Handboek Vervanging Gemeente Soest

De gemeente Soest heeft in de vergadering van B&W op 17-12-2019 het vervangingsbesluit genomen en besloten over te gaan tot routinematige vervanging van de papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Onderdeel van dit vervangingsbesluit is een Handboek Vervanging (hierna Handboek).

Er wordt in de gemeente Soest routinematig met terugwerkende kracht vervangen en routinematig vervangen (vanaf 01-01-2017). Met de invoering van Zaaksysteem.nl op

7 december 2020 (hierna Zaaksysteem) is er een digitale werkomgeving beschikbaar waarin medewerkers zaken in de vorm van een eenvoudig proces kunnen afhandelen. De overgang van Verseon naar Zaaksysteem.nl is de reden voor het actualiseren van het Handboek en het nemen van een nieuw besluit tot vervanging.

Het team Proces Informatie Management (PIM) heeft in het Plan van Aanpak Optimalisatie digitale beheeromgeving het vervangingsbesluit benoemd als een van de maatregelen ten behoeve van volledig digitaal werken.

Aanvullend heeft het Managementteam (MT) van de gemeente Soest in mei 2017 goedkeuring gegeven aan het gebruik van een compleet digitaal personeelsdossier. Het E-HRM systeem Youforce Raet (hierna E-HRM systeem) is per 1-07-2020 beschikbaar als werkomgeving en maakt het mogelijk volledig digitaal te werken. De personeelsdossiers worden in het E-HRM systeem geregistreerd, gearchiveerd en vernietigd. Er wordt vanaf deze datum geen gebruik meer gemaakt van het vervangingsproces.

Het doel van het Handboek is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Bij vervanging in de zin van de Archiefwet worden papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties. De papieren originelen worden na het succesvol doorlopen van het vervangingsproces vernietigd en de digitale versie is het origineel.

Het Handboek voorziet in de beschrijving als bedoeld in de wet- en regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt het Handboek de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit. Het vervangingsproces geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden die in het Zaaksysteem worden opgeslagen en beheerd. De in het Handboek opgenomen kwaliteitsprocedures zijn onderdeel van het kwaliteitssysteem voor de gehele (digitale) informatievoorziening.

Dit Handboek volgt de eisen die in artikel 26b van de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld.

De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in de hoofdstukken 3 tot en met 8 op hoofdlijnen beschreven. In deze hoofdstukken komen de verantwoording in het kader van wet- en regelgeving, de reikwijdte van de vervanging, de inrichting van het vervangingsproces, de inrichting van het vernietigingsproces, de infrastructuur, het zaaksysteem, kwaliteitsprocedures en wijzigingsprocedure aan bod.

In de bijlagen 9.1 t/m 9.8 zijn uitwerkingen en verwijzingen opgenomen.

De conceptversies van wijzigingen zijn voorgelegd aan de Strategisch adviseur Informatiebeheer, de Adviseur informatiebeheer en de Archiefinspecteur. De (tussentijdse) adviezen zijn verwerkt in het Handboek. Met de medewerkers van het team PIM/DIV is het vervangingsproces zoals beschreven in conceptversie 0.4 doorgenomen. De gemeentearchivaris is formeel om advies gevraagd zoals voorgeschreven volgens het besluit informatiebeheer gemeente Soest, artikel 7, lid b. Het advies is als bijlage aan het vervangingsbesluit toegevoegd. De implementatie van de in het Handboek beschreven inrichting en procedures rondom het Zaaksysteem zijn uitgevoerd vanaf 01-01-2017.

De aanpak omvat de volgende stappen:

• 1.

  handboek aanpassen op wijzigingen;

• 2.

  review- en consultatiefase;

• 3.

  audit op vervangingsproces en de digitale beheeromgeving;

• 4.

  positief advies vragen gemeentearchivaris;

• 5.

  voorleggen aan SIO (Strategisch Informatie Overleg);

• 6.

  besluitvormingstraject vervangingsbesluit en bekendmaking.

Het college van Burgemeester & Wethouders, de zorgdrager, heeft op grond van artikel 7 van de Archiefwet de bevoegdheid tot het nemen van een besluit tot vervanging voor zowel te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Voor permanent te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet en het Archiefbesluit ook de Archiefregeling van toepassing.

Artikel 6 van het Archiefbesluit (Ab) stelt als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens voorkomend in de te vervangen archiefbescheiden. Daarnaast dient de zorgdrager volgens artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit aan te geven op welke wijze rekening is gehouden met:

• a.

  de taak van het desbetreffend overheidsorgaan;

• b.

  de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• c.

  de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

• d.

  het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 8 van het Archiefbesluit stelt dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten.

Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling (Ar) dient de zorgdrager voor zover het archiefbescheiden betreft die volgens de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten:

• a.

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b.

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c.

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d.

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;

• e.

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f.

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g.

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• h.

  de kwaliteitsprocedures.

Voor het selecteren en waarderen van archiefbescheiden en de bewaartermijnen hanteert de gemeente de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020.

Er is een lokale lijst met uitzonderingen [lees afwijkingen] op grond van de Selectielijst. Deze lokale lijst betreft afwijkingen op de bewaartermijnen en is niet van invloed op het vervangingsproces. Daarnaast wordt er gewerkt aan een Kwaliteitssysteem en het opstellen van een Digitale Bewaarstrategie. Deze bevinden zich thans nog in de concept fase.

De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot het documentaire informatie- en archiefbeheer zijn beschreven in de Archiefverordening Soest (vastgesteld 27-10-2016) en nader geregeld in het Besluit informatiebeheer van de gemeente Soest (2016). De voor het vervangingsproces van belang zijnde taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in de volgende paragraaf.

Rollen, verantwoordelijkheden en taken zijn gebaseerd op de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer en in lijn met de organisatiestructuur. In het kader van het vervangingsproces zijn de taken en verantwoordelijkheden verdeeld: (zie bijlage 9.2)

Het vervangingsbesluit omvat alle papieren archiefbescheiden die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeente Soest en worden beheerd in het Zaaksysteem ¹ en de papieren archiefbescheiden gerelateerd aan de personeelsdossiers in het E-HRM systeem van 1-9-2017 tot 1-7-2020. Het betreft de taken van de archiefvormers vallend onder de verantwoordelijkheid van de zorgdrager, het college van B&W. Het vervangingsbesluit omvat tevens de voor vervanging in aanmerking komende stukken van de Griffie en de Rekenkamer.

De gemandateerde taken ondergebracht bij een gemeenschappelijke regeling zoals de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht vallen onder dit vervangingsbesluit mits zij een succesvolle audit door een derde partij op hun vervangingsproces hebben uitgevoerd. Voor wat betreft de gemandateerde taken ondergebracht bij een uitvoeringsorganisatie zoals de Uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein Bunschoten, Baarn en Soest (UO BBS) wordt zelfstandig gezorgd voor een Handboek en een audit door een derde partij. Deze vallen dus buiten het vervangingsbesluit.

Ook de gedelegeerde taken zoals taken ondergebracht bij de GGD vallen buiten het vervangingsbesluit.

De vervanging betreft alle in inkomende, interne en uitgaande papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in het kader van de uitvoering van taken en aan de vervangingsvereisten voldoen.

Momenteel zijn hiervan uitgezonderd de te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden m.b.t. het onderdeel Sociaal Domein en de Brondocumenten Burgerzaken. De Brondocumenten Burgerzaken zullen stapsgewijs worden vervangen. Het zijn vooral inkomende papieren archiefbescheiden die behoren tot een lopend of te starten werkproces.

De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking als een natte handtekening of paraaf is vereist. ²

De categorieën archiefbescheiden zijn uitgewerkt in de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020, de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 2017, Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 2012 dan wel de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996.

Het selecteren en waarderen voor permanente bewaring of voor vernietiging (op termijn) van de archiefbescheiden vindt voornamelijk in het Zaaksysteem plaats. De bewaartermijnen en daaraan gerelateerde archiefkenmerken worden vastgelegd in een zaaktype. Bij actualisatie van de Selectielijst 2020 worden wijzigingen doorgevoerd op het niveau van zaaktypen.

De reproducties worden geregistreerd in een zaak en in onderlinge samenhang gearchiveerd. De reproducties zijn opgeslagen en worden beheerd in een omgeving die voldoet aan de voorwaarden die de archiefwet- en regelgeving vereisen. Daardoor is opslag in goede, geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid gewaarborgd. Van alle te vervangen archiefbescheiden worden metadata vastgelegd (automatisch of handmatig) om de geordende en toegankelijke staat te waarborgen. Ook de digitaal opgemaakte of ontvangen documenten worden zaaksgewijs geregistreerd en gearchiveerd in het Zaaksysteem.

De routinematige vervanging gaat formeel in op de datum van de inwerkingtreding (23-01-2020) van het vervangingsbesluit en geldt voor archiefbescheiden vanaf 01-01-2017. Vanaf die datum tot en met de datum van inwerkingtreding van het vervangingsbesluit is het vervangingsproces reeds uitgevoerd zoals in dit Handboek vastgelegd.

De te vervangen archiefbescheiden v.w.b. het Zaaksysteem zijn op te delen in een tweetal perioden. De groepen zijn:

• 1.

  De routinematige vervanging van bestaande archiefbescheiden. Het betreft hier de analoge archiefbescheiden die vanaf 01-01-2017 volgens de beschreven procedures zijn verwerkt.

• 2.

  De routinematige vervanging van aanwas. Dit gaat om de documenten die vanaf de datum van het vervangingsbesluit volgens de vastgestelde procedure zijn verwerkt.

Omdat er voor beide groepen één vervangingsbesluit wordt genomen en de vervangingsprocedures in de praktijk gelijk zijn, is deze onderverdeling niet van waarde voor het vervangingstraject.

De vervanging van personeelsdossiers v.w.b. het E-HRM systeem geldt vanaf 01-09-2017 tot 1-7-2020.

Een deel van de uitzonderingen op vervanging is al belicht in 3.2. Daarnaast gelden aanvullende uitzonderingen.

Het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden hebben geen bijzondere waarde in de zin van artikel 2, eerste lid, Archiefbesluit. De archiefbescheiden die wettelijke verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet scanbaar zijn of intrinsieke waarde hebben vallen onder de uitzonderingen. Bij het sorteren en selecteren van archiefbescheiden voor vervanging wordt beoordeeld of er sprake is van de categorieën die buiten de reikwijdte voor vervanging vallen of behoren tot de uitzonderingen. Door naleving van het vervangingsproces heeft de vernietiging van papieren documenten geen gevolgen voor het cultureel erfgoed of de belangen voor (andere) overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, of historisch onderzoek. Bij twijfel wordt overlegd met de gemeentearchivaris.

Voor zover mogelijk wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd.

Uitzonderingen zijn:

• 1.

  Documenten die vanwege hun oorspronkelijke staat vermoedelijk van cultuurhistorische waarde zijn voor de gemeente Soest. Hierbij kan het gaan om:

  • 1.

    contextuele informatie die door de verschijningsvorm wordt geboden (zoals afwijkend papier of een gedenkalbum);

  • 2.

    documenten die betrekking hebben op historisch belangrijke personen of gebeurtenissen;

  • 3.

    hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde van de originele verschijningsvorm.

• 2.

  Documenten die vanwege hun verschijningsvorm niet te scannen zijn. Wanneer de integriteit en/of authenticiteit van documenten door bijvoorbeeld onderstaande kenmerken (mogelijk) worden aangetast, zal niet tot vervanging worden overgegaan;

  • 1.

    watermerk;

  • 2.

    lakzegel;

  • 3.

    methode waarop het document gebonden is;

  • 4.

    gewicht;

  • 5.

    sporen van andere gebruikers;

  • 6.

    geur.

• 3.

  Documenten waarbij niet vaststaat of kan worden vastgesteld of een digitaal document alleen de authenticiteit waarborgt. Het betreft hier documenten waarvan niet zonder onderzoek van het papieren exemplaar de inhoud, vorm en/of structuur kan worden vastgesteld.

• 4.

  Documenten i.h.k.v. Europese subsidies (enkel indien in de verordening van het subsidieprogramma geen bepaling over de bewaring van documenten is opgenomen).

• 5.

  Er zijn geen analoge personeelsdossiers van vervanging uitgezonderd. Wel zullen de digitale (gedigitaliseerde) personeelsdossiers behorende bij de functies van Burgemeester, Wethouder, Gemeentesecretaris, Brandweercommandant en/of andere functies van cultuurhistorische waarde uitgezonderd worden van vernietiging. De documenten in deze personeelsdossiers worden na einde dienstverband conform de hiervoor vastgestelde termijnen digitaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Soest. Het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden in de personeelsdossiers hebben geen bijzondere waarde in de zin van artikel 2, eerste lid, Ab. Door het uitzonderen van de hierboven genoemde dossiers, naleving van het vervangingsproces en het voldoen aan de hoogste veiligheidseisen van digitaal dossierbeheer (NEN 16175:2020 gecertificeerd), heeft de vernietiging van papieren documenten geen gevolgen voor het cultureel erfgoed of de belangen voor (andere) overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, of historisch onderzoek.

Het aantal scanprofielen is beperkt. Met hetzelfde scanprofiel worden zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden gedigitaliseerd. Gekozen is om voor alle archiefbescheiden uit te gaan van de kwaliteitseisen gesteld aan de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Voor papierformaten t/m A3 met de kleinformaatscanner Kodak i3400

Kleur: 300 ppi, bitdiepte 24, True Color.

Zwart-wit: 300 ppi, bitdiepte 1.

Voor papierformaten groter dan A3 met de grootformaatscanner RICOH MP CW2200SP

Kleur: 300 ppi, bitdiepte 24.

Zwart-wit: 300 ppi, bitdiepte 1.

Voor foto’s t/m B4 met de Canon, Canoscan 8800F

Kleur: 300 dpi

De leesbaarheid van alle gedrukte teksten voldoet aan Quality Index (QI) ≥ 5 ofwel minimaal 5 lp/mm, d.w.z. aantal lijnparen per millimeter. Met een scanresolutie van 300 ppi wordt dit kwaliteitsniveau bereikt. Voor afbeeldingen geldt QI ≥ 1,5. De scanprofielen met instellingen zijn uitgewerkt in H6.

Tijdens het vervangingsproces wordt de kwaliteit van de scans en metadata door de medewerker gecontroleerd op de volgende punten:

• a.

  juistheid;

• b.

  volledigheid;

• c.

  leesbaarheid;

• d.

  terugvindbaarheid;

• e.

  uitzonderingen (intrinsieke waarde).

De reproducties worden gerelateerd aan een werkproces en in onderlinge samenhang gearchiveerd. De reproducties zijn opgeslagen en beheerd in een omgeving die voldoet aan de voorwaarden die archiefwet- en regelgeving vereisen. Daardoor is langdurige opslag in goede, geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid gewaarborgd.

Bij het formuleren van de kwaliteitseisen zijn de volgende afwegingen gemaakt:

• •

  Kleur is een bepalend element van een aanzienlijk deel van de te vervangen archiefbescheiden. Om eenduidig te werken en vergissingen te voorkomen wordt standaard alles in kleur gescand.

• •

  Voor de correcte toepassing van OCR tekstherkenning wordt scanning in kleur op een minimale resolutie van 300 ppi gehanteerd. De OCR-functie wordt niet toegepast op tekeningen van A0-formaat gescand met de A0-scanner.

• •

  Voor beeldmateriaal (foto’s, identiteitsbewijzen) wordt kleur ingezet.

• •

  De analoge personeelsdossiers bevatten geen documenten die technisch niet scanbaar zijn of documenten met intrinsieke waarde.

Alle inkomende, interne en uitgaande papieren archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden verwerkt volgens deze procedure. De werkzaamheden zoals beschreven in deze procedure worden vooral uitgevoerd door medewerkers PIM/DIV (zie ook de tabel in H2). Op basis van het document Afspraken Post en Archief volgens productenlijst wordt bepaald of een document wordt geregistreerd en daarmee in aanmerking komt voor vervanging.

Sorteren en selecteren

Post wordt geopend door een medewerker PIM/DIV. Daarnaast geldt:

• •

  Post die niet wordt geopend:

  • -

    Vertrouwelijke en persoonlijke post;

  • -

    Post voor de raadsfracties en Arbodienst.

• •

  Post die wordt gestempeld:

  • -

    Bezwaarschriften;

  • -

    Aanmaningen;

  • -

    Post voor Burgerzaken.

• •

  Post zoals contracten en overeenkomsten die nog een handtekening behoeven worden doorgestuurd. Dit geldt ook voor aanbestedingen en brondocumenten Burgerzaken: deze worden achteraf aan PIM/DIV aangeboden ter verwerking voor vervanging.

Wanneer vertrouwelijke post niet wordt geopend gaat het poststuk fysiek naar de afdeling/behandelend ambtenaar(hiervan wordt een lijst bijgehouden). De ambtenaar beoordeelt of het poststuk alsnog aan PIM/DIV moet worden aangeboden voor vervanging. PIM/DIV werk actief aan de bewustwording van de medewerkers zodat deze poststukken bij PIM/DIV worden aangeboden.

Voorbereiden documenten

De post wordt in stapels verdeeld om per batch te worden gescand. Bij het selecteren per stapel wordt nagegaan of een document langs een andere weg is binnen gekomen en/of al is geregistreerd.

Ter verdere voorbereiding op het scannen zorgt PIM/DIV voor:

• •

  Ontdoen van bindmiddelen;

• •

  Ontvouwen en gladstrijken ezelsoren of randen;

• •

  Beoordelen of met de grootformaatscanner moet worden gescand;

• •

  Indien nodig worden te kleine of vreemd gevormde documenten zo mogelijk op een vel papier van A4-formaat geplakt (om te scannen), of wordt een kopie op A4- formaat gemaakt. Die kopie moet visueel identiek zijn aan het origineel;

• •

  Keuze wel/geen enveloppe achteraan plaatsen: bij bezwaar/beroepsprocedures/ zienswijzen of wanneer er wettelijke termijnen in het geding zijn, wordt de enveloppe altijd gescand;

• •

  Post en eventuele bijlagen van elkaar scheiden met scheidingsbladen (separatorsheets) scheiden;

• •

  Aparte stapel voor facturen en voorzien van scheidingssticker;

• •

  Aparte stapel maken voor interne en uitgaande documenten met natte handtekening die al zijn geregistreerd.

Scannen en controleren

Voor het scannen van papierformaten t/m A3 is een beschrijving in de procesmodellen opgenomen. PIM/DIV scant batchgewijs door gebruik te maken van scheidingsvellen. Voor de vervanging zijn drie batchklassen in gebruik namelijk: SST-Zaaksysteem.nl, SST-PostLokaal en SST-Facturen. PIM/DIV kiest handmatig een batchklasse, een registrator en een documentsoort.

Elke stapel wordt op de scanner gelegd en de juiste batchklasse wordt gekozen. PIM/DIV kiest standaard voor SST-Zaaksysteem.nl. De keuze voor SST-PostLokaal geldt voor de documenten die niet in aanmerking komen voor SST-Zaaksysteem.nl. PIM/DIV kiest ook hiervoor als de aangeboden interne en uitgaande post zijn voorzien van natte handtekening en het document over een bestaande registratie heen wordt geplaatst. PIM/DIV kiest bij facturen voor de batchklasse SST-Facturen.

Direct na scanning wordt allereerst gecontroleerd of de juiste batchklasse is gekozen. Dan wordt de eerste controle van de gescande documenten per batch uitgevoerd. Als er lege documenten in een batch zitten, kan de batch niet worden gesloten. Ook wordt gecontroleerd of er geen gescande pagina’s los van documenten in de batch zitten. De medewerker verwijdert na controle de geselecteerde blanco pagina’s. De medewerker controleert visueel de scan op:

• a.

  juistheid;

• b.

  volledigheid;

• c.

  leesbaarheid;

• d.

  aanwezigheid van afwijkingen (artefacten) door het scannen.

De A0-documenten worden per document gescand met de A0-scanner. PIM/DIV kiest handmatig de instellingen kleur en 300 ppi. Op het kleine scherm van de scanner wordt een eerste controle uitgevoerd op volledigheid. De PIM/DIV medewerker voert later op de eigen werkplek de volledige controle uit zoals deze ook geldt voor papierformaten t/m A3. De medewerker gaat daarvoor naar desbetreffend map. Daarna wordt het bestand gekoppeld aan de registratie in het Zaaksysteem bij de betreffende zaak.

Wanneer een scan op een van beide scanners niet voldoet aan de kwaliteitseisen wordt een herstelactie ingezet zoals in onderstaande tabel opgenomen.

Controle en herstelacties

De controles zijn onder meer gebaseerd op het 4–ogen principe, functiescheiding en foutsignalering bij automatische verwerking. Elke pagina wordt een voor een getoond en vergeleken met het papieren exemplaar. Tijdens en na het scannen controleert één medewerker PIM/DIV de scan. Een tweede medewerker PIM/DIV controleert in het Zaaksysteem tijdens de registratie of de scan voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Voor facturen geldt dat een tweede medewerker PIM/DIV de scan valideert met het papieren exemplaar ernaast alvorens deze digitaal doorgezet worden naar Decade.

De kwaliteit van de scanimages wordt visueel beoordeeld tijdens en na het scannen op basis van een verzameling vastgestelde kwaliteitseisen. Wanneer een scan aan tenminste één kwaliteitseis niet voldoet, wordt een herstelactie uitgevoerd om de kwaliteit te verbeteren.

In het algemeen geldt als herstelactie dat een pagina of het gehele document opnieuw wordt gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en contact opgenomen met de verantwoordelijke voor de uitvoering van het vervangingsproces. Bij de controle op de metadata worden de fouten en/of onvolledige metadata direct hersteld.

Na registratie en opname in het Zaaksysteem wordt door de behandelend ambtenaar in het Zaaksysteem nagegaan of de aangeboden digitale documenten, volledig en bruikbaar zijn en of de registratiegegevens (juiste zaak en werkproces) correct zijn. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van het papieren origineel. Indien fouten worden geconstateerd wordt dit bij team PIM/DIV gemeld.

Registreren

Het Zaaksysteem is ingericht in zaken en zaaktypen in het kader van zaakgericht werken. Op basis van de inhoud van het document, de werkafspraken en de historie in het Zaaksysteem bepaalt de medewerker PIM/DIV of een documenten het begin van een nieuwe zaak is, of dat het document hoort bij een bestaande zaak. Tevens bepaald de medewerker PIM/DIV of er een datumstempel dient te worden gezet op het document.

Na het selecteren van de juiste zaak (bestaand of nieuw) door de medewerker PIM/DIV wordt het document geregistreerd. Dit gebeurt conform de instructievideo’s: ‘Post registreren in nieuwe zaak’ en ‘Post registreren in bestaande zaak’ (bijlage 9.4) Hierbij wordt het zaaktype gekoppeld en worden diverse metadata ingevuld. Na registratie worden de papieren versie van het document opgeborgen.

Archivering en vernietiging papieren originelen

De gescande en te vervangen documenten worden tijdelijk opgeslagen op scandatum in dagdozen in de reeks ‘vervangen’. De uitgaande brieven (papier en digital born) worden na de controle verzonden en niet tijdelijk opgeslagen. De uitgaande brieven (papier) worden vervangen volgens het 4-ogen principe.

In H5 is de archivering en vernietiging van papieren originelen verder uitgewerkt. Deze processtap vindt voorafgaand aan het opstellen van een verklaring van vervanging plaats.

Diverse documenten die eerst in papieren vorm naar de behandelend ambtenaar zijn gezonden ter ondertekening komen na behandeling terug bij PIM/DIV. Deze documenten worden na verwerking opgeborgen op scandatum in de ‘dagdoos’. Het kan hierbij gaan om omgevingsvergunningen, offertes, overeenkomsten, aanbestedingen, planschadevergoedingen, documenten Sociaal Domein.

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden verwerkt in het Zaaksysteem en geregistreerd volgens een vast procesmodel. De werkzaamheden zoals beschreven in deze procesmodellen worden uitgevoerd door de medewerkers PIM/DIV.

In 2021 is er een metadataschema genaamd ‘Toepassingsprofiel Implementatie TMLO zaaksysteem.nl Soest’ opgesteld en vastgesteld. In dit schema zijn de administratieve, inhoudelijke en technische metadata beschreven volgens TMLO. In samenwerking met Xxllnc(leverancier) wordt er in de nabije toekomst gewerkt aan een metadataschema conform MDTO. De vast te leggen metadata in het vervangingsproces zijn per procesmodel en in het afsprakenoverzicht vastgelegd. De metagegevens worden deels gestandaardiseerd en met gebruik van hulptabellen vastgelegd. Afhankelijk van het gekozen product of document, zijn er verschillende velden in te vullen in het Zaaksysteem. Velden met een sterretje zijn verplicht. Op het correct koppelen van documenten aan zaken wordt een controle uitgevoerd.

De gescande documenten t/m A3 worden als TIFF-bestand omgezet naar JPEG (70 quality compressie) en vervolgens naar PDF/A-1b wanneer gebruik wordt gemaakt van de batchklasse SST-Zaaksysteem.nl, SST-PostLokaal en SST-Facturen. De scans worden automatische omgezet naar bestandsformaat PDF. Het bestand is in de PDF-schil voorzien van metadata scandatum, scantijdstip en PDF-versie. Dit proces is ingericht met de Kofax-software:

Kofax Capture 11.0 -Virtual ReScan (VRS) 5.1 -Kofax Transformation Modules (KTM) 6.1 (ook voor omzetting naar PDF/A), incl. webvalidatie De Kodak i3400 heeft de batchklasse SST-Zaaksysteem.nl, SST-PostLokaal en SST-Facturen ingesteld op: -Compressie: TIFF naar JPEG (70 quality), van JPEG naar PDF/A (maximaal) (volgens advies Kofax-leverancier) -Herkenning metadata: via OCR (Kofax module)

Bestanden groter dan A3 en gescand met de RICOH MP CW2200SP worden omgezet naar PDF/A-1a.

Registratie Zaak:

Registratie Document:

Voorafgaand aan de vernietiging van de papieren documenten wordt een steekproef uitgevoerd door een medewerker PIM/DIV om te beoordelen of deze documenten inderdaad voor vernietiging in aanmerking komen en geen intrinsieke waarde vertegenwoordigen. De steekproef wordt uitgevoerd op de gevormde papieren reeksen in de archiefdozen.

Tevens vindt een steekproef plaats op de gevormde reeks van uitzonderingen op de vervanging om te beoordelen of de criteria zoals genoemd onder H3 juist zijn toegepast. Aan de hand van de steekproef wordt de uitzonderingenlijst geactualiseerd. De uitzonderingen worden voorzien van de metadata m.b.t. de opslaglocatie, materieel verzorgd en beheerd volgens de archiveringsprocedure.

De medewerker PIM/DIV stelt elk kwartaal een lijst op van de vervangen archiefbescheiden en vult een verklaring van vervanging in. Deze verklaring van vervanging wordt voorgelegd aan de gemeentearchivaris(totdat een doorlopende machtiging is verkregen).

De verklaring van vervanging (tevens verklaring van vernietiging) geeft aan welke bescheiden zijn vervangen door digitale reproducties en op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (Bijlage 9.3).

De dozen worden aangeboden aan Reisswolf Randstad BV, een erkend vernietigingsbedrijf waar de gemeente Soest een contract mee heeft afgesloten. Dit bedrijf overlegt een bewijs van vernietiging.

Na vernietiging van de papieren originelen wordt de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd. De verklaring wordt ondertekend door het Afdelingshoofd Bedrijfsvoering. De verklaring van vervanging (met het bewijs van vernietiging als bijlage) dient permanent te worden gearchiveerd. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen en voor het toezicht wat wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris.

Voor de centrale post wordt een Kodak i3400 ingezet voor de formaten tot en met A3. De A0 documenten worden gescand op een RICOH MP CW2200SP en foto’s op de Canon Canoscan 8800F. De technische specificatie van de Kodak i3400 en de RICOH MP CW2200SP zijn opgenomen in bijlage 9.7.

De Kodak i3400 is aangesloten op een scanpc met een HP Compaq LA 2405x. De scanpc bevat de Kofax software. Deze scanpc is gekoppeld aan het netwerk. Op het netwerk zijn mappen aangemaakt waarin de scans terecht komen en van waaruit de scans worden geïmporteerd in het Zaaksysteem. Nadat de scans in het Zaaksysteem zijn opgenomen worden de bestanden verwijderd uit deze map. Het gaat om de mappen:

SST-Zaaksysteem.nl: \\SST Zaaksysteem.nl:\\SST-APP001\Zaaksysteem\Productie

SST-PostLokaal: \\ssc-dcd-cif0001.sscict.intra\project_sst\Scans\Kofax\{$Registrator}

SST-Facturen: \\SST Facturen:\\SST-APP003\Facturen

De RICOH MP CW2200SP is aangesloten op het netwerk. De applicatie Equitrac zorgt voor de verbinding en dat het bestand in de juiste map wordt geplaatst. Op het netwerk is voor PIM/DIV een map aangemaakt, namelijk: \\SSC-DCS-cif0001\afdeling_migratie\Kipscan\div.

De Canon Canoscan 8800F is een flatbed scanner. Na scannen en controleren worden de jpeg-bestanden via webmail verzonden naar de registrator. De scanner moet voor gebruik goed worden schoongemaakt met een microvezeldoekje.

De beeldschermen van het type IIyama ProLite XUZ493HSU voor de visuele controle van de scans, zijn op alle werkplekken ingericht volgens de standaardinstellingen bij oplevering. De resolutie is ingesteld op 1920x1080 met kleurindeling RGB, kleurruimte SDR en vernieuwingsfrequentie 60,003HZ.

De aanwezige multifunctionals worden niet ingezet voor de vervanging. Van medewerkers wordt verwacht dat interne, uitgaande en onderhands ontvangen documenten aan PIM/DIV worden aangeboden. Bij uitval van de Kodak kan tijdelijk uitgeweken worden naar de multifunctional. Nadat de storing is verholpen worden de scans, indien nodig, opnieuw gescand. De profielen van scandrivers voor de scanapparatuur zijn niet vastgelegd. Standaard kiezen medewerkers dan voor 300 ppi, kleur, dubbelzijdig.

Voor het vervangingsproces zijn in gebruik:

• •

  Zaaksysteem.nl, NEN versie 2020.4.0, bundelversie V2023.3.1

• •

  Kofax Capture 11.0 Enterprise

• •

  Virtual ReScan (VRS) 5.1

• •

  Kofax Transformation Modules (KTM) 6.1 (ook voor omzetting naar PDF/A), incl. webvalidatie

• •

  Equitrac-software voor de verbinding van de A0-scanner met het account of netwerkschijf

• •

  Applicatie I-navigator (versie 3.5.12.100, patchlevel 13, modelversie 37) als documentair structuurplan (DSP)

• •

  Decade Financials 2019.4 versie 4.01.165 voor facturen

• •

  Suite voor sociaal domein: koppeling met het Zaaksysteem

De Kodak i3400 heeft de batchklasse SST-Zaaksysteem.nl, SST-PostLokaal en SST-Facturen ingesteld op:

• •

  Resolutie: 300 ppi

• •

  Bitdiepte: 24 bits

• •

  Kleurenprofiel: True Color

• •

  Dubbelzijdig scannen: aan

• •

  Blanco pagina’s: aan met detectie < 1%

• •

  Opvullen perforatiegaten: uit

• •

  Kleurcorrectie: uit

• •

  Nietjesdetectie: aan

• •

  Scherpte, helderheid: automatisch en midden (50)

• •

  Contrast: handmatig en midden (50)

• •

  Achtergrondonderdrukking: uit

• •

  Pixels verwijderen: uit

• •

  Formaat: origineel

• •

  Samenvoegen: aan

• •

  Rechtzetten: aan

• •

  Bijsnijden (autocrop): aan

• •

  Compressie: TIFF naar JPEG (70 quality), van JPEG naar PDF/A (maximaal) (volgens advies Kofax-leverancier)

• •

  Herkenning metadata: via OCR (Kofax module)

• •

  Formaat: Autodetectie

Het bestand wordt, afhankelijk van batchklasse vrijgegeven:

• •

  SST-Zaaksysteem.nl: \\SST-APP001\Zaaksysteem\Productie\

• Standaard batchklasse waarbij de scans onder documentsoort Intakedocument binnenkomen in het Zaaksysteem. Vanuit hier controleert de registrator de scans om daarna het document te registreren als nieuwe zaak of als document bij een bestaande zaak.

• •

  SST-PostLokaal: \\ssc-dcd-cif0001.sscict.intra\project sst\Scans\Kofax\{$Registrator}. Registrator is hier een variabele. De ingevulde naam wordt de uiteindelijke mapnaam. Als een nieuwe versie van een bestaand document is binnengekomen, kiest PIM/DIV deze batchklasse.

• •

  SST Facturen:\\SST-APP003\Facturen\

• Batchklasse waarbij de gescande facturen binnenkomen in het financiële systeem Decade. Vanuit hier worden de facturen door de budgethouders gevalideerd.

De instellingen voor de RICOH-scanner zijn standaard ingesteld, maar eenvoudig wijzigbaar. De medewerker PIM/DIV kiest handmatig de juiste instellingen. Standaard wordt gescand met:

• •

  Kleur: Tekst/Foto

• •

  Resolutie: 300 ppi

• •

  Bitdiepte: 24 bits

• •

  Formaat: Autodetectie

Voor de Canon Canoscan 8800F worden de standaardinstellingen gehanteerd.

De keuze van bestandsformaten voor de te vervangen archiefbescheiden is beschreven in de concept bewaarstrategie. Door het gebruik van voorkeursformaten van de regionale archiefdiensten en het baseren van het metadataschema op TMLO (wordt MDTO) heeft de gemeente de informatie voorbereid op digitale overdracht naar Archief Eemland.

Zaaksysteem.nl van leverancier Xxllnc wordt ingezet als beheeromgeving voor de registratie, de opslag, de archivering en het beheer van de digitale reproducties. Het Zaaksysteem is NEN-ISO gecertificeerd. Onderdeel van de implementatie van het Zaaksysteem in 2023 was een toetsing van de lokale inrichting aan NEN-ISO 16175: 2020. Dit positieve toets resultaat maakt mogelijk dat tot daadwerkelijke vernietiging van de dagdozen kan worden overgegaan. Het certificaat is in dit Handboek opgenomen als bijlage 9.8.

Middels een Timeline worden wijzigingen in de metadata van zaken en documenten vastgelegd. Voor zaken wordt vastgelegd wie, wanneer, welke wijziging heeft doorgevoerd en wie, wanneer een zaak heeft geraadpleegd.

Het gehanteerde zaaktype is opgeslagen bij een zaak. Bij zaken wordt bijgehouden welke zaaktype is gekoppeld dan wel ontkoppeld zijn gedurende de looptijd van de zaak.

Het Zaaksysteem is in het informatiebeveiligingsplan aangemerkt als een bedrijfskritische applicatie. De maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, back-upstrategie, ICT infrastructuur en continuïteitsmanagement zijn geregeld in de Dienstenovereenkomst (DVO) met de Regionale ICT-Dienst Utrecht (hierna RID). Het proces van continuïteitsmanagement (CM) omvat:

• •

  Preventieve maatregelen: maatregelen die in de opzet en de architectuur van de infrastructuur zijn genomen om mogelijk uitval bij voorbaat op te vangen;

• •

  Detectieve maatregelen: monitorings- en bewakingssystemen;

• •

  Repressieve maatregelen: maatregelen die getroffen zijn om bij verstoringen c.q. calamiteiten die zich voordoen in de infrastructuur per direct op te vangen en te herstellen;

• •

  Correctieve maatregelen vervat in de uitwijkplannen.

Voor de bedrijfskritische applicaties zijn een calamiteitenplan en een uitwijkplan beschikbaar.

De frequentie van de back-ups en de bewaartermijnen van de gemaakte back-ups is geregeld bij de leverancier (SAAS omgeving). Tevens is zowel de acceptatie- als de productie omgeving beschikbaar als eventuele back-up.

De dagelijkse visuele controle is gebaseerd op het 4-ogen principe en functiescheiding. Voor de dagelijkse werkzaamheden is een rooster opgesteld met een werkverdeling om het 4-ogen principe te kunnen hanteren.

De medewerker PIM/DIV, die op dat moment dienst doet als scanmedewerker, is verantwoordelijk voor het maken van de scans. Deze medewerker bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen 1 op 1 te vergelijken met de scan. Er wordt gecontroleerd op aanwezigheid volledigheid, juistheid en leesbaarheid en verdere aandachtspunten zoals hieronder en in bijlage 9.5 opgenomen. De tweede de medewerker PIM/DIV controleert in het Zaaksysteem of de scan voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.

Aandachtspunten voor de volledigheid en juistheid zijn bijvoorbeeld:

• •

  Alle pagina’s, inclusief bijlagen;

• •

  Juiste en correcte volgorde van de pagina’s;

• •

  Geen blanco pagina’s (zie 4.3 kwaliteitsnormen);

• •

  Eventueel enveloppe (achteraan);

• •

  Geen verkleining of vergroting van het document tijdens het scannen (bv geen verkleining van A3 naar A4, oorspronkelijke papierformaat blijft gehandhaafd, ook bij A0);

• •

  Geen tekstafwijkingen (vervormingen, verspringingen);

• •

  Geen strepen (door transport in scanner);

• •

  Geen vlekken of pixelverstoringen (door vuil of stof op glasplaat);

• •

  Geen verscherping of verzwarting zodat letters dichtlopen;

• •

  Niet te licht (scans zijn bruikbaar).

De scans zijn leesbaar. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld:

• •

  Kleine letters tegen gekleurde achtergrond;

• •

  Betekenisvolle kleurverschillen zijn herkenbaar en te interpreteren (in grafieken, kaarten, tekeningen, foto);

• •

  Kleine letters in voetnoten;

• •

  Details zoals duidelijke leestekens, relevante decimaalpunten of –komma’s.

Als een document niet aan de eisen voldoet wordt een herstelactie uitgevoerd zoals beschreven in H4. Indien nodig wordt de scanner gecontroleerd en/of gereinigd. Als de kwaliteit onvoldoende blijft, wordt contact opgenomen met de verantwoordelijke voor de uitvoering van het vervangingsproces en/of de beheerder van de scanvoorziening.

Na registratie en opname in het Zaaksysteem wordt het document in het Zaaksysteem aangeboden aan de behandeld ambtenaar. De behandelend ambtenaar gaat na of de aangeboden digitale documenten, volledig en bruikbaar zijn en of de registratiegegevens (juiste zaak en werkproces) correct zijn. De behandelaar maakt hierbij geen gebruik van het papieren origineel. Indien fouten worden geconstateerd wordt dit bij team PIM/DIV gemeld.

De medewerkers van PIM/DIV voeren periodiek controles uit op de registratie. Een procedure voor een stelselmatige, steekproefsgewijze controle op de kwaliteit is aantoonbaar via de Exceloverzichten uitgevoerd. Bij de periodieke controles wordt de AQL-steekproefmethode ingezet (zie bijlage 9.6). Op basis van een risico-afweging is bepaald hoe de steekproef wordt uitgevoerd (100% controle, of andere percentages).

Steekproeven zullen op verschillende niveaus uitgevoerd worden. De steekproeven vervullen de functie van een extra controle bovenop de reeds bestaande kwaliteitscontroles, zoals het 4-ogen principe. De steekproeven worden uitgevoerd door een andere medewerker dan degene die het scannen, registreren of afhandelen heeft uitgevoerd. De omvang van de steekproef wordt bepaald door de hoeveelheid zaken die in een bepaalde periode zijn aangemaakt.

Bij constatering van een fout wordt teruggekoppeld naar de registrator van de zaak. In overleg worden verbeteringen aangebracht en/of afspraken hierover gemaakt.

Door periodieke evaluatie van de resultaten die voortkomen uit de interne controles kan de steekproef worden aangepast of uitgebreid. Het is van belang dat er voortdurend wordt geleerd van de dingen die niet goed gaan. Op deze manier ontstaat een zogenaamde Deming-cirkel, waarin volgens het plan, do, check, act-principe de kwaliteit gegarandeerd is en bovendien steeds herijkt en verbeterd wordt.

Steekproef op zaken

De controle op de juiste registratie en toepassing van zaaktypes vindt wekelijks plaats door de medewerkers PIM/DIV. Resultaten van deze controles worden vastgelegd in een overzicht van gecorrigeerde zaaktypes, zodat inkomende documenten gekoppeld kunnen worden aan de juiste zaaktypes en daardoor bij de juiste afdelingen terechtkomen.

De controle vindt plaats op basis van het risicoprofiel van de zaaktypen, waarbij de risicowaardering gebaseerd wordt op bewaartermijn van het zaaktype. Bij deze controle wordt meegenomen of interne of uitgaande post voorzien van een natte handtekening zijn opgenomen in de zaak volgens het vervangingsproces van PIM/DIV.

Kwaliteitscriteria

De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op het aspect terugvindbaarheid door te controleren op registratie van zaken en zaakcompleetheid. De volgende afwijkingen worden als fout gezien:

• •

  Zaken zijn niet compleet en er ontbreken documenten;

• •

  Meerdere zaken zijn ten onrechte als één zaak geregistreerd;

• •

  Interne en uitgaande documenten met een natte handtekening zijn niet via DIV gescand en/of correct verwerkt.

Overige periodieke controles

Wekelijks vindt een controle plaats op geweigerde zaken door de medewerkers van PIM/DIV.

Deze zaken worden op de juiste afdeling, werkverdeler geplaatst.

Driemaandelijkse controle

Voorafgaand aan vernietiging worden steekproefsgewijs de reeks ‘vervangen’ gecontroleerd. Daarbij wordt tevens een steekproef op de vervangen documenten opgeslagen in het Zaaksysteem uitgevoerd. Uitgangspunt is dat van elke maand een willekeurige dagproductie wordt gecontroleerd. Daarbij wordt gelet op mogelijke uitzonderingen op grond van intrinsieke waarde.

Periodieke audit

Een aangewezen interne of externe auditor voert (periodiek) een audit uit op het vervangingsproces. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het Handboek voor de controle op het vervangingsproces als wel het RODIN-referentiekader voor zover het de digitale beheeromgeving betreft. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan het MT en de gemeentesecretaris. Het MT neemt vervolgens, indien nodig, maatregelen ter herstel van de geconstateerde gebreken. Deze rapportage wordt in het kader van toezicht aangeboden aan de gemeentearchivaris.

Actualisering procedures

De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces c.q. het Handboek is een continu en cyclisch proces.

De Adviseur Informatiebeheer controleert in een periodieke controle van minimaal één maal per kwartaal of de beschreven kwaliteitsprocedures nog steeds op een goede manier worden uitgevoerd. Indien er afwijkingen worden geconstateerd, zorgt de Adviseur Informatiebeheer ervoor dat de betrokkenen de onvolkomenheden herstellen. Wanneer het noodzakelijk blijkt de procedures bij te stellen, maakt de Adviseur Informatiebeheer nieuwe afspraken en zorgt het ervoor dat deze afspraken op een goede manier worden beschreven en geborgd.

Er zal een periodieke controle van minimaal één keer per kwartaal plaatsvinden op het Handboek. In geval van veranderende wet- en regelgeving, interne beleidswijzigingen, veranderende procedures en processen wordt het Handboek doorgelicht.

Kwaliteit medewerkers

De medewerkers PIM/DIV zijn getraind in het vervangingsproces zoals dat is vastgelegd in dit Handboek. De instructies zijn beschikbaar voor de gehele organisatie. De medewerkers / behandelaars zijn getraind in het werken met het Zaaksysteem en het beoordelen van de aangeboden documenten. Voor vragen en instructie bieden de medewerkers PIM/DIV ondersteuning.

De teamleiders zorgen ervoor dat medewerkers voldoende tijd en middelen beschikbaar hebben voor training en opleiding op het vlak van digitaal werken. Jaarlijks wordt de opleidingsbehoefte per medewerker/team geïnventariseerd en verwerkt in het opleidingsplan. De kwaliteit van de medewerkers is van belang om aan de vervanging uitvoering te kunnen blijven geven.

Het technische beheer en onderhoud van de infrastructuur is sinds oktober 2011 belegd bij de RID.

Het onderhoud van de scanners vindt jaarlijks plaats. Onderhoud van de scanapparatuur Kodak i3400 en de scansoftware Kofax gaat in overleg met de leverancier. PIM/DIV onderhoudt het contact met de leverancier BM Consultants over de software, de updates en de Kodakapparatuur.

Het onderhoud van de RICOH-scanner loopt via de RID. Het betreft een onderhoudscontract met serviceafspraken.

De medewerkers PIM/DIV en/of applicatiebeheerder Kodak voeren regelmatig onderhoudswerkzaamheden uit, met name de reiniging van rollers en glasplaten. De scanapparatuur wordt onderhouden volgens voorschriften van de leverancier. Slijtgevoelige onderdelen (rollers, lampen en glasplaten) worden periodiek vervangen volgens het onderhoudsregime afgesproken met de leverancier en vastgelegd in het onderhoudscontract. Indien er zich onregelmatigheden voordoen meldt de functioneel applicatiebeheerder dit waar nodig bij de leverancier of aan de ICT Regisseur.

De KODAK-scanner wordt periodiek gekalibreerd zodat de scanner optimaal blijft werken. Bij intensief gebruik wordt de procedure vaker uitgevoerd.

Het functioneel beheer van het Zaaksysteem ligt bij de functioneel beheerder PIM. Het wijzigen en/of bewaken van DSP-categorieën, zaaktypen en zaken in het DSP is op uitvoerend niveau belegd bij de Beleidsadviseur Informatiebeheer PIM/DIV. PIM/DIV lost veel dagelijkse problemen zelf op, ook de problemen met de daar aanwezige scanapparatuur en scansoftware.

Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de teamleider PIM als proceseigenaar vervangingsproces. Deze teamleider is verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. De teamleider is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het geldende informatie- en archiefbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De adviseur informatiebeheer meldt wijzigingen aan de gemeentearchivaris.

Wijzigingen die de overeenkomst met de RID raken, worden bij de Helpdesk van de RID gemeld. Via gestandaardiseerd wijzigingsbeheer wordt een wijzigingsverzoek op een gecontroleerde wijze doorgevoerd om zodoende verstoringen als gevolg van wijzigingen te minimaliseren. Een majeure wijziging wordt gemeld via de Helpdesk van de RID.

Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd. De gemeentearchivaris wordt in ieder geval betrokken bij majeure wijzigingen ten aanzien van de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering. De gemeentearchivaris adviseert, op basis van de Archiefverordening 2016, in voorkomende gevallen of de (voorgenomen) wijziging een nieuw vervangingsbesluit noodzakelijk maakt. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de procedures. Voor kleine wijzigingen is geen advies nodig van de gemeentearchivaris. Daar waar nodig, zoals in de kaders vastgelegd, wordt de gemeentearchivaris geïnformeerd.

Majeure wijzigingen zijn:

• •

  Reorganisatie en/of opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en de digitale opslag van vervangen archiefbescheiden;

• •

  Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces c.q. het Handboek;

• •

  Conversie naar een ander bestandsformaat voor duurzaam te bewaren archiefbescheiden [bewaarstrategie];

• •

  Migratie naar andere software bijvoorbeeld wijziging van scansoftware, zaaksysteem of DMS/RMA;

• •

  Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten;

• •

  Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.

In alle gevallen blijft de zorgdrager de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd. De gemeentearchivaris heeft een adviserende rol en kan adviseren dat het vervangingsbesluit met Handboek opnieuw moet worden vastgesteld door de zorgdrager. De proceseigenaar is ervoor verantwoordelijk dat de wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de zorgdrager voldoende geïnformeerd blijft.

Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een TAP-omgeving (test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de gemeentearchivaris. De documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt aan het Handboek toegevoegd en vastgelegd in het Zaaksysteem.