Controleverordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant:

  Een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• b.

  Accountantscontrole:

  Controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

• c.

  Jaarrekening:

  Jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• d.

  Managementletter:

  Verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• e.

  Rechtmatigheidsverantwoording:

  De rapportage van directie waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant.

• De aanwijzing van de accountant geschiedt voor de periode zoals opgenomen in het inkoop- of aanbestedingstraject.

• 2.

  Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordings-grens door de directie en afwijkende rapportagegrenzen

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (managementletter)

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden

  • g.

    de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporterings-toleranties waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden

• 3.

  In afwijking van het derde lid kan het bestuur in het programma van eisen opnemen dat het bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 4.

  Het bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door de directie

• 1.

  De directie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  De directie draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  De directie overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 mei ter vaststelling voor aan het bestuur.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  De directie overlegt de managementletter met een reactie vanuit de directie aan het bestuur.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording zo veel mogelijk gebruik van het namens de directie uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en van de werkzaamheden van de interne auditfunctie en stimuleert middels een organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan tussentijds (afstemmings) overleg plaatsvinden tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het bestuur of de directie van de Dienst.

Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. De directie draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Dienst.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directie draagt er zorg voor dat de werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  De directie draagt er zorg voor dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  De directie van de Dienst kan de door het bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid (op basis van artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directie informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De directie draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  De directie draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, C.B.S., e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant is de directie bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant indien dit in het belang van de Dienst is.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door de directie niet getrouw is dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de directie voorgelegd met de mogelijkheid voor de directie om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant licht tijdens de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen toe.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2023”.