Verordening op de klankbordcommissie burgemeester

Gegevens van de regeling
Organisatie	Woudenberg
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op de klankbordcommissie burgemeester
Citeertitel
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
13-07-2023			nieuwe regeling	23-03-2023 gmb-2023-303150

De raad van de gemeente Woudenberg,

gelezen het voorstel van de klankbordcommissie in oprichting;

gelet op de artikelen 31, 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gelet op de artikelen 12, 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

Gelet op artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht;

gelet op de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

inzake benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeesters,

Besluit

1.
In verband met het bespreken van het functioneren van de burgemeester een klankbordcommissie in te stellen.
2.
Vast te stellen de Verordening op de klankbordcommissie in verband met het bespreken van het functioneren van de burgemeester, waarvan de tekst als volgt luidt:

Artikel 1. De taak van de klankbordcommissie

a.
De commissie heeft tot taak te fungeren als klankbordcommissie voor de burgemeester en minimaal één maal per jaar een formeel klankbordgesprek te voeren met de burgemeester.
b.
Bij een klankbordgesprek staat het reflecteren op het functioneren van de burgemeester centraal.

Artikel 2. De samenstelling van de klankbordcommissie

a.
De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters
b.
De leden van de commissie worden benoemd tot het einde van de raadsperiode.
c.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter
d.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
e.
De griffier (of diens plaatsvervanger) treedt op als secretaris van de klankbordcommissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

Artikel 3. Geheimhouding

a.
De vergaderingen van de klankbordcommissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim, dit wordt op de stukken vermeld.
b.
De commissie legt in elk gesprek of vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
c.
De geheimhoudingsplicht brengt met zich mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
d.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
e.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht niet opheffen.
f.
De geheimhoudingplicht blijft na de beëindiging van de werkzaamheden van de klankbordcommissie van kracht.

Artikel 4 Klankbordgesprekken

a.
De commissie houdt bij één keer per jaar een formeel klankbordgesprek met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.
b.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester of, en zo ja bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
c.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.
d.
Het functioneren van de burgemeester is onderwerp van gesprek. Daarnaast biedt het gesprek ruimte om over en weer ervaringen met elkaar te delen. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken.
e.
Tevens wordt getoetst aan het verslag en de afspraken uit het vorige formele klankbordgesprek.
f.
Zoveel als mogelijk wordt een klankbordgesprek gevoerd voorafgaand aan het gesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
g.
In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 5 Verslag

a.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
b.
Alvorens het verslag vast te stellen krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
c.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek
d.
Een afschrift van het ondertekende verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 6 Archivering

a.
De secretaris van de commissie draagt bij de klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.
b.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
a.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 23 maart 2023

L. Vos

Waarnemend raadsgriffier

M. Jansen

voorzitter