Verordening Auditcommissie 2023 gemeente Leiderdorp

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  accountantsverklaring: de verklaring van de accountant over de getrouwheid van de jaarrekening en over de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

• c.

  controleprotocol: het protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft voor de controle;

• d.

  controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp, vastgesteld op 10 oktober 2022;

• e.

  de adviseur: een van de functionarissen die op verzoek van de auditcommissie de vergaderingen bijwoont, genoemd in artikel 3, 7e lid van deze verordening;

• f.

  de ambtelijk secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 3, Be lid van deze verordening.

• g.

  De Rekenkamer: Rekenkamercommissie Leiden & Leiderdorp.

Artikel 2. Doel, taken en bevoegdheden

• 1.

  Het doel van de auditcommissie is het versterken van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Met een auditcommissie wordt de raad intensief en structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op risicobeheersing, interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).

• 2.

  De auditcommissie (artikel 84 Gemeentewet) ondersteunt en adviseert de raad vanuit financieel-technisch perspectief en is apolitiek.

• 3.

  De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over:

  • a.

    voorbereiden, selecteren, adviseren over benoeming accountant; evalueren van het functioneren van de accountant;

  • b.

    eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    het voeren van pre-audit gesprekken en adviseren van de gemeenteraad over de opdracht aan de accountant;

  • d.

    de jaarlijkse voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;

  • e.

    het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

  • f.

    het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant; het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag. Op vaste momenten in het jaar adviseert de auditcommissie de raad over de stukken die betrekking hebben op de controle van de financiële organisatie:

    • o

      Het controleprotocol (najaar). Hierin worden de afspraken vastgelegd met de accountant over de controle van het boekjaar.

    • o

      Gemeentelijke Integrale Grondexploitatie (GIG) (april). De GIG geeft een overzicht van de financiële stand van zaken van ruimtelijke projecten.

    • o

      De kadernota (juni). Met de kadernota worden de uitgangspunten en prioriteiten voor het opstellen van de begroting bepaald.

    • o

      De bestuursrapportages, inclusief voortgangsrapportage GIG (juni en november).

    • o

      Deze rapportages informeren de raad over belangrijke afwijkingen van de begrotingsafspraken;

    • o

      De jaarrekening (vast te stellen voor 15 juli van elk jaar), mede aan de hand van het accountantsrapport. De rekening geeft antwoord op de vraag of de begrotingsafspraken zijn nagekomen.

  • g.

    gevraagd en ongevraagd adviseren over verbetering van de planning en control. Toezicht houden op de kwaliteit van de financiële rapportages;

  • h.

    het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

  • i.

    onderhoudt contact met de ingestelde Rekenkamer en dient indien nodig als afstemmingsplatform over voorgenomen onderzoeken van de Rekenkamer;

  • j.

    het bespreken van onderzoeken van de Rekenkamer en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;

  • k.

    het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken van de accountant en het college;

• 4.

  De auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

• 5.

  De auditcommissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de auditcommissie op voordracht van het presidium. Zowel raadsleden als burgerraadsleden kunnen lid zijn van de auditcommissie.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit zoveel leden als er fracties zijn. Per fractie kan één lid benoemd worden in de auditcommissie.

• 3.

  Bij afwezigheid kunnen leden vervangen worden door plaatsvervangers. Per fractie kan één plaatsvervangend lid benoemd worden in de auditcommissie.

• 4.

  De raad wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter. De voorzitter is altijd een raadslid. De auditcommissie wijst uit haar midden één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

• 5.

  De benoeming van de leden en plaatsvervangende leden, en de aanwijzing van de voorzitter geschiedt voor de zittingsperiode van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen en aanwijzingen.

• 6.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 7.

  De auditcommissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën, de concerncontroller, de accountant en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger). De voorzitter van de Rekenkamer (dan wel een door de voorzitter van de Rekenkamer aan te wijzen vervanger) kan als externe adviseur worden gevraagd aan de vergaderingen van de auditcommissie deel te nemen.

• 8.

  De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de auditcommissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 9.

  De secretaris van de auditcommissie kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

• 10.

  De auditcommissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de auditcommissie.

Artikel 4. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de auditcommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over auditcommissie aangelegenheden.

• 2.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de auditcommissie.

Artikel 5. Bevoegdheden auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• 2.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Rekenkamer en de accountant.

• 3.

  De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant.

• 5.

  De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

• 6.

  Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt, informeert zij het college hierover.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De auditcommissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad en het college. Bij strijdigheid van bepalingen tussen het huishoudelijk reglement en deze verordening, prevaleren de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  De auditcommissie vergadert tenminste twee maal per jaar. Voorts vergadert de auditcommissie zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de auditcommissie.

• 3.

  De agenda en de bijbehorende stukken worden gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.

• 4.

  De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de auditcommissie uitgenodigd.

• 5.

  De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 6.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt.

• 7.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie en ter beschikking gesteld aan de raad.

• 8.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt onder geheimhouding ter kennis gebracht aan de raad.

Artikel 7. Geheimhouding

• 1.

  De auditcommissie kan op basis van artikel 87 Gemeentewet geheimhouding opleggen ten aanzien van de inhoud van stukken die aan haar worden voorgelegd.

• 2.

  Vanuit het college kan de auditcommissie stukken ontvangen waarop geheimhouding berust.

Artikel 8. Informeren raad

• 1.

  De auditcommissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting in de gemeenteraad.

Artikel 9. Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de 'Verordening Auditcommissie gemeente Leiderdorp 2023'. De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de Verordening Auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019, zoals vastgesteld door de raad bij besluit op 7 oktober 2019, ingetrokken.