Organisatie | Zwartewaterland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland |
Citeertitel | Protocol geheimhouding college en gemeenteraad gemeente Zwartewaterland |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-07-2023 | nieuwe regeling | 22-06-2023 |
De raad van de gemeente Zwartewaterland, voor zover het hun bevoegdheden betreft;
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 12 april 2022;
Gelet op het bepaalde in artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, artikel 272 Wetboek van strafrecht, artikel 23, 24, 54, 60 en, 82, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid en het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Zwartewaterland;
Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland
Hoofdstuk 2 - Geheimhouding van informatie van het college, de burgemeester of de informatiecommissie aan de raad of informatiecommissie
Artikel 3 Geheim en vertrouwelijk
Het college en de burgemeester gebruiken voor alle informatie die zij aan de raad of de besloten informatiecommissie onder geheimhouding overleggen, altijd de term ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gebruikt.
Artikel 4 Gronden voor geheimhouding
Het college, de burgemeester, de informatiecommissie of de raad leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is (zo volgt uit art. 87 Gemeentewet), of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. Geheimhouding wordt opgelegd met vermelding in het besluit van:
Horizonbepaling: het college, de burgemeester, de informatiecommissie en de raad vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waaronder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden.
Artikel 5 Hoofddocument openbaar
Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.
Artikel 6 Herkenbaarheid geheime informatie
Iedere pagina met geheime informatie wordt door de burgemeester, het college, de informatiecommissie en de raad (elk voor zover zij geheimhouding opleggen) voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.
Artikel 7 Inzien raadsstukken door de raad
Geheime informatiecommissie- en raadsstukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie (en indien afkomstig van het college:, het college en de secretaris) na inlog in het raadsinformatiesysteem.
Hoofdstuk 3 – Informatie en besluitenlijsten van de collegevergadering
Artikel 8 Geheime besluitenlijst van het college
De besluitenlijst met geheime besluiten van collegevergaderingen is tot vier weken na publicatie via het raadsinformatiesysteem inzichtelijk voor raadsleden en burgerraadsleden na inlog in het raadsinformatiesysteem. Raadsleden respecteren de geheimhouding en doen geen mededeling over deze besluiten. Het respecteren van de geheimhouding betekent onder meer dat het opslaan, afdrukken of op andere wijze (mondeling) delen of vermenigvuldigen van de geheime besluitenlijst niet is toegestaan. De griffie draagt zorg voor het publiceren en verwijderen van de geheime besluitenlijst.
Artikel 9 Inzien informatie door de raad
Informatie van het college (veelal collegestukken) kan (gedeeltelijk) openbaar, onder embargo, niet openbaar op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid of geheim op grond van artikel 87 of 88 Gemeentewet zijn. Uit artikel 60 lid 3 Gemeentewet volgt dat collegebesluiten openbaar zijn, tenzij geheimhouding geldt of openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Het college wordt in dat geval eerst in de gelegenheid gesteld om te bepalen of het college de informatie alsnog onder geheimhouding wil delen met de raad. Wanneer dit het geval is wordt tijdens de eerstvolgende collegevergadering geheimhouding opgelegd, zoals beschreven in artikel 87 en 88, tweede lid, Gemeentewet.
Informatie die na het bepaalde in het vijfde lid niet openbaar is, worden volledig zichtbaar in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en is alleen na inlog in het raadsinformatiesysteem toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie, het college en de secretaris en de ambtelijke organisatie. Raadsleden respecteren de niet openbaarheid en doen geen mededeling over de niet openbare informatie.
Hoofdstuk 4 Vergaderen in beslotenheid door de gemeenteraad en informatiecommissie
Artikel 10 Openbare aankondiging en opening
Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud openbaar wordt. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.
Artikel 12 Opleggen van geheimhouding
Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad respectievelijk de informatiecommissie ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld”. Daarbij wordt ook benoemd welke grond(en) van artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is.
Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffie.
Hoofdstuk 5 Register en publicatie
De secretaris bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het college wordt gedaan. De griffie bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd dan wel waarbij informatie onder geheimhouding is verstrekt en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad of de informatiecommissie wordt gedaan. Daarnaast kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.
Artikel 16 Publicatie openbaar geworden stukken
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door het college of de burgemeester is aangenomen plaatst de secretaris het besluit alsnog op de besluitenlijst van de datum waarop het besluit is genomen. Onderliggende stukken worden voorafgaand aan verstrekking eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door de raad of de informatiecommissie is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende informatie openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit. Voordat de informatie voor een ieder openbaar wordt gemaakt, wordt deze eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.