| Organisatie | Voorschoten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Vergunningen-, toezicht en handhavingsbeleidsplan WABO Voorschoten 2023- e.v |
| Citeertitel | Vergunningen-, toezicht en handhavingsbeleidsplan WABO Voorschoten 2023- e.v |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-06-2023 | nieuwe regeling | 05-04-2023 | Z/22/071194 |
Voor u ligt het beleidsplan Vergunningen, Toezicht en Handhaving 2022 – e.v Voorschoten. Dit beleidsplan geeft invulling aan de wettelijke plicht om een dergelijk beleidsplan op te stellen. Ook geeft het plan invulling van de wens om de uitvoering van preventief toezicht (vergunningverlening), het houden van repressief toezicht en het handhaven beter vorm te geven.
In de praktijk blijkt dat niet iedereen zich aan de regels houdt en dat het toetsen van plannen, toezicht en handhaving noodzakelijk zijn. Ook in onze gemeente vinden overtredingen plaats en worden veiligheidsvoorschriften in de bouw niet nageleefd. Bewust en onbewust worden de regels en voorschriften om verschillende redenen niet nageleefd. Hierdoor wordt afbreuk gedaan aan de veiligheid en de kwaliteit van onze fysieke leefomgeving. Bij de uitvoering van onze toezicht- en handhavingstaak staat de menselijke maat centraal. We praten met elkaar en handelen niet uitsluitend naar de letter, maar vooral ook naar de geest van de wet.
In dit beleidsplan zijn voornamelijk kaders opgenomen. Deze kaders verder worden uitgewerkt, in o.a. uitvoeringsprogramma’s. In dit plan worden de wettelijke kaders en de toelichting op een aantal keuzes beschreven die gemaakt zijn voor de uitvoering van het VTH-beleid.
Kort samengevat gaat het daarbij om de volgende de strategische keuzes:
Met dit beleid legt het college de basis voor de programmatische en integrale uitvoering van de wettelijke taken op het gebied van het omgevingsrecht. Het bevat een beschrijving van de VTH-taken en een prioritering op basis waarvan de mate van toetsing, toezicht en handhaving wordt bepaald. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan keuzes over op welk niveau vergunningaanvragen worden getoetst. Of op welke punten we controleren bij verschillende bouwprojecten en welke toezichts- en handhavingsmiddelen we inzetten.
Om ervoor te zorgen dat het beleid blijft aansluiten op de uitvoeringspraktijk, wordt gebruik gemaakt van de BIG-8 cyclus. Deze beleidscyclus wordt verderop in dit plan toegelicht. De komende jaren staat er belangrijke wetgeving op de rol die van invloed is op het VTH-beleid. Gedacht moet worden aan de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging (Wkb). De gevolgen van deze ontwikkelingen zijn voor de uitvoeringstaken nog niet volledig inzichtelijk, zodat aan dit beleidsplan geen einddatum is gesteld (doorgaans is de looptijd van een beleidsplan vier jaar).
In dit plan is het beleid voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving op het gebied van de fysieke leefomgeving vastgelegd.
Het is een wettelijke verplichting (artikel 7.2 van het Besluit omgevingsrecht, zie de bijlage) om VTH-beleid in een beleidsplan vast te leggen. Met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024 verwachten wij dat de uitgangspunten van dit plan niet voor de volledige gebruikelijke termijn van vier jaar houdbaar zullen zijn. Vandaar dat dit plan niet is voorzien van een einddatum.
Adequaat VTH-beleid is flexibel en speelt in op actuele behoeftes. Om dit te kunnen accommoderen, is een tweedeling gemaakt. In dit beleidsplan wordt het kader geschetst waarbinnen de VTH-activiteiten uitgevoerd worden.
De samenleving verandert steeds sneller. Voorschoten wil het VTH-beleid laten aansluiten bij de steeds veranderende wensen uit de samenleving en de politiek en die wensen ook in haar ambities laten terugkomen. Een grote hoeveelheid ambities betekent dat we ook kritisch moeten kijken naar de optimale inzet van de beschikbare middelen. Dit plan bevat daarom ook handvatten voor het bepalen van accenten bij de capaciteitsinzet.
In het coalitieakkoord heeft de gemeente Voorschoten de koers voor komende jaren uitgezet.
Voorschoten wil een bruisend dorp blijven met een groen karakter, met ruimte voor alle generaties. Daarbij staat zij voor grote uitdagingen. De samenleving vergrijst, steeds meer mensen doen een beroep op zorg en steeds minder kunnen jonge mensen zich een huis in Voorschoten veroorloven. We willen het leefklimaat verduurzamen en ons goed voorbereiden op de toekomst. De komende jaren komen in onze regio meer mensen wonen, vestigen zich meer bedrijven en zal de verkeersdruk toenemen. Deze groei en veranderingen moeten en kunnen we opvangen, zonder dat Voorschoten zijn dorpse en groene karakter verliest.
Een klantgerichte, professionele dienstverlening op het gebied van VTH levert aan het behalen van deze ambities een belangrijke bijdrage. Voorop staat echter dat beleid, gericht op het behalen van resultaten, slechts werkelijk effectief kan zijn wanneer ook burgers en bedrijven hun eigen verantwoordelijkheid erkennen en nemen voor het bereiken van een goede woon- en investerings-omgeving. In de aanloop naar de Omgevingswet, die van burgers en bedrijven een aanzienlijk grotere aanspreekbaarheid op eigen verantwoordelijkheid vraagt, zal het gesprek daarover vaker gevoerd gaan worden.
Uitgangspunten voor het VTH-beleid
Dit beleidsplan richt zich specifiek op de VTH-taken die voortvloeien uit het omgevingsrecht zoals dat nu in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en het Besluit omgevingrecht is vastgelegd en in 2023 in de Omgevingswet met de daarbij behorende Amvb’s en ministeriele regelingen en de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen
Voorschoten heeft haar milieutaken ondergebracht bij de Omgevingsdienst West Holland. Deze uitvoeringsorganisatie is daardoor verantwoordelijk voor vergunningverlening, toezicht en handhaving van milieuwetgeving. Beleid voor het milieudeel maakt daarom geen onderdeel uit van dit VTH-beleidsplan.
Ter definiëring van dit beleid wordt gebruik gemaakt van de termen vergunningverlening, toezicht en handhaving. In dat kader worden deze begrippen als volgt gedefinieerd.
In het omgevingsrecht wordt onder vergunningverlening verstaan het beoordelen en toetsen van vergunningaanvragen aan geldende wet- en regelgeving. Resultaat daarvan is een besluit, eventueel met voorwaarden en/of voorschriften, binnen de van toepassing zijnde proceduretijd. Belangrijk is dat men zich hierbij realiseert dat het vaak gaat om het toetsen aan landelijke regels, en dat afwijken daarvan lang niet altijd mogelijk is.
Onder toezicht verstaat men het uitvoeren van controles op de uitvoering van verleende vergunningen en het naar aanleiding van klachten of meldingen verzamelen van informatie en het beoordelen of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde voorschriften en eisen. Van toezicht kan een preventieve werking uitgaan: het resultaat van toezicht is dat voorschriften en regels, zonder inzet van verdere handhavingsmiddelen, worden nageleefd.
Toezicht omvat een breed scala aan activiteiten, niet zelden ook in een meedenkende en adviserende rol. Op deze wijze kan al in een vroeg stadium worden voorkomen dat een situatie ontstaat die in strijd is met enige regelgeving. Door middel van aansporing, overreding of een waarschuwing kan worden bereikt dat de voorschriften alsnog worden nageleefd. Als desondanks het gewenste effect niet wordt bereikt, kan worden overgegaan tot handhaving.
Bij handhaving wordt vaak gebruik gemaakt van de bestuursrechtelijke middelen die de gemeente, op grond van artikel 125 van de Gemeentewet, tot haar beschikking staan om de overtreding ongedaan te (laten) maken. De handhavingsmiddelen zijn het opleggen van een last onder dwangsom, het toepassen van bestuursdwang, het geheel of gedeeltelijk intrekken van een vergunning of ontheffing en, waar dit mogelijk is, het opleggen van een bestuurlijke boete. Niet altijd komt het in een handhavingstraject zover, omdat vaak na een waarschuwing de strijdige situatie al wordt opgeheven. Bestuursrechtelijke handhaving is, met uitzondering van de bestuurlijke boete, niet gericht op het straffen van de overtreder, maar op het opheffen van de strijdige situatie. Waar nodig kan met samenwerkingspartners echter besloten worden om, naast bestuursrechtelijk, ook strafrechtelijk op te treden.
Onze uitgangspunten voor het VTH-beleid zijn de volgende:
Kwaliteitsniveau: Het minimaal kwaliteitsniveau van de dienstverlening vertaalt zich in een adequaat kennis- en kundeniveau van het personeel. Voor de uitvoering van de vergunning- toezicht- en handhavingstaken zijn wettelijke kwaliteitseisen vastgelegd in de zogeheten Kwaliteitscriteria 2.1. Voorschoten kiest verder voor een klantgerichte benadering, waarbij een goede (digitale) dienstverlening en een snelle en zorgvuldige afhandeling van de vergunningaanvragen centraal staan. Onze burgers worden daarbij op een deskundige en vriendelijke wijze van informatie voorzien. Wij streven voortdurend naar verbetering van de dienstverlening aan onze burgers.
Er kan niet één specifiek resultaat worden aangewezen als een opmaat voor kwaliteit. Een snel besluit, waarover vervolgens jarenlang wordt geprocedeerd, voldoet uiteindelijk niet aan de gewenste kwaliteit. Als een besluit uiterst zorgvuldig is genomen, maar de besluitvorming ondertussen jarenlang heeft geduurd, draagt dit evenmin bij aan het bereiken van een goed evenwicht tussen kwaliteit en gewenste doorlooptijd. Wij zoeken hierin, binnen de juridische mogelijkheden, continu naar een evenwicht.
Handhaving: Overtredingen die niet beëindigd worden, worden met bestuursrechtelijke middelen aangepakt. Regels dienen een doel en moeten dan ook worden nageleefd. Een burger moet erop kunnen vertrouwen dat het de gemeente ernst is met een in gang gezet handhavingstraject en dat het beëindigen van de geconstateerde overtreding de inzet is. Ook dit valt onder rechtszekerheid. Daarbij hanteren wij als uitgangspunt dat in alle gevallen inzet op toezicht en handhaving op een redelijke en proportionele manier plaats moet vinden. Waar mogelijk hanteren we een maatwerkaanpak. Het algemeen belang versus privaat belang wordt zorgvuldig afgewogen in ieder proces.
Gedeelde verantwoordelijkheid: in het kader van ‘de nieuwe democratie’ willen we de eigen verantwoordelijkheid van burgers bij het oplossen van vraagstukken stimuleren. De initiatiefnemers van vergunningaanvragen zelf zijn daarbij verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak c.q. acceptatie van de voorgenomen plannen bij belanghebbenden, zoals buren. Uiteraard kan de gemeente hierbij desgewenst adviseren.
Ten slotte willen we onze ogen niet sluiten voor de sluipende juridificering van de samenleving. In toenemende mate wordt een beroep op de gemeente gedaan in de situaties van burenruzies. De daaruit voortkomende handhavingsverzoeken hebben een verzwaring van de taaklast tot gevolg. Het efficiënt inzetten van onze mensen en middelen voor het bereiken van de ambities van de gemeente dreigt hierdoor voor een deel in het gedrang te komen. Wij vragen van burgers en bedrijven dat zij zelf ook verantwoordelijkheid nemen om hun eigen problemen op te lossen.
Risico gestuurd werken: De aanpak van problemen en vraagstukken vindt risico gestuurd plaats. De inzet zal altijd gericht zijn op het waarborgen van de kwaliteit, de leefbaarheid en de veiligheid van de leefomgeving en deze, waar nodig, te verbeteren. De kern van het VTH-beleid is om de risico’s van niet-naleving van regels tot een minimum te beperken, gegeven de beperkte beschikbare middelen. En uiteraard met zo weinig mogelijk overlast voor burgers en bedrijven.
Om een effectieve, lerende organisatie te zijn, is het noodzakelijk regelmatig de gang van zaken tegen het licht te houden. Op deze wijze is het mogelijk te zien of beleid en uitvoering doelmatig en doeltreffend zijn. De beleidscyclus geeft de relatie tussen het maken van beleid en het evalueren ervan in de loop van de tijd weer. Dit is zichtbaar gemaakt in de Big-8 cyclus (zie figuur 1). De Big-8 cyclus maakt het proces van beleid maken, programmeren, uitvoeren en evalueren inzichtelijk tussen beleid en uitvoering. In dit hoofdstuk wordt op deze punten verder ingegaan.
Jaarlijks wordt een VTH-uitvoeringsprogramma gemaakt. De kaders voor de invulling van dit programma zijn het coalitieprogramma, dit beleidsplan, de begroting, de prioriteiten voor het betreffende jaar en de bevindingen m.b.t. het naleefgedrag.
Het uitvoeringsprogramma geeft:
Monitoring is het stelselmatig verzameling, bewerken en verstrekken van gegevens om na te gaan of het gevoerde beleid effect heeft en de gestelde doelen en taakstellingen worden gehaald. Om verantwoording te kunnen afleggen over de inspanningen en resultaten zijn verschillende gegevens nodig. Deze gegevens moeten periodiek opvraagbaar zijn voor zowel managementdoeleinden als voor periodieke verantwoording aan het bestuur. De gegevens verzameld door monitoring worden gebruikt als input voor de jaarlijkse beleidsevaluatie en het uitvoeringsprogramma.
Een goede verantwoording maakt het beoordelen van de efficiëntie en effectiviteit van het gevoerde beleid mogelijke en daarmee periodieke bijsturing. De beleidscyclus van Big-8 geeft aan dat jaarlijks een verantwoording van de uitvoering en een evaluatie van het beleid zelf wordt gemaakt. Deze verantwoording vindt plaats door middel van een evaluatieverslag VTH, waarin gerapporteerd wordt over de in het uitvoeringsprogramma geplande en uitgevoerde activiteiten.
Dit hoofdstuk geeft een beknopt overzicht van de verschillende wettelijke kaders waarmee het VTH-beleid te maken heeft. Daarnaast wordt ingegaan op de samenwerkingspartners zowel binnen als buiten de gemeente.
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
In de Wabo is opgenomen voor welke activiteiten een omgevingsvergunning vereist is. Na de aanvraag wordt een procedure doorlopen die doorgaans resulteert in een vergunning. Als de aanvraag meerdere activiteiten betreft, worden deze in één omgevingsvergunning geïntegreerd.
Bij de toetsing van de aanvraag, worden de wettelijke (indienings-)eisen uit de Wabo, het Besluit omgevingsrecht (Bor) en de ministeriële regeling omgevingsrecht (Mor) gehanteerd.
Er zijn twee vormen van toezicht op grond van de Wabo. Ten eerste is er toezicht op de uitvoering van verleende vergunningen, ontheffingen en meldingen. Daarnaast vindt toezicht plaats in de gebouwde omgeving. Als een niet-vergunde situatie wordt geconstateerd, kan tot handhaving worden overgegaan. Daarbij dient volgens vaste jurisprudentie een overtreder altijd in de gelegenheid worden gesteld om de situatie alsnog te legaliseren.
Interne en externe samenwerking
Om de VTH-taken te kunnen uitvoeren is samenwerking met partners binnen en buiten de gemeente noodzakelijk. Hieronder is een overzicht gegeven van de belangrijkste partners.
De Omgevingsdienst West Holland voert de taken op het gebied vergunningverlening en toezicht/handhaving met betrekking tot milieubeheer uit. De Omgevingsdienst is een Gemeenschappelijke Regeling waar Voorschoten deel van uitmaakt.
Hoewel de taken worden uitgevoerd door de Omgevingsdienst blijft de gemeente Voorschoten bevoegd gezag. Daarom wordt op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau intensief samengewerkt en vindt afstemming van werkzaamheden plaats.
Vergunningverlening, toezicht en handhaving spelen een belangrijke rol in de uitvoering van beleid. Het denken over deze taakvelden is daardoor een taak van alle beleidsafdelingen. Het dan ook goed om in alle beleidsnota's een handhavingsparagraaf op te nemen. Een dergelijke paragraaf maakt inzichtelijk dat ten tijde van de beleidsvorming nagedacht is over handhaving van het beleid en de verhouding van maatregelen ten opzichte van andere beleidsvelden.
In het uitvoeringsprogramma geeft het college de voorgenomen VTH- activiteiten weer voor het komende jaar.
Het uitvoeringsprogramma is voor het college een instrument om de doelstellingen voor het komende jaar vast te stellen en daarbij ook te bepalen welke capaciteit en financiële middelen hiervoor benodigd zijn. De prioritering uit het beleidsplan VTH vormt hierbij uiteraard de basis bij het plannen van deze activiteiten.
Het uitvoeringsprogramma dient op grond van artikel 7.3 van het Besluit omgevingsrecht (Bor) door het college te worden vastgesteld en ter kennisgeving aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) dient het uitvoeringsprogramma eveneens ter kennisgeving te worden voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland.
Als alle vergunningaanvragen 100% getoetst zouden worden, dan zijn daar bijna 11 Fte’s aan casemanagers en juristen voor nodig. Dat is echter niet noodzakelijk, omdat er verantwoord prioriteiten gesteld kunnen worden. Aan elke prioriteit is een niveau van toetsing verbonden. Aanvragen voor activiteiten met een hoge prioriteit worden diepgaander getoetst dan die met een lagere prioriteit. Hierdoor wordt de beschikbare toets capaciteit verantwoord ingezet. Om de prioriteiten te bepalen is een risico-afwegingsmodel gebruikt.
Niet alle activiteiten die vergunning- of melding plichtig zijn hebben dezelfde risico’s. Om inzicht te krijgen in de effecten in geval van een calamiteit bij een activiteit is aan de hand van zes criteria gekeken naar de impact en de omvang van de gevolgen wanneer er onverhoopt iets misloopt. De uitkomsten van deze weging en vergelijking worden in een risico-afwegingsmodel gerangschikt en leiden tot een prioritering voor toetsing. Dit betekent dat aanvragen voor activiteiten waarbij zowel de kans op en de impact en omvang van een calamiteit groot is, volledig worden getoetst. Daarentegen wordt bijvoorbeeld bij een fietsenschuurtje in de tuin van een woonhuis volstaan met een beperkte toetsing. Gekozen is om aan te sluiten bij het DBC-risico-afwegingsmodel dat door veel gemeenten wordt gebruikt.
Bij elke activiteit is gekeken welke maximaal denkbare calamiteit kan optreden bij een normale bedrijfsvoering. Aan de hand van zes criteria zijn de effecten van de calamiteit beoordeeld.
Er is niet alleen gekeken naar de impact en de omvang van de calamiteit. Ook is rekening gehouden met de kans op slecht naleefgedrag. Activiteiten waar de regels goed worden nageleefd krijgen een lagere prioriteit. Het resultaat is de onderstaande prioritering.
Aan elke prioriteit is een niveau van toetsing verbonden: aanvragen met hoge risico’s worden diepgaand getoetst, waar lagere risico’s zijn, meer globaal. Bij het inhoudelijk toetsen van aanvragen omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen van een bouwwerk, heeft de gemeente de vrijheid om zelf te bepalen op welke wijze dat wordt vormgegeven. Wettelijk gezien dient de aanvrager aannemelijk te maken dat het bouwen aan de regelgeving voldoet. Voor verschillende typen bouwwerken kan de gemeente zelf bepalen op welke wijze die aannemelijkheid wordt bepaald. Dit leidt tot verschillen in de diepgang van toetsing van verschillende plannen: soms heel gedetailleerd, andere keren globaal. Om hier meer inhoud aan te geven, werkt de gemeente Voorschoten met een vergunningenstrategie, waarin 3 prioriteitsniveau ’s worden onderscheiden:
Deze toets niveaus zijn terug te herleiden naar het Landelijk Toets protocol Bouwen.
Voor de benodigde capaciteit is gerekend met de volgende percentages van de behandeltijd bij de verschillende toetsniveau’s van de vergunningenstrategie:
Deze percentage zijn terug te herleiden naar het Landelijk Toets protocol Bouwen.
Dit geldt voor de werkzaamheden inhoudelijke toetsing en juridische ondersteuning. Daarnaast is gerekend met het gegeven dat 30% van de tijd van casemanagers en 30% van de tijd van juristen wordt besteed aan overige werkzaamheden niet zijnde vergunningverlening. (Werkzaamheden voor andere afdelingen, kwaliteitsverbetering, onvoorziene zaken etc.).
Het resultaat staat in onderstaande tabel afgezet tegen de beschikbare capaciteit.
Benodigde capaciteit (fte) Vergunningverlening huidige situatie
Om het verschil tussen de beschikbare en benodigde capaciteit op te vangen worden er in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s nadere keuzes gemaakt over de uit te voeren taken.
Als alle toezicht- en handhavingstaken voor 100% uitgevoerd zouden worden, dan zijn er meer dan 10 Fte’s aan bouwinspecteurs en handhavingsjuristen nodig. Dat is echter niet nodig, omdat er verantwoord prioriteiten gesteld kunnen worden. Om de prioriteiten te bepalen is net als bij vergunningverlening het DBC-risico-afwegingsmodel gebruikt
Bij elke activiteit is gekeken welke maximaal denkbare calamiteit kan optreden bij een normale bedrijfsvoering. Aan de hand van zes criteria zijn de effecten van de calamiteit beoordeeld.
Er is niet alleen gekeken naar de impact en de omvang van de calamiteit. Ook is rekening gehouden met de kans op slecht naleefgedrag. Activiteiten waar de regels goed worden nageleefd krijgen een lagere prioriteit. Het resultaat is de onderstaande prioritering.
Voorschoten hanteert een toezichtstrategie, waarin 3 prioriteitsniveau ‘s worden onderscheiden:
Aan elke prioriteit is een niveau van toezicht verbonden: zaken met hoge risico’s worden intensief gecontroleerd, waar minder risico’s zijn, wordt steekproefsgewijs gecontroleerd.
Voor de programmering is gerekend met de volgende percentages (van behandeltijd) bij de verschillende prioriteiten:
Voor de benodigde capaciteit is gerekend met de volgende percentages van de behandeltijd bij de verschillende toetsniveau’s van de vergunningenstrategie:
Deze percentage zijn terug te herleiden naar het Landelijk Toets protocol Bouwen.
Dit geldt voor de werkzaamheden toezicht en juridische ondersteuning. Daarnaast is gerekend met het gegeven dat 40% van de tijd van toezichthouders Wabo en 50% van de tijd van handhavingsjuristen wordt besteed aan overige werkzaamheden niet zijnde toezicht en handhaving. (Werkzaamheden voor andere afdelingen, kwaliteitsverbetering, onvoorziene zaken etc.).
Het resultaat staat in onderstaande tabel afgezet tegen de beschikbare capaciteit.
Om het verschil tussen de beschikbare en benodigde capaciteit op te vangen worden er in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s nader keuzes gemaakt over de uit te voeren taken.
5. Communicatie en voorlichting
Communicatie is voor de VTH-taken van groot belang. Door goede communicatie ontstaat er onder de burgers meer draagvlak voor VTH-beleid. Voor een goede communicatie zijn tal van middelen beschikbaar zoals balievoorlichting, de gemeentelijke website en overleg. Op de website worden burgers en ondernemers geïnformeerd over aanvraagprocedures, relevante wet- en regelgeving, handhaving en wordt de bereikbaarheid van de gemeente benoemd.
De communicatie is onderverdeeld in externe en interne communicatie. Externe communicatie is de communicatie met de burgers en beoogt het naleefgedrag te verhogen. Ook omvat dit de communicatie met de externe handhavingspartners. Wanneer deze communicatie goed verloopt, voorkomt dit onduidelijke situaties (bijvoorbeeld wanneer het gaat om de vraag wie bevoegd is handhavend op te treden). De interne communicatie vindt plaats binnen de gemeente en heeft tot doel de onderlinge samenwerking te verbeteren. In dit hoofdstuk worden beide vormen van communicatie nader toegelicht.
Goede communicatie is een belangrijke succesfactor in de nalevingsstrategie. Een goede inzet van communicatiemiddelen kan het naleefgedrag aanzienlijk verbeteren en is dus een belangrijke preventiestrategie. Pas als wet- en regelgeving bekend is, kan deze worden nageleefd. Daarbij is het van belang duidelijk te maken dat het bevoegd gezag actief handhaaft en waarom het actief handhaaft. Doelen en prioriteiten communiceert de gemeente hiertoe duidelijk richting de burgers. Als het handhavingsbeleid bekend is bij de burger en actief wordt uitgedragen, dan heeft dit positieve effecten op de naleving én hebben burgers meer duidelijkheid. Willekeur wordt tegengegaan en de gemeente is geloofwaardiger. Dit gebeurt bijvoorbeeld door publicatie van belangrijke beslissingen.
In hoofdstuk 3 en 4 van de Awb zijn een aantal communicatiemomenten opgenomen in de voorbereiding van een besluit. Belanghebbenden worden in dit voortraject de gelegenheid geboden om gehoord te worden. Om tot een zorgvuldige belangenafweging te komen, is het belangrijk dat het bevoegde gezag op de hoogte is van de betrokken belangen. De inspanning in het voortraject verdient zich vaak terug in latere fases van het proces. De kans op bezwaar en beroep is minder groot als belanghebbenden in het voortraject betrokken zijn. Het bevoegde bestuursorgaan kan de mogelijkheden duidelijk maken, zodat de burger door het besluit niet onnodig teleurgesteld is. Ook het bekendmaken van (het voornemen tot het nemen van) handhavingsbesluiten is belangrijk voor de communicatie. Hierdoor is de zorgvuldigheid van de belangenafweging gewaarborgd, en laat de gemeente bovendien zien dat het optreedt tegen ongewenst gedrag.
Buiten deze momenten zijn er een aantal gebeurtenissen te benoemen, waarbij communicatie bijdraagt aan het succes van het handhavingsbeleid. Hieronder zijn een aantal van deze momenten genoemd en wordt het communicatiemiddel besproken.
Vaststellen van het Vergunningen-, Toezicht- en Handhavingsbeleid
Beleid moet bekend zijn bij de burgers. Bij het vaststellen van het VTH-beleidsplan is communicatie onontbeerlijk. De bekendmaking vindt plaats via www.officielebekendmakingen.nl Daarnaast is het VTH-beleidsplan te allen tijde beschikbaar voor alle burgers. Dit gebeurt door plaatsing op de gemeentelijke website.
Vaststellen van het jaarprogramma
Elk jaar stelt het bevoegde gezag een jaarprogramma vast. Hierin zijn de doelstellingen en prioriteiten voor het komende jaar vastgelegd. Ook voor het jaarprogramma geldt dat communicatie na de vaststelling is vereist en de gemeentelijke internetpagina en de lokale bladen hiervoor een goed middel zijn. Lopende het jaar blijft het programma beschikbaar via de gemeentelijke website.
Vaststellen van het jaarverslag
Na afloop van het een jaar wordt een evaluatie opgesteld in de vorm van een jaarverslag. Dit verslag legt het college, overeenkomstig het Bor, voor aan de gemeenteraad. Net als het VTH-beleidsplan en het jaarprogramma, publiceert het college het jaarverslag op www.officielebekendmakingen.nl. Vervolgens is het jaarverslag te downloaden van de gemeentelijke website.
Uitvoeren van inspectie en toezicht
De toezichthouders voeren inspecties uit en houden toezicht. Tijdens deze controles hebben zij contact met de burger en kunnen zij wet- en regelgeving uitleggen en toelichten. Ook kunnen zij het handhavingsbeleid en het doel van de handhaving verduidelijken. De toezichthouder is een belangrijke schakel tussen overheid en burger en speelt een grote rol in de verbetering van het naleefgedrag. Ook de jurist heeft een belangrijke rol in de informatieverschaffing wanneer hij de burger te woord staat.
Communicatie met externe partners
De gemeente is niet het enige onderdeel van de handhavingsketen. Naast de gemeente zijn er ook andere bestuursorganen die handhavend kunnen optreden, zoals de politie, de brandweer, de waterschappen en de provincie. Hoewel ieder bestuursorgaan een eigen bevoegdheid heeft, kunnen deze bevoegdheden overlappen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een perceel op de grens (en dus op het grondgebied) ligt van twee gemeenten. Bovendien kan het zijn dat één object onder de bevoegdheid van meerdere organen valt. Afstemming tussen de handhavingspartners is dan noodzakelijk.
Verschillende vormen van communicatie zijn mogelijk en noodzakelijk. Ten eerste vindt er communicatie plaats over het uitvoeren van controles. De toezichthouders zijn de ogen en oren van de gemeente, maar hebben ook een signaalfunctie naar interne en externe partners toe. Wanneer zij een illegale situatie constateren die niet binnen hun bevoegdheid ligt, maar wel onderzocht dient te worden, moeten zij dit melden bij het bevoegde orgaan. Verschillende toezichthouders kunnen ook controleren met elkaar. Dit kan wanneer er duidelijke afspraken zijn tussen de betrokken handhavingspartners, bijvoorbeeld over wanneer een bepaalde branchegerichte controle plaatsvindt.
Communicatie vindt ook plaats in het vervolgtraject. De beslissingen die worden genomen op grond van de controles worden in ieder geval verzonden aan de handhavingspartners voor wie deze beslissing relevant is. Daarnaast vindt er overleg plaats wanneer bekend is dat een handhavingspartner over hetzelfde object een beslissing neemt om tegenstrijdige besluiten te voorkomen. Ten slotte kunnen de handhavingspartners kiezen om gezamenlijk een besluit te nemen. Dit is vooral van belang wanneer de controle gezamenlijk is uitgevoerd. Zo garandeert de overheid de eenheid in de besluitvorming.
Naast de externe communicatie is de interne communicatie erg belangrijk. Zonder een goede interne communicatie is de externe communicatie moeilijk vorm te geven. Interne communicatie is erop gericht dat de betrokken medewerkers op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden en dat zij, waar nodig, samenwerken.