Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Buren

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Buren
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Buren
Citeertitel	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Buren
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
14-07-2023	10-03-2023		Nieuw	04-07-2023 gmb-2023-307574

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Buren

Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad

De raad van de gemeente Veendam;

gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 26 mei 2023

gelet op artikelen 84, 86, 108, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gezien de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, uitgave december 2020;

besluit

vast te stellen de volgende verordening

Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Buren

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1.
gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;
2.
commissie: de commissie die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren
3.
voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken met de burgemeester voert;
4.
informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;
5.
commissaris: de Commissaris van de Koning van de provincie Gelderland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1.
De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie voor de klankbordgesprekken in.
2.
De commissie voert minimaal 1 keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester over het functioneren.
3.
In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na vier maanden vanaf zijn/haar aanstelling een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd. Het 100-dagen gesprek.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1.
De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de gemeenteraad.
2.
De commissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
3.
De commissieleden mogen zich bij afwezigheid laten vervangen.
4.
De commissie laat zich bijstaand door de griffier.
5.
De commissie kan zich bij laten staan door een extern adviseur.

Artikel 4 Procedure en tijdschema

1.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.
2.
De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.
3.
De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

1.
De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier.
2.
De griffier is secretaris van de commissie.
3.
De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid. Dit wordt op de stukken vermeld.
2.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering. De voorzitter ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.
3.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan anderen, niet zijnde raadsleden, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.
4.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
5.
De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de commissie van kracht.
6.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 7, derde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om gesprekspunten aan te leveren.
2.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.
3.
De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester welke informanten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op deze informatie van toepassing.
4.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging, met daarin in ieder geval: de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.
5.
Bij verhindering van 2 of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1.
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde onderwerpen toe te lichten.
3.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester.
4.
Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag gemaakt. Deze is niet openbaar.
2.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld, leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid te reageren op het concept. Daarna wordt het verslag door de leden van de commissie en de burgemeester ondertekend.
3.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
4.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
5.
Het verslag wordt voor raadsleden die geen deel uitmaken van de commissie, onder geheimhouding, ter inzage gelegd bij de griffie.
6.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris gestuurd.
7.
Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

Artikel 10 Archivering

1.
De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.
2.
Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.
3.
De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening beslist de commissie op het voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze regeling treedt inwerking op de dag na bekendmaking, met terugwerkende kracht tot 10 maart 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad gemeente Buren.

Aldus vastgesteld,

namens de gemeenteraad van Buren,

de griffier,

R. Kuipers

de voorzitter,

H.M. Ostendorp