisatie zijn functies te onderkennen die niet passen binnen de hiervoor beschreven organisatiestructuur. Het betreft de functie van griffier, de functie van voorzitter van de Ondernemingsraad waarvoor de eindverantwoordelijkheid niet bij de hoofdbudgethouder berust.
De griffier wordt geacht budgethouder te zijn voor de budgetten van de raad, de rekenkamer en de griffie. Hiervoor gelden dezelfde taken en verantwoordelijkheden als beschreven voor de andere budgethouders met uitzondering van de verantwoording aan de hoofdbudgetbouder. In plaats hiervan legt de griffier rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad.
2.3.4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden prestatieverklaarder
De prestatieverklaarder is middels zijn (digitale) paraaf verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de toets dat de geleverde prestatie is geleverd. Hij dient er zich daarom te vergewissen dat de prestatie daadwerkelijk conform opdracht/bestelling is geleverd, alvorens te paraferen en draagt zorg voor onderbouwing (prestatieverklaring) van de geleverde prestatie.
Binnen de organisatie wordt op een aantal plaatsen gewerkt met projecten met gerelateerde incidentele exploitatiebudgetten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op dezelfde wijze vormgegeven als dat van reguliere budgetten. Bij projecten waarbij een medewerker projectleider is, loopt de budgetverantwoordelijkheid via zijn teammanager en vervult de projectleider, indien hij daartoe is aangewezen, de rol van deelbudgethouder. Het bijbehorende mandaat is € 215.000.
2.5 Randvoorwaarden budgethouderschap
Met het accepteren van het budgethouderschap door een (deel)budgethouder en budgetbeheerder nemen zij de verantwoordelijkheid op zich om al het mogelijke te doen om binnen het budget en afgesproken prestaties te blijven. Het is aan hen om aan te tonen dat hij / zij deze verantwoordelijkheid heeft genomen.
Hoofdstuk 3 Het aangaan van contracten en goedkeuren van facturen
3.1 Het aangaan van verplichtingen
De hoofdbudgethouder, (deel)budgethouders en budgetbeheerders zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen (door middel van bijvoorbeeld een contract) en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:
De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen is per opdracht tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van overeenkomsten tot koop, huur etc.) ten laste van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende exploitatie- en investeringsbudgetten, voor zover deze een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en voor zover het resterende budget toereikend is toegekend tot de volgende functies en bedragen:
De griffier kan verplichtingen aangaan tot € 1.000.000 voor de raad, de rekenkamer en de griffie.
De voorzitter van de OR is bevoegd tot een bedrag van € 215.000.
Voor het aangaan van verplichtingen en het goedkeuren van facturen vanaf € 1.000.000 ligt de tekenbevoegdheid bij de gemeentesecretaris. Bedragen hoger dan € 2.500.000 gaan ter goedkeuring naar het college.
Ook bij het aangaan van verplichtingen die het mandaat van de (deel)budgethouder te boven gaan, moet het naast hogere niveau tekenen.
3.1.2 Opdrachtverlening en aanbesteden
In de nota Inkoop en Aanbesteden 2020 zijn de bedragen opgenomen voor de opdrachtverlening en de verschillende aanbestedingsvormen. Kortheidshalve wordt u voor een specificatie verwezen naar die nota.
Ook het verlenen van een subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat sprake is van betaling voor geleverde goederen of diensten aan de gemeente.
Als bepaalde activiteiten niet kunnen worden ingekocht of de gemeente daarvoor geen marktconforme prijs betaalt (bijvoorbeeld omdat de prijs niet afhankelijk is van de geleverde eenheden) is sprake van subsidie.
Bij subsidies moeten de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening, dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet- discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd.
3.3 Uitgaven ten laste van voorzieningen
Budgethouders kunnen wel uitgaven doen ten laste van voorzieningen. Daarbij dienen zij er zorg voor te dragen dat de omvang van de voorziening voldoende is voor het doen van de betreffende uitgaven in relatie tot het beheerplan dat de basis vormt voor de bepaling van de omvang van de voorziening.
Concreet betekent dit dat de budgethouder geen verplichtingen mag aangaan als de voorziening onvoldoende middelen heeft voor de resterende looptijd van het beheerplan. In dat geval moet de budgethouder bij de tussentijdse rapportages melden dat de omvang van de voorziening moet worden aangepast. Bij de jaarrekening moet de budgethouder de aansluiting opleveren tussen de omvang van de voorziening en het onderliggende beheerplan voor de resterende jaren van het plan.
Omgekeerd moet de budgethouder ook melden wanneer middelen niet meer benodigd zijn voor uitvoering van het beheerplan en de voorziening daarmee vrijvallen.
Hierdoor wordt de mogelijkheid beperkt dat individuele medewerkers ten onrechte uitgaven kunnen doen.
Alleen de raad heeft de bevoegdheid te besluiten tot het inzetten van reserves.
Hoofdstuk 4 Begroting is taakstellend
Alle begrotingsbedragen zijn taakstellend. In de begroting van een jaar stelt de gemeenteraad per programma de taakstellende budgetten vast, alsmede de gewenste maatschappelijke effecten die met de beschikbare middelen moeten worden gerealiseerd. De gemeenteraad kan de begroting in de loop van het jaar wijzigen.
Een budgethouder kan pas beschikken over exploitatiebudgetten en investeringskredieten nadat de raad heeft ingestemd met de begroting, dan wel met de begrotingswijziging, waarin deze budgetten of kredieten beschikbaar worden gesteld.
Hoofdstuk 5 Rapportage en verantwoording
De teamleider die is aangewezen als (deel)budgethouder legt aan de domeinmanager verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling. De domeinmanager legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris die vervolgens verantwoording aflegt aan het college.
Voor de inhoud en frequentie van de verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning & controlcylcus van toepassing. Deze zijn te vinden in de ambtelijke P&C kalender.
De (deel)budgethouders verstrekken team Planning, Control en Financiën alle gegevens en stukken ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente Heemskerk, de budget- en kredietbewaking, de tussentijdse bestuursrapportage(s) en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.