Controleverordening Dienst Gezondheid & Jeugd

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  accountant: de in artikel 213 Gemeentewet lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het Algemeen Bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen.

• 2.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• 3.

  rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• 4.

  deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatieonderdeel binnen het openbaar lichaam, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• 5.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij wordt aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 6.

  openbaar lichaam: het openbaar lichaam Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid.

• 7.

  Auditcommissie: de commissie met als doel het algemeen bestuur te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoering aspecten, bestaande uit drie leden. De Verordening op de Auditcommissie stelt nadere regels over het functioneren van de Auditcommissie.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. Het algemeen bestuur stelt de periode van de benoeming vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporterings-toleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

    en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 3.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt jaarlijks voor het te controleren boekjaar vast:

  • a.

    het controleprotocol, met de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, en het geldende normenkader;

  • b.

    de posten van de jaarrekening en de posten van de deelverantwoordingen waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 3.

  Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen, tijdig voor aan het algemeen bestuur.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt met voorafgaande kennisgeving van en afstemming met een vertegenwoordiger van de organisatie binnen het kader van de opdrachtverlening door het Algemeen Bestuur de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en Auditcommissie en tussen de accountant en de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van het openbaar lichaam.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatieonderdelen van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant een opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Het dagelijks bestuur is bevoegd om voor andere werkzaamheden dan de controle zoals bedoeld in deze verordening en die een oordeel of advies van een accountant vereisen, een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant in te schakelen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheids-verantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit na het informeren van het dagelijks bestuur schriftelijk aan het algemeen bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit van niet bestuurlijk belang zijnde bevindingen aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in de algemeen bestuur van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Dienst Gezondheid & Jeugd'.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking

• 3.

  De Controleverordening Openbaar Lichaam Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid, zoals vastgesteld op 13 december 2018, wordt ingetrokken.