Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
accountant: de in artikel 213 Gemeentewet lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het Algemeen bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen.
- 2.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen bestuur benoemde accountant van:
- a.
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, activa en passiva en de rechtmatigheidsverantwoording;
- b.
het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks bestuur opgestelde jaarstukken met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
- c.
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;
- 3.
rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
- 4.
rechtmatigheidsverantwoording: een door het dagelijks bestuur afgegeven rapportage waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
- 5.
WBA: de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief.
- 6.
Administratiekantoor: de organisatie die de financiële administratie van het WBA voert.
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. Het algemeen bestuur stelt de periode van de aanwijzing vast.
- 2.
Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het Algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt in de aanbesteding van de accountantscontrole nadere bepalingen vast. Die nadere bepalingen gelden eveneens voor de jaarlijkse accountantscontrole:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening en de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 4.
Het algemeen bestuur stelt jaarlijks voor het te controleren boekingsjaar het controleprotocol vast, met de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en het geldende normenkader.
- 5.
Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdracht.
Artikel 3 Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Artikel 4 Informatieverstrekking
- 1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken (bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening) en voor de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarstukken bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.
- 4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarstukken geven, wordt terstond door het Dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
- 5.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
Artikel 5 Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van het WBA.
- 2.
De accountant is bevoegd om mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de betrokkenen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat het WBA en het administratiekantoor gehouden zijn de accountant alle informatie te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
- 1.
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant een opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
Het dagelijks bestuur is bevoegd om voor andere werkzaamheden dan de controle zoals bedoeld in deze verordening en die een oordeel of advies van een accountant vereisen, een andere dan de door het Algemeen bestuur aangewezen accountant in te schakelen, indien dit in het belang van de deelnemers is.
Artikel 7 Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
- 2.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.
- 3.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen met directeur.
Artikel 8 Intrekking oude regeling
De Controle verordening West-Brabants Archief, zoals vastgesteld op 1 juli 2016, wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening West-Brabants Archief’.