| Organisatie | Waddinxveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2023 en 2024 van de gemeente Waddinxveen |
| Citeertitel | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2023 en 2024 van de gemeente Waddinxveen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-06-2023 | nieuwe regeling | 31-05-2023 |
Op grond van artikel 213, lid 2, Gemeentewet is de gemeenteraad (raad) verplicht een accountant aan te wijzen voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (artikel 213, lid 3 en 4, Gemeentewet).
De geldende overeenkomst voor de accountantscontrole heeft betrekking op de controle van de jaarrekeningen 2021 tot en met 2024. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van 4 jaar en kan niet stilzwijgend worden verlengd. Vanaf het boekjaar 2023 neemt het college van burgemeester en wethouders (college) een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het (financieel) rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Daardoor moet het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2021 – 2024 van de gemeente Waddinxveen’ worden aangepast voor de jaarrekeningen 2023 en 2024. Het controleprotocol voor de jaarrekeningen 2021 – 2024 komt met de inwerkingtreding van dit nieuw controleprotocol, vanaf de jaarrekening 2023 te vervallen.
Object van controle in dit protocol zijn dus de jaarrekeningen 2023 en 2024 en daarmee ook het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college.
Dit controleprotocol heeft als doel verdere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekeningen 2023 en 2024 van de gemeente Waddinxveen. De raad kan de accountant alleen verdere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. De minimumeisen kunnen dus worden verzwaard, maar niet worden verlicht.
Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn gelijktijdig met dit controleprotocol de Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 en de Controleverordening gemeente Waddinxveen 2023 geactualiseerd. Waar nodig zijn in dit controleprotocol verwijzingen opgenomen naar in deze verordeningen voor dit controleprotocol relevante regelgeving.
2.1 Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole
Zoals in artikel 213, lid 3, Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, vanaf de jaarrekening 2023, resulteren in een accountantsverklaring waarmee wordt aangegeven of:
Bij de accountantscontrole zullen de verdere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)), de stellige uitspraken van de Commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Commissie BBV) en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en onzekerheden en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
De definitie van de goedkeuringstolerantie is:
Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle.
Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen deze goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie hieronder aangegeven andere oordelen worden verstrekt door de accountant.
Voor de goedkeuringstoleranties worden de volgende wettelijke minimumeisen gesteld:
Als basis voor het berekenen van de goedkeuringstolerantie wordt uitgegaan van de werkelijke lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.
De definitie van de rapporteringstolerantie is:
Naast de goedkeuringstolerantie kennen we de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in het verslag van bevindingen, zoals genoemd in artikel 213, lid 2, Gemeentewet. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die dit bedrag overschrijden in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringstolerantie in kwantitatieve zin geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid gelijk of groter dan € 150.000 (niet gewijzigd) rapporteert. Het staat de accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.
2.5 Rol accountant en interne beheersing
Volgens artikel 5, lid 6, Controleverordening gemeente Waddinxveen 2023 maakt de accountant voor de accountantscontrole van de in de jaarrekening door het college opgenomen rechtmatigheidsverantwoording zo veel mogelijk gebruik van het door het college vastgestelde interne controleplan en de rapportages met bevindingen en aanbevelingen over de uitvoering van dit plan aan het college.
Volgens artikel 5, lid 7, Controleverordening gemeente Waddinxveen 2023 maakt de accountant in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden en de verbijzonderde interne controle hierop en bevordert door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Volgens artikel 7, lid 1, Controleverordening gemeente Waddinxveen 2023 wordt als de accountant bij de accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen vaststelt die het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring tot gevolg hebben, dit tijdig door de accountant schriftelijk aan de raad gemeld met een afschrift aan het college. Dit nadat het college de mogelijkheid heeft gekregen nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen.
3 Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf de jaarrekening 2023 moet het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. Deze verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt een college aan de raad zelfstandig verantwoording af over de naleving van onder andere geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Deze verantwoording is onderdeel van de accountantscontrole naar het ‘getrouw beeld’.
De afwijkingen in deze verantwoording hebben betrekking op fouten en onduidelijkheden. Een onduidelijkheid heeft hierbij een andere strekking dan het eerder genoemde begrip onzekerheid bij de accountantscontrole.
Een fout in de rechtmatigheidsverantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving niet is nageleefd. Een onduidelijkheid in de verantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving voor meerdere uitleg vatbaar is.
3.2 Verantwoordings- en rapportagegrenzen
De verantwoordings- en rapportagegrenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn vastgelegd in artikel 9 Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023.
Volgens lid 2 van dit artikel rapporteert het college in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aan de raad voor de boekjaren 2023 en 2024 over afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 2% van de werkelijke totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Vanaf 2025 is dit 1%.
Volgens lid 3 van dit artikel worden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening door het college alle geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) gelijk of groter dan € 150.000,- nader toegelicht. Dit inclusief, indien van toepassing, door het college genomen of nog te nemen beheersmaatregelen om de afwijkingen te voorkomen.
3.3 Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen”. Voor een nadere toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt verwezen naar de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV.
Voor de oordeelsvorming over het ‘getrouw beeld’ van de rechtmatigheidsverantwoording wordt door de accountant aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria:
Volgens artikel 11, lid 1, Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 is het begrotingscriterium een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de lasten en baten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatiebudgetten en investerings- en groot onderhoudskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten komen.
Voor de verdere uitwerking van dit criterium voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar artikel 11 Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023.
Volgens artikel 10, lid 1, Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 is het voorwaardencriterium het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Met het in artikel 10, lid 2, Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 genoemde normenkader voor de controle van de financiële rechtmatigheid wordt jaarlijks de reikwijdte van het voorwaardencriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt en geactualiseerd. Het college werkt dit normenkader uit in een toetsingskader voor de controle van de interne beheersing.
Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. De raad heeft bijvoorbeeld het vaststellen van het treasury statuut of inkoop- en aanbestedingsbeleid overgedragen aan het college. In die situatie worden deze collegebesluiten niet opgenomen in het normenkader, omdat het bevoegdheden zijn die de raad zelf heeft gedelegeerd. Uiteraard moet wel worden vastgesteld dat deze collegebesluiten zijn genomen door het college.
3.6. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Volgens artikel 12, lid 1, Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023 is het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, signaleren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
Voor de verdere uitwerking van dit criterium voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar artikel 12 Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2023.
In de rechtmatigheidsverantwoording door het college geconstateerde onduidelijkheden in raadsbesluiten c.q. verordeningen, zoals opgenomen in het bij onderdeel 2.4. genoemde normenkader, moeten door het college met een voorstel aan de raad zo spoedig mogelijk worden opgelost. Hiermee is de in onderdeel 5 van het vorige controleprotocol opgenomen hardheidsclausule vervallen, voor zover deze niet in raadsbesluiten c.q. verordeningen door de raad aan het college is gemandateerd.
5. Single information single audit (SiSa)
Met ingang van 2007 is het principe van Single information Single audit (SiSa) ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk. De SiSa verantwoordingen maken onderdeel uit van de door de accountant te controleren jaarrekening. Voor deze verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. De accountant stelt vast dat de besteding van specifieke uitkeringen conform deze voorwaarden plaatsvindt. Het betreft dus een specifieke rechtmatigheidscontrole. De accountant zal voorafgaand aan de controle van de jaarrekening – bij de voorbespreking – een lijst ontvangen met de door de gemeente Waddinxveen ontvangen specifieke uitkeringen, waarover de accountant bij haar controle een oordeel moet geven. Indien bij de controle materiële financiële onrechtmatigheden worden geconstateerd, worden deze ook in de rechtmatigheidscontrole meegenomen.
6. Rapportering door de accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt:
Ieder najaar in het verslagjaar wordt door de accountant een zogenaamde tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag, de zogenoemde managementletter, uitgebracht. Het verslag wordt uitgebracht aan het college. Het verslag wordt vertrouwelijk ter inzage gelegd voor de raad.
Zoals is vastgelegd in de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen (het accountantsverslag) bij de jaarrekening wordt door de accountant:
Het verslag van bevindingen wordt, voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening incl. accountantsverklaring in de raad, besproken in de auditcommissie. Voor de verdere uitwerking van dit proces wordt verwezen naar artikel 7 Controleverordening gemeente Waddinxveen 2023.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 2.3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht in/bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover van belang voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis.
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De accountantsverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze kan worden gebruikt bij de vaststelling van de door het college opgestelde jaarrekening en de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.