| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Beleidsregels Inkoop en Aanbestedingen |
| Citeertitel | Beleidsregels Inkoop en Aanbestedingen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen.
--
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-04-2012 | 17-04-2014 | nieuwe regeling | 03-04-2012 Huis aan Huis; 18 april 2012 | -- | |
| 01-01-2011 | 19-04-2012 | nieuwe regeling | 01-03-2011 - | -- | |
| 26-01-2010 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 26-01-2010 - | -- | |
| 31-01-2008 | 22-01-2008 | 26-01-2010 | nieuwe regeling | 22-01-2008 Huis aan Huis; 30 januari 2008 | -- |
Beleidsregels inkoop en aanbesteding gemeente Leeuwarden
gelet op artikel 27 van de Financiële Verordening Leeuwarden 2010, ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet,
BESLUITEN:
vast te stellen: de volgende beleidsregels (protocol) van de gemeente Leeuwarden voor de inkoop en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken.
Doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:
dat de Gemeente Leeuwarden een integere en betrouwbare opdrachtgever is die aannemers, leveranciers of dienstverleners eerlijke en gelijke kansen biedt. Het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief.
het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving en het bij inkoop en aanbestedingen verplicht gebruiken van één of meer van de reglementen en voorwaarden die in artikel 3 zijn genoemd;
Artikel 1.2 is ook van toepassing op, na de vaststelling van deze instructies, gewijzigde reglementen en voorwaarden, als genoemd in artikel 3.
In dit besluit wordt verstaan onder:
Inkoop: alle opdrachten voor het verrichten van werken, leveringen en diensten van de gemeente aan derden, op grond van een overeenkomst, waarvoor de gemeente aan die derden een betaling moet verrichten. Hieronder is mede begrepen het bestellen c.q. afroepen op grond van een met een derde gesloten raamovereenkomst.
Aanbesteden: de uitnodiging aan aannemers, leveranciers of dienstverleners om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod voor de uitvoering van een opdracht.
Werk: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Voor het inkopen en aanbesteden geldt alle door het Rijk op dit gebied vastgestelde wet- en regelgeving, zoals:
De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen;
Bao: het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten ter uitvoering van de Europese richtlijn 2004/18/eg van het Europees parlement.
Voor het inkopen en aanbesteden worden een of meer van de volgende reglementen en/of voorwaarden gebruikt dan wel eventueel daarvoor na het inwerkingtreden van deze beleidsregels in de plaats komende nieuwe versies van die reglementen en/of voorwaarden:
Reglementen
ARW 2005: het aanbestedingsreglement werken.
Voorwaarden
Inkoopvoorwaarden Leeuwarden 2009: inkoopvoorwaarden van de Gemeente Leeuwarden (diensten en leveringen);
UAV 1989: Uniforme administratieve voorwaarden (werken);
UAV-TI 1992: Uniforme administratieve voorwaarden (Technische Installaties);
UAV-GC 2005: Basisovereenkomst met bijbehorende Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractsvormen voor bouwkundige werken;
De nieuwe regeling (DNR) 2011: regelt de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en architect, ingenieur en adviseur;
ARBIT: Algemene rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (versie 2010).
Voor het gebruik van de voorwaarden genoemd in artikel 3 geldt dat:
per opdracht de artikelen uit die voorwaarden die de aansprakelijkheid beperken specifiek worden beoordeeld en indien nodig worden aangepast;
er wordt overeengekomen dat geschillen worden afgehandeld volgens artikel 22 en 23 van de Inkoopvoorwaarden Leeuwarden 2009, met dien verstande dat geschillen in beginsel slechts door de competente Rechtbank worden beslecht. De tekst van deze artikelen wordt opgenomen in de af te sluiten overeenkomst.
Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de Europese aanbestedingsrichtlijnen te ontkomen.
De Gemeente Leeuwarden hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.
In dit artikel worden de door de gemeente meest gebruikte inkoop- en aanbestedingsvormen beschreven. Het is toegestaan de minder gebruikte aanbestedingsvormen beschreven in de reglementen en voorwaarden van artikel 3 te gebruiken.
Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf één aannemer, leverancier of dienstverlener uit. Er is geen sprake van concurrentie;
Offerteprocedure: inkopen/aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal door de gemeente zelf gekozen aannemers, leveranciers of dienstverleners die een offerte uitbrengen;
Nationaal openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging plaatst. Er is vrije concurrentie; deze vorm wordt bij werken gebruikt;
Europees aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging plaatst. Er is vrije concurrentie.
Bij alle door de gemeente te gebruiken aanbestedingsvormen geldt dat een digitale inkoop- c.q. aanbestedingsprocedure nadrukkelijk zal worden overwogen voor zover dat positieve effecten kan hebben op de toegang van potentiële gegadigden tot de aanbestedingsprocedure en/of dat kan leiden tot kostenbesparing voor de potentiële gegadigden of voor de gemeente.
De gemeente wordt gezien als één aanbestedende dienst. Zij zal de regelmatig terugkerende identieke / gelijksoortige (kleinere) opdrachten zoveel mogelijk bundelen en aanbesteden door raamovereenkomsten te sluiten met een looptijd van maximaal 4 jaar.
De te volgen aanbestedingsprocedure (zie artikel 13) wordt bepaald door het totaal van de geraamde kosten gedurende 4 jaar. Bij de aanbestedingen worden de in artikel 3 genoemde aanbestedingsreglementen gebruikt.
De gemeente wil hierin een voorbeeldfunctie vervullen. In programma’s van eisen en bestekken worden eisen op het gebied van milieu, duurzaamheid en arbeidsomstandigheden zoveel mogelijk betrokken.
Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij handelen zoals in de beleidsnota van de gemeente “In bytsje ynteger kin net” is vastgelegd. Ook van aannemers, leveranciers of dienstverleners wordt verwacht dat zij integer handelen.
Voor opdrachten onder de drempels voor openbare aanbesteding wordt, voor zover mogelijk en/of wenselijk, zulks ter beoordeling aan de gemeente, ook één of meer lokale aannemers, leveranciers of dienstverleners uitgenodigd om mee te dingen naar een opdracht. Aan dit artikel kunnen door het lokale bedrijfsleven geen rechten worden ontleend.
Bij het aanbesteden van een daarvoor geschikte opdracht, zulks ter beoordeling van de gemeente, kan een verplichting worden opgenomen om in het kader van de uitvoering van die opdracht werkzoekenden, en in het bijzonder langdurig werklozen en personen behorende tot de WSW-personenkring, aan te werven of opleidingsactiviteiten voor werklozen of jongeren te organiseren.
Deze verplichting wordt onder meer in de vorm van Social Return opgenomen in de betreffende aanbestedingsdocumenten en ook wordt dit in de met de wederpartij te sluiten overeenkomst vastgelegd. Ten aanzien van het toepassen van Social Return geldt het door B&W van Leeuwarden daartoe vastgestelde c.q. vast te stellen beleid en de daarin opgenomen criteria.
De inkoop en aanbestedingen van zowel dienstspecifieke als dienstoverschrijdende opdrachten, waaronder mede begrepen de gunning daarvan en het sluiten en ondertekenen van de overeenkomsten en overige stukken vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, dan wel een door het college aangewezen ge(vol)machtigde (lees: directeur) of onderge(vol)machtigde (lees: sectormanager of teamleider), zulks conform het vigerende mandaatstatuut van de gemeente Leeuwarden met de daarbij behorende mandaatoverzichten.
Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met inbreng van Centrale Inkoop en/of andere aanbestedingsdeskundigen en waar nodig externe expertise. Aan deze teams wordt geen bevoegdheid toegekend om besluiten te nemen tot inkoop en aanbesteding en het sluiten en ondertekenen van de overeenkomsten en overige stukken.
Bij het inkopen en aanbesteden wordt afhankelijk van het te besteden bedrag onderstaande werkwijze toegepast:
Voor Diensten en leveringen
| Werkwijze | Grensbedragen excl. BTW(totale contractsduur) | Bevoegdheid |
| Minimaal één prijsopgave | > 1.000 < 25.000 | Volgens mandaatstatuut |
| Minimaal 3 offertes aanvragen | > 25.000 < EU drempel (drempel is per 1-1-2012 € 200.0000 | Volgens mandaatstatuut |
| Europese aanbesteding | > EU drempel | Volgens mandaatstatuut |
Voor werken
| Werkwijze | Grensbedragen excl. BTW(totale contractsduur) | Bevoegdheid |
| Minimaal één prijsopgave | > 1.000 < 50.000 | Volgens mandaatstatuut |
| Minimaal 3 offertes aanvragen | > 50.000 < 1.000.000 | Volgens mandaatstatuut |
| Nationale Openbare aanbesteding | > 1.000.000 < EU drempel (drempel is op 1-1-2012 € 5.000.000) | Volgens mandaatstatuut |
| Europese aanbesteding | > EU drempel | Volgens mandaatstatuut |
Toelichting
De Gemeente Leeuwarden legt zichzelf bij aanbesteden van werken lagere drempels op waarboven een Nationale openbare aanbesteding plaats vindt. Als lagere drempel is genomen 20% van het Europese drempelbedrag, derhalve € 1.000.000,--. Bij leveringen en diensten geldt deze extra drempel niet.
In een aantal gevallen kan worden afgeweken van de in artikel 13 genoemde werkwijze. Deze gevallen worden expliciet benoemd en vooraf door de beslissingsbevoegde ter toetsing voorgelegd aan de dienstcontroller. Afwijkingen van de in artikel 13 genoemde werkwijze zijn:
in plaats van één prijsopgave vooraf geen prijsopgave op te vragen;
minder dan 3 offertes op te vragen;
(bij aanbesteding van een werk) in plaats van een nationale openbare aanbesteding alleen offertes aan te vragen.
Artikel 14 lid 1 is van toepassing in de volgende gevallen:
Onderhands en Nationaal openbaar aanbesteden
De te verwachten kosten wegen niet op tegen de te verwachten baten, of
Er is geen concurrentie te verwachten, of
Er zijn andere dringende redenen om van aanbesteding af te zien, voor zover deze dringende reden niet te wijten is (of kon worden voorzien door) aan de aanbestedende dienst en voor zover er door de wet geen andere mogelijkheid wordt geboden.
Europese aanbesteding
Bij Europese aanbestedingen zijn de afwijkingsgronden uit artikel 31 van het Bao van toepassing.
Toelichting
De gemeente Leeuwarden legt zichzelf bij aanbesteden van werken lagere drempels op waarboven een nationale openbare aanbesteding plaats vindt. Als lagere drempel is bepaald 20% van het Europese drempelbedrag, derhalve € 1.000.000,--. Bij aanbesteden van leveringen en diensten geldt deze extra drempel niet.
Het is verplicht om van elke inkoop van diensten en leveringen met een waarde van € 50.000,-- of meer en aanbestedingen van werken ter waarde van € 100.000,-- of meer een dossier bij te houden. In dit dossier zijn onder andere opgenomen de offerte aanvragen, offertes, correspondentie, een verslag van de beoordeling en indien van toepassing de motivatie voor afwijkingen van deze beleidsregels.
Opdrachtverlening vindt bij iedere inkoop c.q. aanbesteding uitsluitend schriftelijk plaats. De betreffende schriftelijke stukken worden op de reguliere binnen de gemeente geldende wijze gearchiveerd.
Iedere sector informeert Centrale Inkoop over de door de sector uit te voeren inkopen c.q. aanbestedingen met een waarde van € 50.000,-- (leveringen en diensten) en € 100.000,-- (werken). Hiertoe vult de betreffende sector –zo nodig met ondersteuning van Centrale Inkoop- een “Startformulier aanbesteden” in. Het format van dit formulier wordt via Centrale Inkoop beschikbaar gesteld.
Om jaarlijkse rapportage in een inkoopjaarverslag mogelijk te maken en met het oog op compliance, houdt elke sector een overzicht bij met de inkoop en aanbestedingen met offertes boven de hiervoor genoemde bedragen. Een dergelijk overzicht bevat informatie over:
wat is ingekocht;
hoeveel offertes er zijn aangevraagd;
het meedingen van lokale aannemers, leveranciers of dienstverleners;
het inschakelen van langdurig werklozen;
het gebruik van uitzonderingen op de “Beleidsregels Inkoop en aanbestedingen gemeente Leeuwarden” zoals genoemd in artikel 14;
De gunning en het te betalen bedrag.
De dienstcontrollers bewaken dat de inkopen en aanbestedingen binnen daarvoor geldende regelgeving en de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.
De dienstcontrollers toetsen daartoe achteraf en steekproefsgewijs c.q. laten daartoe achteraf en steekproefsgewijs toetsen of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.
Het resultaat van de toets wordt vastgelegd en in het kader van de rechtmatigheidscontrole beoordeeld door de accountant.
Ten aanzien van elke inkoop van diensten en leveringen met een waarde van € 50.000,-- of meer en aanbestedingen van werken ter waarde van € 100.000,-- of meer vindt vooraf een toets plaats betreffende het te volgen inkoop- c.q. aanbestedingstraject door middel van het in artikel 16 bedoelde Startdocument aanbesteden.
De mogelijkheid bestaat om inkoop- c.q. aanbestedingstrajecten in samenwerking met andere (publieke en/of private partijen uit te voeren. Dit kan zowel op ad-hoc basis of in het kader van een meer structurele samenwerking plaatsvinden. Deze beleidsregels zullen ook dan als richtsnoer dienen. Voor zover de samenwerking dat alsdan vereist kan worden afgeweken van deze beleidsregels, mits aan de doelstellingen als bedoeld in artikel 1 wordt voldaan.
Minimaal eens per vier jaar worden deze beleidsregels geëvalueerd.
Deze beleidsregels kunnen worden aangehaald als “Beleidsregels inkoop en aanbesteding gemeente Leeuwarden”.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerstvolgende dag na bekendmaking daarvan onder gelijktijdige intrekking van de beleidsregels “Inkoop en aanbestedingen” zoals door burgemeester en wethouders van Leeuwarden vastgesteld bij besluit van 1 maart 2011.
Leeuwarden, 3 april 2012
Burgemeester en wethouders voornoemd,