| Organisatie | Regio Stedendriehoek |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | [CONTROLEVERORDENING REGIO STEDENDRIEHOEK 2023 |
| Citeertitel | Controleverordening Regio Stedendriehoek 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | aanpassing |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-07-2023 | 01-01-2023 | controleverordening | 05-07-2023 | aanpassing |
De regioraad regio Stedendriehoek,
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten
a. In te trekken de “Controleverordening regio Stedendriehoek”, vastgesteld door de Regioraad op 5 oktober 2017
b. vast te stellen de navolgende:
verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de
financiële organisatie van de regio Stedendriehoek
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant: een door de regioraad benoemde:
• accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het tweede lid onder i, van artikel 36, van de Wet op het accountantsberoep, of
• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de regioraad benoemde accountant van:
• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
• het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken;
• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet, in acht worden genomen;
c. goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;
d. rapporteringtolerantie: het bedrag, gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de regioraad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal 4 jaar.
2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met de regioraad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De regioraad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
b. de eventueel apart te controleren verantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
f. de posten van de jaarrekening en verantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
g. de producten met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
4. In afwijking van het gestelde in lid 3, onder f. en g. kan de regioraad in het programma van eisen opnemen, dat de regioraad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de verantwoordingen en producten, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het dagelijks bestuur, verantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni voor aan de regioraad.
4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de regioraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan de regioraad en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings- overleg) plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de regioraad, de portefeuillehouder financiën, de secretaris van de regio Stedendriehoek en de regiocontroller.
Artikel 5. Toegang tot informatie
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, relevante computerbestanden en relevante bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
1. Het dagelijks bestuur kan de door de regioraad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert de regioraad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de regioraad benoemde accountant, als dit in het belang van de regio Stedendriehoek is.
3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de regioraad benoemde accountant, als dit in het belang van de regio Stedendriehoek is.
1. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de regioraad en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
2. In aanvulling op het verslag van bevindingen aan de regioraad brengt de accountant verslag uit aan de secretaris van de regio Stedendriehoek en de regiocontroller over bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.
3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de regioraad door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.
4. De accountant kan voorafgaand aan de regioraadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de regioraad ingestelde vertegenwoordiging van) de regioraad bespreken.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De Controleverordening regio Stedendriehoek, zoals vastgesteld bij besluit van 22 juni 2017, wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.
Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening regio Stedendriehoek 2023”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de regioraad van de regio Stedendriehoek op 5 juli 2023.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan de regioraad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan regio Stedendriehoek moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de regioraad. Het is dan ook de regioraad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De regioraad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de voorzitter, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De voorzitter vertegenwoordigt de regio Stedendriehoek in en buiten rechte, luidt het tweede lid van artikel 19 van de Regeling Regio Stedendriehoek.
Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een regioraad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie (zie voor definities: artikel 1 van deze verordening) en de mogelijkheden die de regioraad daarmee heeft wordt hier verwezen naar de bijlage bij deze verordening. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de regioraad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de regioraad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de regioraad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
Mogelijk zal de regioraad de onderdelen van de jaarrekening en verantwoordingen, jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de regioraad dan rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
In het derde lid wordt een uiterlijke datum aan het dagelijks bestuur gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de regioraad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen).
Artikel 4. Uitvoering controle
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de regio Stedendriehoek. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
in het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de regioraad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de regio Stedendriehoek en de ambtenaren van de regio Stedendriehoek volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de regio Stedendriehoek die de inzet van een accountant kunnen vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de regioraad benoemde accountant. Dit mag de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid regelt hoe het dagelijks bestuur om dient te gaan met de uitbesteding van advieswerkzaamheden aan de door de regioraad aangewezen accountant. Het dagelijks bestuur dient de regioraad hier vooraf over te informeren, zodat deze de mogelijkheid heeft om hierover zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de regioraad benoemde accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de regio Stedendriehoek is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak bekend met de administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden van gemeenschappelijke activiteiten met een andere regio of organisatie betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere regio of organisatie worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het dagelijks bestuur in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad (in dit geval: regioraad) en het college (in dit geval: dagelijks bestuur). Aanvullend daarop kan de regioraad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de regioraad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de regioraad. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met de regioraad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat de secretaris van de regio Stedendriehoek en de regiocontroller een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met de secretaris van de regio Stedendriehoek en regiocontroller kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het derde lid een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de regioraad door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De Controleverordening regio Stedendriehoek, zoals vastgesteld bij besluit van 22 juni 2017, wordt ingetrokken.
De verordening 213 Gemeentewet moet door het dagelijks bestuur binnen twee weken na vaststelling naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet)
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
Bijlage bij de controleverordening regio Stedendriehoek (gedeelte overgenomen uit VNG-model)
Minimumeisen accountantscontrole (in onderstaand stuk wordt gesproken over gemeenten, de strekking is voor de Regio hetzelfde).
Een accountant controleert niet ieder bonnetje of iedere financiële handeling die binnen een gemeente wordt verricht. Dit is theoretisch wel mogelijk, maar de kosten van de accountantscontrole zouden dan buitensporig oplopen. Daarom is de controle gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant maakt hiervoor bij zijn controle onder meer gebruik van toleranties, risicoanalyse en statistische berekeningen. Daarmee wordt de kans beperkt dat de jaarrekening de gebruiker, i.c. de raad, op het verkeerde been zet en blijven tevens de controlewerkzaamheden betaalbaar. In het besluit accountantscontrole gemeenten zijn de minimumeisen aan de accountantscontrole gegeven. Welke deze minimumeisen zijn, wordt hieronder behandeld. In paragraaf 4 komen de mogelijkheden van de raad aan de orde om deze minimumeisen scherper te stellen.
In de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid.
Niet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere afzonderlijke financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet alles controleert moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren. Deze marge wordt de goedkeuringstolerantie genoemd.
Box 7 Definitie goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen (bijvoorbeeld het achterwege laten van een voorziening voor groot onderhoud aan het gemeentehuis) of dat de toelichting niet toereikend is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording gemeenten), of dat de waarderingsgrondslag onjuist is (vanwege strijdigheid met het Besluit begroting en verantwoording gemeenten). Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle, waardoor het achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn verantwoord.
De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Dus als de totale lasten € 1.000.000 zijn en de in box 7 genoemde percentages worden gebruikt dan mogen voor een goedkeurende verklaring de fouten maximaal € 10.000 bedragen en de onzekerheden maximaal € 30.000
Box 8 Soorten accountantsverklaring
De goedkeuringstoleranties spelen een belangrijke rol bij het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt (-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring verstrekken.
Als de accountant op basis van statische berekeningen een steekproef uitvoert naar de toekenning van subsidies en constateert dat bij de toekenning een bepaald percentage niet volgens de regels heeft plaatsgevonden zal hij deze ‘fout’ extrapoleren voor de gehele massa van toegekende subsidies. Op basis hiervan wordt een schatting gemaakt van de mogelijke fout in de jaarrekening. Deze fout wordt meegenomen bij het bepalen of de goedkeuringstoleranties worden overschreden.
Indien een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt gegeven zijn er drie mogelijkheden: een verklaring met beperking, een verklaring van oordeelonthouding en een afkeurende verklaring. Het soort accountantsverklaring is afhankelijk van de fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle. De percentages in bovengenoemde box zijn voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
In de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd.
Box 10 Definitie rapporteringstolerantie
De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Indien de raad in de opdrachtverstrekking aan de accountant géén nadere rapporteringstolerantie(s) voorschrijft dan zijn de rapporteringstolerantie(s) gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.
Paragraaf 4. Keuzemogelijkheden van de raad
De minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te maken met de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties. De keuzemogelijkheden van de raad hebben dan ook betrekking op deze twee toleranties.
De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1 of 3% vaststellen (zie box 11).
Voor de fouten in de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% van de totale lasten van de gemeente geregeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Als de totale lasten van de gemeente € 100 miljoen bedragen dan is de maximale fout in de jaarrekening € 1 miljoen. Als de raad dit een te hoge marge vindt, dan kan het percentage bijvoorbeeld worden verlaagd naar 0,9%. De maximale fout is dan € 900.000. De accountant zal dan meer werkzaamheden verrichten om aan deze eis te voldoen.
De goedkeuringstolerantie kan alleen voor de gehele jaarrekening gelden, er kunnen geen verschillende goedkeuringstoleranties voor onderdelen worden gehanteerd. Wel kan - indien voor bepaalde onderdelen van de gemeente een afzonderlijke verantwoording (deelverantwoording) wordt opgesteld - een strengere goedkeuringstolerantie voor de deelverantwoording worden geëist.
De raad heeft als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen. Politiek gevoelige artikelen (declaraties van bestuurders, aanbestedingen) of risicovolle projecten van de gemeente (in het kader van PPS bijvoorbeeld) komen daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking.
Zoals gezegd zijn de rapporteringstoleranties bepalend voor het opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan hogere eisen aan de rapporteringstoleranties stellen, dus strengere normen stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over bepaalde onderwerpen eerder elementen van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden opgenomen, zonder dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring (redenen van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder geval worden opgenomen in het verslag van bevindingen).
De raad wil weten of de declaraties van collegeleden rechtmatig zijn. U wenst een rapportering op het moment dat er sprake is van een onrechtmatigheid per collegelid van meer dan € 500. Hoewel op grond van de goedkeuringstoleranties de declaratie nauwelijks controle behoeven, zal de accountant op grond van een lager overeengekomen rapporteringstolerantie de declaraties intensiever controleren.
Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringstoleranties gehanteerd moeten worden, dan zijn de bedragen van de rapporteringstoleranties gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Een aanvullende opdrachtverlening aan de accountant is dan niet nodig.
Het is, zeker in een duaal stelsel, essentieel dat de raad een afweging maakt over de rapporteringtoleranties van bepaalde programma’s of delen van de organisatie. Immers, de raad heeft de verantwoordelijkheid om de activiteiten binnen de gemeente en de jaarrekening van de gemeente te analyseren en afwegingen te maken over de gewenste (specifieke) informatie die van de accountant wordt verlangd. Daarbij moet worden opgemerkt dat een afgesproken lagere rapporteringstolerantie (feitelijk een strengere norm) in het algemeen meer controle-inspanningen vergt en daarmee kan leiden tot hogere controlekosten.