Financiële verordening GGD Noord- en Oost-Gelderland 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de GGD-organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen, toezending aan raden

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:

  • a.

    de taakvelden, en

  • b.

    de beleidsindicatoren. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat in ieder geval de van toepassing zijnde verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 4.

  Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting voor 15 april van het jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten, op grond van artikel 35, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Voorafgaand hieraan legt het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting ter bespreking voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting en de jaarstukken bevatten een overzicht van de lasten en baten per taakveld, naast de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet gerubriceerd weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming, toezending aan raden

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt een nota op met:

  • a.

    de algemene financiële en beleidsmatige kaders, bedoeld in artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en

  • b.

    de meerjarenraming.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zendt deze nota voor 1 december van het tweede jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, aan de raden van de deelnemende gemeenten. Voorafgaand hieraan legt het dagelijks bestuur de nota ter bespreking voor aan het algemeen bestuur.

• 3.

  De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de nota naar voren brengen voor 1 maart van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting dient.

• 4.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van ten minste 1% van de totale lasten opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kan het algemeen bestuur een activiteit welke onderdeel is van een programma als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

• 3.

  Het algemeen bestuur autoriseert nieuwe investeringen met het vaststellen van de begroting. Bij de begrotingsbehandeling kan het algemeen bestuur aangeven van welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 4.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als het verwacht, dat het saldo van de baten en de lasten van een programma afwijkt van de geautoriseerde begroting of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of het een voorstel wil ontvangen voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 6.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen, met uitzondering van vervangingsinvesteringen, groter dan € 100.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de GGD.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de GGD over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en de lasten per programma;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d.

    het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e.

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e;

  • g.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Het dagelijks bestuur biedt dit voorstel uiterlijk in december van het betreffende jaar aan aan het algemeen bestuur.

   

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de GGD, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks voor 1 december van het jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en GGD-eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de GGD.

   

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1.

  In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen, en

  • c.

    bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    het bestedingsplan van de reserve

  • c.

    de voeding van de reserve;

  • d.

    de maximale hoogte van de reserve, en

  • e.

    de maximale looptijd.

• 4.

  Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en beslist het algemeen bestuur over de bestemming ervan.

• 5.

  De reserves worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen wordt hierbij geactualiseerd.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Voor de toerekening van de overheadkosten wordt uitgegaan van een evenredig aandeel in de totale overheadkosten op basis van de geraamde urenbesteding.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend met inachtneming van het tweede lid.

• 5.

  In afwijking van artikel 14, eerste lid, wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de GGD aan derden waarbij de GGD in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking van het eerste lid vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 3.

  Besluiten van het algemeen bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 17. Vaststelling hoogte tarieven

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks de tarieven vast voor door of vanwege de GGD geleverde goederen en diensten.

Artikel 18. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 19. Paragrafen en onderdelen

Het dagelijks bestuur neemt in de begroting en de jaarstukken de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing, financiering, bedrijfsvoering en, indien van toepassing, verbonden partijen op. De paragrafen bevatten de verplichte onderdelen op grond van de artikelen 11, 13, 14 en 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de GGD als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid door de GGD;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 21. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de GGD-organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen van de GGD, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• h.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 22. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de GGD, met dien verstande dat, voor zover van toepassing, de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 23. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening GGD Noord- en Oost-Gelderland 2018 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GGD Noord- en Oost-Gelderland 2023.