Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- b.
college: het college van burgemeesters en wethouders;
- c.
controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
- d.
- e.
voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.
Artikel 2. Instelling, taken en bevoegdheden
- 1.
Er is een commissie, genaamd de auditcommissie, ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.
- 2.
De auditcommissie adviseert de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 3.
Onder de activiteiten als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
Het zijn van het eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
Afstemming van de voorgenomen controleaanpak door de accountant, inclusief de eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;
- d.
Afstemming van de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
Het voorbereiden van de selectie van de accountant in verband met de afloop van het contract met de accountant;
- g.
Afstemming over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamer of het college;
- h.
Het houden van toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, onderzoeken van het college dan wel eventuele andere beleidsevaluaties;
- i.
Het adviseren aan de raad over de genoemde taken;
- j.
Het uitvoeren van (extra) taken in opdracht van de raad.
- 4.
De auditcommissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus, het college of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3. Samenstelling en benoeming
- 1.
De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en maximaal zeven leden.
- 2.
De raad benoemt de leden van de auditcommissie. Bij voorkeur wordt een oneven aantal leden benoemd.
- 3.
Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.
- 4.
De auditcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter.
Artikel 4. Zittingsperiode
- 1.
De zittingsperiode van een lid van de auditcommissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad dan wel als commissielid.
- 2.
De raad kan een lid van de auditcommissie te allen tijde ontslaan.
- 3.
Indien door het vervallen van het lidmaatschap van een lid van de auditcommissie een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de invulling van de vacature.
Artikel 5. Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor:
- a.
het leiden van de vergaderingen,
- b.
het bewaken van de uitgangspunten van de auditcommissie, en
- c.
het bevorderen van heldere advisering over commissieaangelegenheden.
Artikel 6. Secretaris
- 1.
De griffier dan wel diens plaatsvervanger treedt op als secretaris van de auditcommissie. Hij kan voor inhoudelijke ondersteuning en bijstand, met tussenkomst van de gemeentesecretaris, een beroep doen op de ambtelijke organisatie.
- 2.
De secretaris van de auditcommissie ondersteunt de voorzitter bij zijn taken als bedoeld in artikel 5.
Artikel 7. Adviseurs
- 1.
De auditcommissie heeft vier adviseurs, te weten het lid van het college met de portefeuille financiën, de controller, de accountant en de griffier dan wel diens plaatsvervanger.
- 2.
De auditcommissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 8. Vergadering, quorum en verslaglegging
- 1.
De auditcommissie vergadert zo vaak de commissie dit nodig acht.
- 2.
De vergaderingen van de auditcommissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 3.
De besluiten en adviezen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 4.
De vergadering van de auditcommissie wordt niet geopend als niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Indien de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissie opnieuw een vergadering.
- 5.
De secretaris van de auditcommissie zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd, de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering, de agenda en de daarbij horende stukken.
- 6.
De adviseurs als bedoeld in artikel 7 worden voor de vergaderingen van de auditcommissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
- 7.
De secretaris van de auditcommissie maakt een beknopt verslag van de vergadering van de commissie. Het verslag wordt door de auditcommissie in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 8.
De verslagen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. De verslagen worden ter kennisgeving gebracht aan de raad en het college.
Artikel 9. Advies, geen stemmingen
- 1.
Gezien de adviesfunctie van de auditcommissie vinden er geen stemmingen plaats.
- 2.
In haar adviezen aan de raad streeft de auditcommissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daar (met redenen omkleed) melding van gemaakt.
Artikel 10. Informeren raad
- 1.
De auditcommissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting aan de raad.
Artikel 11. Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking oude verordening
- 1.
Deze verordening treedt een dag na bekenmaking in werking en werkt terug tot en met 15 juni 2023.
- 2.
Deze verordening kan aangehaald worden als: Verordening auditcommissie gemeente Nuenen c.a. 2023.
- 3.
De Verordening auditcommissie gemeente Nuenen 2020 en de Verordening commissie accountantscontrole worden, voor zover in werking getreden en niet reeds ingetrokken, ingetrokken.