| Organisatie | Noordoostpolder |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Subsidiebeleid Noordoostpolder 2023 |
| Citeertitel | Subsidiebeleid Noordoostpolder 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-06-2023 | nieuwe regeling | 08-05-2023 |
Samenvatting: uitgangspunten subsidiebeleid
Subsidiebeleid gaat over de inzet van het ’instrument‘ subsidie door de gemeente. De gemeente kan hiermee vanuit een regiefunctie zijn beleid op verschillende vlakken door derden laten uitvoeren. Het subsidiebeleid geeft het kader en de uitgangspunten waarbinnen en waarmee de gemeente subsidies als instrument inzet.
De inzet van het instrument draagt bij aan het realiseren van onze doelen en het bereiken van gewenste maatschappelijke effecten. Wanneer we het instrument in zetten gaan we uit van de volgende principes:
Subsidies zijn zoals gezegd een instrument dat de gemeente kan inzetten om haar doelen te realiseren en waarmee maatschappelijke impact kan worden bewerkstelligd. Denk hierbij aan het stimuleren van initiatieven, die zonder subsidie niet van de grond komen, maar wel van belang zijn voor de identiteit van onze gemeente. Zoals het vertellen van “Het verhaal van de Polder”. Maar ook het stimuleren van een gezonde leefstijl onder inwoners. De inzet van het instrument is een bewuste keuze, waarin de uitgangspunten zijn:
Het verstrekken van publieke middelen vraagt om zorgvuldige afwegingen en een betrouwbaar proces. We zoeken hierbij naar een goede balans tussen een kwalitatief zorgvuldig aanvraag- en verantwoordingsproces en de administratieve lasten die dat met zich meebrengt. Hierbij hebben we oog voor de genoemde sturingsprincipes en het maatschappelijk effect. We richten processen daarbij zo veel als mogelijk transparant, laagdrempelig en digitaal in. De verantwoordelijkheden leggen we laag in de organisatie bij de direct betrokkenen. Dit betekent dat:
Naast afspraken over de sturing en het proces is enige regelgeving noodzakelijk voor een beheersbare uitvoering. Uiteraard in aansluiting op en met de voorgenoemde principes.
1.1 Aanleiding voor dit subsidiebeleidsplan
In 2017 is het huidige subsidiebeleidsplan opgesteld. Destijds naar aanleiding van;
De uitspraak van de gemeenteraad, bij de Strategische Agenda 2014-2017, dat het bestaande subsidiebeleid, zoals in 2009 opgenomen in de nota ’Bouwen beneden NAP‘, moest worden herijkt. Er was behoefte aan nieuwe uitgangspunten voor het subsidiebeleid en aan ontwikkeling van andere (nieuwe) bekostigingsvormen van gesubsidieerde instellingen en organisaties. De wens was om effectiever te kunnen sturen op doorontwikkeling van het aanbod, op samenhang en samenwerking tussen externe partners, en op keuzevrijheid voor inwoners die hulp nodig hebben. De noodzaak om het subsidiebeleid te herijken was vooral vanwege de veranderingen in het sociaal domein.
De wensen en uitkomsten zijn verwerkt in het subsidiebeleidsplan 2017 en zijn de basis voor de huidige uitvoeringspraktijk. In dit subsidiebeleidsplan wordt aangeraden het subsidiebeleid eens per beleidsperiode te evalueren en waar nodig te actualiseren. Voor u ligt het nieuwe subsidiebeleidsplan, voortvloeiend uit dat advies.
Het subsidiebeleid is geëvalueerd. Maatschappelijke partners, de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie zijn in algemene zin tevreden over het instrument subsidie en het huidige beleid. Er is slechts beperkte aanpassing c.q. verduidelijking nodig. Daarom is ervoor gekozen het fingerende subsidiebeleidsplan te actualiseren en waar nodig aan te passen en/of te verduidelijken.
1.2 Doel en plaats van dit subsidiebeleidsplan in relatie met andere documenten
Subsidiebeleid gaat over de inzet van het ’instrument‘ subsidie door de gemeente. De gemeente kan hiermee vanuit een regiefunctie zijn beleid op verschillende vlakken door derden laten uitvoeren.
Het subsidiebeleid geeft het kader en de uitgangspunten waarbinnen en waarmee de gemeente subsidies als instrument inzet. In het beleid leest u onder meer:
Inhoudelijke beleidsdoelen staan in afzonderlijke beleidsnota’s en notities die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Daarom is in het subsidiebeleid geen plaats ingeruimd voor beleidsinhoudelijke noties over wat wel of niet voor subsidie in aanmerking komt. Met subsidies sturen we op de uitvoering en realisatie van dit inhoudelijke beleid: op te behalen resultaten en maatschappelijke effecten.
Dit subsidiebeleidsplan is een herijking van en vervangt het subsidiebeleidsplan dat de gemeenteraad in 2017 vaststelde. Het subsidiebeleid heeft een meerjarig karakter waarbij het voor de hand ligt om te evalueren en zo nodig aan te passen als de situatie daarom vraagt. Een harde einddatum is daarom niet van meerwaarde. Het subsidiebeleid wordt voor onbepaalde tijd vastgesteld.
De nieuwe Algemene subsidieverordening 2023 betreft de juridische uitwerking van het subsidiebeleid zoals vastgelegd in het beleid en biedt de grondslag waarop organisaties en instellingen subsidie kunnen ontvangen. De nieuwe Algemene subsidieverordening vervangt de verordening die dateert uit 2017.
Het subsidiebeleid gaat zoals gezegd over de inzet van het ’instrument‘ subsidie door de gemeente. De gemeente kan hiermee vanuit een regiefunctie zijn beleid op verschillende vlakken door derden laten uitvoeren. De inzet van het instrument draagt bij aan het realiseren van onze doelen en het bereiken van gewenste maatschappelijke effecten. Wanneer we besluiten het instrument in te zetten gaan we uit van een drietal principes. Deze worden in dit hoofdstuk verder toegelicht.
2.1 Partnerschap en vertrouwen - We gaan uit van partnerschap en vertrouwen
De maatschappelijke organisaties in de Noordoostpolder zijn van groot belang voor de vitaliteit van de samenleving. Veel organisaties zijn sterk geworteld in Noordoostpolder of komen voort uit een particulier initiatief van inwoners die zich vaak belangeloos inzetten voor anderen of het maatschappelijk belang. Ze hebben geen aansporing van de overheid nodig. In de relatie tussen de gemeente en deze organisaties is partnerschap en vertrouwen op zijn plaats. Dat is ons vertrekpunt in de relatie met de gesubsidieerde organisaties.
2.2 Resultaat centraal - We sturen op betekenisvol resultaat
Bij de inzet van subsidies gaat het om wat er met de activiteit bereikt wordt. Wat is de meerwaarde voor de maatschappij of de gebruiker van de activiteit? Daarom is het subsidiebeleid gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten. Dit doen we door de gesubsidieerde organisaties méér aan te spreken op te bereiken (en bereikte) resultaten en minder op de prestaties die men daarvoor levert. Die prestaties raken in de meeste gevallen namelijk niet de kern van het met subsidie te bereiken resultaat.
Bijvoorbeeld: Mantelzorgondersteuning, gegeven vanuit een gesubsidieerde welzijnsorganisatie, is gericht op het versterken van de mantelzorger. Het gewenste resultaat is dat mantelzorgers zich beter opgewassen voelen tegen hun vaak zware taak en dit dus kunnen blijven uitvoeren. Het aantal mantelzorgcontacten (prestatie) is wel informatief om te weten, maar geeft geen informatie over het bereikte resultaat. De effectiviteit van die contacten is pas in beeld als we weten dat mantelzorgers zich ook echt beter toegerust voelen (resultaat).
Alleen waar dat nodig en zinvol is, blijven we ook sturen op prestaties. Het onderliggende beleid bepaalt of de resultaatsturing meer of minder op (telbare) prestaties is gericht. Er zijn ook beleidsterreinen waar prestatie en resultaat dichter bij elkaar liggen. Als het beleid beperkt is tot eenmalige gebeurtenissen, zoals bijvoorbeeld bij het verstrekken van restauratiesubsidie of subsidie voor eenmalige evenementen, dan is het voldoende om te weten hoeveel van dergelijke subsidies zijn verstrekt of voor hoeveel projecten of objecten (prestatiesturing).
De begrippen maatschappelijk effect, resultaat en prestatie worden nogal eens door elkaar gebruikt.
Daarom worden de 3 begrippen en hun onderlinge verschillen en samenhang hierna toegelicht.
Maatschappelijke effecten zijn de doelen die we willen bereiken, zoals minder eenzame ouderen, minder voortijdige schooluitval en dergelijke. Met de lange termijn en de onzekere causale relaties tussen de gesubsidieerde activiteit en het maatschappelijk effect is dit géén goede basis voor een subsidierelatie. Bij maatschappelijke effecten is er namelijk geen direct oorzakelijk verband tussen de inzet van een gesubsidieerde organisatie en dat effect. Essentieel is dat er overeenstemming is tussen de gemeente en de gesubsidieerde organisatie dat met de ondernomen activiteit én het resultaat ervan een bijdrage wordt geleverd aan het maatschappelijk effect.
Het benoemen van maatschappelijke effecten speelt vooral een rol bij strategische beleidsvorming. Het geeft richting aan het soort activiteiten waarvoor we een subsidie willen verstrekken. Dit zijn activiteiten die bijdragen aan het beoogde maatschappelijke effect. In het subsidiebeleid zijn effecten niet toerekenbaar en ook niet afrekenbaar aan de gesubsidieerde organisatie.
Met een resultaat wordt omschreven wat de activiteiten moeten opleveren voor de gebruikers. Een resultaat is altijd uitgedrukt in termen van ’het bereiken van…’. Veelal is het niet alleen de gesubsidieerde organisatie die bepalend is voor een resultaat, maar zijn er ook anderen of externe factoren die het resultaat beïnvloeden. Denk daarbij aan een thema als het verminderen van eenzaamheid, waarbij meer speelt dan alleen de inzet van éen partner. Het financieel afrekenen van de (niet) behaalde resultaten is minder eenvoudig dan het afrekenen van prestaties. Maar het verantwoorden van bereikte resultaten door de organisatie kan natuurlijk wel. Klantervaringsonderzoeken zijn daar een goed middel voor. Zo kunnen vanuit de (politiek) bestuurlijke invalshoek wel gevolgen worden verbonden aan het toerekenen van resultaten aan een gesubsidieerde relatie.
Dit is de activiteit die de gesubsidieerde organisatie onderneemt met het oog op een bepaald doel. Een prestatie wordt altijd uitgedrukt met een werkwoord dat duidt op ‘organiseren van…’. De prestatie kunnen we in een subsidierelatie afrekenen en toerekenen, zoals dat bij een inkooprelatie ook gebeurt Iets is wél of niét gedaan.
2.3 Sturing op maat - We hanteren passende sturing en toezicht
Het toezicht en de sturing worden afgestemd op het type organisatie, de omvang van de verstrekte subsidie en historisch behaalde resultaten. In Noordoostpolder is een verscheidenheid aan organisaties: vrijwilligersorganisaties, organisaties met professioneel kader, kleine, middelgrote en grote organisaties. Sommige organisaties organiseren één activiteit, anderen doen dat jaarlijks of bieden een compleet arrangement aan activiteiten. Sommige organisaties zijn essentieel voor de realisatie van het beleid. Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden.
Afhankelijk van de hoogte van de subsidie en het gewicht van de te bereiken doelen verbindt de gemeente minder of juist meer voorwaarden aan de subsidieverstrekking en aan de financiële en inhoudelijke verantwoording. Bij organisaties zonder professioneel kader, die meestal ook lagere subsidiebedragen ontvangen, betekent dit dat de gemeente blijft uitgaan van ‘afstand bewaren’ en ‘houd het simpel’. Hieronder leggen we het verschil tussen vrijwilligers- en professionele organisaties uit.
Vrijwilligersorganisaties met geen of een beperkt professioneel kader krijgen veel ruimte. We leggen hen zo weinig mogelijk administratieve verplichtingen op. Onder een vrijwilligersorganisatie verstaan we een organisatie die aan de volgende drie criteria voldoet:
Ten opzichte van deze organisaties stelt de gemeente zich niet op als ‘opdrachtgever’, zoals hierna beschreven. Ook andere onderwerpen die gericht zijn op het opdrachtgeverschap en wat daar mee samenhangt zijn dus niet op deze organisaties van toepassing. Het gaat dan om 2.2 Resultaat centraal, 3.2 Inkoop, 3.3 subsidietender en 4.3 subsidievraagbrief.
Naar organisaties met een professioneel management en een aanzienlijk subsidiebudget stellen we ons op als ‘opdrachtgever’. Professionele organisaties zoals Carrefour, de Bibliotheek, het theater en diverse zorginstellingen spelen een cruciale rol in het uitvoeren van het gemeentelijk beleid. Omgekeerd richten deze organisaties zich ook op het gemeentelijk beleid. Bij deze organisaties is een rol van de gemeente als opdrachtgever passend.
Opdrachtgeverschap is een term die vooral bij inkoop gehanteerd wordt, maar ook in subsidierelaties steeds gebruikelijker is. De gemeente bepaalt op grond van het inhoudelijk beleid welke resultaten zij verwacht van de organisatie, zowel kwantitatief als kwalitatief. De organisaties bepalen zelf op welke manier zij dat resultaat behalen. De gemeente stuurt dus niet op de aanpak en bedrijfsvoering. Ook in deze ‘opdrachtrelatie’ staan partnerschap en vertrouwen centraal. Een goede opdrachtgever luistert naar zijn professionele adviseurs en dat zijn deze organisaties ook.
Subsidie en inkoop in de vorm van overheidsopdrachten zijn sturingsinstrumenten die met name in het sociaal domein bij organisaties met professioneel kader beide mogelijk zijn. Alle gesubsidieerde of gecontracteerde organisaties zijn gehouden aan gangbare vereisten ten aanzien rechtmatig en doelmatig handelen.
Boven een bepaald bedrag moeten de Europese aanbestedingsregels gevolgd worden en wordt over inkoop en aanbesteding gesproken. Onder dat bedrag is sprake van een overheidsopdracht. Subsidie en overheidsopdrachten verschillen op tal van kenmerken van elkaar, maar in de praktijk lijken subsidies aan grote organisaties steeds meer op overheidsopdrachten en dus op inkoop. De (welzijns)organisaties werken aan gemeentelijke doelen, passen hun diensten aan als de gemeente dat van hen vraagt en krijgen daarvoor een kostendekkend subsidiebudget. Ze werken dus feitelijk in opdracht. In die situatie kan dus ook voor een overheidsopdracht gekozen worden.
Subsidies zijn zoals gezegd een instrument dat de gemeente kan inzetten om haar doelen te realiseren en waarmee maatschappelijke impact kan worden bewerkstelligd. Denk hierbij aan het stimuleren van initiatieven, die zonder subsidie niet van de grond komen, maar wel van belang zijn voor de identiteit van onze gemeente. Zoals het vertellen van “Het verhaal van de Polder”. Maar ook het stimuleren van een gezonde leefstijl onder inwoners. De inzet van het instrument is een bewuste keuze, waarbij we enkele uitgangspunten hanteren.
3.1 Subsidie - We kiezen voor subsidie vanwege partnerschap, vertrouwen en lokale verankering
We blijven kiezen voor subsidies als het dominante sturingsinstrument. De werkwijze rond subsidies sluit het best aan bij de aard van de activiteiten en beoogde resultaten in het sociaal domein, cultuur, sport, recreatie en andere meer ‘zachte’ beleidsonderwerpen. Subsidies passen het beste bij partnerschap en vertrouwen en de gewenste lokale verankering van de organisaties. Want het subsidieproces biedt meer ruimte voor gesprek en flexibiliteit in de uitvoering van een opdracht, voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer, dan een inkoopproces. De gewenste zakelijkheid (organisaties aanspreken op hun resultaten) is ook in subsidierelaties mogelijk. Daarvoor hoeft niet naar een overheidsopdracht uitgeweken te worden.
3.2 Overheidsopdracht - We kiezen voor inkoop bij een duidelijk omschreven en uitontwikkelde dienst
Subsidiëring blijft het dominante sturingsinstrument. In bepaalde gevallen sluiten we een overheidsopdracht niet uit. Een overheidsopdracht ligt bijvoorbeeld voor de hand als het om een door de gemeente zelf duidelijk omschreven en uitontwikkelde dienst of product gaat, waarvoor een markt aanwezig is. En waarbij telbare prestaties leidend en afdwingbaar zijn.
3.3 Subsidietender - We kiezen voor een subsidietender als er een prikkel tot innovatie nodig is
Nieuw beleid vraagt om nieuwe werkwijzen. We verwachten van gesubsidieerde organisaties een actieve inbreng in vernieuwing. Zij gaan immers over het hoe. We bieden organisaties de financiële armslag om vernieuwende activiteiten te ontwikkelen die tot betere resultaten leiden. Bijvoorbeeld door vermogensopbouw mogelijk te maken. Vernieuwing kan ook door het inzetten van subsidies gestimuleerd worden. Dit speelt zich af binnen het speelveld van de huidige gesubsidieerde partijen.
Alleen soms is er meer voor nodig om de innovatie te prikkelen, bijvoorbeeld door ook andere organisaties dan de huidige subsidiepartners uit te nodigen om met voorstellen te komen. Als het niet gaat om een uitontwikkelde dienst en nauwkeurig product, waarvoor inkoop dan de meest geëigende aanpak is, kan gekozen worden voor een subsidietender. Op basis van een opdrachtomschrijving worden organisaties uitgenodigd om met voorstellen te komen. In de opdrachtomschrijving wordt ook aangegeven welke afwegingscriteria een rol spelen. De organisatie met het beste voorstel krijgt de subsidie.
Ook voor subsidietenders is een markt nodig. Hoewel nog veel organisaties lokaal gericht zijn, zijn er steeds meer bovenlokale organisaties die meedingen in opdrachten in andere gemeenten dan de gemeente van vestiging. Subsidietendering is in bepaalde situaties een kansrijke vernieuwingsslag waarmee de gemeente kritisch blijft omgaan. De keuze voor een subsidietender is inhoudelijk of politiek-bestuurlijk van aard en wordt door het college genomen.
3.4 Informele medewerking - We kiezen bewust voor ‘indirecte bekostiging’ als dat passend en praktisch is.
Sommige maatschappelijke organisaties van wie de prestaties bijdragen aan gemeentelijke beleidsdoelen ontvangen daarvoor geen subsidie, maar worden wel op een andere wijze door de gemeente financieel of materieel gefaciliteerd. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het onder de kostprijs beschikbaar stellen van gemeentelijke accommodaties of om ambtelijke ondersteuning bij een activiteit of evenement. Deze vorm van bekostiging uit overheidsgelden is weinig transparant.
Het is mogelijk om de faciliteiten in welke zin dan ook om te zetten in een subsidieregeling. Dat is transparant, maar betekent ook een zeer hoge administratieve en bureaucratische belasting voor zowel de gemeente als de betrokken organisatie. Als daar geen andere voordelen tegenover staan (geen betere resultaten bijvoorbeeld) kiezen we bewust voor handhaving van de indirecte financiering en creëren we geen subsidierelatie. Hierbij houden we rekening dat de aard en omvang passend en in verhouding zijn tot de beperkte transparantie.
Het verstrekken van publieke middelen vraagt om zorgvuldige afwegingen en een betrouwbaar proces. Hierbij zoeken we naar een goede balans tussen een kwalitatief zorgvuldige aanvraag, het verantwoordingsproces en de administratieve lasten die dat met zich meebrengt. We hebben oog voor de genoemde sturingsprincipes en het maatschappelijk effect. We richten processen daarbij zo veel als mogelijk transparant, laagdrempelig en digitaal in. En organiseren de verantwoordelijkheden laag in de organisatie bij direct betrokken.
4.1 Het regiemodel – We hanteren het regiemodel als uitgangspunt voor het subsidieproces.
Binnen gemeente Noordoostpolder werken we op basis van het regiemodel. Het regiemodel gaat uit van een doorlopende cyclus bestaande uit: beleidsvorming, afspraken maken, uitvoeren en monitoren.
Het regiemodel ziet er visueel in hoofdlijnen als volgt uit:
Voor het subsidieproces nemen we deze cyclus als uitgangspunt. Dit betekent in de contacten met de organisaties het volgende:
Dat in beleidsvorming de inhoudelijke kaders en doelen worden geformuleerd. Deze vertalen we naar verwachte resultaten op korte en/of lange termijn en de effecten op de langere termijn. De jaarlijkse subsidieplafonds, onderdeel van de perspectiefnota, en de daaruit voortvloeiende vraagbrief, worden hierop gebaseerd. Daarmee is de perspectiefnota een belangrijk sturingsmoment voor subsidies;
Werken volgens de fasen in het regiemodel houdt in dat de verschillende stappen en momenten goed op elkaar afgestemd moeten worden. Daarvoor hanteren we voor begrotingssubsidies onderstaande ’kalender’.
Tijdens het uitvoeringsjaar kijken we continu naar trends en ontwikkelingen. Dit staat los van een formele peildatum. Daardoor hebben zowel organisaties als de gemeente tijd en aandacht om passende randvoorwaarden te creëren voor een volgend uitvoeringsjaar. Dit is nodig, want de benodigde wijzigingen moeten mogelijk verwerkt worden in de perspectiefnota. En de perspectiefnota wordt al vroeg in het jaar opgesteld.
Het uiterlijke indieningstijdstip voor het formele verantwoordingsverslag is op 31 maart na het afgeronde subsidiejaar. Soms is een accountantsverklaring nodig bij het financiële verslag. Dit redden organisaties vaak niet voor de genoemde deadline. Daarom mogen deze organisaties de financiële verantwoording later aanleveren, maar uiterlijk voor 1 juni.
Op grond van de verantwoording hebben we binnen 5 weken en in ieder geval vóór 1 juli na het afgeronde subsidiejaar een gesprek met de organisatie. We kijken we terug op behaalde resultaten en oriënteren ons op de opgave voor het volgende jaar. De vaststelling van het afgeronde subsidiejaar vindt plaats binnen 6 weken na volledige indiening plaats.
4.2 Meerjarige subsidies – We kiezen waar mogelijk en passend voor meerjarige subsidies
Om duurzaam partnerschap vorm te geven en innovatie te stimuleren maken we gebruik van meerjarige subsidies. Het verstrekken van meerjarige subsidies is alleen mogelijk voor organisaties waarmee een stabiele relatie bestaat. Daarnaast vraagt het om een uitvoeringsovereenkomst waarin afspraken zijn gemaakt over resultaten die zich over meerdere jaren uitstrekken.
Afhankelijk van de organisatie gaat het om meerjarige periodes van twee tot vier jaar. De te bereiken resultaten en de subsidiebudgetten zijn opgenomen in de verleningsbeschikking. Deze manier van subsidiëren vraagt om een meerjarige toezegging van financiële middelen. Dit verwerken we expliciet bij de subsidieplafonds in de perspectiefnota die door de raad wordt vastgesteld. De organisaties die een meerjarige subsidie ontvangen moeten jaarlijks een verantwoording indienen. Deze bestaat uit zowel een inhoudelijk resultatenverslag als een financieel verslag volgens de daarvoor geldende richtlijnen.
Voor alle nieuwe aanvragen voor structurele subsidie geldt altijd eerst een subsidie voor één jaar. Daarna beoordelen we aan de hand van het resultaat of een volgende meerjarige periode kan volgen. Een combinatie van meerjarige en jaarlijkse subsidies is ook mogelijk, als het gaat om organisaties die naast hun structurele subsidie voor hun vaste takenpakket ook nog projecten uitvoeren.
4.3 Subsidievraagbrief – We werken voor begrotingssubsidies met een vraagbrief of project-uitvraag
De gemeente geeft de organisaties met een professioneel karakter, voor de structurele begrotingssubsidies (zie 5.2 – Soorten subsidies), ruim van tevoren de uitgangspunten waarbinnen zij hun subsidieaanvraag kunnen voorbereiden. Dit doen wij door middel van de vraagbrief. Een vraagbrief kan vergeleken worden met een uitvraag voor inkoop van diensten, en is gericht aan de in de perspectiefnota benoemde organisatie voor het betreffende beleidsonderdeel. Elk jaar, vóór 15 juli, sturen we de organisaties deze brief waarin in ieder geval twee hoofdzaken staan:
Voor meer tijdelijke begrotingssubsidies aan professionele organisaties doet de gemeente een specifieke project-uitvraag. Hierin benoemen we dezelfde onderwerpen, maar waarbij, ten opzichte van de reguliere vraagbrief, het tijdelijke karakter en mogelijk afwijkende tijdslijnen benadrukt worden.
4.4 Subsidieregeling – We hanteren een subsidieregeling als meerdere partijen in aanmerking komen
Een subsidieregeling wordt opgesteld als er meerdere organisaties en/of personen een beroep op de subsidie kunnen doen en de subsidie ook aan meerdere organisaties kan worden toegekend. De subsidieregeling omschrijft waarvoor de subsidie bedoeld is en welke criteria gebruikt worden bij de verdeling van de beschikbare subsidiemiddelen. Dit om te voorkomen dat het beschikbare budget (het subsidieplafond) overschreden wordt.
In een subsidieregeling worden de volgende punten opgenomen:
4.5 Subsidievaststelling – We stellen subsidies tot € 25.000 of bij bewezen resultaat tot € 100.000 direct vast
Voor kleine subsidies tot € 25.000 aan vrijwilligersorganisaties, waarvoor ook een minder zware verantwoording geldt als voor de grote organisaties, wordt dit administratief en procedureel vereenvoudigd gedaan door de subsidievaststelling direct, op basis van de aanvraag, te laten plaatsvinden. Wel kunnen wij optioneel vragen aan betreffende organisatie om na afloop een eenvoudige rapportage aan te leveren. Dit hangt af van de aard van de verleende subsidie.
Ook bij professionele organisaties en/of grotere subsidiebedragen tot € 100.000 passen we dit onder voorwaarden toe. Dit doen we wanneer er sprake is van een stabiele partner met een subsidiebedrag tot € 25.000, omdat het risico daarmee beperkt is. Of tot een maximum van € 100.000, in geval van een langere relatie met een stabiele organisatie en in verleden bewezen behaalde positieve resultaten. Zo geven we vorm en inhoud aan partnerschap en vertrouwen.
4.6 Verantwoording - We werken met een verantwoording die past bij de subsidie en de partner
Subsidies worden volgens de standaardprocedure eerst ’verleend‘ (beschikking vooraf op basis van aanvraag en overleg) en later ’vastgesteld‘ (beschikking achteraf op basis van verantwoording). Elke gesubsidieerde organisatie verantwoord zich in overeenstemming met een verantwoordingsprofiel. Dit betekent onder andere indiening van een verslag over hetgeen men heeft gedaan en wat men heeft bereikt met behulp van de verstrekte subsidie. En, al dan niet tussentijds, via gesprekken. De mate van verwoording is gedifferentieerd en risicogericht. Het is enerzijds gebaseerd op de omvang van de subsidie en anderzijds wordt gekeken naar in het verleden behaalde resultaten.
We hanteren voor de verantwoording de volgende profielen:
*Alleen van toepassing bij begrotingssubsidies en als de historische resultaatrealisatie en stabiliteit van partner goed is
4.7 Klantervaring - We vragen naar het verhaal van onze inwoner door ‘storytelling’ en klantervaring
Aan organisaties met een professioneel kader vragen we om tenminste elke twee jaar over hun ’klantervaring‘ te rapporteren. Deze klantervaringen zijn gericht op de te bereiken resultaten. Hiertoe voeren de organisaties zelf onderzoek uit. Daarnaast vragen we hen oog te hebben voor storytelling in hun verantwoordingsverslag.
Maatvoering bij de verwachtingen is daarbij van belang. Het moet voor de organisaties ook realistisch zijn. De verantwoordingsdruk moet in verhouding staan tot activiteiten en de mogelijkheden van de organisatie en de gevraagde gegevens moeten noodzakelijk zijn voor het bepalen van het vooraf omschreven resultaat. We doen dit dan ook in samenspraak en de uitkomsten worden in de subsidieaanvraag en/of beschikking omschreven. De resultaten van het klantervaringsonderzoek worden opgenomen in het (jaar)verslag.
Elk jaar kiest de gemeente één of meer professionele organisatie(s) en een vrijwilligersorganisatie uit om de gemeenteraad over hun activiteiten en ervaringen te vertellen. Dit om trends en ontwikkelingen te kunnen plaatsen naast harde cijfers.
We werken volgens een zorgvuldig proces. Daarnaast is regelgeving noodzakelijk voor een beheersbare uitvoering. Uiteraard in aansluiting op en met de voorgenoemde principes.
5.1 Subsidieverordening op hoofdlijnen - We hanteren een Algemene subsidieverordening op hoofdlijnen
In de Algemene subsidieverordening wordt het subsidiebeleid, zoals beschreven in deze nota, omgezet in regelgeving. De verhouding tussen gemeente en de gesubsidieerde organisatie die uitgaat van vertrouwen en partnerschap en ruimte geeft aan de professionaliteit van organisaties, komt ook terug in de ASV. We geven gesubsidieerde organisaties ruimte voor vernieuwing en om hun eigen bedrijfsvoering te organiseren. Daarbij horen beperkte restricties ten aanzien van de exacte inzet van de subsidiegelden en meer dialoog over de inhoudelijke activiteiten. Daarnaast stuurt de gemeente beperkt op de bedrijfsvoering van de gesubsidieerde organisaties.
5.2 Soorten subsidies - We onderscheiden begrotingssubsidies en subsidieregelingen
We onderscheiden twee (hoofd)subsidievormen. De subsidies op basis van een subsidieregeling (Artikel 4:23 lid 1 Awb - ‘Een bestuursorgaan verstrekt slechts subsidie op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt.’) en de zogenaamde begrotingssubsidies (Artikel 4:23 lid 3c Awb - ‘Het eerste lid is niet van toepassing: Indien de begroting de subsidieontvanger en het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, vermeldt,’)
Hiermee sluiten we aan bij de terminologie die ook in de Algemene wet bestuursrecht wordt gehanteerd. Nader onderscheid in soorten subsidies heeft beperkte juridische betekenis omdat het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt ook in de subsidiebeschikking tot uitdrukking komt en is afgeleid van het gemeentelijk beleid en/of in een nadere regel of subsidieregeling is vastgelegd.
5.3 Subsidieplafonds – We nemen de subsidieplafonds op in de perspectiefnota
De subsidieplafonds, voor zowel begrotingssubsidies als subsidieregelingen, die gelden voor het volgende gemeentelijke boekjaar maken onderdeel uit van de perspectiefnota. En van de afwegingen die daarbij worden gemaakt ten aanzien van oud en nieuw beleid. De plafonds vormen het maximaal beschikbaar subsidiebudget en beschermen ons tegen aanvragen die inhoudelijk passend zijn, maar het financiële kader te boven gaan.
De subsidieplafonds worden thematisch benoemd en zijn gekoppeld aan een gemeentelijk programma. De plafonds worden door de gemeenteraad vastgesteld en het college van burgemeester en wethouders kan indien gewenst (deel-)plafonds benoemen. De plafonds in de perspectiefnota kennen een waardering inclusief een voorlopige prijscompensatie. De plafonds worden bij begrotingsvaststelling aangepast voor definitieve prijscompensatie.
5.4 Stabiliteitscriterium - We verlenen alleen subsidie aan organisatorisch en financieel stabiele organisaties
Zowel bij het aangaan van nieuwe als bij het onderhouden van bestaande subsidierelaties richt de gemeente zich op de getoonde stabiliteit van de betreffende organisatie. Zeker als het om organisaties met een professioneel kader en een groot subsidiebudget gaat. Daarbij is maatvoering van belang.
In het toezicht hierop heeft de gemeente diverse instrumenten:
Het oordeel over de stabiliteit van de organisatie wordt gebaseerd op waarnemingen over minimaal 3 jaar aangaande:
Bij twijfels over de stabiliteit krijgt de betrokken organisatie de gelegenheid tot een verbeterplan. Pas als dat niet tot verbeteringen leidt, heeft het consequenties voor de subsidie.
Bij een subsidietender, die immers gericht is innovatie, kan het nodig zijn om juist ook nieuwe organisaties met een vernieuwende aanpak, een kans te geven. Bij nieuwe organisaties zal het vertrouwen dat de subsidieopdracht bij hen in goede handen is, op iets anders gebaseerd worden dan stabiliteit in het verleden. We kijken dan naar de gedegenheid van het businessplan van de organisaties. En kiezen in dat geval dus voor een alternatieve werkwijze.
5.5 Vermogensvorming – We hanteren maatwerk in de richtlijnen voor reserve- en vermogensvorming
Reservevorming uit subsidiegelden kan alleen als de afgesproken resultaten zijn behaald. Reservevorming moet bijdragen aan het realiseren en borgen van de doelen c.q. resultaatseffecten die de instelling is gevraagd te realiseren.
Voor het benodigde totale weerstandsvermogen (egalisatiereserve) van een gesubsidieerde organisatie gaan we uit van een gedifferentieerde aanpak. Sommige organisaties hebben méér dan andere organisaties te maken met externe factoren die hun bedrijfsvoering beïnvloeden. Vergelijk hiervoor bijvoorbeeld een zwembad met een peuterspeelzaal. Eén concrete norm ten aanzien van maximale reservevorming is niet passend, evenals het vooraf aanvragen van de vorming van een bestemmingsreserve.
Het vermogen moet passend zijn bij het risicoprofiel van de organisatie. We onderscheiden twee categorieën:
Overige organisaties waarbij het percentage van de vermogensvorming in overleg wordt vastgesteld. Dit kan gaan om organisaties met een hoger risicoprofiel. Dit zijn organisaties die veel verschillende projecten uitvoeren of ook afhankelijk zijn van andere inkomstenbronnen dan gemeentelijke subsidie.
Voor vermogensvormingen hanteren we de nadere regeling ‘Subsidieregeling financiën en reservevorming bij subsidieverstrekking’.
5.6 Transparantie – We publiceren de verstrekte subsidies in de jaarrekening
Bij de jaarrekening voegen we als bijlage een overzicht toe van alle verstrekte subsidies. Op deze wijze geven we transparant inzicht wie welke publieke middelen voor welke resultaat/ onder welke regeling heeft ontvangen. En sluit de financiële subsidiecyclus aan bij de planning- en controlcyclus van de gemeente Noordoostpolder. De plafonds (vooraf) sluiten aan bij de jaarlijkse vaststelling van de programmabegroting en de financiële subsidieverantwoording (achteraf) bij de jaarrekening.