| Organisatie | Aalsmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de raad van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van de Nota Reserves en Voorzieningen 2023 gemeente Aalsmeer |
| Citeertitel | Nota Reserves en Voorzieningen 2023 gemeente Aalsmeer |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
De voorgaande nota reserves, voorzieningen en risicobeleid 2020 wordt ingetrokken.
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-07-2023 | 01-01-2023 | Nieuwe regeling | 08-06-2023 | Z23-052577 |
De raad van de gemeente Aalsmeer;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 april 2023;
gezien het advies van de auditcommissie van 12 april 2023;
gezien het advies van de commissie Bestuur en Maatschappij van 25 mei 2023;
gelet op het bepaalde in de Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023;
Voor u ligt de Nota Reserves en Voorzieningen gemeente Aalsmeer 2023. Deze nota vervangt de eerdere nota die per 1 januari 2020 in werking is getreden.
Deze nota is geactualiseerd in het kader van de periodieke actualisatie van de financiële beleidsnota’s.
Het doel van deze nota is om het beleid vast te leggen ten aanzien van reserves en voorzieningen.
Daar waar hogere wet- en regelgeving van toepassing is wordt dat in deze nota niet herhaald. Wel is een link opgenomen naar de relevante artikelen.
De nota reserves en voorzieningen heeft een relatie met de Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023, de nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing gemeente Aalsmeer 2023, de Nota vaste activa gemeente Aalsmeer 2023 en Nota grondbeleid gemeente Aalsmeer 2020.
Artikel 1.1 Waarom een nota reserves en voorzieningen?
In artikel 212 van de Gemeentewet is bepaald dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
Eén van de onderwerpen waarvoor de raad de uitgangspunten moet vaststellen zijn de reserves en voorzieningen. Dat mag in de verordening waaraan artikel 212 refereert of in een aparte nota. In artikel 16 van de Financiële Verordening gemeente Aalsmeer 2023 is bepaald dat de gemeente een aparte nota reserves en voorzieningen heeft.
Artikel 1.2 Inhoud van de nota
In hoofdstuk 2 komt het wettelijk kader aan de orde: wat zijn reserves en voorzieningen en wat zijn de regels en bevoegdheden betreffende het instellen en opheffen van reserves en voorzieningen.
In hoofdstuk 3 en 4 zijn de beleidsuitgangspunten opgenomen.
Omdat omstandigheden voortdurend wijzigen moet ook het reserve- en voorzieningenbeleid regelmatig worden getoetst aan de omstandigheden. Om die reden wordt deze nota periodiek (circa iedere vier jaar, of zoveel eerder als daartoe aanleiding is) beoordeeld op actualiteit van de in de nota opgenomen regels.
Hoofdstuk 2 Wettelijk kader en definities reserves en voorzieningen
Artikel 2.1 Wettelijk kader reserves en voorzieningen
Het wettelijk kader ligt vast in de artikel 212 Gemeentewet, de daaruit voortvloeiende Financiële verordening gemeente Aalsmeer 2023, de BBV artikelen 43 t/m 45 en 49 en de notities materiële vaste activa (2019) van de commissie BBV.
Paragraaf 2.2 Definities reserves en voorzieningen
Reserves zijn vermogensbestanddelen die onderdeel uit maken van het eigen vermogen.
Er zijn twee soorten reserves, namelijk de algemene reserve en bestemmingsreserves.
De algemene reserve is het vermogen van de gemeente waaraan geen specifieke bestemming is gegeven. De algemene reserve wordt gevoed door overschotten van afgesloten jaren (resultaatbestemming) of andere toevoegingen.
De belangrijkste functie van de algemene reserve is het vormen van een buffer voor onvoorziene tegenvallers
Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door de raad een bepaalde bestemming, een doel, is gegeven. Het BBV stelt geen nadere regels die beperkingen oplegt aan het instellen van bestemmingsreserves.
Het instellen en opheffen van reserves maar ook het herbestemmen van reserves is een eigen keuze en bevoegdheid van de gemeenteraad.
Onttrekkingen en toevoegingen aan reserves moeten door de raad worden goedgekeurd en worden dus altijd via een raadsvoorstel en raadsbesluit aan de raad voorgelegd.
Een uitzondering hierop is als bij de instelling van de bestemmingsreserve door de raad is besloten dat het college wordt gemandateerd voor het doen van onttrekkingen aan de reserve die passen binnen het aangegeven bestedingsdoel van de betreffende bestemmingsreserve.
Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen van de gemeenten.
De gemeente mag namelijk niet vrij beschikken over de gelden, omdat die voor afdekking van specifieke en reële risico’s zijn aangewezen.
In de regelgeving is sprake van verschillende soorten voorzieningen:
Bijdragen van derden, niet van de overheid, met een specifiek bestedingsdoel, worden ook als voorziening opgenomen. De reden hiervan is dat dit geld niet vrij besteedbaar is door de gemeente. Het gaat hier om de egalisatievoorziening afvalstoffenheffing, rioolheffing en begraven.
Zodra een verplichting of risico zich voordoet waarvan de kosten redelijk zijn in te schatten moet een voorziening worden gevormd. Risico’s waarvan de kans klein is dat die zich voordoen of waarvan de omvang niet redelijkerwijs is in te schatten zijn onderdeel van het risicoprofiel van de gemeente en onderdeel van de benodigde weerstandscapaciteit van de gemeente (zie nota weerstandsvermogen en risicobeheersing). In onderstaand schema is dat samengevat.
In de volgende tabel zijn de belangrijkste verschillen tussen de reserves en voorzieningen opgenomen.
Hoofdstuk 3 Beleidsregels betreffende reserves
Artikel 3.1 Instellen van reserves
Bij het instellen van reserves worden de volgende criteria gehanteerd:
In het raadsvoorstel tot het instellen van de bestemmingsreserve wordt een toelichting gegeven op de hierboven onder c beschreven punten.
Artikel 3.1.a. Bijzondere bestemmingsreserves
Voorlopige winsten grondexploitaties
Doel van deze reserve is het reserveren van voorlopige winsten uit grondexploitaties tot het moment dat de grondexploitatie wordt afgesloten en de winst toegevoegd kan worden aan de algemene reserve.
Voor deze reserve gelden de volgende uitgangspunten:
Een specifieke bestemmingsreserve is de afschrijvingsreserve. Deze wordt gevormd ter dekking van afschrijvingslasten (zogenaamde afschrijvingsreserves). Het specifieke karakter van de afschrijvingsreserve schuilt in het feit dat voor investeringen ter dekking van de afschrijvingslasten een specifieke bestemmingsreserve kan worden ingesteld.
Doelstelling van het inzetten van de afschrijvingsreserve is om, al dan niet gehele, budgettaire neutraliteit te bereiken.
Dit wordt in principe alleen gedaan als het meerjarig begrotingssaldo onvoldoende is om de toekomstige afschrijvingslasten van de betreffende investering te dekken en als er voldoende ruimte is in de reserves. Hierbij dient ook het effect op het weerstandsvermogen en de schuldquote in de afweging meegenomen te worden.
Aalsmeer kent op dit moment drie afschrijvingsreserves: de bestemmingsreserve kapitaallasten UP groen, water en recreatie , bestemmingsreserve kapitaallasten verkeer en vervoer en bestemmingsreserve kapitaallasten gebouwen.
Reserve onderhoud/instandhouding onbebouwde buitenruimte
De reserve onderhoud/instandhouding onbebouwde buitenruimte is ingesteld om schommelingen en faseringen in de besteding van de beschikbare middelen voor het Meerjarenprojectplan Buitenruimte op te vangen. Er vindt een structurele dotatie plaats.
De jaarlijkse dotatie aan deze reserve is bedoeld voor onderhoud en investeringen in de buitenruimte voor alle disciplines, met uitzondering van vervanging van wegen en rioleringen. De dotatie wordt (theoretisch gezien) gebaseerd op of bijgesteld aan de hand van beleids- en beheerplannen per vakdiscipline.
In het MPP is onderscheid gemaakt in beheerbudgetten voor middelgroot/groot onderhoud en eenmalige investeringsprojecten, waarbij budgetten voor klein onderhoud uit het MPP verdwijnen en worden ondergebracht bij de kernorganisatie Aalsmeer of in een exploitatiebudget.
In het raadsvoorstel van 6 juli 2022 is toegelicht dat een volgende stap is de reserve buitenruimte kan worden omgevormd naar een voorziening onderhoud buitenruimte.
Artikel 3.1.c 4 Toekomstige verkoop is geen dekking
Voor de voeding van bestemmingsreserves mogen geen toekomstige inkomsten uit verkoop van gemeentelijke eigendommen worden ingezet. Dit om te voorkomen dat door veranderde omstandigheden de dekking uiteindelijk niet wordt gerealiseerd.
Artikel 3.1.e Terughoudendheid bij instellen reserves
Uitgangspunt is dat er terughoudend wordt omgegaan met het instellen van bestemmingsreserves. Dit om de reservepositie transparant en overzichtelijk te houden.
Artikel 3.2 Mutaties van reserves
Stortingen en onttrekkingen aan de reserve mogen gedurende het jaar plaatsvinden op basis van het betreffende doel van de reserve. Mutaties in de reserves moeten worden onderbouwd met een raadsbesluit, of een collegebesluit als het doen van uitnamen uit de reserve door de raad is gemandateerd aan het college. Mutaties in de reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via P&C documenten is goedgekeurd.
Conform artikel 2.18 van het Treasurystatuut is rentetoerekening aan reserves niet toegestaan.
Artikel 3.3 Heroverweging reserves
Tenminste één keer per jaar, bij de Kadernota wordt voor iedere reserve beoordeeld of er nog voldoende nut en noodzaak voor de bestemmingsreserve bestaat en of er mutaties nodig zijn. Een voorstel voor heroverweging van de reserve is onderdeel van de integrale besluitvorming bij de Kadernota.
Voorwaarden voor heroverweging
Als aan één van onderstaande voorwaarden wordt voldaan wordt overwogen of de reserve wordt gehandhaafd of niet.
Artikel 3.4 Wijzigen en opheffen van reserves
De raad kan te allen tijde via een raadsbesluit het doel of bestemming van een reserve wijzigen c.q. de reserve opheffen.
Dit met dien verstande dat als er eerder al verplichtingen zijn aangegaan ten laste van de reserve deze slechts kan worden gewijzigd c.q. opgeheven als er een andere dekking voor de eerder aangegane verplichtingen wordt aangegeven.
Bij het opheffen van een bestemmingsreserve komen de vrijvallende middelen door middel van resultaatbestemming ten gunste van de algemene reserve.
Hoofdstuk 4 Beleidsregels betreffende voorzieningen
Artikel 4.1 Vormen van voorzieningen
Het instellen van voorzieningen is feitelijk een raadsbevoegdheid. De raad heeft bij het vaststellen van voorzieningen echter weinig ruimte voor het maken van keuzen door het verplichtende karakter hiervan. Daarom besluit het college tot het instellen van voorzieningen. De raad autoriseert de betreffende lasten van de voorziening. Daarvoor gelden de normale budgetregels. Alleen het instellen van een onderhoudsvoorziening is een zelfstandige keuze van de raad.
Artikel 4.2 Egalisatie kosten groot onderhoud
Kosten voor groot onderhoud zijn op twee manieren te egaliseren.
Artikel 4.2.1 Egalisatievoorziening groot onderhoud
De kosten komen in het jaar van uitvoering direct ten laste van een vooraf gevormde voorziening. Deze voorziening dient aan de volgende eisen te voldoen;
Een egalisatievoorziening heeft de voorkeur, omdat er recent beheers/onderhoudsplan dient te zijn en de berekening van de toekomstige kosten jaarlijks wordt geactualiseerd. Verder kunnen de kosten direct ten laste van de voorziening worden geboekt.
Bestemmingsreserve egalisatie onderhoud
Als het door omstandigheden niet mogelijk is om een beheers/onderhoudsplan op te stellen en het bestuur toch de kosten over de verschillend jaren wil egaliseren is een bestemmingsreserve groot onderhoud een alternatief.
Voor het instellen van een bestemmingsreserve dient dan wel aan de beleidsregels van deze nota te worden voldaan zoals benoemd in hoofdstuk 3.
Paragraaf 4.3 Mutaties voorzieningen
Het college heeft bij voorzieningen de bevoegdheid tot het doen van uitgaven ten laste van de voorziening, maar legt hierover wel verantwoording af aan de raad via de documenten uit de P&C cyclus.
Mutaties in de toevoegingen moeten worden onderbouwd met een actuele berekening en recent beheers/onderhoudsplan en worden verwerkt in één van de P&C documenten.
Aan voorzieningen mag géén rente worden toegevoegd (zie artikel 45.BBV).
Artikel 4.3.3 Opheffen voorzieningen
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
Voorzieningen worden opgeheven na een besluit van het college, met uitzondering van de egalisatievoorzieningen onderhoudskosten. Dat moet via een raadsbesluit
Artikel 4.4 Wijzigen van het doel of de bestemming van de voorziening
Het doel van een voorziening kan niet wijzigen gegeven het verplichtende karakter en de strakke kaders vanuit wet- en regelgeving. Indien het doel niet meer bestaat of wijzigt wordt de voorziening opgeheven.
Artikel 4.5 Planning en control cyclus: voorzieningen
Via het in de P&C documenten opgenomen overzicht voorzieningen kan het verloop van de voorzieningen worden gevolgd.
Tenminste eenmaal per jaar bij het opmaken van de jaarrekening wordt beoordeeld of de voorzieningen gehandhaafd dienen te worden en qua omvang toereikend zijn of opgeheven kunnen worden.