| Organisatie | Maastricht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenbeleid |
| Citeertitel | Evenementenbeleid |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-07-2023 | nieuwe regeling | 27-06-2023 | 2023.02015 |
Maastricht is een compacte historische bezoekstad, met een sterk industrieel verleden die in één generatie is getransformeerd naar een universiteitsstad met een jonge, internationale gemeenschap. Daarnaast heeft de stad ook een (eu)regionale functie. Dat zorgt niet alleen voor spannende, maar ook kwetsbare tegenstellingen. De ambitie is dan ook om een passende balans voor iedereen te vinden. Dat wil zeggen rekening houden met een gezonde en aangename leef- en woonomgeving, met aantrekkelijk groen, een bruisend cultureel aanbod, volop werkgelegenheid, veiligheid en sociale verbinding1. Het evenementenaanbod kan hieraan bijdragen en het evenementenbeleid speelt daarin een belangrijke rol.
Het voorliggende document is geen beschrijving over wat we willen worden maar biedt beleidskaders die mede richting geven aan wat we willen zijn als stad. Als compacte stad, die zich kenmerkt door een samenspel van meerdere functies, is ruimte schaars. Dat vraagt om keuzes.
Dit beleidsdocument laat zien waarom evenementen belangrijk zijn voor Maastricht en wat de stad doet om een hoogwaardig evenementenaanbod te realiseren. Waarbij een balans wordt gezocht tussen de belangen van inwoners, ondernemers en bezoekers die samen de Maastrichtse evenementen vormgeven. Met als gewenst resultaat:
Een toekomstbestendig evenementenaanbod dat aansluit op het DNA van Maastricht waar inwoners, ondernemers en bezoekers optimaal van kunnen genieten.
Evenementen zijn van grote betekenis voor Maastricht. Van de grote evenementen, waarmee we de identiteit van de stad en haar bewoners laten zien, tot aan de kleinschalige evenementen in de wijk die de ontmoetingsfunctie van de bewoners stimuleren.
Evenementen bieden een podium aan cultuur
Maastricht is de tweede cultuur-, koop- en monumentenstad van Nederland. Naast de internationale ligging en de loopbaanmogelijkheden wordt cultuur als speerpunt in de strategie positionering Maastricht ingezet. Dit om Maastricht als aantrekkelijke stad voor wonen, werken en bezoek onder de aandacht te brengen van een breed landelijk en internationaal publiek2. Evenementen leveren een bijdrage aan de cultuurambities door een podium te bieden aan het tentoonstellen van kunst en cultuur in de hele stad.
Evenementen dragen bij aan een sociaal saamhorige stad
Nieuwe, onverwachte ontmoetingen vinden in de publieke ruimte plaats. Daar lopen mensen elkaar (soms letterlijk) tegen het lijf. Het brengt mensen bij elkaar, stimuleert het sociale contact onderling en versterkt het de zelfontplooiing. Het ‘gewoon’ mee kunnen doen en meemaken3. Evenementen spelen hierin een grote rol en zorgen voor meer verbondenheid in de stad, tussen inwoners en bezoekers van Maastricht, en hebben een positief effect op het mentale welzijn. In het fysieke welzijn spelen (top)sportevenementen en de side events die, in aanloop naar, tijdens of na afloop van het evenement plaatsvinden, een belangrijke rol. Ze inspireren op een laagdrempelige manier inwoners om meer te (gaan) bewegen.
Evenementen bevorderen brede welvaart
Evenementen vormen een onlosmakelijk thema in een stad waar wordt gewoond, gewerkt en gerecreëerd. De gemeente Maastricht zet in op een toekomstbestendige leefomgeving die gezond en leefbaar is voor alle gebruikers van de stad4. Een aansprekend evenementenaanbod maakt Maastricht aantrekkelijker voor bewoners en ondernemers om te vestigen. Het genereert werkgelegenheid en voegt een belangrijk bezoekmotief toe aan de stad. Meer ontmoeting leidt ook tot meer transacties en kennisdeling wat positief bijdraagt aan de toekomst van de Maastrichtse economie die zich steeds meer richt op de versterking van de kenniseconomie. Deze is gebaat bij plekken waar veel mensen samenkomen5. Daarbij zal een verbreding van het toeristisch aanbod met evenementen een positief effect hebben op de merkkracht van Maastricht en het gewenste langduriger toeristisch verblijf.
Een toekomstbestendig evenementenaanbod dat aansluit op het DNA van Maastricht waarvan inwoners, ondernemers en bezoekers optimaal kunnen genieten. |
Om het doel te realiseren zijn een drietal uitganspunten geformuleerd. Deze zijn een uitwerking en doorvertaling van de huidige visies, wet- en regelgeving en de input die is opgehaald bij verschillende stakeholders. Op basis van de uitgangspunten zijn criteria geformuleerd. Deze dienen als handvat in de beoordeling van de evenementen op het moment dat schaarste ontstaat.
Aantrekkelijk aanbod dat past bij Maastricht
De beleving van de stad staat centraal waarbij evenementen de stad mogen benutten als podium, decor en ontmoetingsplek. Een gevarieerd evenementenaanbod dat nauw is verbonden met de stad creëert herkenning en betrokkenheid bij de bewoners. Verbondenheid met de stad, die een thuis is voor al haar inwoners en bovendien met evenementen om trots op te zijn. Het karakter en uiterlijk van Maastricht tonen door middel van evenementen is een krachtig instrument om in de (inter)nationale beeldvorming het gewenste imago en daarmee de aantrekkingskracht van het merk Maastricht te laten zien. Binnen het evenementenaanbod sturen we op een balans tussen terugkerende evenementen en genoeg kansen en (fysieke) ruimte voor vernieuwing. Dit doen we door bij schaarste, vernieuwing als een van de wegingscriteria te hanteren. Locaties waar nog ruimte is worden gepromoot om vernieuwing aan te trekken en desgewenst bestaat er nog de mogelijkheid om een concrete vraag uit te zetten in de markt als blijkt dat we in het jaarprogramma nog gaten zien. We streven naar een diversiteit aan evenementen zodat het aanbod blijft aansluiten op de behoeften van de huidige en toekomstige generatie. De veelzijdigheid van de stad komt terug in het evenementenaanbod.
Evenementen horen bij een stad maar dan wel met een beheersbare belasting voor de omgeving. Ontwikkelingen in het evenementenaanbod moeten bijdragen aan een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid. Door de hele stad vinden er jaarlijks een groot scala aan evenementen plaats van groot tot klein. We stellen randvoorwaarden waarbinnen deze evenementen in de stad georganiseerd kunnen worden. Dit betekent niet dat er nooit meer overlast zal worden ervaren maar dat er wel aandacht besteed wordt aan het beperken ervan. Om die reden zetten we in op het maximaliseren en beperken van de geluidsbelasting, spreiding en bereikbaarheid van de evenementen in de stad. Bereikbaarheid voor inwoners en ondernemers die grenzen aan een evenement en voor diegenen die een evenement willen bezoeken.
Ondernemerschap gericht op de toekomst
Duurzaamheid is niet meer een onderscheidend criterium maar een standaard waar evenementen aan moeten voldoen om toekomstbestending te zijn. Zowel op landelijk als gemeentelijk niveau zijn er ambitieuze doelstellingen op gebied van verduurzaming. Een evenement kent een scala aan mogelijkheden om zelf de impact op het milieu te verkleinen. De focus ligt op het terugdringen van de CO2- uitstoot op de thema’s afval, energie en vervoer. Daarin raakt vooral het thema afval aan circulaire economie. Als gemeente nemen wij hierin een faciliterende en stimulerende rol om stapsgewijs samen met de organisatoren te werken aan het steeds verder verduurzamen van evenementen op deze thema’s. We zetten in op bewustwording, kennisdeling, stellen een aanjaagbudget ter beschikking en treffen waar mogelijk maatregelen op de veel gebruikte evenementenlocaties. De toekomst van evenementen zit naast duurzaamheid ook in de professionaliteit van de evenementenorganisaties. Hoe serieus nemen de organisatoren de verantwoordelijkheid die ze hebben en de kwaliteit die ze leveren ten aanzien van de communicatie richting inwoners en bezoekers. Doel is om saamhorigheid en verbinding te creëren zodat de belevingswaarde van een evenement toeneemt.
Om uitvoering te geven aan het doel en de bijbehorende geformuleerde uitgangspunten is het noodzakelijk te duiden wie er een rol heeft en wat dit betekent. Daarnaast worden er enkele kaders gesteld en geduid welke instrumenten (beschikbaar en/of in ontwikkeling) ingezet worden.
Bij de organisatie van evenementen hebben verschillende stakeholders een rol en verantwoordelijkheid.
De veiligheidsdiensten bestaan uit Politie, Brandweer en de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie). Zij hebben als verantwoordelijkheid toezicht houden op de openbare orde bij (grootschalige) evenementen.
De programmaraad is een klankbordgroep van belanghebbenden in de stad rondom evenementen. Het bestaat uit een vertegenwoordiging van bewoners, internationals, studentenverenigingen, Maastricht Marketing, Universiteit Maastricht, Cultuur in Maastricht(CIM), de ondernemers aan het Vrijthof, Koninklijke Horeca Nederland, Centrummanagement, SAHOT (Samenwerkende hoteliers Maastricht) en veiligheidsdiensten. De verantwoordelijkheid van de programmaraad is:
We kiezen uitdrukkelijk voor evenementen in Maastricht. Daarbij realiserend dat er conflicterende belangen kunnen spelen die niet naar volle tevredenheid van alle partijen oplosbaar zijn. Om dit te minimaliseren is er een set aan voorwaarden opgesteld waaraan evenementen in de stad moeten voldoen. We conformeren ons daarbij aan de landelijke wet- en regelgeving.
Voor iedere locatie in de stad geldt een maximale dagennorm van 50 dagen met uitzondering van het Vrijthof waar een dagennorm van 60 geldt. Stadsbrede evenementen, een evenement maakt gebruik van verschillende locaties in de stad, maken ook onderdeel uit van de dagennorm. Op het moment dat minder dan 50% van de totale oppervlakte van een locatie in beslag wordt genomen door een evenement tellen deze niet mee in de dagennorm van de betreffende locatie. Randvoorwaarde bij deze 50% regel is dan wel dat deze evenementen geluidsarm (categorie 3 geluidsnormenkander) zijn, het open karakter en de bereikbaarheid van de locatie wordt behouden. Daarnaast zullen er in het jaar ook evenementvrije perioden worden aangewezen waarop evenementen niet zijn toegestaan om bij te dragen aan de balans tussen levendigheid en leefbaarheid.
Schaarste treedt op als de dagennorm wordt overschreden als gevolg van het aantal aangemelde evenementen op een locatie, als twee evenementen op dezelfde locatie op hetzelfde moment worden aangemeld of wanneer twee evenementen op hetzelfde moment op verschillende locaties worden aangemeld maar de capaciteit van de veiligheidsdiensten niet toereikend is. Op het moment dat schaarste zich voordoet worden de navolgende criteria gebruikt in de afweging welk evenement voorrang krijgt.
Het uitgangspunt bij elk evenement is dat de geluidbelasting op omliggende woningen en andere geluidgevoelige gebouwen zo laag mogelijk is. De organisator dient niet meer geluid te produceren dan nodig is voor het evenement, te werken met de Best Beschikbare Technieken maar ook het treffen van maatregelen en voorzieningen om hinder te voorkomen of in ieder geval te verminderen. Om de hoeveelheid geluid bij evenementen meetbaar en handhaafbaar te maken wordt het geluidsniveau voor de gehele stad, gebaseerd op advies van de Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg6, op gevelniveau gemaximeerd. Om het geluidsniveau te kunnen vaststellen wordt gebruik gemaakt van A-weging (dB(A)) en de C-weging (dB(C)). Het gemiddelde van de gehoorde geluidssterkte over alle toonhoogtes (frequenties), op basis van het menselijk gehoor, noemt men dB(A). Geluid wordt tegengehouden door muren, ramen en deuren. Of dat effectief is hangt ook af van de toonhoogte: lage tonen dringen veel sterker door dan hoge tonen. Om die reden wordt ook de dB(C) toegepast, een gemiddelde over alle toonhoogtes waar lage tonen sterker worden meegerekend. Voor de locaties waar veelvuldig evenementen plaatsvinden is een specifiek geluidsnormenkader opgesteld voor de overige locaties geldt een generiek geluidsnormenkader.
Gekoppeld aan de maximale geluidsbelasting worden ook het aantal dagen en begin- en eindtijden gereguleerd per geluidscategorie. Een mogelijk noodzakelijke afwijking hiervan wordt van geval tot geval beoordeeld, waarbij het belang van het woon- en leefmilieu zwaar wordt meegewogen. Daarin spelen, naast de beoordeling van de noodzaak, de duur, de aard van de belasting en rusttijd een rol.
De op- en afbouw van een evenement dient altijd zo kort mogelijk te zijn. Aangezien niet elk evenement en elke locatie dezelfde aanpak vergt, gelden de volgende richtlijnen:
Bij de vergunningaanvraag moet de organisator aantonen op welke wijze de veiligheid van bewoner en bezoeker wordt gewaarborgd. Maatregelen in geval van calamiteiten en met betrekking tot het onderwerp veiligheid zoals verstoringen op het gebied van publieksveiligheid (crowd-control), mobiliteit, gezondheid (hygiëne), milieu en moedwillige verstoringen. Deze aspecten dienen te worden beschreven in het veiligheidsplan dat bij de aanvraag wordt overgelegd.
Duurzaamheid en circulaire economie
Evenementorganisatoren dienen afval zoveel mogelijk te reduceren en liefst voorkomen en in te zetten op circulair en volledig recyclebaar (reduce - reuse - recycle). Ook dienen zij uit te gaan van trias energetica: zoveel mogelijk energie besparen, zoveel mogelijk hernieuwbare energie gebruiken en de overige energie zo efficiënt mogelijk gebruiken. Bereikbaarheid moet zo efficiënt en 'groen' mogelijk geregeld worden voor bezoekers & personeel en het aanleveren van materialen en goederen met zo min mogelijk CO2-uitstoot. Tijdens een evenement wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van lokale leveranciers en voedsel. Als laatste dient te worden stilgestaan bij het verbeteren van de luchtkwaliteit. Als het niet mogelijk is om aan te sluiten op een stroomnetwerk en een aggregaat nodig is dan heeft een aggregaat op groene stroom de voorkeur.
Bij activiteiten die negatieven effecten hebben op beschermde dieren, planten en natuurgebieden heeft de evenementen organisator met de Wet Natuurbescherming (WNb) te maken. Locaties worden ingedeeld in drie categorieën:
Locatie ligt in een gebied waar effecten op de natuur te verwachten zijn. Langdurig en verstoringsgevoelige evenementen kunnen niet gedurende het broedseizoen gehouden worden. Bij kleinschalige evenementen zijn er beperkingen met betrekking tot geluid en duur van het evenement tijdens het broedseizoen. Buiten het broedseizoen gelden deze beperkingen niet. Het broedseizoen loopt circa van 15 maart tot 15 juli.
Locatie ligt in Natura 2000 gebied. Er mogen geen activiteiten plaatsvinden die de natuurlijke kwaliteiten van het gebied aantasten. Er zijn meerdere vergunningen nodig in verband met broedseizoen en bescherming van specifieke soorten. Bij de aanvraag van de evenementvergunning wordt daar aanvullende informatie over gegeven.
Communicatie vanuit organisatie
Goede communicatie is cruciaal voor het houden en hebben van draagvlak bij evenementen. Voorafgaand aan een evenement zal een organisator tijdig binnen een door de gemeente aangewezen straal omwonenden moeten informeren over het evenement. Hierin wordt tenminste geduid: op- en afbouw tijden, tijden van het evenement zelf, bereikbaarheid rondom het evenement, contactpersoon van de organisatie en het soort evenement. Organisatoren zijn primair aanspreekpunt en verantwoordelijk voor een spoedige afhandeling van de meldingen van overlast. Mochten toch meldingen bij de gemeenten Maastricht binnenkomen dan zal de organisator zo snel mogelijk in kennis worden gesteld van de overlastmeldingen.
Om sturing in de uitvoering van het evenementenbeleid te kunnen geven worden een aantal instrumenten ingezet die bijdragen om de gestelde doelen en uitgangspunten te behalen.
Evenementen kunnen via verschillende manieren een plek op het jaarprogramma krijgen. Enerzijds middels een aanbesteding of verpachting waarbij in beide gevallen tijdig een procedure bekend wordt gemaakt over de betreffende opdracht die wordt uitgezet in de markt. Anderzijds via aanmelding op het jaarprogramma. Daarbij geldt dat evenementen die in deelgebied A vallen (zie foto op pagina 10) voor 01 april van het lopende jaar moeten zijn aangemeld voor plaatsing op het daaropvolgende jaarprogramma. Beoordeling vindt plaats op basis van beschikbare dagen en locatie, en bij schaarste op basis van wegingscriteria die een doorvertaling zijn van de drie uitgangspunten. Het jaarprogramma wordt uiterlijk 01 juli van het jaar daaraan voorafgaand door het college vastgesteld. Vervolgens worden organisatoren hiervan in kennis gesteld. Gedurende het lopende jaar vindt maandelijkse bijstelling plaats. Mochten zich alsnog concurrerende aanvragen voordoen dan gelden wederom de wegingscriteria. Ongeacht de doorlopen procedure zullen alle evenementen, behalve de evenementen die met een melding afgedaan kunnen worden, dezelfde vergunningsprocedure.
Toezichthouders van de gemeente zien toe op de naleving van voorschriften en controleren de afhandeling van de meldingen van overlast. In het geval de afhandeling te lang op zich laat wachten treden zij in contact met de organisator om een en ander te bespoedigen en/of nemen zij de afhandeling (deels) over.
Onderzoek en monitoring vooraf, tijdens en na afloop van een evenement levert belangrijke informatie op voor de evaluatie en uit te voeren verbeterpunten. Goed onderzoek verdient zichzelf uiteindelijk terug. Door regelmatig evenementen te onderzoeken en monitoren komt er inzicht of het evenementenaanbod voldoet aan de beschreven uitgangspunten en kunnen er beter gefundeerd keuzes in de toekomst worden gemaakt.
In Maastricht zijn er verschillende locaties die veelvuldig voor evenementen worden gebruikt. Voor deze locaties zijn locatieprofielen opgesteld. Een locatieprofiel heeft als doel duidelijkheid te verschaffen over de mogelijkheden van het gebruik van de betreffende locatie voor evenementen en de condities waaronder. Er wordt ook rekening gehouden met de onderlinge samenhang op het moment dat locaties dicht bij elkaar in de buurt liggen. Locatieprofielen dienen daarmee als uitgangspunt bij de organisatie van een evenement. De locatieprofielen zijn dynamische documenten omdat ze mee moeten gaan met de ontwikkelingen van buitenaf. Het college van B&W stelt de locatieprofielen vast.
We streven naar een optimale informatievoorziening voor zowel organisatoren, bezoekers en bewoners. Daarom gaan we een centrale digitale plek creëren waar informatie rondom evenementen samenkomt. Makkelijk raadpleegbaar zijn dan relevante regelgeving en beleidsdocumenten, een actueel jaarprogramma, de locatieprofielen en een duidelijke verwijzing naar het klachtenmeldpunt. Bezoekers van evenementen kunnen, naast de website van de gemeente Maastricht, de voor hen interessante informatie ook vinden via de kanalen van de organisator, Maastricht Marketing en/of via de Uitagenda. Tijdens een evenement kunnen via de gemeentelijke sociale media kanalen informatie over het evenement worden verspreid.
Het beleid zal worden doorvertaald naar de evenementenverordening en eventueel aanvullende uitvoeringsregelingen. Deze regelgeving dient als juridisch kader voor de plaatsingsprocedure en het verlenen of weigeren van een vergunning en is daarmee specifiek toegespitst op de sturing op evenementen.