| Organisatie | Brunssum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Hotspotmonitor Gemeente Brunssumn 2017 – 2022 |
| Citeertitel | Hotspotmonitor Gemeente Brunssum 2017 – 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-07-2023 | nieuwe regeling | 30-05-2023 | 202284553 |
De gemeente Brunssum maakt en ontvangt veel informatie. Het is niet mogelijk en niet wenselijk om alle overheidsinformatie blijvend te bewaren en daarom wordt een deel hiervan na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd. Het wettelijk kader hiervoor wordt bepaald door de huidige vigerende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De selectielijst bevat bewaartermijnen voor de verschillende gemeentelijke processen. Daarnaast bevat deze Selectielijst, op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995, een opsomming van criteria op basis waarvan informatie, die voor vernietiging in aanmerking komt, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Eén daarvan is het zijn van een hotspot. De selectielijst wordt periodiek geactualiseerd omdat grondslagen voor deze bewaartermijnen (wet- en regelgeving) doorlopend wijzigt.
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om gebeurtenissen die veel maatschappelijke commotie veroorzaken. Hotspots dienen door overheidsinstanties geïdentificeerd te worden door middel van een hotspotlijst, zie bijlage 1, zodat de informatie die betrekking heeft op de hotspots blijvend worden bewaard. Met het vaststellen van hotspots kan het gebeuren dat informatie die eerst gewaardeerd werd als ‘te vernietigen’ toch blijvend bewaard moeten blijven. (Bron: Belangen in balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd, Nationaal Archief 2015).
Een hotspotmonitor helpt een gemeente om vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarvan de informatie blijvend bewaard moet worden. Hierdoor wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld, die anders zou worden vernietigd.
Dit document beschrijft de inrichting van de hotspotmonitor van de gemeente Brunssum. Het is gebaseerd op de Handreiking Periodiek hotspotmonitor decentrale overheden van de VNG.
Een hotspot is een hotspot als deze voldoet aan één of meer van de volgende criteria:
Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die lokaal voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media. Bijvoorbeeld: de schietpartij in een winkelcentrum in Alphen aan den Rijn (2011); de vuurwerkramp in Enschede (2000); het neerstorten van vlucht MH17 (2014); het uitbreken van Covid-19 (2020 e.v.);
Zaken die onder andere geformuleerde uitzonderingscriteria vallen (zoals precedentwerking of informatie over bijzondere personen) zijn geen hotspots.
Een hotspotmonitor is gericht op het identificeren van die gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente Brunssum. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor te zorgen dat de informatie die betrekking heeft op deze hotspots wordt aangewezen voor blijvende bewaring. De hotspotmonitor resulteert in een hotspotlijst: een lijst met door de gemeente Brunssum vastgestelde hotspots.
Een hotspotmonitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan bepaald worden of er sprake is van een hotspot, vandaar dat deze hotspotmonitor de periode 2017 – 2022 betreft. Het uitgangspunt van de periodieke hotspotmonitor is dat hotspots ‘kort achteraf’ in beeld worden gebracht. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat informatie verloren gaat verminderd.
2.1 Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om informatie te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.
Een hotspotlijst, waarin de resultaten van de hotspotmonitor zijn opgenomen, bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.
Na vaststelling van de hotspotlijst zal bepaald worden welke informatieobjecten uitgezonderd worden van vernietiging. Mogelijk zijn informatieobjecten al vóór vaststelling van een hotspotlijst vernietigd volgens de geldende selectielijst. Het is ook mogelijk dat informatieobjecten met betrekking tot een hotspot niet uitgezonderd worden van vernietiging omdat deze niet van belang zijn voor de reconstructie van de hotspot. Met andere woorden, alleen informatieobjecten die belangrijk zijn voor de hotspot worden van vernietiging uitgesloten.
Dit hoofdstuk beschrijft de inrichting/implementatie van de hotspotmonitor van de gemeente Brunssum.
Iedere gemeente, zo ook de gemeente Brunssum is verplicht om vanaf 2017 een hotspotmonitor op te stellen. De eerste hotspotmonitor zal dan ook betrekking hebben op de periode 2017 tot en met 2022, omdat dit voor de gemeente Brunssum de eerste hotspotmonitor betreft. Het streven is om de eerste hotspotlijst in 2023 vast te stellen.
Om de hotspotmonitor succesvol uit te voeren zal er een projectleider aangewezen moeten worden voor het uitvoeren van het project. Voorgesteld wordt om de adviseur Informatiemanagement en Documentaire Informatie Voorziening van de afdeling Informatiemanagement aan te wijzen als projectleider. De projectleider trekt in dit proces samen op met de gemeentearchivaris van HCL voor het opstellen van de hotspotlijst.
Bij het opstellen van de hotspotlijst wordt gebruik gemaakt van interne en externe expertise in een zogeheten expertteam. Dit team bestaat in de basis uit de projectleider, het afdelingshoofd Informatiemanagement, de gemeentearchivaris en een communicatieadviseur. Wanneer nodig betrekt het team aanvullende expertise.
3.6 Vaststellen van de hotspotlijst:
Het formeel vaststellen van de hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van de selectie en acquisitie. De concept hotspotlijst wordt vastgesteld door het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeente Brunssum. Deze zal al in een vroeg stadium worden geïnformeerd. Daarna zal de hotspotlijst ter vaststelling worden voorgelegd aan het afdelingshoofd Informatiemanagement die hiervoor is gemandateerd.
4. Stappenplan Uitvoering hotspotmonitor:
Een hotspotlijst wordt in zes stappen uitgevoerd.
In deze stap wordt, aan de hand van het sjabloon voor de hotspotlijst (zie bijlage 1) een longlist met mogelijk hotspots opgesteld door de projectleider. Bronnen hiervoor zijn, naast het geheugen van de projectleider, informatie jaarverslagen, kranten en lokale media. De longlist is input voor stap 2, de short-list. Tevens wordt in stap 1 de huidige hotspotlijst gecheckt en geactualiseerd.
De projectleider roept het expertteam bijeen. Het expertteam bespreekt de longlist aan de hand van de criteria uit hoofdstuk 1. De uitkomst van de bespreking is een shortlist met hotspots voor de hotspotlijst. De hotspots worden voorzien van een korte motivatie en begin- en eindtijd conform het sjabloon in bijlage 1.
Stap 3 voorbereiding besluitvorming:
De concept hotspotlijst wordt besproken in het SIO, waarbij de gemeentearchivaris van HCL advies geeft.
De projectleider controleert vooraf de ingevulde hotspotlijst en schrijft een aanvullende notitie met aandacht voor de volgende punten:
Stap 4 Vaststelling en publicatie:
Het vaststellen van de hotspotlijst gebeurt door het afdelingshoofd Informatiemanagement. Na het vaststellen van de hotspotlijst dient deze te worden gepubliceerd. Uitgangspunt van het publiceren is dat overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dat zij dus laten zien welke hotspots worden bewaard. Bijkomend voordeel is dat burgers kennis kunnen nemen van de lijst en dus ook aanvullingen kunnen inzenden. Dit zou bijvoorbeeld gefaciliteerd kunnen worden door een link te plaatsen op de pagina van de hotspotlijst die verwijst naar een webformulier. Publicatie zal plaatsvinden op officiële overheidsbekendmakingen (https://www.overheid.nl/) en ook op de eigen website van de gemeente (https://www.brunssum.nl/). Het HCL raadt aan om bij de publicatie direct aan te geven hoe burgers relevante informatie over de hotspots aan de gemeente kunnen aanleveren.
Stap 5 Uitzonderen van vernietiging:
Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de betreffende informatie uitgezonderd worden van vernietiging. Hiervoor wordt het informatieoverzicht (zie bijlage 2) ingevuld.
Informatie, die nog niet digitaal beschikbaar is in het zaaksysteem, wordt hierin opgenomen onder het zaaktype Hotspotmonitor en de omschrijving Hotspotmonitor [specifieke omschrijving]. Informatie, die al terug te vinden is in het zaaksysteem, zal een codering Hotspotmonitor [specifieke omschrijving] mee krijgen. Als informatie op basis van de selectielijst al blijvend bewaard moet worden, wordt ervoor gezorgd dat deze informatie bij de overige informatie van de hotspot integraal wordt bewaard.
Archieven of informatie van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de gemeente Brunssum die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden opgevraagd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van het HCL.
Iedere jaar zal de hotspotlijst (short-list) geactualiseerd worden conform de in dit document beschreven procedure.