Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Programmabegroting en jaarstukken
- 1.
Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling vast.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt de taakvelden per begrotingsprogramma vast.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt per begrotingsprogramma de beleidsindicatoren vast.
- 4.
In de jaarstukken legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de uitvoering van de begroting en de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 3 Kaders
- 1.
Het algemeen bestuur stelt jaarlijks op voorstel van het dagelijks bestuur en kaderbrief vast waarin de planning voor de P&C-documenten is opgenomen als ook de uitgangspunten waarop deze gebaseerd worden.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten in de begroting en de meerjarenramingen is opgenomen.
Het algemeen bestuur stelt de begroting en meerjarenraming vast voor 1 augustus.
- 3.
Het dagelijks bestuur biedt de begroting en jaarstukken aan de gemeenten aan, zodat de gemeenten in staat zijn hun zienswijze te geven.
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten alsook de stortingen en de onttrekkingen aan reserves per programma.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de programmabudgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;
- b.
de uitvoering gebeurt binnen de budgetten en doelstellingen van het betreffende programma.
- 3.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.
- 4.
Bij de behandeling van de bestuursrapportages in het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur, met de nodige terughoudendheid, voorstellen doen voor het tussentijds wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, investeringskredieten, onttrekkingen, dan wel stortingen in reserves en voor het bijstellen van het (bestaande) beleid.
Artikel 5 Bestuursrapportage
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee bestuursrapportages over de realisatie van de begroting, over de eerste 4 maanden, en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar
- 2.
De bestuursrapportage bevat een uitzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en gaat in op afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel wat betreft lasten en baten, investeringen, als realisatie van beleidsvoornemens.
Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 6 Verantwoordings- en rapportagegrens
- 1.
Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van het openbaar lichaam, inclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 100.000 euro nader toegelicht.
Artikel 7 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan het uitvoeringsjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 8 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 9 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheers-handelingen. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 4 Financieel beleid
Artikel 10 Financiële positie
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
- 2.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 11 Waarderen en afschrijving vaste activa
De regels omtrent waarderen en afschrijven van vaste activa zijn in een aparte nota 'Activeren en afschrijven' vastgelegd.
Artikel 12 Reserves en voorzieningen
Voorstellen tot het instellen, dan wel het (deels) laten vrijvallen, van een voorziening of een reserve worden expliciet en gemotiveerd ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur.
Artikel 13 Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken van economische activiteiten wordt tenminste een geraamde integrale kostprijs gehanteerd. Bij afwijking hiervan biedt het dagelijks bestuur een voorstel aan het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de economische activiteit wordt gemotiveerd.
Artikel 14 Financieringsfunctie
Het 'Financieringsstatuut' bevat de meerjarige kaders voor de financieringsactiviteiten. Dit statuut bevat tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar of wanneer daar aanleiding voor is, een nieuw Financieringsstatuut aan. Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het dagelijks bestuur conform het Financieringsstatuut.
Artikel 15 Financiering
In de paragraaf 'Financiering' van de begroting en de jaarstukken worden de verplichte onderdelen van het 'Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten' (BBV) opgenomen. Tevens wordt het beleid uit het Financieringsstatuut opgenomen.
Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur minimaal eens in de vier jaar een beleidsnota 'Risicomanagement en weerstandsvermogen' aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en geeft de kaders over het financieel risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit.
- 2.
Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf 'Weerstandsvermogen' van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.
- 3.
Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
- 4.
De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat de kengetallen die worden genoemd in artikel 11 lid 2 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 17 Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand, de kosten van inhuur derden en een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en administratie
Artikel 18 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren voor de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het gevoerde beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 19 Financiële administratie
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.
Artikel 20 Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie van het openbaar lichaam en een eenduidig toewijzing van de taken van het openbaar lichaam aan de organisatieonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- e.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de baten en lasten aan de taakvelden;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- g.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en
- h.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 21 Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 17. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het openbaar lichaam met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.