Financiële verordening West-Brabants Archief

Artikel 1. Begripsbepaling

Deze verordening verstaat onder:

administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, verantwoorden en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie;

BBV: het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten;

programma: een samenhangend geheel van activiteiten waarbij de doelstellingen, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten zijn beschreven;

taakvelden: een samenvattend geheel van taken en activiteiten onder een programma, volgens het taakveldenoverzicht zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) voor provincies en gemeenten;

paragraaf: een verzameling van informatie die betrekking heeft op meerdere programma’s: een ‘dwarsdoorsnede’ van de begroting;

investering: een opoffering in tijd, geld en/of menskracht waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;

investeringskrediet: een budget voor het realiseren van een investering;

budget: een door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel;

overhead(kosten): de indirecte kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

financieringsmiddelen: geld of bezittingen waarmee de uitgaven van de organisatie kunnen worden betaald.

rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen.

begrotingsonrechtmatigheid: afwijkingen van de (aangepaste) begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen.

Wet FIDO: Wet financiering decentrale overheden

WGR: de wet gemeenschappelijke regelingen

WBA: de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief

Deelnemers: de aan het WBA deelnemende gemeenten

Artikel 2. Indeling van programma’s en paragrafen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de indeling van de programma’s en de daarbij horende programmaonderdelen vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt per programma indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de maatschappelijke effecten van het WBA beleid. Minimaal worden de in het BBV in artikel 25, 2e lid onder a genoemde beleidsindicatoren opgenomen.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt vast welke lokale paragrafen (naast de verplichte paragrafen) in de begroting en rekening moeten worden opgenomen.

Artikel 3. Inrichting van de begroting en jaarstukken

• 1.

  De programma’s zijn overeenkomstig bijlage 1 van de “Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden”.

• 2.

  Bij de begroting staan onder elk van de programma’s en programmaonderdelen de geraamde lasten en baten en bij de jaarstukken staan onder elk van de programma’s en programmaonderdelen de gerealiseerde lasten en baten.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting zijn nieuwe exploitatielasten verwerkt in een ‘overzicht nieuw beleid’. Hieronder zijn ook de investeringskredieten met de bijbehorende exploitatielasten begrepen.

• 4.

  Via de financiële rapportages en de begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

• 5.

  Bij de jaarstukken is op grond van artikel 20, lid 2b van het BBV een financieel overzicht van de investeringskredieten in uitvoering opgenomen. Inzicht is gegeven per investeringskrediet in het budget, de gerealiseerde uitgaven, de status van het investeringskrediet en het restantsaldo van het investeringskrediet.

• 6.

  Bij de jaarstukken en de begroting is een overzicht incidentele baten en lasten opgenomen.

• 7.

  In de begroting zijn verschillen in de raming groter dan € 25.000 per programmaonderdeel ten opzichte van de vorige (gewijzigde) raming inhoudelijk toegelicht.

• 8.

  In de jaarstukken zijn verschillen in de realisatie groter dan € 25.000 per programmaonderdeel of van bijzondere aard ten opzichte van de (gewijzigde) begroting inhoudelijk toegelicht.

Artikel 4. Kaders voor de begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt ter voorbereiding op de nieuwe begroting aan de raden van de deelnemers een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van circa 2% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 5. Omgaan met budgetten en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt met het vaststellen van de begroting de budgetten per programma en programmaonderdeel beschikbaar.

• 2.

  Via begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investeringskredieten.

• 3.

  Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 25.000 kan het dagelijks bestuur zonder voorafgaande autorisatie van het algemeen bestuur zelfstandig verplichtingen aangaan;

• 4.

  Voor niet in de begroting opgenomen investeringskredieten van maximaal € 25.000 kan het dagelijks bestuur zonder voorafgaande autorisatie van het algemeen bestuur zelfstandig verplichtingen aangaan;

• 5.

  Voor overige investeringskredieten en nieuw beleid waarvoor het algemeen bestuur nog geen budget beschikbaar heeft gesteld, legt het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur een voorstel voor, voordat verplichtingen worden aangegaan.

• 6.

  Zelfstandig door het dagelijks bestuur aangegane verplichtingen zoals bedoeld onder lid 3 en 4 worden achteraf via een begrotingswijziging door het algemeen bestuur vastgesteld. Als een begrotingswijziging niet meer mogelijk is, wordt verantwoording afgelegd via de jaarstukken.

• 7.

  Het dagelijks bestuur kan aan de wettelijk verplichte begrotingspost voor onvoorziene uitgaven middelen onttrekken op grond van lid 3.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur op hoofdlijnen in tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar. Hierbij ligt de focus op trends en ontwikkelingen die een (mogelijk) effect hebben op de in de programmabegroting gestelde doelen.

• 2.

  Indien een tussenrapportage aanleiding geeft voor een begrotingswijziging, dan wordt deze gelijktijdig met de tussenrapportage aangeboden, waarbij de procedure voor begrotingswijziging zoals beschreven in de WGR gevolgd wordt.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportages gaan in ieder geval in op afwijkingen op de baten, lasten, investeringen, maatschappelijke effecten en indien nodig deelnemersbijdragen.

Artikel 7. Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 8. Wijze van omgaan met begrotingsonrechtmatigheden

Overschrijdingen van de begroting ten opzichte van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen, die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

• 1.

  Begrotingsoverschrijdingen, die kleiner zijn dan van 1% van de totale geraamde lasten van het WBA;

• 2.

  Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van autonome ontwikkelingen.

• 3.

  Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven.

• 4.

  Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe)

• 5.

  Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorziene situaties binnen de kaders en limieten van artikel 5 lid 3 en 4 van deze verordening.

• 6.

  Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat.

• 7.

  Begrotingsoverschrijdingen, waarover het dagelijks bestuur verantwoording heeft afgelegd via de laatst vastgestelde jaarstukken.

Artikel 9: Wijze van omgaan met rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begrotingen de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid

• 2.

  Het dagelijks bestuur verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt gerapporteerd over het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium boven de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale geraamde lasten van het WBA, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 3.

  Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het dagelijks bestuur na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 4.

  De rapportagegrens bedraagt 0,5% van de totale lasten van het WBA, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 5.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden tenminste de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens zoals bedoeld onder lid 4, nader toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op datum vaststelling jaarstukken ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 11 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het WBA.

   

Artikel 13. Activering, waardering en afschrijving

Regels met betrekking tot waardering en afschrijving van activa zijn vastgelegd in de Nota investeren en afschrijven WBA 2023.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het dagelijks bestuur beoordeelt 1x per 4 jaar (of eerder indien daar aanleiding voor is) de nota Reserves en Voorzieningen op basis van de volgende criteria en biedt het algemeen bestuur zo nodig een gewijzigde nota Reserves en voorzieningen aan:

  • a.

    de doelstelling van reserves en voorzieningen

  • b.

    de bestedingsdoelen van reserves en voorzieningen;

  • c.

    bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de hoogte per reserve.

Artikel 15. Vaststelling van de hoogte van tarieven voor dienstverlening

Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur periodiek een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor dienstverlening van het WBA.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van het financieringsbeleid de kaders van de wet Fido in acht.

• 2.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur via de begroting over de doelstellingen en de verwachte ontwikkelingen van het financieringsbeleid.

• 3.

  Het dagelijks bestuur legt via de jaarstukken verantwoording af over het uitgevoerde financieringsbeleid.

Artikel 17. Financiering

Bij de begroting neemt het dagelijks bestuur in de financieringsparagraaf de verplichte onderdelen op grond van de wet Fido en op grond van artikel 13 van het BBV op.

Artikel 18. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV op.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV op:

  • a.

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, inclusief de kosten voor inhuur van derden;

  • b.

    de kosten van huisvesting en automatisering;;

  • c.

    een toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden vanwege het niet naleven van de publieke taak (wet Fido).

  • d.

    aanvullende informatie over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden.

  • e.

    acties die het dagelijks bestuur neemt om de geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.

Artikel 20. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  a .het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het WBA beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 21. Organisatie van de financiële huishouding

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de administratieve organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten;

  • f.

    een jaarlijkse frauderisicoanalyse welke tot doel heeft de mogelijkheden van doelbewust frauduleus handelen van in- en externe partijen te voorkomen of te beperken.

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 22. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het WBA. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 23. Intrekken van de oude verordening en overgangsrecht

De ‘Financiële verordening 2016 wordt ingetrokken met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening WBA 2023’.