Financiële verordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

• 1.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • •

    algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst;

  • •

    auditcommissie: de commissie van advies aan het algemeen bestuur;

  • •

    dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

  • •

    directeur: de directeur van de omgevingsdienst, tevens secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

  • •

    omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

  • •

    regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • •

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • •

    administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging voor de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle;

  • •

    afdeling: organisatorische eenheid binnen de omgevingsdienst die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft;

  • •

    doelmatigheid: het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

  • •

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden behaald;

  • •

    financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de omgevingsdienst;

  • •

    financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de omgevingsdienst, om te komen tot een goed inzicht in:

    • ○

      de financieel-economische positie;

    • ○

      het beheer van vermogenswaarden;

    • ○

      de uitvoering van de begroting;

    • ○

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • ○

      het afleggen van rekening en verantwoording;

  • •

    rechtmatigheid: ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de begroting en de geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur;

  • •

    weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Artikel 2. Programmabegroting en jaarstukken

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de indeling van de begroting vast met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• 2.

  Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting uiterlijk 12 weken voordat de begroting aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden ter vaststelling toe aan de gemeenteraden en provinciale staten;

• 3.

  De gemeenteraden en provinciale staten kunnen binnen een termijn van 12 weken na het verzenden van de ontwerpbegroting, hun zienswijze indienen;

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt uiterlijk 15 september voorafgaande aan het begrotingsjaar de begroting vast en zendt de begroting naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en naar de minister van Binnenlandse Zaken als financieel toezichthouder;

• 5.

  De begroting wordt per deelnemer nader geconcretiseerd in een werkprogramma. Het werkprogramma is een afgeleide van de begroting;

• 6.

  Het dagelijks bestuur biedt aan de gemeenteraden en provinciale staten uiterlijk 30 april de voorlopige jaarstukken aan, bestaande uit de jaarrekening en het jaarverslag over het afgelopen kalenderjaar;

• 7.

  Het algemeen bestuur onderzoekt de jaarstukken en stelt de definitieve jaarstukken vast, na advies van de auditcommissie;

• 8.

  Het dagelijks bestuur zendt de jaarstukken uiterlijk 15 juli aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en naar de minister van Binnenlandse Zaken als financieel toezichthouder.

Artikel 3. Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks uiterlijk 30 april aan de gemeenteraden en provinciale staten een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur neemt kennis van deze nota.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het dagelijks bestuur om de doelstellingen te realiseren en de diensten te verlenen;

• 2.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de uurtarieven voor de bijdragen van de (niet-)deelnemers en de baten en de lasten per programma;

• 3.

  Met het vaststellen van de begroting(swijzigingen) autoriseert het algemeen bestuur de investeringen opgenomen in het investeringsplan. Op verzoek legt het dagelijks bestuur op een later moment verantwoording af over specifieke investeringen.

• 4.

  De door het algemeen bestuur beschikbaar gestelde investeringskredieten blijven in de daaropvolgende jaren beschikbaar totdat het algemeen bestuur anders besluit.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van bestuursrapportages ten minste twee maal per jaar over de realisatie van, en de afwijkingen op de begroting;

• 2.

  De rapportages bevatten een uiteenzetting over de afwijking in de uitvoering en de bijstelling van het beleid, de bestuurlijke doelen en de daarmee samenhangende baten en lasten;

• 3.

  In de rapportages wordt ook aandacht besteed aan de geleverde declarabele uren en de realisatie van de werkprogramma’s;

• 4.

  De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 5.

  Indien nodig stelt het algemeen bestuur een begrotingswijziging vast voor voorstellen ter actualisering van de begrotingsbudgetten, investeringskredieten en voor de bijstelling van het beleid;

Artikel 6. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur ten minste:

  • a.

    een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd;

  • b.

    de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen;

  • c.

    het beschikbare weerstandsvermogen wordt gewaardeerd volgens de waarderingstabel van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR).

Artikel 7. Bedrijfsvoering paragraaf

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur ten minste:

  • a.

    aanvullende informatie over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording;

  • b.

    welke actie wordt ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa met een meerjarig economisch nut en waarvan de aanschafwaarde minus bijdragen van derden meer bedraagt dan €1.000 worden onder aftrek van die bijdragen geactiveerd;

• 2.

  Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals die jaarlijks in de begroting worden vastgelegd. Bij de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa wordt een bestendige gedragslijn gevolgd;

• 3.

  Bij de aanschaf van gebruiksgoederen wordt begonnen met afschrijven op het moment van ingebruikname.

Artikel 9. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de kaders en inrichting van de financieringsfunctie en zorgt voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen om de productramingen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het voldoen van de omgevingsdienst aan de eisen die worden gesteld aan deze functie vanuit wet- en regelgeving;

  • c.

    een door het algemeen bestuur tenminste eenmaal per vier jaar vast te stellen treasurystatuut waarin de kaders voor uitvoering en de bijbehorende limieten zijn opgenomen. Het dagelijks bestuur neemt in het treasurystatuut ten minste de regels op die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico, valutarisico, kredietrisico, relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het beleidskader voor reserves en voorzieningen wordt jaarlijks in de begroting vastgesteld. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de vorming, hoogte en besteding van de reserves en voorzieningen, waarbij een bestendige gedragslijn wordt gevolgd.

• 2.

  In de begroting en de jaarstukken geeft het bestuur de actuele stand van zaken aan.

Artikel 11. Andere financiële beleidsnota’s

Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp.

Artikel 12. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de balansposten en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over de indicatoren met betrekking tot de productie en dienstverlening;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan te ontlenen informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

• 1.

  Om aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording te kunnen voldoen draagt het dagelijks bestuur zorg voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van de administratieve organisatie en interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten met inachtneming van de geldende externe wet- en regelgeving;

  • g.

    het vaststellen van een beleidsnota voor het fiscale beleid;

• 2.

  Het dagelijks bestuur legt jaarlijks verantwoording af over de rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording en neemt deze – na inwerkingtreding van de betreffende wetswijzigingen - op in de jaarstukken.

Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het dagelijks bestuur zorgt voor een beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van diensten, regels en eigendommen.

Artikel 15. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de systematische interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 16. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast, waaronder de:

  • •

    gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

  • •

    toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarstukken;

  • •

    afzonderlijk te controleren deelverantwoordingen;

  • •

    inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • •

    eventuele uit te voeren tussentijdse controles;

  • •

    periode van benoeming van de accountant;

• 2.

  Het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor in samenspraak met de auditcommissie;

• 3.

  Het algemeen bestuur legt jaarlijks de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vast;

• 4.

  Alvorens de opdrachtbrief, als bedoeld in het derde lid, door het algemeen bestuur wordt vastgesteld, wordt de auditcommissie in de gelegenheid gesteld daarover advies uit te brengen.

Artikel 17. Informatieverstrekking

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarstukken conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende documenten, besluiten en administraties voor de accountant ter inzage liggen, dan wel toegankelijk zijn;

• 3.

  Bij de jaarstukken bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle bekende informatie is verstrekt die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant;

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op de jaarstukken wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 18. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het algemeen bestuur, na consultatie van het dagelijks bestuur;

• 2.

  Gedurende het uitvoeringsjaar voert de accountant een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit aan het dagelijks bestuur.

• 3.

  De controleverklaring en het rapport van bevindingen worden door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur op deze stukken te reageren;

• 4.

  De gecontroleerde jaarstukken, de controleverklaring, het rapport van bevindingen, de reactie van het dagelijks bestuur hierop en het advies van de auditcommissie, worden aan het algemeen bestuur ter beschikking gesteld.

Artikel 19. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is bekendgemaakt en werkt terug tot 1 januari 2022.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022.