Controleverordening Leeuwarden 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

tussentijdse raadsrapportage: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten,

met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.

Artikel 2. Doel, samenstelling en werkwijze auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie is een vertegenwoordiging van de gemeenteraad die namens de gemeenteraad toezicht houdt op de interne beheersing, de financiële verslaglegging en de accountantscontrole.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit 4 leden, waarvan 2 leden uit de coalitie en 2 leden uit de oppositie.

• 3.

  De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

• 4.

  De auditcommissie wordt ondersteund door de griffier, de concerncontroller, het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie en de senior adviseur audit en control.

Artikel 3. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant, op voordracht van de auditcommissie, geschiedt voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid om vier keer met de periode van een jaar te verlengen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de auditcommissie van de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De auditcommissie van de raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management letter en tussentijdse raadsrapportage;

• f.

  de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• g.

  de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de auditcommissie van de raad in het programma van eisen opnemen, dat de auditcommissie van de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  De auditcommissie van de raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 4. Werkzaamheden auditcommissie

• 1. Ieder jaar worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden afspraken gemaakt tussen accountant en auditcommissie over:

• a.

  Overlegmomenten, besprekingen en rapportages.

• b.

  Eventuele aandachtspunten bij de controle en opleiding en kennisvergroting van de auditcommissie.

• 2. Na afloop van de accountantscontrole vindt een evaluatie plaats in aanwezigheid van de accountant.

• 3. De auditcommissie is belast met de begeleiding van de rekenkamer en zorgt voor jaarlijkse afstemming en een evaluatiegesprek met de rekenkamer en de accountant. Zie verder ook hetgeen hierover in de verordening voor de rekenkamer is vastgelegd.

• 4. De auditcommissie adviseert over de vormgeving van het financiële beleid van de gemeente en de daarmee samenhangende specifieke financiële vraagstukken.

• 5. Tenslotte adviseert de auditcommissie over de ontwikkeling van de begrotingscyclus en de daarbij horende instrumenten en planning.

Artikel 5. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de auditcommissie van de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 6. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie van de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 7. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli van het jaar volgend op het boekjaar aan de raad.

• 5.

  Burgemeester en wethouders overleggen de tussentijdse raadsrapportage met een reactie vanuit burgemeester en wethouders binnen een redelijke termijn na ontvangst daarvan aan de raad.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte controle de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 8. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 9. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de auditcommissie van de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie van de raad.

• 5.

  Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats in de maand oktober.

• 6.

  Over de uitkomsten van deze interimcontrole wordt door de accountant een management letter uitgebracht aan burgemeester en wethouders, met daarin een compacte samenvatting met de belangrijkste uitkomsten, en een tussentijdse raadsrapportage aan de gemeenteraad.

• 7.

  De belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole worden besproken met de meest betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder.

Artikel 10. Intrekking oude regeling

De Controleverordening Leeuwarden 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening Leeuwarden 2023”.