Organisatie | Zeewolde |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad van de gemeente Zeewolde 2023 |
Citeertitel | Reglement van Orde gemeenteraad Zeewolde 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van Orde voor de raad 2016 gemeente Zeewolde, de Verordening op de raadscommissies Zeewolde 2019, de Verordening Ambtelijke Bijstand en fractieondersteuning Zeewolde en de Verordening op de Auditcommissie 2015.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2023 | nieuwe regeling | 29-06-2023 | V298 |
De raad van de gemeente Zeewolde,
gelezen het voorstel van de werkgroep vergaderwijze d.d. 1 juni 2023;
gezien de bijeenkomst van 19 januari 2023 waar het voorstel van de werkgroep is gepresenteerd;
gehoord de commissie Bestuur, Ruimte en Samenleving d.d. 9 februari en 15 juni 2023;
gelet op artikel 16 Gemeentewet;
vast te stellen het Reglement van Orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad van de gemeente Zeewolde 2023.
Deze spelregels, die de status hebben van een verordening als bedoeld in artikel 16 van de Gemeentewet, zijn opgebouwd uit 9 hoofdstukken;
HOOFDSTUK 1. DEFINITIES, ROLLEN EN TAKEN
Artikel 2. Voorzitter van de raad, Commissievoorzitter en Rondevoorzitters
De voorzitter van de raad is de burgemeester. Als hij afwezig is bij de raadsvergadering en bij behandeling van agendapunten die de portefeuille van de burgemeester betreffen, wordt het voorzitterschap ingevuld door de plaatsvervangend raadsvoorzitter. De raad benoemt twee raadsleden - van wie één uit de coalitie en één uit de oppositie - tot plaatsvervangend raadsvoorzitter op basis van de profielbeschrijving voor deze functie.
Als één of meer leden van een fractie een zelfstandige fractie vormen, twee of meer fracties samengaan tot één fractie of als één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie wordt dit door de fracties die het aangaat zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de voorzitter van de raad.
Artikel 5. Fractiebijdrage: hoogte en besteding
De griffie betaalt vóór 1 februari van ieder jaar de aan de fractie toekomende bijdrage uit als voorschot voor dat hele jaar, met uitzondering van verkiezingsjaren. In een jaar met gemeenteraadsverkiezingen wordt een voorschot verstrekt voor 3 maanden. Op de dag van de verkiezingen dient het eventuele restantbudget te zijn teruggestort. Na de verkiezingen verstrekt de griffie per 1 april de bijdrage voor 9 maanden aan de fractie in nieuwe samenstelling.
Artikel 6. Fractiebijdrage: afsplitsing, verantwoording en reserve
Veranderingen in het aantal zetels van de fractie (door verkiezingen of afsplitsing) zorgen voor een wijziging van de fractiebijdrage vanaf de eerste dag van de volgende maand. Bij afscheiding van een raadslid van de fractie wordt de hoogte van het bedrag voor de oorspronkelijke fractie aangepast vanaf de eerste dag van de volgende maand naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
Jaarlijks legt elke fractie vóór 1 april verantwoording af aan de raad, via de griffier, over de besteding van de fractieondersteuning van het voorgaande jaar. Daartoe overlegt de fractie een verslag conform het door de griffier opgestelde model, samen met alle relevante bewijsstukken en facturen. Het verslag dient te bestaan uit een exploitatieoverzicht dat inzicht geeft in de soort/aard van de bestedingen en een toelichting. Ook dient de stand van de reserve genoemd te worden en de onttrekking of storting daarin.
Artikel 7. Toelating nieuwe raadsleden en wethouders
Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuwe benoemde raadsleden en van kandidaat wethouders en brengt vervolgens advies uit aan de raad. Indien van toepassing wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in het advies.
Artikel 8. Burgerraadsleden: selectie, taken, beloning en benoeming
Burgerraadsleden ontvangen een vaste vergoeding per vergadering waarin het lid het woord voert, conform het Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, artikel 3.4.1. (2022: € 90,02). Daarnaast hebben zij recht op voorzieningen zoals opgenomen in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Zeewolde 2019.
Artikel 9. Fractievoorzittersoverleg en vertrouwenscommissie
Wanneer er geheime zaken moeten worden besproken met de fractievoorzitters, klankbordgesprekken worden gevoerd met de burgemeester, voorbereidingen moeten worden getroffen door de raad met betrekking tot benoeming van de burgemeester, wordt het fractievoorzittersoverleg een vertrouwenscommissie waarvan de beraadslagingen geheim zijn. In de vertrouwenscommissie kan een fractievoorzitter zich niet laten vervangen.
Artikel 10. Agendacommissie: taken, samenstelling en werkwijze
De vergaderingen van de agendacommissie vinden plaats achter gesloten deuren. De agenda, de besluitenlijst van de vorige vergadering, de concept agenda’s voor komende vergaderingen en de jaarplanning worden op het RIS voor de raadsleden gepubliceerd. De griffier maakt een besluitenlijst van de vergadering.
HOOFDSTUK 2. INFORMATIE EN INSTRUMENTEN
Artikel 11. Informatie van buiten het gemeentehuis
De raadsleden kunnen op de volgende wijze worden geïnformeerd door inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen:
Ingekomen brief: een inwoner, betrokkene, andere gemeente, verbonden partij of organisatie kan een brief of email aan de raad richten, die door de griffie op het RIS wordt geplaatst. De griffie plaatst daarnaast alle ontvangen brieven op de lijst ingekomen stukken. Deze wordt bij elke raadsvergadering geagendeerd. De raad bepaalt op welke wijze de ingekomen stukken worden afgedaan.
Artikel 12. Informatie van een fractie of raadsleden
Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken een informerende ronde of dialoogronde te beleggen over eigen initiatiefvoorstellen, brieven van de lijst ingekomen stukken, bespreeknotities of andere zaken of ontwikkelingen waarover ze geïnformeerd willen worden door het college. Hierbij kunnen zij de agendacommissie verzoeken belanghebbenden of experts uit te nodigen. Hiervoor is een format beschikbaar.
Artikel 13. Informatie van het college
Het college en elk van zijn leden zijn wettelijk verplicht om de raad alle inlichtingen te geven die de raad voor de uitvoering van zijn taak nodig heeft. Dit gebeurt op de meest effectieve wijze op de volgende manieren:
Het zenden van raadsinformatiebrieven. Deze brieven worden beschouwd als ingekomen stukken. Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken voor de bespreking van een brief een informerende ronde te plannen of te agenderen bij de commissie voor oordeelsvorming. Hiervoor is een format beschikbaar.
Het college verstrekt de raad, via de griffie, wekelijks op woensdag de besluitenlijst van de collegevergadering via het RIS. Raadsleden die onderliggende stukken willen ontvangen vragen deze op bij de griffie. Dit verzoek wordt altijd gehonoreerd, tenzij het college specifiek heeft gemotiveerd dat stukken niet ter beschikking komen voor de raad.
De moties die de raad tijdens een raadsvergadering heeft aangenomen worden door de griffie na de raadsvergadering op een lijst geplaatst. Het college informeert de raad om de maand via de raadsvergadering over de (wijze van) afdoening van op de lijst vermelde moties. De griffie plaatst de lijst op het RIS.
De toezeggingen die door een wethouder of de burgemeester zijn gedaan tijdens een vergadering worden door de griffie na de vergadering op een lijst geplaatst. Het college informeert de raad om de maand via de raadsvergadering over de (wijze van) afdoening van de op de lijst vermelde toezeggingen. De griffie plaatst de lijst op het RIS.
Artikel 15. Informatieverzoeken of vragen aan het ambtelijk apparaat (ambtelijke bijstand)
Indien de informatie betrekking heeft op een onderwerp dat voorligt in de beeldvormende, oordeelsvormende of besluitvormende fase, zet de griffier de vragen uit en bewaakt de tijdige beantwoording ervan. De antwoorden worden met alle raads- en burgerraadsleden gedeeld per email en toegevoegd aan de stukken bij het betreffende onderwerp op het RIS. Een fractie of raadslid kan aangeven dat de vragen en de antwoorden niet gedeeld mogen worden met andere fracties of raadsleden.
Indien een raadslid bijstand wil bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen of andere bijstand dan wendt hij zich tot de griffier. Als de griffier de bijstand niet zelf kan verlenen, dan verzoekt hij de gemeentesecretaris om één of meer ambtelijk ondersteuners van het college aan te wijzen om de bijstand te verlenen.
Indien het vragen om informatie betreffen die omvangrijk zijn of die veel werk kosten voor de ondersteuners van de het college, dan wendt de griffier zich tot de gemeentesecretaris met een verzoek om ambtelijke bijstand. De gemeentesecretaris wijst een of meer ambtenaren aan die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Indien de gemeentesecretaris het verzoek afwijst dient hij dit met redenen te omkleden.
INSTRUMENTEN VOOR RAADSLEDEN RONDOM OF TIJDENS VERGADERINGEN
Artikel 18. Motie (bij besluitvorming)
Ieder raadslid kan tijdens de beraadslaging van de raad over een aan de orde zijnd onderwerp, schriftelijk en ondertekend, een motie indienen die op dat onderwerp betrekking heeft. De behandeling van de motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.
Artikel 20. Amendement (bij besluitvorming)
Ieder raadslid kan tijdens de beraadslaging van de raad over een onderwerp dat wordt behandeld, schriftelijk en ondertekend, een amendement indienen dat op het voorgelegde besluit betrekking heeft. Het amendement wordt behandeld gelijktijdig met de beraadslaging over het voorstel waarop het betrekking heeft.
Artikel 23. Interpellatie (bij besluitvorming)
De griffier brengt het verzoek direct ter kennis van college en overige raadsleden. Als het verzoek tenminste 24 uur voor aanvang van de raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daarop volgende raadsvergadering.
De raad beslist bij het vaststellen van de agenda over het tijdstip waarop de interpellatie wordt gehouden. De voorzitter bepaalt spreektijden van interpellant, wethouders en/of burgemeester. Na beantwoording mag de interpellant nadere vragen stellen, waarna de andere raadsleden over hetzelfde onderwerp een reactie mogen geven of kort in debat mogen gaan.
Artikel 24. Vragenkwartier (bij besluitvorming)
Bij aanvang van iedere raadsvergadering is er een vragenkwartier, waarbij raadsleden vragen kunnen stellen aan het college of de burgemeester over actuele onderwerpen die politiek van belang zijn. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen bepalen dat het vragenkwartier op een ander tijdstip wordt gehouden.
HOOFDSTUK 3. RAADSPLEIN ZEEWOLDE
Artikel 27. Dag en tijdstip van vergaderen
Alle vergaderingen vinden zoveel mogelijk op donderdag plaats om 19.30 uur op het Raadsplein conform het door het fractievoorzittersoverleg vastgestelde vergaderschema. Vergaderingen vinden over het algemeen plaats op het gemeentehuis. De beeldvormende avonden kunnen ook op een externe locatie worden georganiseerd.
Artikel 30. Orde van de vergadering, toehoorders, video-opnamen door anderen
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen, tenzij de voorzitter beslist dat dit in het kader van de openbare orde of volksgezondheid niet mogelijk is. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
HOOFDSTUK 4. BEELDVORMING (RAADSVOORBEREIDENDE EN INFORMATIEVE VERGADERINGEN) EN OVERIGE BIJEENKOMSTEN
Artikel 31. Verschillende bijeenkomsten
Overige bijeenkomsten vormen de dialoogronde en de Ronde Tafels, waaraan naast de raads- en burgerraadsleden ook anderen kunnen deelnemen.
Dialoogronde: het uitwisselen van meningen met betrokkenen, belanghebbenden of deskundigen over een onderwerp of het houden van bijeenkomsten over actuele onderwerpen die van belang zijn voor de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak van de raad. Ook kunnen deze ronden nuttig zijn voor het college om de meningen van de raad en anderen te peilen.
Ronde Tafels: de samenleving krijgt de ruimte om in gesprek te gaan met raadsleden en burgerraadsleden over een eigen gekozen onderwerp. Inwoners of organisaties doen een voorstel aan de raad om een specifiek onderwerp of vraagstuk te bespreken. De aanvrager heeft een actieve rol in de voorbereiding van het gesprek en tijdens de Ronde Tafel zelf.
Artikel 33. Werkwijze raadsvoorbereidende ronde, informerende ronde, dialoogronde en Ronde Tafel
Tenminste vijf raadsleden kunnen de agendacommissie verzoeken om een informerende ronde of een dialoogronde te agenderen. Hiervoor leveren de raadsleden via de griffie een ingevuld formulier aan waarin het doel, het onderwerp, opbouw programma en achtergrond staan beschreven. De agendacommissie bepaalt in zijn eerstvolgende vergadering of het onderwerp al of niet wordt geagendeerd.
Indien de agendacommissie het verzoek uit het 9e lid honoreert bereidt de aanvrager samen met de griffier of zijn plaatsvervanger de bespreking voor, om te komen tot de juiste vraagstelling voor het gesprek. Tevens wordt bekeken welke (voorbereidende) informatie beschikbaar wordt gesteld aan de raadsleden en welke overige betrokkenen bij dit gesprek worden uitgenodigd.
Per inspreker is maximaal 5 minuten spreektijd beschikbaar, de totale inspreektijd bedraagt maximaal 30 minuten. Indien een groep personen gebruik wil maken van het recht tot inspreken, kan de voorzitter de uitvoering beperken tot één of meer vertegenwoordigers van die groepering. De voorzitter is bevoegd de spreektijd in bijzondere gevallen of als zich veel insprekers hebben gemeld aan te passen.
De voorzitter kan toestaan dat insprekers gedurende de eerste termijn aan tafel plaatsnemen en vragen van de leden beantwoorden. Na afloop van de eerste termijn krijgt de inspreker via de voorzitter de gelegenheid om een korte reactie te geven. Hij houdt zich daarbij aan de orde van de vergadering zoals aangegeven door de voorzitter. Artikel 38 zevende lid van dit Reglement is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 40. Agenda, bekendmaking agenda en oproeping
In aanvulling op artikel 29 eerste lid van dit Reglement kan de voorzitter in spoedeisende gevallen na het verzenden van de agenda een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden ter beschikking gesteld via het RIS.
Als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging. Daarna vindt stemming plaats over eventuele subamendementen, amendementen en moties (in deze volgorde) en vervolgens over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt. Stemmingen vinden plaats via de digitale stemmodule. Mocht de stemmodule niet werken dan vindt stemming plaats bij handopsteken.
Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen. De leden doen dat door ‘voor’ of ‘tegen‘ uit te spreken, zonder enige toevoeging. Als een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid heeft gestemd.
HOOFDSTUK 7. ANDERE COMMISSIES EN WERKGROEPEN
Artikel 48. Auditcommissie; doel, taken, samenstelling
De auditcommissie ondersteunt de raad in zijn financiële taken en verantwoordelijkheden. De auditcommissie ziet vooral toe op de kwaliteit van de financiële processen, in het bijzonder op de planning & controlcyclus. De commissie kan over de in het tweede lid genoemde taken advies uitbrengen aan de raad.
HOOFDSTUK 8. GEHEIMHOUDING EN BESLOTEN VERGADERINGEN
Artikel 53. Geheime informatie in raadsvoorstellen
Geheime informatie wordt alleen bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie essentieel is voor de besluitvorming. Een raadsvoorstel wordt in beginsel zodanig opgesteld dat geen geheime informatie is opgenomen. Als geheime informatie nodig is om over een voorstel te kunnen beslissen, wordt deze in een bijlage verwerkt.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Zeewolde in zijn openbare vergadering van 29 juni 2023.
de griffier,
B. de Winter
de voorzitter,
G.J. Gorter
TOELICHTING BIJ HET REGLEMENT VAN ORDE GEMEENTERAAD ZEEWOLDE 2023
Vanaf september 2023 vergadert de gemeenteraad van Zeewolde op een andere manier. Dit vraagt om aanpassing van de spelregels voor onze vergaderingen zoals die vastliggen in Reglement van Orde voor de Raad 2016 en de Verordening voor de Raadscommissies 2019. De raad kiest er nu voor een nieuw Reglement van orde vast te stellen waarin de hele vergaderwijze is opgenomen. Er zijn dus geen verschillende verordeningen meer voor de verschillende fasen van het vergadermodel, maar er is één overzichtelijk Reglement waarin alle spelregels zijn opgenomen.
De raad kiest voor een groeimodel, want juist in de beginfase moet er ruimte zijn om uit te proberen wat het beste werkt voor Zeewolde. Op een later moment kan gekeken of er aanvullingen of aanpassingen gewenst zijn voor de vergaderwijze.
De volgende hoofddoelen zijn leidend:
Het geheel noemen we het ‘Raadsplein’. Om aan te geven dat het om meer gaat dan besluiten alleen: de raad wil in beraad met elkaar en de inwoners. Om redenen van efficiency kan overal waar ‘hij’ en ‘zijn’ staat, ook ‘zij’ en ‘haar’ worden gelezen.
De opbouw van dit Reglement is anders dan wat nu geregeld is in het Reglement van orde voor de Raad en de Verordening op de Raadscommissies. Nu wordt gekozen voor een opbouw via de fasen van het BOB-model, Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het Reglement van Orde en de Verordening op de Raadscommissies komen dus samen.
Om een compleet pakket aan regels neer te kunnen leggen nemen we ook de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning hierin mee en de Verordening op de Auditcommissie. Beide verordeningen komen met dit nieuwe Reglement van Orde te vervallen.
Daarnaast kunnen in dit Reglement van Orde ook regels worden opgenomen over de beeldvormende fase en de informatievoorziening. De beeldvormende fase is een zeer belangrijk onderdeel geworden van de vergaderwijze, dus worden hiervoor afspraken vastgelegd. Over de informatievoorziening zijn op verschillende plekken wel (mondelinge)afspraken gemaakt, maar niets ligt vast in een door de raad vastgestelde verordening. Om een compleet beeld te hebben van de vergaderwijze staan deze regels en afspraken dit nieuwe Reglement van Orde.
De donderdagavond is in principe de vaste avond van de raad en zijn overige vergaderingen volgens het BOB-vergadermodel. De beeldvormende bijeenkomst vindt plaats in week 1 en wordt zo nodig in week 3 voortgezet. In de tweede week is de oordeelsvormende vergadering met de raadscommissie Bestuur, Ruimte en Samenleving. In week 4 is de raadsvergadering. In de derde week is de donderdagavond, naast een eventuele uitloop van de beeldvormende bijeenkomst beschikbaar voor het fractievoorzittersoverleg, de agendacommissie of een andere bijeenkomst. Het kan voorkomen dat de donderdag in week 3 overstroomt. Dan kan worden uitgeweken naar een andere avond – bij voorkeur de dinsdag - in dezelfde week.
Bij beeldvorming zitten per fractie maximaal 3 raads- of burgerraadsleden aan tafel. Het gaat om verkennen, informeren en het delen van opvattingen, waarbij een setting als bij de raad eerder storend dan bevorderend werkt op het inhoudelijke overleg. Bij oordeelsvorming kunnen fracties zijn vertegenwoordigd overeenkomstig hun toekomend aantal raadszetels.
Fracties moeten kunnen zijn vertegenwoordigd in alle vergaderingen binnen het BOB-vergadermodel. Een fractie met 1 raadslid is erg kwetsbaar en kan bij ziekte niet aan vergaderingen deelnemen. Bovendien is deelname aan parallelle rondes niet mogelijk. Ook kunnen dergelijke fracties geen voorzitter leveren, tenzij men deelname aan vergaderingen opgeeft. Daarom wordt voorgesteld dat (alle) fracties de gelegenheid hebben om 1 burgerraadslid aan te trekken.
In het begin van iedere vergadercyclus wordt aan informatieoverdracht gedaan: vanuit de inwoners, het college, ambtelijke organisatie of een deel van de raad zelf wordt kennis overgedragen aan de gemeenteraad. Er zijn veel soorten informatieoverdracht denkbaar.
Tijdens de oordeelsvorming gaan raadsleden onderling en met het college in debat. Daarbij gaat het om het uitwisselen van inhoudelijke argumenten en het innemen van standpunten op basis van eerder verkregen informatie. Per onderwerp is er per fractie in de eerste termijn één woordvoerder.
In week 4 sluit de besluitvormende raadsvergadering de vergadercyclus af.
De agendacommissie wordt verantwoordelijk voor de voorbereiding van dit BOB-proces. Zij stelt alle agenda’s op voor alle fasen van BOB. Zij bewaakt de lange termijnplanning en heeft een rol in het bewaken van de kwaliteit van de aangeleverde informatie en stukken. De agendacommissie vergadert in week 3, vooruitlopend op de volgende vergadercyclus.
Deze nieuwe vergaderwijze is nadrukkelijk een groeimodel. Op termijn willen we kijken of we oordeelsvorming en besluitvorming op 1 avond, aansluitend aan elkaar, kunnen laten plaatsvinden. De tijd en ervaring zullen leren hoe de raad het prettigst en effectiefst vergaderen kan.
Werkwijze t.a.v. openbaarheid, beslotenheid en geheimhouding van informatie en vergaderingen van de gemeenteraad Zeewolde
De Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is op 1 januari 2023 in werking getreden. Deze wet wijzigt de Gemeentewet op een aantal punten. Zo worden verschillende bepalingen over geheimhouding aangepast.
In 2017 heeft de griffie een notitie Openbaarheid van vergaderingen en geheimhouding van informatie geschreven. In deze bijlage bij het Reglement van Orde wordt deze informatie geactualiseerd.
De hoofdlijnen van openbaarheid en geheimhouding zijn:
1.Besloten vergaderingen zijn geheim
De raad kan besluiten om de deuren van zijn vergadering te sluiten (artikel 23 lid 2 Gemeentewet). Dit kan als 1/5 van het aantal raadsleden dat de presentielijst heeft getekend (in Zeewolde als iedereen aanwezig is gaat het om 4 raadsleden) hierom vraagt óf de voorzitter het nodig oordeelt. De raad beslist uiteindelijk (bij meerderheid van stemmen) of besloten wordt vergaderd. Hetzelfde geldt voor de (raads)commissies.
In artikel 24 Gemeentewet staan de onderwerpen waarover nooit in beslotenheid mag worden vergaderd.
2.Geheime mondelinge informatie
Als het gaat om mondelinge informatie (er is geen stuk, de wethouder doet mondeling een mededeling die geheim moet blijven) dan kan het college geheimhouding opleggen aan zichzelf, maar ook aan de raad. Er is geen motivering nodig voor het opleggen van geheimhouding met gronden uit de Wet Open Overheid (WOO). De geheimhouding geldt voor een ieder die bij de vergadering was.
Een bestuursorgaan legt zich zelf geheimhouding op (bijvoorbeeld het college legt op stukken die ter besluitvorming naar het college komen geheimhouding op). Geheimhouding opleggen kan alleen als er een grond voor is. Dit moet een grond zijn zoals genoemd in de Wet Open Overheid (WOO), artikel 5.1. (artikel 87 Gemeentewet). Dit wordt in het collegebesluit vermeld. Bij voorkeur moet er ook een datum in worden genoemd tot wanneer de geheimhouding geldt.
Het college, de raad, maar ook de burgemeester, kan informatie waarop geheimhouding ligt verstrekken aan anderen, zoals de raad, het college van B&W, een commissie of rekenkamer (artikel 88 lid 2 en lid 3 Gemeentewet). De raad is aan die geheimhouding gehouden (bekrachtiging is niet meer nodig). Een verplichting tot geheimhouding moet op het stuk vermeld worden (artikel 89 lid 1 Gemeentewet) of bij mondelinge informatie op andere wijze. De griffie heeft daarvoor een stempel ‘GEHEIM’.
Alleen het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (vaak het college) is bevoegd de geheime informatie met anderen te delen. Hierop is 1 uitzondering, als het college de informatie met de raad heeft gedeeld, is alleen de raad bevoegd om die informatie te delen met anderen indien dat strikt noodzakelijk is voor het functioneren van het gemeentebestuur (artikel 88 lid 6 Gemeentewet).
Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (vaak het college) is bevoegd de geheimhouding op te heffen. Dit is anders als de geheime informatie met de raad is gedeeld, dan besluit de raad tot opheffing van de geheimhouding (artikel 89 lid 3 GW). Opheffing van de geheimhouding gebeurt via een raadsbesluit.
Ter beschikking stellen aan raadsleden
Let op! Hier staan dus niet de stukken waarop het college geheimhouding heeft opgelegd en die niet gedeeld zijn met de gemeenteraad.
Stukken worden ‘onder embargo’ beschikbaar gesteld zodat de raad wel al kennis kan nemen van de informatie voordat het openbaar wordt. De informatie is niet geheim, maar vaak is het gewenst om eerst betrokkenen te informeren of lopende overleggen niet te verstoren. De vertrouwelijkheid is dan van korte(re) duur. Deze informatie wordt via de email aan de raad verstrekt met concrete datum tot wanneer het embargo geldt.
Er blijven stukken die de kwalificatie ‘geheim’ hebben. Dit moet wel een uitzondering blijven. Geheimhouding opleggen door het college of burgemeester is niet altijd nodig, maar soms is het wel gewenst dat stukken een periode niet in de openbaarheid komen. Hiervoor kan inmiddels het stempel ‘onder embargo’ worden gebruikt. Bijvoorbeeld als het gaat om de politiecijfers die de burgemeester in vertrouwen ter inzage legt voor een commissie of de zgn. kabinet-besluitenlijst van het college. De raad gaat in deze gevallen ‘vertrouwelijk’ met de informatie om. Deze stukken worden via het RIS aan de raad kenbaar gemaakt en staan achter een slotje.
De vergaderwijze van de raad van Zeewolde
De werkwijze is onderverdeeld in drie fasen: beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming. De manier van vergaderen is verschillend.
Beeldvorming, andere vergaderingen en besloten vergaderingen
Oordeelsvorming en besluitvorming
Is een besloten vergadering nodig dan volgt die na de openbare vergadering. Indien op voorhand bekend is dat een besloten vergadering nodig is wordt van te voren een aparte agenda gemaakt voor een besloten commissie- en/of raadsvergadering met daarop dit onderwerp. Indien in de vergadering wordt besloten dat een besloten vergadering nodig is, wordt deze na het sluiten van de openbare vergadering gehouden.
Op een besloten commissie- of raadsvergadering ligt automatisch geheimhouding. De voorzitter van de commissie of raad bepaalt aan het begin, en herhaalt dat aan het eind, van de vergadering dat er geheimhouding op ligt en deze in acht moet worden genomen. De geheimhouding geldt voor zowel de informatie in het geheime stuk als voor de informatie die mondeling met elkaar gedeeld wordt (het debat). De geheimhouding geldt voor iedereen die van de stukken kennis heeft of bij de vergadering was.