3.1 Paragraaf 1. Voorbereiden
Artikel 8. Oproep en agenda
- 1.
Het presidium stelt de voorlopige agenda’s van de commissievergaderingen en de programma’s van de raadsinformatiebijeenkomsten vast.
- 2.
Een raadscommissie vergadert zo dikwijls het presidium het nodig oordeelt.
- 3.
De commissiegriffier zendt uit naam van de commissievoorzitter ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.
- 4.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
- 5.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het derde en vierde lid onder berusting van de griffier.
- 6.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
- 7.
Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslagingen voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke vergadering het onderwerp of het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 9. Beschikbaar stellen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal beschikbaar gesteld via de website van de gemeente.
- 2.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste onder berusting van de griffier.
Artikel 10. Openbare kennisgeving
De openbare aankondiging van de vergaderingen vindt plaats in een huis-aan-huisblad en op de internetsite van de gemeente met de vermelding van de agendapunten die behandeld worden. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Artikel 11. Vergadering
- 1.
De raadscommissies vergaderen in het openbaar tenzij de raadscommissie anders beslist en behoudens het bepaalde in het tweede lid.
- 2.
De voorzitter van een raadscommissie kan besluiten dat voor een bepaald agendapunt een besloten vergadering wordt gehouden, indien naar zijn/haar oordeel de belangen van één of meer daarbij betrokkenen of zeer wezenlijke gemeentebelangen door openbare behandeling zouden kunnen worden geschaad.
Artikel 12. Raadsinformatiebijeenkomst
- 1.
Er kunnen openbare raadsinformatiebijeenkomsten worden georganiseerd. De raadsinformatiebijeenkomst is bedoeld als instrument om:
- a.
Raadsleden en commissieleden de mogelijkheid te bieden om die informatie te verkrijgen welke noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;
- b.
Inwoners, organisaties en belanghebbenden de ruimte te bieden mee te praten over actuele thema’s ter voorbereiding op de bespreking in de commissievergadering en besluitvorming van de raad.
- 2.
Het presidium is bevoegd te bepalen wanneer en op welke wijze inwoners, organisaties en belanghebbenden deelnemen aan de raadsinformatiebijeenkomst.
- 3.
Het bijwonen van een raadsinformatiebijeenkomst komt niet in aanmerking voor een vergoeding zoals bedoeld in artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
3.2 Paragraaf 2. Ter vergadering
Artikel 13. Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen burgercommissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel 14. Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden vertegenwoordig is.
Artikel 15. Verslag
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor digitale verslagen en de lijsten van conclusies en toezeggingen van vergaderingen.
- 2.
De lijsten van conclusies en toezeggingen bevat in ieder geval:
- a.
De namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de woordvoerders, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
Een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
Een samenvatting van het advies aan de raad of van de zienswijze aan het college van burgemeester en wethouders;
- d.
- 3.
Digitale verslagen en lijsten van conclusies en toezeggingen worden zo spoedig mogelijk via de internetsite van de gemeente toegankelijk gemaakt.
Artikel 16. Advies; geen stemmingen
- 1.
Wanneer de commissievoorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Indien een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de commissieleden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
- 3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
- 4.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
- 5.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond. Bij het staken van de stemmen is het ordevoorstel verworpen.
Artikel 17. Spreektijd
Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.
Artikel 18. Deelname aan beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 19. Spreekrecht inwoners en belanghebbenden
- 1.
Inwoners en belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren over alle tot het werkterrein van de raadscommissie behorend onderwerpen.
- 2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
Over benoeming, keuze, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
Een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht.
- 3.
Een organisatie wordt door maximaal twee sprekers vertegenwoordigd.
- 4.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn/haar naam, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
- 5.
De commissievoorzitter bepaalt wanneer de spreker het woord kan voeren.
- 6.
De commissievoorzitter staat de deelnemers aan de vergadering toe aan sprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 7.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. In totaal kan per agendapunt gedurende maximaal 30 minuten worden ingesproken. Indien zich meer dan zes sprekers aandienen, wordt de spreektijd evenredig over hen verdeeld.
- 8.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
Artikel 20. Handhaving orde; schorsing
- 1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
- 2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen.
Artikel 26 van de wet is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 21. Beraadslaging
- 1.
Beraadslaging over elk aan de orde gesteld onderwerp vindt plaats in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Elke termijn eindigt nadat de voorzitter het onderwerp afsluit. Niemand voert in dezelfde termijn tweemaal het woord.
- 2.
In de eerste termijn wordt er per fractie een woordvoerder aangewezen die namens de fractie het woord voert. Interrupties in de eerste termijn worden niet toegestaan.
- 3.
Het stellen van een aanvullende vraag over een in behandeling zijnde onderwerp, zonder dat daarbij een toelichting wordt gegeven, wordt niet als het voeren van het woord in enige termijn aangemerkt.
3.3 Paragraaf 3. Besloten vergadering
Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op een besloten vergadering is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 23. Verslag besloten vergadering
- 1.
De concept lijst van conclusies en toezeggingen van besloten raadscommissievergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffie.
- 2.
De lijsten van conclusies en toezeggingen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de lijst van conclusies en toezeggingen.
- 3.
De vastgestelde lijsten van conclusies en toezeggingen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 24. Instelling geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 89 of omtrent de inhoud van de informatie en het verhandelde geheimhouding kan worden opgeheven. De voorzitter doet in voorkomende gevallen aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Behalve voor de […] informatie die voor deze besloten vergadering al geheim was, stel ik u voor de geheimhouding op wat in deze vergadering is behandeld, op te heffen”.
Artikel 25. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd
3.4 Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 26. Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring, of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te doen vertrekken.
- 4.
Het presidium is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel 27. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn/haar aanwijzingen.