Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Roerdalen

Reglement van orde raadsadviescommissie 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Roerdalen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde raadsadviescommissie 2023
Citeertitel	Reglement van orde raadsadviescommissie 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Reglement van orde raadsadviescommissie 2018.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
15-07-2023			nieuwe regeling	06-07-2023 gmb-2023-309508

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde raadsadviescommissie 2023

De raad van de gemeente Roerdalen heeft;

gezien het voorstel van het raadspresidium van 19 juni 2023;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gezien op het advies van de raadsadviescommissie

het volgende besluit genomen:

Besluit

•
Het Reglement van orde raadsadviescommissie 2018, versie 16 april 2018 in te trekken.
•
Het Reglement van orde raadsadviescommissie 2023, versie 19 juni 2023 vast te stellen.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1.
wet: Gemeentewet
2.
raadscommissie: de raadsadviescommissie
3.
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
4.
commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
5.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
6.
commissiegriffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

Artikel 2. Instelling raadscommissie

De raad stelt een raadscommissie in die de besluitvorming in de gemeenteraad voorbereidt.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

1.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
2.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder 1;
3.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1.
Commissieleden, niet zijnde raadsleden, worden door het raadspresidium op voordracht van de fracties benoemd.
2.
Per raadsfractie kunnen maximaal 6 leden, niet zijnde raadsleden, worden benoemd;
3.
De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
4.
Raadsleden, niet zijnde de commissievoorzitter, kunnen tijdens de vergaderingen optreden als lid van de raadscommissie.
5.
In de vergaderingen van de raadscommissie is elke fractie met maximaal 2 leden vertegenwoordigd.
6.
Tijdens de commissievergadering kunnen de leden van de fractie per agendapunt wisselen.
7.
Van het ontslag van commissieleden, niet zijnde raadsleden, doen raadsfracties, via de griffie, mededeling aan het raadspresidium.
8.
De raad benoemt de commissievoorzitter.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een commissielid en de commissievoorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
Het raadspresidium kan een commissielid op voorstel van de fractie, die het lid voor benoeming heeft voorgedragen, ontslaan.
4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
5.
Een commissielid en commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het raadspresidium. Het ontslag gaat één maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist het raadspresidium, op voorstel van de fractie, zo spoedig mogelijk over de vervulling.
7.
Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen, op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.
4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 7. Oproep en agenda

1.
De commissievoorzitter zendt ten minste 19 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter de schriftelijke oproep minder dan 19 dagen voor de vergadering verzenden.
2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8 derde lid van toepassing.
4.
De voorlopige agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
5.
De rondvraag staat als standaardagendapunt geagendeerd. Commissieleden die gebruik willen maken van de rondvraag, dienen de vragen vóór 11.00 uur op de dag van de vergadering bij de griffie in te dienen.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van een openbare kennisgeving.
2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va. van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

De commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht langs elektronische weg gemeentelijke website) en voor zover mogelijk door aankondiging in een huis-aan-huisblad.

Paragraaf 2. Orde van de vergadering

Artikel 10. Presentielijst

1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van de commissievergaderingen.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Opening en quorum

1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.
2.
Wanneer een half uur na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen, adviseren of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
2.
In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen tenzij er sprake is van een unaniem advies.
3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
3.
Commissieleden voeren in één termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
5.
Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Er dient een directe relatie te bestaan tussen de bijdrage van de inspreker en het agendapunt. Indien dit niet het geval is kan het spreekrecht ontnomen worden.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- b.
  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres, emailadres, telefoonnummer en het agendapunt c.q. agendapunten waarover hij het woord wenst te voeren.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
Elke spreker mag per agendapunt in 2 termijnen het woord voeren waarbij de maximale spreektijd per spreker 5 minuten per termijn bedraagt.
6.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen.
7.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
8.
De voorzitter van de raadscommissie kan besluiten af te wijken van hetgeen in de leden 4, 5 en 6 is bepaald.

Artikel 16. Handhaving orde; schorsing

1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering

Artikel 17. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Verslaglegging

1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor de verslaglegging van de commissievergaderingen, bestaande uit een besluitenlijst en een geluidsregistratie van de commissievergadering.
2.
De besluitenlijst moet inhouden:
- a.
  de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;
- b.
  een vermelding van de agendapunten met de adviezen en/of besluiten die ten aanzien van deze punten zijn genomen alsmede een vermelding van de door de burgemeester en de wethouders gedane toezeggingen.
- c.
  een zakelijke samenvatting van hetgeen in het kader van het spreekrecht aan de orde is gesteld;
- d.
  per agendapunt een zakelijke formulering van het advies aan de raad.
- e.
  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de vergadering.
3.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de concept besluitenlijst aan de raadscommissie te doen, indien de concept besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.
4.
Een concept besluitenlijst wordt gelijktijdig, met ter beschikking stelling aan de commissieleden, verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering.
5.
De vastgestelde besluitenlijsten worden door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
6.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet wordt de concept besluitenlijst zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze (gemeentelijke website).

Hoofdstuk 3. Besloten vergadering

Artikel 19. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20 Verslaglegging besloten vergaderingen

1.
De concept besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier.
2.
De besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de vastgestelde besluitenlijst.
3.
De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers

1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig ander toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorder die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare commissievergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 24. Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 25. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde raadsadviescommissie 2023”.

Artikel 26. inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeenteraad van Roerdalen op 6 juli 2023.

De griffier

R.J.J. Notermans

De voorzitter

mr. M.D. de Boer-Beerta

Toelichting

Artikelsgewijs

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadsadviescommissie bereidt de besluitvorming van de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Bij de planning van de commissievergaderingen wordt, zulks mede afhankelijk van de aard en omvang van de te behandelen onderwerpen, rekening gehouden met een thematische samenstelling.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissie hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Er is gekozen om per raadsfractie maximaal 2 leden zitting te laten nemen in vergaderingen van de raadscommissie. Dat kunnen twee raadsleden zijn, een raadslid en een commissielid (niet zijnde raadslid), of twee commissieleden (niet zijnde raadsleden). Per agendapunt mogen fracties de leden die zitting nemen in de vergadering wisselen. Dit betekent dat, voorafgaand aan de beraadslaging, één of twee leden kunnen worden gewisseld.

Een raadslid kan uit oogpunt van zijn raadslidmaatschap worden ingezet als lid van de raadscommissie. Dat wil zeggen voor zover hij niet optreedt als commissievoorzitter.

De commissieleden, niet zijnde raadsleden, worden door het presidium benoemd op voordracht van de raadsfracties. Het is enkel mogelijk –overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht – de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Het staat fracties vrij om maximaal 6 niet-raadsleden voor benoeming als lid van de raadscommissie aan het raadspresidium voor te dragen. Dat betekent dat de raadsfracties de mogelijkheid hebben om een “pool” te vormen van potentiële commissieleden die de fractie kunnen vertegenwoordigen bij vergaderingen van de raadscommissie. Dit biedt fracties de nodige flexibiliteit.

Op grond van het derde lid moeten leden, evenals raadsleden, tevens voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de Gemeentewet mogen vervullen.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de voorzitter en plaatsvervangend voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van de raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

Het raadspresidium kan een lid van de raadscommissie op voorstel van de fractie, die het lid heeft voorgedragen, ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid, recht op eigen leden.

Artikel 7. Oproep en agenda

Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). In spoedeisende gevallen kan de voorzitter hiervan afwijken. Uiteraard is het mogelijk de oproep en stukken elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).

Als omtrent stukken op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de (commissie)griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (derde lid juncto artikel 8, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.

Bij de rondvraag (vijfde lid) wordt de vragensteller het woord verleend om per onderwerp één of meer vragen te stellen aan het college met een korte toelichting. Ná beantwoording krijgt de vragensteller één maal kort het woord om op het antwoord te reageren. Het is niet de bedoeling dat er een inhoudelijke discussie ontstaat.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast fysieke terinzagelegging op het gemeentehuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem en/of door plaatsing op de gemeentesite.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid).

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet.

Artikel 10. Presentielijst.

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 11. Opening en quorum

Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12. Advies; geen stemmingen

Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden.

Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 15. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in het Reglement van orde raadsadviescommissie. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (“schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid). Indien er geen directe relatie is met het agendapunt kan de burger het spreekrecht ontnomen worden.

In het vijfde lid is gekozen voor een ruime vorm van spreekrecht. Burgers krijgen in 2 termijnen het woord zodat er daadwerkelijk gelegenheid is tot gedachtewisseling met de commissieleden.

Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Op basis van artikel 18 vierde lid, wordt de besluitenlijst toegezonden aan de burgers.

Artikel 16. Handhaving orde; schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (vierde lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 19. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk besluitenlijst wordt gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de (commissie)griffier.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet het derde lid voorziet hierin.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistratie.