Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Geertruidenberg

Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Geertruidenberg
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023
Citeertitel	Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	Financiën I Organisatie en Beleid
Externe bijlage	Aanwijzingsbesluit 2017

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-07-2023			nieuwe regeling	02-05-2023 gmb-2023-283858

Tekst van de regeling

Intitulé

Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023

Het college van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg;

Gelet op:

- het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet;

- de Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2022;

- de Organisatieregeling gemeente Geertruidenberg 2016;

- afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en het algemeen mandaatbesluit 2023 gemeente Geertruidenberg;

- de budgethoudersregeling 2014

Gehoord

- het directieteam van de gemeente Geertruidenberg als bedoeld in artikel 13 van de Organisatieregeling;

Overwegende dat;

- het college op 29 juli 2014 de Budgethoudersregeling gemeente Geertruidenberg 2014 heeft vastgesteld, welke op 1 augustus 2014 in werking is getreden;

- het college op 11 april 2017 het Aanwijzingsbesluit 2016 heeft vastgesteld, welke op 11 april 2017 in werking is getreden;

- het college op 19 december 2017 de aanvullende bepalingen vaststellen aanwijzingsbesluit 2016-2017 heeft vastgesteld, welke op 1 januari 2016 van toepassing zijn verklaard;

- er regelingen en notities zijn ingetrokken en nieuwe regelingen en notities in werking zijn getreden, waardoor de huidige budgethoudersregeling geactualiseerd dient te worden;

- het college minder uitvoerend bezig hoeft te zijn, waardoor de werklast van de bestuurders wordt verlicht;

- ten behoeve van het beheersen van de budgetten het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate budgetbeheersing;

- de deskundigheid van het ambtelijk apparaat zo optimaal kan worden benut.

- het gelet op de hierboven staande overwegingen wenselijk is een nieuw besluit te nemen voor de vastlegging van budgetverantwoordelijkheden ;

BESLUIT:

de Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023 vast te stellen.

Paragraaf 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Definities

Waar in dit besluit “hij” staat geschreven wordt ook “zij” bedoeld. In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

•
College: het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Geertruidenberg.
•
Burgemeester: de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg.
•
Directieteam: de algemeen directeur en de adjunct directeur vormen samen het directieteam, verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie (artikel 11 Organisatieregeling gemeente Geertruidenberg).
•
Applicatiebeheerder: medewerker die de verantwoordelijkheden van medewerkers vastlegt in het financiële systeem.
•
Algemeen directeur/hoofdbudgethouder: de algemeen directeur van de gemeente Geertruidenberg, zijnde de gemeentesecretaris, tevens voorzitter van het directieteam. De algemeen directeur is (eind)verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
•
Adjunct-directeur: de adjunct-directeur heeft binnen de door de gemeentesecretaris gegeven richtlijnen, en het geformuleerde en gevoerde beleid de zorg en verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering en integrale aansturing van de gemeentelijke organisatie (clustermanagers en programmamanagers)
•
Clustermanager: verantwoordelijke voor de aansturing van een cluster.
•
Programmamanager: degene die een programma (opgave) aanstuurt.
•
Medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn van de gemeente Geertruidenberg, anders dan bestuurders en leidinggevenden. Dit kunnen ook speciaal aangewezen functionarissen zijn voor de uitoefening van een taak. Deze laatste personen verkeren niet in een ondergeschikte positie tegenover de algemeen directeur, adjunct-directeur, clustermanager of medewerkers maar handelen in opdracht van de gemeente.
•
Cluster: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met verschillende teams en vast omschreven werkzaamheden. De verschillende clusters staan opgenomen in de organisatieregeling.
•
Begroting: de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie; ze wijst financiële middelen toe aan programma’s (opgaven) en autoriseert de besteding van die middelen. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is de begroting onderverdeeld in programma’s, paragrafen, overzicht baten en lasten, financiële positie en overzicht baten en lasten per taakveld.
•
Begrotingswijziging: betreft de verschuiving van (product) budgetten tussen programma’s. Deze worden door het college ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad.
•
Budget: Een door het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld productbudget voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgestelde programma (opgave) en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteit of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen.
•
Budgetbevoegdheid: volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens het college ingevolge artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet. De bevoegdheid van de aangewezen hoofdbudgethouder en budgethouders aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie ingevolge artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet middels artikel 13, 14 en 15 van deze regeling volmacht is verstrekt om namens het college te besluiten tot het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken en verstrekken van subsidie en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. De hoofdbudgethouder en de budgethouders zijn op grond van de Algemeen mandaatbesluit van Geertruidenberg, onderhavige Budgethoudersregeling en de aanwijzing als (hoofd)budgethouderschap bevoegd de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten. Zij hebben hiervoor geen aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig van het ter zake bevoegd bestuursorgaan.
•
Budgethouder: degene aan wie budgetbevoegdheid is verstrekt om ten laste van het aan hem toegekende budget/ investeringskrediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het (financieel) beheer van de toegekende budgetten.
•
Budgetbeheerder/Prestatieverklaarder: een door de hoofdbudgethouder aangewezen medewerker aan wie budgetbeheer is opgedragen.
•
Investeringskrediet: de middelen die door het raad beschikbaar zijn gesteld om uitgaven te doen met een meerjarig nut.
•
Leidinggevende: leidinggevende (Algemeen directeur, Adjunct directeur of clustermanager) van de budgetbehouder. Aan de leidinggevende dient eveneens verantwoording afgelegd te worden over de voortgang van het budget.
•
Opgave/programma: een samenhangend geheel van taken, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten, waaraan indicatoren gekoppeld zijn.
•
Programmabegroting: In de programmabegroting worden doelen, maatschappelijke effecten, producten en diensten per programma vastgelegd die we als gemeente leveren én de middelen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording(BBV) onderverdeeld in programma’s, paragrafen, overzicht baten en lasten, financiële positie en overzicht baten en lasten per taakveld.
•
Taakveld: een eenheid waarin de programma’s, conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn onderverdeeld.
•
Product: Een onderdeel van een taakveld uit de begroting op het niveau waarop het college stuurt.

Paragraaf 2. Vaststelling budget

Artikel 2. Vaststelling budget

Door vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Daarnaast kan door middel van een specifiek raadsbesluit met een begrotingswijziging budget worden toegekend.

Paragraaf 3. Aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders en budgetbeheerders

Artikel 3. Aanwijzing hoofdbudgethouder en vervanger

1.
De gemeentesecretaris / algemeen directeur is hoofdbudgethouder voor zover het niet de budgetten van de raad betreft. De algemeen directeur legt over deze budgetten verantwoording af aan het college.
2.
De adjunct-directeur is plaatsvervangend hoofdbudgethouder

Artikel 4. Aanwijzing budgethouders

1.
De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget de adjunct-directeur, clustermanager, projectleiders, programmamanager of een individuele medewerker als budgethouder aan te wijzen.
2.
De hoofdbudgethouder wijst een budgethouder aan ten behoeve van een investeringskrediet.
3.
De hoofdbudgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de leidinggevende.
4.
Bij de aanwijzing van een budgethouder of diens vervanger wordt gebruik gemaakt van het bijgevoegd format 1 Aanwijzingsbesluit budgethouder.
5.
De applicatiebeheerder verwerkt de aanwijzing van een budgetbehouder of diens vervanger in het financiële systeem.

Artikel 5. Aanwijzing budgetbeheerders (prestatieverklaarders)

1.
De hoofdbudgethouder is bevoegd één of meer budgetbeheerders aan te wijzen die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder het beheer voeren over een het budget.
2.
De Hoofdbudgethouder benoemt een vervangend budgetbeheerder die optreedt bij afwezigheid van de budgetbeheerder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgetbeheerder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de leidinggevende van de budgetbeheerder.
3.
De Hoofdbudgethouder maakt bij de aanwijzing van de budgetbeheerders gebruik van het bijgevoegd format 2 Aanwijzingsbesluit Budgetbeheerder.
4.
De applicatiebeheerder verwerkt de aanwijzing van een budgetbeheerder in het financieel systeem.
5.
De hoofdbudgethouder neemt bij de aanwijzing van een budgetbeheerder de volgende voorschriften in acht:
- a.
  De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt.
- b.
  Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te beoordelen prestatie leveren, kunnen niet worden aangewezen als budgetbeheerder voor de betreffende dienst en levering.

Artikel 6. Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg

1.
Van de budgethouders en budgetbeheerders wordt op functieniveau een overzicht gegenereerd waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. Dit overzicht wordt aangeduid met de titel: Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg.
2.
Het Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg wordt jaarlijks vastgesteld door het directieteam en na vaststelling door de applicatiebeheerder verwerkt in het financiële systeem.
3.
Het aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg vormt een onlosmakelijk onderdeel van deze budgethoudersregeling.

Paragraaf 4. Verantwoordelijkheden

Artikel 7. Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder

De Hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de programmabegroting, inclusief de wijzigingen gedurende het lopende boekjaar.

Artikel 8. Verantwoordelijkheden budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

1.
de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting waar hij op grond van artikel 4, eerste lid van deze regeling als budgethouder aangewezen is.
2.
Een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties waarvoor hij als budgetbehouder aangewezen is.
3.
Een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.
4.
Het beheersen van de risico’s van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.
5.
Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur

Artikel 9. Verantwoordelijkheden budgetbeheerder (prestatieverklaarder)

De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:

1.
Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur.
2.
Het onafhankelijk vaststellen dat de prestatie zoals vermeld op de factuur heeft plaatsgevonden; gelet op onder andere de vooraf afgesproken prijs, kwaliteit en kwantiteit. De controle vindt plaats op basis van het aangeleverde bewijsmateriaal.
3.
De prestatiebeoordeling moet vastgelegd worden in het financiële systeem.

Artikel 10. Grenzen aan budgetverantwoordelijkheid

1.
Een budgethouder kan nooit voor hetzelfde budget als budgetbeheerder aangemerkt worden en vice versa.
2.
De functie van budgethouder c.q. budgetbeheerder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur, kassier, de registrerende functie en applicatiebeheer van financiële systemen.

Paragraaf 5. Bevoegdheden (volmacht) en taken

Artikel 11. Randvoorwaarden

1.
De (hoofd) budgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomst (financiële verplichtingen) en het doen van uitgaven binnen zijn budget onder de volgende randvoorwaarden:
a.
(Meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat binnen de hiervoor vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;
b.
Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;
c.
Financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
•
Salarissen
•
Kapitaallasten
•
Stortingen in reserves en voorzieningen
•
Stelposten en onvoorzien
d.
Alle op grond van publiekrechtelijke regelingen benodigde vergunningen en goedkeuringen zijn verkregen;
e.
Er geen privaatrechtelijke belemmeringen zijn;
f.
In geval van subsidieverstrekking aan alle daarmee in verband staande voorwaarden is voldaan;
2.
Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten, tenzij tussen de betreffende uitgave en inkomst een direct causaal verband bestaat.
3.
Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan. Budgetverschuivingen kunnen alleen plaatsvinden wanneer de in de begroting vastgestelde doelstellingen en prestaties niet in het gedrang komen. Indien er sprake is van een dergelijke situatie dan geldt:
a.
De budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal verschuiven van budgetten binnen zijn producten (administratieve wijziging).
b.
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd tot het budgettair neutraal verschuiven van budgetten binnen eenzelfde programma.
c.
De gemeenteraad is bevoegd tot het verschuiven van budgetten tussen programma’s (begrotingswijziging).
4.
Bij het aangaan van een overeenkomst (verplichting) geldt te allen tijde het vier-ogen principe, waarbij de leidinggevende in het financiële systeem tekent voor akkoord
5.
Bij het goedkeuren van facturen geldt te allen tijde het vier-ogen principe, waarbij twee verschillende functionarissen (budgethouder en budgetbeheerder/prestatieverklaarder) in het financiële systeem tekenen voor akkoord.

Artikel 12. Handelen conform (lokale) regelgeving

De (hoofd) budgethouder of budgetbeheerder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

a.
De Financiële verordening gemeente Geertruidenberg;
b.
Het Algemene mandaatbesluit Geertruidenberg;
c.
Het Treasurystatuut;
d.
De Organisatieregeling gemeente Geertruidenberg;
e.
De Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Geertruidenberg.

Artikel 13. Bevoegdheden hoofdbudgethouder

De hoofdbudgethouder is onder de in artikel 11 gestelde randvoorwaarden bevoegd tot het aangaan, verlengen, buitenrechtelijk ontbinden en het opzeggen van een overeenkomsten (financiële verplichtingen en het doen van uitgaven) tot een maximumbedrag van €150.000 (totale opdrachtwaarde en exclusief BTW).

Artikel 14. Bevoegdheden budgethouder

De budgethouder is onder de in artikel 11 gestelde randvoorwaarden bevoegd tot het aangaan, verlengen, buitenrechtelijk ontbinden en het opzeggen van een overeenkomsten van (financiële verplichtingen en het doen van uitgaven) tot een maximumbedrag van € 100.000 (totale opdrachtwaarde en exclusief BTW) onder de artikel 11 gestelde randvoorwaarden.

Artikel 15. Taken (hoofd) budgethouder en budgetbeheerder

1.
De budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af aan hun leidinggevende, hun programmamanager, het directieteam en het college over de voortgang van de beleidsuitvoering (strategische doelstellingen en maatschappelijke effecten) en de realisatie van budgetten.
2.
De (hoofd) budgethouder levert tijdige de juiste en volledige gegevens aan het college voor de raad ten behoeve van de financiële producten.
3.
De (hoofd) budgethouder houdt zicht op de aangegane financiële verplichtingen en vorderingen om een optimaal inzicht te houden in de (onder) uitputting van de budgetten.
4.
Voor het aangaan van verplichtingen met een gezamenlijk factuurbedrag boven € 2.000 moet een verplichting aangemaakt worden in het financiële systeem.
5.
Het directieteam kan besluiten tot het wijzigen van de hoogte van het factuurbedrag waarvoor een verplichting aangemaakt moet worden.

Paragraaf 6. Slotbepalingen

Artikel 16. Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorzien, beslist het college van burgemeester en wethouders

Artikel 17. Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en overgangsbepaling

1.
De budgethoudersregeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2.
Tegelijkertijd wordt de oude regeling “Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2014" ingetrokken.
3.
Bij vaststelling van het Aanwijzingsbesluit door het directieteam wordt het door het college op 19 december 2017 vastgestelde aanwijzingsbesluit, ingetrokken.

Artikel 18. Citeertitel

Deze budgethoudersregeling wordt aangehaald als de “Budgethoudersregeling Geertruidenberg 2023”.

Geertruidenberg, 2 mei 2023

De loco-secretaris, De burgemeester,

N. Bovenhorst M. Witte

Toelichting Budgethoudersregeling gemeente Geertruidenberg 2023

Algemeen

In de Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2022 stellen we de kaders voor het financieel beleid. In artikel 18 van deze verordening verwoorden we spelregels zodat we voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording. In het mandaatbesluit worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling 2023 is een verdere uitwerking hiervan.

Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de programmabegroting of in een wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar stelt. Het college heeft als taak, binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten per programma, de door de raad vastgestelde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de in de begroting vastgestelde indicatoren. Het college stelt in de productenraming vast hoe de middelen, binnen het taal van de lasten en baten per programma, worden ingezet over de producten om de gewenste effecten te kunnen behalen. Het college kan de productenraming budgetneutraal binnen een programma wijzigen. De budgethouders zijn integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en beheersing van de kosten.

Met de Budgethoudersregeling heeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap, zoals het aangaan en vastleggen van verplichtingen, hoe om te gaan met mee- en tegenvallers, inhuur van derden, etc. In deze regeling is ook vastgelegd hoe budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.

De budgethouders moeten naast deze regeling rekening houden met alle overige regelingen betrekking hebbende op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen, de administratieve organisatie en specifieke beleidslijnen, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De budgethoudersregeling beoogt dus de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen binnen de gemeente Geertruidenberg. Deze budgethoudersregeling richt zich op de uitvoering van de programmaonderdelen en de daarbij behorende activiteiten en prestaties en heeft als doel het budgethouderschap duidelijk te regelen.

Deze regeling is niet allesomvattend. Het uitgangspunt is om kort en bondig de regels weer te geven. Zaken die daarvan een afgeleide zijn, worden in deze regeling niet uitgewerkt. We stellen bijvoorbeeld vast dat budgethouders moeten rapporteren, maar de manier waarop is niet in deze regeling opgenomen.

In deze budgethoudersregeling spelen verschillende partijen een rol. Hieronder worden zij kort toegelicht.

Wie	Bevoegdheid
Raad:	Stelt de programmabegroting vast
College:	Heeft toestemming om binnen de programmabegroting te handelen
	Is (politiek) verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de begroting en legt hierover verantwoording af aan de raad.
	Mandateert de algemeen directeur om het hoofdbudgethouderschap uit te oefenen.
Hoofdbudgethouder:	De algemeen directeur draagt budgetverantwoordelijkheid op aan de adjunct-directeur, clustermanagers, programmamanagers of individuele medewerkers
Budgethouder:	Heeft toestemming om binnen zijn productbudget te handelen
	De verantwoordelijkheid voor het budget blijft bij de budgethouder.
	Van de budgethouder wordt een actieve rol verwacht. Hij zorgt dat hij te allen tijde inzicht heeft in zijn budgetten en onderneemt tijdig actie indien gewenst.
Budgetbeheerder/ Prestatieverklaarder	Controleren dat prestatie conform factuur is geleverd, dat de juiste prijs is gehanteerd en vastleggen van prestatie in financieel systeem

Schematisch wordt hieronder samengevat tot welke bedragen medewerkers in de budgethoudersregeling bevoegd zijn.

Omschrijving	Wie	Bevoegd bedrag
hoofdbudgethouder	secretaris	< €150.000
budgethouder	adjunct-directeur	< €100.000
	clustermanager	< €100.000
	programmamanager	< €100.000
	medewerker	< €100.000

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de gehanteerde begrippen in deze verordening gelden de definities van de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), het Besluit begroting en verantwoording Provincies, Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincie en Gemeenten en de Organisatieregeling Geertruidenberg. Overige begrippen uit deze verordening zijn in dit artikel gedefinieerd.

College van burgemeester en wethouders

Het college voert, binnen het kader van de door de raad vastgestelde programmabegroting, het beleid uit. Het college heeft de bevoegdheid binnen de bedragen die per programma door de raad in de programmabegroting beschikbaar gesteld zijn, de productenraming vast te stellen. Het college kan gedurende het jaar de productenraming wijzigen. Als dit leidt tot een aanpassing van de programmabegroting, kan dit alleen als de raad ook de programmabegroting wijzigt.

Op grond van artikel 160, lid 1 onder d van de Gemeentewet is het college bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Dit betekent onder meer dat het college overeenkomsten kan sluiten, zoals bij het aankopen van grond, sluiten van een contract, verlenen van een opdracht tot onderzoek of aanschaffen van een product. Het college is om diezelfde reden ook bevoegd privaatrechtelijke tarieven vast te stellen. Het gaat hierbij om gemeentelijke diensten die niet op basis van een verordening worden geleverd.

Het college kan, in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling, bevoegdheden mandateren aan functionarissen in de organisatie. De verleende mandaten worden schriftelijk vastgelegd. Het college kan deze mandaten op elk moment intrekken. Omdat het hier een mandaat betreft, blijft het college ten opzichte van de

raad verantwoordelijk voor het gevoerde beleid, ook als (een deel van) de uitvoering ambtelijk heeft plaatsgevonden.

Burgemeester

Op grond van artikel 171 van de Gemeentewet heeft de burgemeester een bijzondere taak. Hij/zij is namelijk degene die de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt. Dat betekent dat de burgemeester degene is die overeenkomsten, offertes en contracten namens de gemeente mag ondertekenen. Anderen in de organisatie kunnen alleen tekenen als zij hiervoor een volmacht van de burgemeester hebben. In het kader van de mandaatregeling is degene die bevoegd is om namens het college een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten ook direct bevoegd deze namens de burgemeester te ondertekenen.

Artikel 2. Vaststelling budget

Het budgetrecht is de bevoegdheid van de raad om financiële middelen beschikbaar te stellen. Via raadsbesluiten machtigt de raad het college om uitgaven te doen en inkomsten te verwerven. Het budgetrecht is een belangrijk instrument om politieke invloed uit te oefenen. De raad kan sturen, door meer of minder geld aan een bepaald doel toe te wijzen. In de Gemeentewet (art 189 t/m 195) staat dat de raad erop moet toezien dat de begroting in evenwicht is, of dat dit evenwicht de eerstvolgende jaren wordt gerealiseerd. Het college moet de raad daarvoor een ontwerpbegroting aanbieden. De begroting wordt door de raad vastgesteld en kan tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar door de raad worden gewijzigd. In de financiële verordening kunnen raad en college aanvullende afspraken maken over de invulling van het budgetrecht van de raad.

Artikel 3 t/m 5 Aanwijzing hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder

De budgethoudersregeling voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in de lijn van de organisatie. Het college verleent op basis van deze regeling een volmacht aan de hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder tot het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Op basis van deze volmacht treden zij op als hoofdbudgethouder, budgethouder of budgetbeheerder voor de aan hen toegewezen budgetten in de begroting. De hoofdbudgethouder benoemd vervangende budgethouders en budgetbeheerder bij afwezigheid en de adjunct-directeur als vervangende hoofdbudgethouder.

Binnen de organisatie wordt gewerkt met projecten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op eenzelfde wijze vormgegeven als van reguliere budgetten.

Artikel 6 Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg, lid 1

Het DT stelt het aanwijzingsbesluit vast. Dit kan periodiek plaatvinden bij grotere aantallen wijzigingen. Tussentijdse wijzigingen en nieuwe aanwijzingen met betrekking tot budgetten/het budgethouderschap worden separaat vastgesteld middels de formats in bijlage 1 en 2. Veranderingen in personen (namen) wordt niet separaat vastgesteld. Veranderingen met grote impact, zoals wijzigingen in taken of bevoegdheden, worden wel tussentijds vastgesteld door het DT door middel van een geactualiseerd aanwijzingsbesluit.

Artikel 6 Aanwijzingsbesluit gemeente Geertruidenberg, lid 2

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de verwerking van het aanwijzingsbesluit in het financieel systeem. Ook tussentijdse wijzigingen, zoals het toevoegen van nieuwe medewerkers of het verwijderen van medewerkers die de organisatie verlaten, worden door de applicatiebeheerder verwerkt. Dit gebeurt op aanwijzing van de bevoegde hoofdbudgethouder. De budgethouder draagt zorg voor de aanlevering van de correcte informatie ten behoeve van de gegevensverwerking in het financieel systeem en is te allen tijde verantwoordelijk voor de juiste onderbouwing door middel van een DT- of collegebesluit.

Artikel 7 en 8 Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder en budgethouder

De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve inzet van aan hem/haar toegewezen middelen. Kernbegrippen zijn hierbij:

1.
sturen op maatschappelijk effect
2.
bedrijfsmatige aanpak
3.
kwaliteit van dienstverlening
4.
klantgerichtheid (intern en extern)
5.
integraal management

De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatige besteding. Dit betekent concreet het volgende:

1.
De (hoofd)budgethouder dient financiële handelingen te baseren op de geautoriseerde begroting(begrotingscriterium).
2.
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor naleving van voorwaarden in externe en interne wet- en regelgeving (voorwaardencriterium).
3.
De (hoofd)budgethouder dient door derden verstrekte gegevens te toetsen op juistheid en volledigheid(misbruikcriterium).
4.
De (hoofd)budgethouder toetst of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen(rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (oneigenlijk gebruikcriterium).
5.
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten (volledigheidscriterium).
6.
De (hoofd)budgethouder is ervoor verantwoordelijk dat er geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke eigendommen, conform het integriteitbeleid dat door het college is vastgesteld.
7.
De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor informatievoorziening zoals vermeld in artikel 15 van deze regeling.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder (prestatieverklaarder)

De budgetbeheerder is in zijn/haar budgetbeheer verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatige besteding hiervan. Dit betekent concreet het volgende:

1.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor juistheid van vastgestelde bedragen (calculatiecriterium).
2.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juistheid van het tijdstip van betalingen(valuteringscriterium).
3.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig verantwoorden van verplichtingen(valuteringscriterium).
4.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ontvangen leveringen(leveringscriterium).
5.
De budgetbeheerder zorgt dat financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en zorgt dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen(aanvaardbaarheidscriterium).
6.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het zichtbaar vastleggen van de gevoerde controles (in de financiële- en verplichtingenadministratie).

Artikel 10 Grenzen aan budgetverantwoordelijkheid, lid 1

Lid 1 van dit artikel borgt het vier-ogen principe en maakt het niet mogelijk om zowel budgethouder als budgetbeheerder te zijn van één budget. Wel is het mogelijk om van het een bepaald budget budgethouder te zijn en voor een ander budget aangewezen te worden als budgetbeheerder.

Artikel 10 Grenzen aan budgetverantwoordelijkheid, lid 3

Lid 3 van dit artikel sluit uit dat bepaalde medewerkers als budgethouder en budgetbeheerder aangemerkt kunnen worden.

Artikel 11 Randvoorwaarden, lid 5

In dit artikel worden de bevoegdheden van de (hoofd) budgethouder en budgetbeheerder met betrekking tot het aangaan van overeenkomsten en verschuiving van budgetten geregeld. Deze bevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die onder andere direct af te leiden zijn van het budgetrecht van de gemeenteraad en andere lokale regelgeving. Budgettair neutraal verschuiven betekent dat door het verschuiven niet meer of minder middelen worden ingezet.

Middels de artikelen XIII, XIV en XV verkrijgen de (hoofd)budgethouder en de budgetbeheerder van het college de volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (overeenkomsten).

Het sluiten van een overeenkomst, is een rechtshandeling die is gericht op een rechtsgevolg (bijvoorbeeld het creëren van rechten en plichten). Deze rechtsgevolgen kunnen een behoorlijke juridische en financiële consequenties met zich meebrengen. Daarom is deze bevoegdheid onderworpen aan de in deze artikel opgenomen beperkingen.

Niet alle kostensoorten komen voor verschuiving binnen een taakveld of kostenplaats in aanmerking. Uitgezonderd voor verschuivingen zijn de kostensoorten:

1.
Rente;
2.
Verrekening met reserves en voorzieningen;
3.
Kapitaallasten, rente en afschrijving;
4.
Doorbelasting kostenverdeelstaat;
5.
Interne verrekeningen.
6.
salarissen

Doelstelling van bovenstaande uitgezonderde kostensoorten is dat budgetten voor bijvoorbeeld kapitaallasten of doorbelastingen niet worden ingezet voor de inhuur van derden of de aanschaf van goederen of diensten.

Het college behoudt zich het recht voor om nadere uitzonderingen voor verschuivingen te benoemen indien dit wenselijk wordt geacht voor de bedrijfsvoering.

Artikel 12 Handelen conform lokale regelgeving

Dit artikel beschrijft de geldende wet- en regelgeving waaraan de (hoofd)budgethouder of budgetbeheerder in elk geval moet voldoen. Naast de budgethoudersregeling zijn er andere aanvullende interne regels waarmee rekening gehouden moet worden bij het aangaan van verplichtingen. De in dit artikel genoemde opsomming is indicatief en niet limitatief.

Voor wat betreft de Algemeen mandaatregeling dient expliciet rekening gehouden te worden met artikel 4 (grenzen aan mandaat) van de Algemeen mandaatregeling.

Artikel 13 t/m 14 Bevoegdheden hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder

Middels de artikelen 13 en 14 verkrijgen de (hoofd)budgethouder en de budgetbeheerder van het college de volmacht tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (overeenkomsten).

Deze artikelen beschrijven tot welk bedragen de (hoofd) budgethouder of budgetbewaarder overeenkomsten kunnen aangaan.

Artikel 15 Taken (hoofd) budgethouder en budgetbeheerder, lid 2 t/m 5

Dit artikel beschrijft de belangrijkste taken van de uitoefening van de verleende bevoegdheid. In het eerste lid benoemen we het verband met de Financiële verordening. Hierin staat omschreven dat de (hoofd) budgethouder verantwoordelijk is voor de bewaking en het beheer van de aan hem toegewezen budgetten. Het is de verantwoordelijkheid van de (hoofd) budgethouder om zicht te houden op de mogelijke (onder) uitputting van zijn budgetten en tijdige rapportage hiervan.

We maken voor elke financiële verplichting >€2.000 een verplichting aan in het financieel systeem. Dit zorgt voor een beter inzicht in de budgetten en daardoor een betere beheersing hiervan.

Artikel 16 slotbepaling

Het college van burgemeester en wethouders is te allen tijde bevoegd om te besluiten in gevallen waarin deze regeling niet voorziet.

Artikel 17 Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en overgangsrecht

Dit artikel beschrijft wanneer de budgethoudersregeling in werking treedt.

Artikel 18 Citeertitel

Dit artikel geeft de citeertitel aan.