Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Technology Base

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Administratieve Organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging;

• c.

  Algemeen Bestuur: het algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Technology Base;

• d.

  Begroting: de stukken als bedoeld in artikel 189 van de Gemeentewet;

• e.

  Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Technology Base;

• f.

  Directeur: de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Technology Base;

• g.

  Doelmatigheid: het realiseren van de gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• h.

  Doeltreffendheid: de mate waarin met de geleverde prestaties de beoogde (maatschappelijke) effecten en resultaten worden bereikt;

• i.

  Financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de GR, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • ■

    de financieel-economische positie;

  • ■

    het financieel beheer;

  • ■

    de uitvoering van de begroting;

  • ■

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • ■

    het afleggen van rekening en verantwoording;

• j.

  Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen van de Gemeenschappelijke Regeling;

• k.

  Gemeenschappelijke Regeling: de gemeenschappelijke Regeling Technology Base ;

• l.

  Grondexploitatie: het overzicht van alle kosten en opbrengsten die verband houden met het ontwikkelen en realiseren en met het exploiteren en beheren van de GR;

• m.

  Jaarstukken: de stukken als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• n.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

Algemeen uitgangspunt is dat wordt voldaan aan wettelijke regelgeving conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Artikel 2 Begroting

• 1.

  Een begrotingsjaar komt overeen met een kalenderjaar;

• 2.

  De Begroting bevat de doelstellingen, te leveren prestaties en resultaten voor het komende begrotingsjaar, alsmede een overzicht van de hiermee samenhangende baten en lasten;

• 3.

  De Begroting gaat vergezeld van een meerjarenraming van baten en lasten voor de op het begrotingsjaar volgende drie jaren;

• 4.

  De Begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de grondexploitaties en het vastgoedbeheer;

• 5.

  De Begroting bevat een paragraaf Financiering waarin de limieten worden vastgelegd waarbinnen de GR leningen kan aantrekken of gelden kan uitzetten;

• 6.

  De Begroting bevat een voorstel van investeringen;

• 7.

  De Begroting bevat een samenvattend overzicht van de reserves en voorzieningen en van de mutaties daarin.

• 8.

  Bij de Begroting wordt een actuele grondexploitatie gevoegd;

• 9.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de Begroting en Grondexploitatie is opgenomen.

Artikel 3 Vaststellen Begroting

• 1.

  Jaarlijks wordt uiterlijk 15 april door het Dagelijks Bestuur het ontwerp van de Begroting van de GR aangeboden aan het Algemeen Bestuur;

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk 15 juli van het jaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar, de begroting vast;

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt de Begroting c.q. de wijzigingen daarop, de investeringskredieten en de dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen vast;

• 4.

  Door de vaststelling van de Begroting machtigt het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur tot het uitvoeren van de begroting binnen de inhoudelijke en financiële kaders van de vastgestelde begroting.

Artikel 4 Uitvoering Begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de Begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties en resultaten worden gerealiseerd conform de (gewijzigde) Begroting;

  • b.

    de lasten niet worden overschreden dan na een wijziging van de Begroting;

  • c.

    de baten niet worden onderschreden dan na een wijziging van de Begroting;

  • d.

    de lasten en baten op een juiste wijze worden toegedeeld aan de grondexploitatie(s) en vastgoedexploitatie(s).

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur kan binnen de vastgestelde begrotingsonderdelen (grondexploitatie, luchthavenexploitatie en overige baten en lasten) besluiten tot verschuivingen op begrotingsposten, mits dit passend is binnen de afgesproken doelstellingen, prestaties en resultaten.

• Verschuivingen tussen begrotingsonderdelen dienen door het Dagelijks Bestuur achteraf te worden toegelicht en verantwoord in de tussentijdse begrotingsrapportage of in de jaarstukken.

Artikel 5 Begrotingsrapportages

• 1.

  De Directeur rapporteert tenminste twee maal per jaar over de realisatie van de Begroting aan het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  De Begrotingsrapportages bevatten een verslag van de bereikte doelen en gerealiseerde resultaten alsmede een rapportage op afwijkingen voor wat betreft de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur doet, gelet op art. 4 lid 2 sub a,b en c van deze verordening, indien nodig aan het Algemeen Bestuur een voorstel tot wijziging van de Begroting.

• 4.

  Het Dagelijks Bestuur neemt in de Begrotingsrapportages een overzicht op van de besluiten als bedoeld in art. 4 lid 3, alsmede van de maatregelen als bedoeld in art. 14 lid 2 van deze verordening.

Artikel 6 De jaarstukken

• 1.

  Jaarlijks worden door het Dagelijks Bestuur voor 15 april de jaarstukken, voorzien van een accountantsverklaring, over het afgelopen begrotingsjaar aangeboden aan het Algemeen Bestuur.

• 2.

  De jaarstukken bevatten een verslag van het Dagelijks Bestuur en vormen de verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, de activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de vastgestelde en evt. nadien gewijzigde Begroting.

• 3.

  De jaarstukken bevatten een jaarlijks te actualiseren (beleidsmatige) toelichting met betrekking tot de bijdrage van de gebiedsontwikkeling aan een sterker en duurzamer Twente.

Artikel 7 Planning

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een planning op voor de behandeling van de Begroting, de Begrotingsrapportages en de Jaarstukken in de vergaderingen van de Gemeenteraad en Staten.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur brengt deze planning in het 1e kwartaal van het betreffende jaar ter kennis van het Algemeen Bestuur en aan de griffies van Provinciale Staten van Overijssel en de Gemeenteraad van Enschede.

Artikel 8 Reserves en Voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur legt minimaal eens per vijf jaar (een herijking van) beleidsregels inzake reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur. Daarin zijn bepalingen opgenomen over:

  • a.

    de instelling c.q. de opheffing van een reserve of voorziening door het Algemeen Bestuur;

  • b.

    de voeding en onttrekking van / aan de reserve of voorziening;

  • c.

    de eventuele normering, bandbreedte;

  • d.

    de rentetoerekening;

  • e.

    de looptijd.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur stelt voor reserves en voorzieningen waar mogelijk bestedingsplannen op en neemt deze op in het ontwerp van de Begroting.

Artikel 9 Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur stelt legt minimaal eens per vijf jaar (een herijking van) beleidsregels inzake afschrijving en waardering van activa ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;

  • b.

    de wijze van afschrijven.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur neemt de beleidsregels als bedoeld in lid 1 van dit artikel in acht bij de opstelling van de Begroting en de Jaarstukken.

Artikel 10 Financieringsfunctie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige middelen;

  • b.

    het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

  • c.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

• 2.

  Voor de uitvoering van de financieringsfunctie wordt een treasurystatuut opgesteld door het Dagelijks Bestuur.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur verzoekt het Algemeen Bestuur één keer per vier jaar het treasurystatuut vast te stellen;

• 4.

  Het treasurystatuut bevat de kaders en richtlijnen waarbinnen de GR middelen kan aantrekken of uitzetten. Het treasurystatuut behandelt in ieder geval:

  • a.

    de doelstellingen van de treasuryfunctie;

  • b.

    richtlijnen en limieten financiering en uitzettingen;

  • c.

    het kasbeheer;

  • d.

    de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie (incl. het risicobeheer en de uitgangspunten hiervan);

• 5.

  In afwijking van het tweede lid biedt het Dagelijks Bestuur een geactualiseerd treasurystatuut aan wanneer dit noodzakelijk is als gevolg van ontwikkelingen in beleid en regelgeving;

• 6.

  Het Algemeen Bestuur neemt binnen drie maanden nadat deze het treasurystatuut ter vaststelling heeft ontvangen een besluit over het treasurystatuut;

• 7.

  Het Dagelijks Bestuur evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijf jaar en doet van het resultaat daarvan melding aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 11 Paragrafen

Op grond van o.a. titel 2.3, artikel 10 tot en met 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten bevat de Begroting de volgende paragrafen:

• A.

  Risico’s en Weerstandsvermogen

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf risico’s en weerstandsvermogen in de Begroting en in de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en stelt hiertoe een risico-inventarisatie op. Deze inventarisatie geeft inzicht in de omvang van de risico’s en de kans dat risico’s zich voordoen;

  • 2.

    In de Begrotingsrapportages wordt de ontwikkeling van de risico’s ten opzichte van de laatste rapportage vermeld;

  • 3.

    De risico-inventarisatie wordt geconfronteerd met het aanwezige weerstandsvermogen, zodat inzicht ontstaat in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

• B.

  Financiering

• Bij de Begroting respectievelijk de jaarstukken verstrekt het Dagelijks Bestuur informatie over:

  • 1.

    de voor het begrotingsjaar geldende limieten van rekening courant kasgeld en andere leningsvormen en uitzettingen (Begroting en jaarstukken);

  • 2.

    de renterisico-norm (Begroting en jaarstukken);

  • 3.

    de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen (jaarstukken);

  • 4.

    de omvang en samenstelling van de uitzettingen (jaarstukken);

  • 5.

    de huidige liquiditeitspositie (jaarstukken);

  • 6.

    de liquiditeitsplanning (Begroting en jaarstukken);

  • 7.

    de toekomstige financieringsbehoefte (Begroting).

• C.

  Bedrijfsvoering

• In de paragraaf bedrijfsvoering van de Begroting en de jaarstukken wordt in ieder geval ingegaan op het te voeren c.q. gevoerde beleid inzake personeel, organisatie, informatievoorziening en automatisering, planning & control en huisvesting van de gemeenschappelijke regeling.

• D.

  Verbonden Partijen

• In de Begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de Begroting en de jaarstukken een opgave verstrekt van:

  • a.

    het openbaar belang;

  • b.

    het eigen en vreemd vermogen, de omzet en het resultaat;

  • c.

    het financieel belang en de zeggenschap.

  • d.

    het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld, uitgaande van de laatst verstrekte saldobevestigingen.

• E.

  Grondbeleid

• Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks, als onderdeel van de grondexploitatie, een grondverwervingsplan aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In dit plan wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    het (meerjarig) beleid van de GR t.a.v. de verwerving en vervreemding van gronden (o.a. voorwaarden en grondprijs);

  • b.

    de stand van zaken met betrekking tot de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

  • c.

    de stand van zaken met betrekking tot de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van de erfpachtvergoedingen.

Artikel 12 De (financiële) administratie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een zodanige inrichting en werking van de (financiële) administratie, dat deze de grondslag is voor:

  • a.

    het verstrekken van informatie aan het Algemeen Bestuur over de financiële positie van de Gemeenschappelijke regeling;

  • b.

    het afleggen van verantwoording aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid.

  • c.

    het verstrekken van informatie aan de Europese Unie, het Rijk, de Provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsplichten opleggen aan publiekrechtelijke lichamen.

Artikel 13 De (financiële) organisatie

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate scheiding van functies en taken, alsmede voor een adequate mandatering van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodanig dat de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen en de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële) informatie geborgd worden.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een eenduidige indeling van de financiële organisatie.

Artikel 14 Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor systematische interne controle van de getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheerhandelingen en legt deze vast in interne controleprogramma’s;

• 2.

  Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel;

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur onverwijld van gebleken gebreken in de bestuurlijke informatievoorziening van materieel belang, alsmede van de genomen maatregelen tot herstel.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 8 juni 2018.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële Verordening Gemeenschappelijke Regeling Technology Base 2018".