Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
Voor de betekenis van begrippen in deze regeling wordt aansluiting gezocht bij de betekenis van de begrippen zoals gedefinieerd in artikel 1 van het Algemeen bevoegdhedenbesluit 2023, waarbij onder budgethouder wordt verstaan de budgethouders als bedoeld in artikel 5 van het Algemeen bevoegdhedenbesluit 2023.
- a.
organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Nijkerk, met uitzondering van de griffie;
- b.
BBV-taakveld: betreft een taakveld zoals deze is omschreven in de IV3 behorende bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV);
- c.
besluit: een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;
- d.
budget: de financiële middelen die de raad beschikbaar heeft gesteld ten behoeve van de organisatie voor de realisering van de taken, programma’s, producten of voor de realisering van andere doelstellingen, resultaatafspraken en/of prestatieafspraken;
- e.
budgethouder: een door de gemeentesecretaris aangewezen medewerker, die binnen centraal vastgestelde kaders integraal verantwoordelijk is voor de realisatie van de budgetten die aan de budgethouder zijn toegewezen en daarbij bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven door de gemeente. In de budgetcyclus is de budgethouder verantwoordelijk om (proactief) verwachte onder- en overschrijdingen te melden en toe te lichten;
- f.
budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker, die verantwoordelijk is voor de beheersing van de toegewezen budgetten in de route van budgethouder;
- g.
burgemeester: de burgemeester van de gemeente Nijkerk;
- h.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk;
- i.
concerncontroller: de medewerker, die in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk, toeziet op en onafhankelijk adviseert over de effectieve en efficiënte inzet van middelen binnen de organisatie;
- j.
concernmanager: een lid van de directie dat leiding geeft aan één of meer taakvelden en naar de directie toe eindverantwoordelijk is daarvoor;
- k.
directie: de gemeentesecretaris en de concernmanagers gezamenlijk;
- l.
gemeente: de gemeente Nijkerk;
- m.
gemeentebestuur: het college, burgemeester en de gemeenteraad;
- n.
gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Nijkerk;
- o.
gemeentesecretaris: de functionaris als genoemd in de Gemeentewet (secretaris), hoofd van de ambtelijke organisatie;
- p.
griffie: de medewerkers (in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk) die zijn aangewezen door de gemeenteraad ter ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies;
- q.
medewerker: een persoon die een arbeidsovereenkomst heeft met de gemeente, een persoon die is ingehuurd om werkzaamheden voor de gemeente te verrichten of een andere persoon die is aangewezen om werkzaamheden voor de gemeente te verrichten;
- r.
raad: de gemeenteraad van de gemeente Nijkerk
- s.
taakveld: iedere clustering van organisatie-eenheden binnen de organisatie, waarvan aan het hoofd een concernmanager staat;
- t.
team: een, al dan niet binnen een taakveld vallende, organisatorisch eenheid binnen de organisatie, waarvan aan het hoofd een teamleider staat;
- u.
teamleider: een medewerker die, in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk, belast is met het geven van dagelijkse en functionele leiding aan een of meer teams;
Hoofdstuk 2. Budgethoudersregeling
Artikel 2. Budgethouders
- 2.1
De gemeentesecretaris is binnen de organisatie de eindverantwoordelijke voor de budgetten, hetgeen onder meer inhoudt dat de gemeentesecretaris naar het college toe verantwoordelijk is:
- a.
voor de realisering van de aan de budget gekoppelde taken, programma’s, producten, doelstellingen, resultaatafspraken en/of prestatieafspraken, en;
- b.
voor het laten beheren, bewaken, verantwoorden, besteden en administreren van de betreffende budgetten.
- 2.2
De gemeentesecretaris kan ten behoeve van de budgethouders en medewerkers, regels, voorwaarden, werkwijzen en instructies geven en/of vaststellen met betrekking tot de wijze waarop de budgetten worden beheerd, bewaakt, uitgeoefend, verantwoord en geadministreerd.
Artikel 3. Aanwijzing algemeen budgethouder taakveld
- 3.1
De gemeentesecretaris kan concernmanagers als algemeen budgethouder van een taakveld aanwijzen, ieder voor zover het gaat om budgetten die aan de teams zijn toegekend die vallen onder het taakveld waaraan de concernmanager strategische leiding geeft.
- 3.2
Een concernmanager, die algemeen budgethouder is, is naar de gemeentesecretaris toe verantwoordelijk voor de budgetten binnen zijn taakveld, hetgeen onder meer inhoudt dat een concernmanager naar de gemeentesecretaris toe verantwoordelijk is:
- a.
voor de realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde taken, programma’s, producten, doelstellingen, resultaatafspraken en/of prestatieafspraken, en
- b.
voor het beheren, bewaken, verantwoorden, besteding en administreren van de betreffende budgetten.
Artikel 4. Aanwijzing budgethouder en budgetbeheerders
- 4.1
De gemeentesecretaris kan budgetten toekennen aan teams, waarbij de teamleider van het betreffende team de budgethouder is.
- 4.2
De budgethouder is, binnen het betreffende team, verantwoordelijk naar de concernmanager toe onder wiens strategische leiding de teammanager valt, hetgeen onder meer inhoudt de verantwoordelijkheid:
- c.
voor de realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde taken, programma’s, producten, doelstellingen, resultaatafspraken en/of prestatieafspraken, en
- d.
voor het beheren, bewaken, verantwoorden, besteding en administreren van de betreffende budgetten.
- 4.3
Een budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen:
- a.
zulks mits de budgetbeheerder medewerkers betreffen die lid zijn van het team dat onder de dagelijkse en functionele leiding valt van de betreffende teamleider, en
- b.
zulks onverminderd de eindverantwoordelijkheid als teambudgethouder naar de concernmanager toe.
- 4.4
De aanwijzing van de budgetbeheerders, gebeurt met inachtneming van de nader door de gemeentesecretaris te bepalen voorwaarden en/of te geven instructies.
- 4.5
De gemeentesecretaris kan in afwijking van artikel 4.3 een budgetbeheerder vanuit een ander team, aanwijzen als budgetbeheerder.
Artikel 5. Aanwijzing overige budgethouders
- 5.1
De gemeentesecretaris kan ook andere medewerkers dan de concernmanagers en teamleiders als budgethouders aanwijzen.
- 5.2
De budgethouders, als bedoeld in het voorgaande lid, zijn naar de gemeentesecretaris toe verantwoordelijk voor de betreffende budgetten, hetgeen onder meer inhoudt de verantwoordelijkheid:
- a.
voor de realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde taken, programma’s, BBV-taakvelden, doelstellingen, resultaatafspraken en/of prestatieafspraken, en
- b.
voor het beheren, bewaken, verantwoorden, besteding en administreren van de betreffende budgetten.
Artikel 6. Spelregel aanwijzing van budget en vervanging
- 6.1
De gemeentesecretaris wijst per grootboeknummer/kostensoort of investeringskrediet één budgethouder aan.
- 6.2
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Per grootboeknummer/kostensoort of investeringskrediet kan slechts één budgethouder verantwoordelijk zijn.
- 6.3
De budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen.
- 6.4
Er kan maar één budgetbeheerder per grootboeknummer/kostensoort combinatie worden aangewezen.
- 6.5
De budgethouder kan een andere budgethouder aanwijzen als vervanger tijdens zijn afwezigheid.
- 6.6
De financiële afdeling houdt een register bij van de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders en verwerkt deze aanwijzing in de financiële administratie.
Artikel 7. Verantwoordelijkheden
- 7.1
De budgethouder legt integraal verantwoording af over zijn budget aan de directie en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bijdragen (van zijn team) aan de voorbereiding van de begroting, de Kadernota, de jaarstukken en de tussentijdse rapportages. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt de directie onmiddellijk geïnformeerd. In de budgetcyclus is de budgethouder verantwoordelijk om (proactief) verwachte onder- en overschrijdingen te melden en toe te lichten.
- 7.2
De griffier legt integraal verantwoording af over zijn budget aan de raad.
- 7.3
De budgetbeheerder legt verantwoording af aan de budgethouder die hen heeft aangewezen. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt de budgethouder onmiddellijk geïnformeerd.
- 7.4
Op de inhoud en frequentie van de in dit artikel bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing.
Artikel 8. Bevoegdheden en verplichtingen
- 8.1
De budgethouder en de budgetbeheerder zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven ten laste van de aan hen toegewezen budgetten onder de volgende randvoorwaarden:
- a.
financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat is vastgesteld dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- b.
financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden.
- c.
financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- •
afschrijving activa en rente boekwaarde;
- •
stortingen in reserves en voorzieningen;
- •
stelposten en onvoorzien.
- 8.2
De ondertekening van overeenkomsten en/of opdrachten wordt geregeld in het Ondermandaat 2023 van de gemeente Nijkerk.
Artikel 9. budgetverschuivingen
- 9.1
Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:
- a.
De budgethouder kan binnen grootboeknummers (FCL’s) budgetten van de begroting verplaatsen. Hierbij geldt dat de aan de budgetten verbonden opdrachten wel gerealiseerd worden. Overheveling geldt niet voor de posten verzekeringen en belastingen, afschrijvingen activa en rente boekwaarde.
- b.
De directie is bevoegd om budget binnen een BBV-taakveld over grootboeknummer te verplaatsen. Hierbij is leidend dat door de verplaatsing nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden.
- c.
Het college is bevoegd om binnen een programma over een BBV-taakveld het budget van het ene grootboeknummer (FCL) naar het andere te verplaatsen. Hierbij is leidend dat door de verplaatsing nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden.
- d.
Het college is bevoegd om te beschikken over het budget voor onvoorziene uitgaven.
- e.
Er moet sprake zijn van een niet uitstelbare, onvermijdbare en onvoorzienbare activiteit. De teamleider (budgethouder) en budgetbeheerder kunnen daartoe voorstellen doen.
- f.
Voor het verplaatsen van budgetten over de programmagrenzen heen is een besluit van de raad nodig.
- 9.2
Voor het realiseren van nieuw beleid is altijd besluitvorming van de raad vereist.
Artikel 10. Over- en onderschrijdingen
- 10.1
Een budgethouder mag een budget of investeringskrediet met niet meer dan 1% van het budget met een minimum van € 5.000 en een maximum van € 45.000 overschrijden.
- 10.2
Als er sprake is van een te verwachte overschrijding onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet hij daarover rapporteren aan het college.
Artikel 11. Slotbepaling
- 11.1
Deze regeling wordt bekend gemaakt in het gemeenteblad en treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.
- 11.2
Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Budgethoudersregeling gemeente Nijkerk 2023’.