Protocol geheimhouding gemeenteraad Delft 2023

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

• 1.

  In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2.

  Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3.

  De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1.

  De Wet open overheid (Woo) geeft in artikel 5.1, eerste en tweede lid, de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2.

  De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 3.

  Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4.

  De Gemeentewet bepaalt in artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen.

• 5.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad.

• 6.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 7.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 dat een orgaan van de gemeente bevoegd is om een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust, in artikel 88 dat dit orgaan deze informatie kan verstrekken aan een ander orgaan en in artikel 89 dat op de informatie vermeld wordt dat er geheimhouding op rust.

• 8.

  De raad kan op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet nadere regels stellen rondom het verstrekken van informatie waarop geheimhouding rust.

Artikel 2:1 Geheim hanteren

• 1.

  In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 2.

  Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

• 3.

  Ten aanzien van informatie waarop geen geheimhouding is opgelegd, geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 1:2.

• 4.

  Uitgangspunt is dat geheime informatie met de gehele raad en alle commissieleden gedeeld wordt. Indien geheime informatie aan een raadscommissie wordt verstrekt, beschikt de raad hier ook over zoals benoemd in artikel 88 lid 5 Gemeentewet. Hetzelfde geldt voor geheime informatie die gedeeld wordt in het Presidium en Fractievoorzittersoverleg.

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

• 1.

  Het college, de burgemeester, de commissie of de raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2.

  Het college, de burgemeester, de commissie of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op informatie. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Op het document wordt “geheim” vermeld.

• 3.

  Betreft de geheimhouding informatie die in enige vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het voorstel van:

  • a.

    motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;

  • b.

    de consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;

  • c.

    verwijzing naar artikel 88 en 89 Gemeentewet,

  • d.

    de horizonbepaling (termijn);

  • e.

    welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

• 4.

  Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

Artikel 2:3 Publicatie geheime informatie

Geheime informatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor raadsleden en commissieleden, het college en de griffie, tenzij de raad anders besluit.

Artikel 2:4 Verstrekken geheime informatie aan anderen

• 1.

  De raad kan informatie waarop geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet, naast de in artikel 2:3 genoemde personen, tevens verstrekken aan externe adviseurs.

• 2.

  Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop hij geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

• 1.

  Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend.

• 2.

  Op de openbare agenda kan een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen worden benoemd.

• 3.

  Raads- en commissieleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van de commissies. Indien het in een besloten commissievergadering over een geheime informatie gaat, mogen raads- en commissieleden die de betreffende informatie hebben ontvangen bij de bespreking hiervan aanwezig zijn. Bij besloten raadsvergaderingen mogen in principe enkel raadsleden aanwezig zijn, tenzij de raad anders besluit.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1.

  Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

• 2.

  Als de deuren worden gesloten, besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf, de griffier en de betrokken leden van het college nog andere personen aanwezig mogen zijn.

• 3.

  Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in de nevenruimtes is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1.

  Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2.

  Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen.

• 3.

  Besluit de raad of commissie tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op hetgeen besproken wordt, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft. ¹

• 4.

  Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergaderzaal verlaten. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

• 5.

  De geheimhouding wordt opgelegd aan degenen die in de besloten vergadering aanwezig zijn. Wanneer geheimhouding is opgelegd, mogen raads- en commissieleden (en anderen) die bij de behandeling aanwezig waren niets delen over hetgeen in de besloten vergadering besproken is.

• 6.

  Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven, dan moet het verslag en/of de besluitenlijst ook openbaar gemaakt worden.

Artikel 3.4 Verslag en/of besluitenlijst

• 1.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een audioverslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of commissie anders beslist.

• 2.

  Van een besloten vergadering wordt een apart verslag en/of besluitenlijst gemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Dit verslag en/of deze besluitenlijst wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem (zie artikel 2:4 lid 1). Een geheim verslag en/of geheime besluitenlijst wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan, vastgesteld. Het verslag en/of de besluitenlijst zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op hetgeen is besproken op te heffen..

• 3.

  Het vastgestelde geheime verslag en/of besluitenlijst worden door de voorzitter en de griffier van de geheime vergadering ondertekend.

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen. Echter, als een commissie geheimhouding oplegt, is naast de commissie ook het orgaan dat de commissie heeft ingesteld bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. Zodra een orgaan informatie met de raad deelt, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 4:2 Schending geheimhouding

Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of de desbetreffende voorzitter van de vergadering of hij/zij namens de gemeente aangifte doet.

Artikel 4:2 Horizonbepalingen

• 1.

  De griffier bewaakt de horizonbepalingen van de geheime informatie en doet hetzelfde voor besloten vergaderingen.

• 2.

  Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

• 3.

  De griffie controleert jaarlijks de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel van het Fractievoorzittersoverleg aan de raad kan worden gedaan, voorzien van ambtelijk advies.

Artikel 4:3 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:2, derde lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, ontvangt de griffier zo nodig de openbare informatie van het college. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.

Artikel 5.1 Presidium

Het Presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Artikel 5.2 Overige commissies

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 6.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen besloten vergaderingen

• 1.

  Geheime informatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem.

• 2.

  Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door alle raads- en commissieleden en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering.

Artikel 6.2 Register

• 1.

  De griffie legt een register aan van alle documenten die naar de raad zijn gestuurd en waar geheimhouding op ligt.

• 2.

  De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd.

• 3.

  De registers bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven.

• 4.

  De registers worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 7.1 Slotbepalingen

• 1.

  Dit protocol treedt in werking de dag na bekendmaking.

• 2.

  Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeenteraad Delft 2023”.