| Organisatie | Maasgouw |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol integriteitsmeldingen gemeente Maasgouw |
| Citeertitel | Protocol integriteitsmeldingen gemeente Maasgouw |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-07-2023 | nieuwe regeling | 30-05-2023 | Z/23/115763-D/23/116969 |
In Maasgouw zijn we als volksvertegenwoordigers en bestuurders op veel manieren betrokken in onze gemeenschap. In onze houding en ons gedrag stellen wij ons integer op en wij houden daarbij oog voor onze kernwaarden: we dienen het algemeen belang, gedragen ons professioneel en we zijn eerlijk en transparant. Wij hebben ons aan de door deze gemeenteraad vastgestelde ‘Gedragscode politieke ambtsdragers Maasgouw’ gecommitteerd en streven ernaar deze zo goed mogelijk te volgen.
Het kan voorkomen dat er op basis van de vastgestelde ‘Gedragscode politieke ambtsdragers Maasgouw’ mogelijk sprake is van een integriteitsschending. Dit protocol helpt ons in een dergelijke situatie om de juiste stappen te volgen en vertelt ons welke personen we bij de situatie kunnen of moeten betrekken. Het protocol geldt voor raadsleden, burgerleden, wethouders en de burgemeester.
Terughoudendheid in de communicatie
In principe wordt er gedurende alle stappen van het protocol niet extern gecommuniceerd. De uitkomst van het traject kan immers zijn dat er geen sprake is van een integriteitsschending. Onterechte negatieve aandacht voor de betrokkenen dient daarom te worden voorkomen. De burgemeester draagt zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een onderzoek en de uitkomsten daarvan. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt indien nodig met de pers gedurende het doorlopen van het proces, maar communicatie gebeurt alleen indien en op de wijze waarop het protocol dit voorschrijft. Indien er een melding is gedaan of onderzoek plaatsvindt naar de burgemeester, nemen de gemeentesecretaris en de griffier deze taak op zich. De gemeentesecretaris stemt in dit laatste geval altijd af met de commissaris van de Koning.
Centrale rol voor de burgemeester
De burgemeester heeft op grond van artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Dit betekent in Maasgouw dat we de burgemeester een centrale rol geven in dit protocol. Die centrale rol houdt in dat de burgemeester in eerste instantie de beslissingen neemt over de opvolging van integriteitsmeldingen en betrokken is bij iedere stap in dit protocol.
Zo klein mogelijk, zo breed als nodig
Het is van belang dat een integriteitsmelding zo laagdrempelig mogelijk kan worden gedaan. Daarnaast is het in Maasgouw van groot belang om de vertrouwelijkheid van trajecten op basis van dit protocol, te waarborgen. Met het oog op deze waarden houden wij de kring van betrokkenen gedurende elke stap van dit protocol zo klein mogelijk. Omdat het echter ook belangrijk is om bij elke stap zorgvuldig te zijn, kunnen er soms meerdere personen worden betrokken indien de burgemeester dit nodig acht.
Het protocol is leidend, maar er kunnen altijd gevallen zijn waarin het protocol niet voorziet of waarin twijfel bestaat. Daarom nemen we bij iedere stap in het protocol de mogelijkheid op dat de burgemeester kan besluiten om indien nodig gemotiveerd van het protocol af te wijken. In het geval van een mogelijke integriteitsschending door de burgemeester, vervalt uiteraard het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester is, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de commissaris van de Koning.
Het protocol stopt waar het strafrecht begint
Dit protocol gaat over integriteitsmeldingen die op basis van de gedragscode worden gedaan. De reikwijdte van dit protocol stopt waar het strafrecht begint. Dit betekent dat dit protocol buiten toepassing wordt gelaten wanneer opsporing en/of vervolging plaatsvindt met betrekking tot de mogelijke integriteitsschending.
Stap 1: Voordat een melding wordt gedaan: Twijfel bespreken
Of een handeling een integriteitsschending oplevert is niet altijd direct duidelijk. Zo is het mogelijk dat een aanvankelijk vermoeden of een waarneming onjuist blijkt te zijn of dat een waarneming berust op een verkeerde lezing van de integriteitsregels. Een melding kan echter wel grote gevolgen hebben voor degene om wie het gaat. Daarom is het goed dat voordat er een melding wordt gedaan, eerst de twijfel over de waarneming wordt besproken. Het uitgangspunt is daarbij dat de cirkel van betrokkenen zo klein mogelijk gehouden wordt. De eerste stap bij twijfel over een mogelijke integriteitsschending is bij voorkeur dan ook dat diegene die twijfelt, de twijfel bespreekt met de persoon die de mogelijke integriteitsschending heeft begaan. Er zijn omstandigheden waaronder iemand zich niet veilig voelt om dat te doen en het is dan ook geen verplichte stap, maar wel een die in alle gevallen als eerste overwogen moet worden.
Een veilige context waarbinnen twijfel besproken kan worden is dus van belang. In het geval van een raadslid of burgerlid kan hij of zij deze twijfel daarnaast bespreken met een lid van de fractie of de griffier. De griffier heeft als adviseur van de gehele gemeenteraad bij een integriteitsmelding over een raadslid of burgerlid de voorkeur. Het toetsen van de twijfel bij een fractievoorzitter mag, maar wordt afgeraden. Het risico bestaat namelijk dat de ene fractievoorzitter anders adviseert dan de andere fractievoorzitter, maar ook dat fractievoorzitters zelf deel kunnen hebben aan de situatie. De griffier heeft daarnaast meer overzicht over de gehele gemeenteraad. In het geval van een bestuurder, kan de twijfel besproken worden met de gemeentesecretaris. In geen van de gevallen wordt de twijfel besproken met de burgemeester. De burgemeester heeft als hoeder van de integriteit van de gemeente een grotere verantwoordelijkheid, en het is daarom wenselijk om deze pas bij het doen van een melding te betrekken in het proces. Het bespreken van de twijfel blijft daarmee een laagdrempelige eerste stap. Het doen en bespreken van een melding is daarentegen juist een meer gewichtige vervolgstap.
Heel goed denkbaar is ook dat een politieke ambtsdrager betwijfelt of het eigen handelen wel in overeenstemming is met de integriteitsregels. In dat geval is de griffier bij raadsleden en burgerleden en de gemeentesecretaris bij bestuurders een goed eerste aanspreekpunt om het dilemma voor te leggen en te spreken over de vraag of wellicht sprake is van een mogelijke integriteitsschending.
Het uitgangspunt blijft in alle gevallen een zo klein mogelijke groep aan betrokkenen te betrekken.
Een mogelijke integriteitsschending kan pas verder worden onderzocht als er een melding wordt gedaan. Daarbij gelden de volgende kaders:
Zowel politieke ambtsdragers als inwoners, ambtenaren of anderen kunnen een melding doen van een vermeende integriteitsschending door een politieke ambtsdrager. De melding wordt gedaan bij de burgemeester. De melding hoeft niet schriftelijk gedaan te worden, het kan ook mondeling. In dat geval wordt de melding kort erna door de griffier of gemeentesecretaris op schrift gesteld en ondertekent de melder de melding binnen vijf werkdagen. Bij het schriftelijk vastleggen van de melding worden tenminste de naam en functie van de melder, de datum, een korte omschrijving van de mogelijk integriteitsschending en de feitelijke inhoud van de melding vastgelegd. Bij de feitelijke inhoud wordt er zo veel mogelijk opgeschreven wat er feitelijk gebeurd is, en wat de impact van deze feitelijke gebeurtenissen is geweest.
De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding een schriftelijke ontvangstbevestiging. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken politieke ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek, vraagt de burgemeester de melder vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Bij het afhandelen van een melding die betrekking heeft op een raadslid of burgerlid kan de burgemeester zich laten ondersteunen door de griffier. Bij meldingen aangaande wethouders kan de gemeentesecretaris de burgemeester ondersteunen. Het heeft de voorkeur dat de identiteit van de melder bekend is bij de burgemeester. De burgemeester draagt er zorg voor dat de gegevens over de melding en de melder zodanig bewaard/opgeslagen worden dat deze alleen toegankelijk zijn voor personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
Stap 3: De weging van de melding
Een ingediende melding wordt in eerste instantie door de burgemeester gewogen. Daarbij gaat hij als volgt te werk:
De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Bij dit gesprek is de griffier in het geval van een raadslid of burgerlid, of de gemeentesecretaris in het geval van een wethouder aanwezig. De burgemeester kan een ambtelijk ondersteuner bij dit gesprek betrekken, mits alle aanwezige personen hiermee akkoord zijn. Dit gesprek is bedoeld om de inhoud van de melding zo nodig te verduidelijken en eventueel af te bakenen.
De burgemeester stelt de politieke ambtsdrager op wie de melding betrekking heeft op de hoogte van het feit dat er een melding is gedaan, tenzij er volgens de burgemeester een zwaarwegend belang is om dat (nog) niet te doen. Voorbeelden hiervan zijn de kans dat eventueel bewijsmateriaal wordt vernietigd en risico’s voor de veiligheid of het functioneren van de melder.
De griffier kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een raadslid of burgerlid. De gemeentesecretaris kan de burgemeester bij de weging van de melding in een adviserende rol bijstaan indien het een melding betreft over een wethouder.
Van de weging wordt een verslag opgemaakt. Het verslag wordt gedeeld met diegenen die bij het gesprek aanwezig waren. Het verslag wordt ter accordering naar de aanwezigen bij het gesprek gestuurd, waarbij de aanwezigen het verslag voorzien van een handtekening. Bij onenigheid over de inhoud van het verslag, wordt het verslag voorzien van een aantekening bij de oorspronkelijke tekst.
Op basis van de weging komt de burgemeester binnen tien werkdagen na indiening van de melding tot een van de volgende drie conclusies:
De integriteitsmelding is ongegrond omdat de melding niet over integriteit gaat, of omdat onmiddellijk duidelijk is dat geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt deze beslissing schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De beslissing dient duidelijk gemotiveerd te zijn. De melding is daarmee afgedaan.
Als de burgemeester tot de conclusie is gekomen dat een vooronderzoek nodig is om de melding beter te kunnen beoordelen kan hij dit zelf uitvoeren en zich in beginsel ambtelijk laten ondersteunen door de griffier en de gemeentesecretaris. Indien de burgemeester het nodig acht, kan hij zich ook door anderen ambtelijk laten ondersteunen, waarbij het uitgangspunt blijft om de kring van betrokkenen zo klein mogelijk en zo breed als nodig te houden. Bij dit vooronderzoek geldt het volgende:
De burgemeester/onderzoeker voert tijdens het vooronderzoek in elk geval een gesprek met de melder en de betrokken politieke ambtsdrager. Bij dit gesprek is de griffier aanwezig indien er een raads- of burgerlid betrokken bij de melding is. De gemeentesecretaris is bij het gesprek aanwezig als er een wethouder betrokken bij de melding is.
Van elk gesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de gesprekspartner. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Wanneer de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Op verzoek van de gesprekspartner wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. Met de gespreksverslagen wordt vertrouwelijk omgegaan.
Naast het voeren van gesprekken kan de burgemeester documenten of andere gegevens raadplegen. Indien de griffier en/of de gemeentesecretaris de burgemeester bij het onderzoek adviseert, wordt de inhoud van het advies opgenomen bij de stukken van het onderzoek. Het opvragen van documenten of andere gegevens geschiedt door de griffier en de gemeentesecretaris, waarbij onderling wordt afgestemd wie waarvoor verantwoordelijk is.
Op basis van het vooronderzoek komt de burgemeester tot een van de volgende drie conclusies:
De integriteitsmelding is ongegrond omdat de melding niet over integriteit gaat, of omdat onmiddellijk duidelijk is dat geen sprake is van een integriteitsschending. De burgemeester koppelt deze beslissing schriftelijk terug aan de melder en de betrokken politiek ambtsdrager. De beslissing dient duidelijk gemotiveerd te zijn. De melding is daarmee afgedaan.
Er is een feitenonderzoek nodig, omdat er mogelijk sprake is van een integriteitsschending. In dat geval gaat de burgemeester over naar stap 5 van dit protocol. De burgemeester stelt van het vooronderzoek een beknopt verslag op. Voor zover de burgemeester dit nodig acht worden de persoonsgegevens van de melder in dit verslag geanonimiseerd.
De integriteitsmelding wordt gegrond verklaard en er is geen feitenonderzoek nodig. De burgemeester stelt van het vooronderzoek een beknopt verslag op. Voor zover de burgemeester dit nodig acht worden de persoonsgegevens van de melder in dit verslag geanonimiseerd. Het verslag wordt afzonderlijk besproken met de melder en met de betrokken politieke ambtsdrager. Hierna volgt stap 6 van dit protocol.
De burgemeester kan zowel na de weging van de melding als na het vooronderzoek besluiten over te gaan tot een feitenonderzoek. Daarvoor geldt het volgende:
Het feitenonderzoek wordt uitgevoerd door een externe partij (hierna: de onderzoekers). De burgemeester is daarbij de opdrachtgever. De burgemeester komt met de onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen met daarin in elk geval de onderzoeksopdracht, de onderzoeksvragen, de onderzoeksmethoden, de planning, de kosten en de wijze van rapporteren. Anderen worden niet bij het opstellen of het bepalen van de inhoud van de onderzoeksopzet betrokken.
De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld, omdat er mogelijk sprake is van een integriteitsschending. Een vast onderdeel van dit informeren is het verzenden van een brief met daarin zo mogelijk de aanleiding voor het feitenonderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.
Van elk interview wordt een gespreksverslag gemaakt. Het verslag wordt ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewde persoon. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner weigert te tekenen voor akkoord wordt hiervan melding gemaakt in het gespreksverslag. Desgewenst wordt een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het dossier van de onderzoekers en worden niet gedeeld met de opdrachtgever of met derden, tenzij daartoe een juridische verplichting bestaat.
Stap 6: Verdere behandeling van het onderzoek
De burgemeester voert een gesprek met de melder en de politieke ambtsdrager.
Na afronding van de behandeling van de melding evalueert de burgemeester samen met de griffier en/of de gemeentesecretaris het proces. Daarbij wordt ook nagegaan in hoeverre het protocol toereikend was en of dit aanpassing behoeft. Verder wordt besproken of er lessen te trekken zijn voor de behandeling van een eventuele volgende melding.
Bij het vermoeden van een moedwillige valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen. Daarbij volgt hij het stappenplan zoals in dit protocol is uiteengezet.
Jaarlijks brengt de burgemeester verslag uit aan de gemeenteraad over het aantal integriteitsmeldingen, -onderzoeken en de daarmee gepaard gaande kosten.