Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
Citeertitel	Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2023
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2021.

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
21-06-2023	01-01-2023		nieuwe regeling	10-05-2023 bgr-2023-594

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie

Het bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

gelet op:

Artikel 212 en 213 Gemeentewet en de artikelen 15 tot en met 19 van de Gemeenschappelijke regeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2022

besluit vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
Bedrijfsvoeringsorganisatie:
De gemeenschappelijke regeling van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
b.
Administratie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c.
Administratieve organisatie:
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
d.
Financieel beheer:
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
e.
Rechtmatigheid:
Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.
f.
Doelmatigheid:
Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
g.
Doeltreffendheid:
De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
h.
Rechtmatigheidsverantwoording:
De rapportage van directie waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Indeling en inrichting begroting en jaarstukken

1.
Het bestuur stelt de indeling van de programmabegroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
2.
Het bestuur stelt de verdeling van het programma naar taakveld vast.
3.
Het bestuur stelt de beleidsindicatoren per programma vast.
4.
Het bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij eventueel in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
5.
Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
6.
In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.
7.
In het programma bedrijfsvoering wordt jaarlijks een post onvoorzien van € 100.000 opgenomen.
8.
De directie draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Kaders begroting en meerjarenraming

1.
Het bestuur biedt uiterlijk 15 april van het begrotingsjaar een ontwerpbegroting (waarin is opgenomen een investeringsbegroting) aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.
2.
De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijzen kenbaar maken binnen acht weken na toezending van de ontwerpbegroting. Het bestuur reageert gemotiveerd op deze zienswijzen en voegt de commentaren, waarin deze zienswijzen zijn vervat, bij de ontwerpbegroting.
3.
Het bestuur stelt de begroting, zo nodig en mogelijk met verwerking van de zienswijzen van de deelnemende gemeenten, uiterlijk 10 juli vast.
4.
Het bestuur stuurt de begroting voor 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 4. Kaders jaarstukken

1.
Het bestuur stuurt voor 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient de voorlopige jaarrekening, vergezeld van een behoorlijke toelichting, aan de deelnemende gemeenten.
2.
Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft.
3.
Het bestuur stuurt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de raden van de deelnemende gemeenten.
4.
Het bestuur stuurt de jaarrekening voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan gedeputeerde staten.
5.
In de jaarrekening wordt voor elk van de deelnemende gemeenten het bedrag opgenomen dat voor rekening van de desbetreffende gemeente komt onder verrekening van de eventuele vergoedingen voor diensten die de gemeente aan de Dienst heeft geleverd.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting, investeringen en begrotingswijzigingen

1.
De directie stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2.
De directie draagt ten aanzien van de financiële raming er zorg voor dat:
- a.
  de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen;
- b.
  de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
  lasten niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt.
3.
De directie draagt er zorg voor dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
4.
Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gedaan, welke nog niet in de begroting zijn opgenomen en meer bedragen dan € 100.000, legt de directie voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het bestuur.
5.
Indien de directie voorziet dat het geautoriseerde budget van een programma of investering dreigt te worden overschreden, wordt dit door de directie aan het bestuur gemeld.
6.
Het bestuur kan begrotingswijzigingen vaststellen gedurende het begrotingsjaar.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

1.
De directie zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatie-verstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert de directie daarover middels de rechtmatigheidsverantwoording of de paragraaf bedrijfsvoering.
2.
De directie zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de Dienst met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen opnieuw worden gecontroleerd indien daar aanleiding toe bestaat.
3.
Bij afwijkingen in de administratie neemt de directie maatregelen tot herstel.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

1.
De directie informeert het bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over het lopende boekjaar.
2.
Er worden gedurende het lopende boekjaar twee tussentijdse rapportages aan het bestuur aangeboden:
- •
  In de 1e rapportage worden de eerste drie maanden van het lopende begrotingsjaar behandeld;
- •
  In de 2e rapportage worden de eerste zes maanden van het lopende begrotingsjaar behandeld;
3.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4.
De rapportages gaan met name in op afwijkingen in baten en lasten.

Artikel 8. Jaarstukken

1.
De directie legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft de directie aan:
- a.
  wat is bereikt;
- b.
  welke prestaties zijn geleverd;
- c.
  wat de kosten zijn;
- d.
  hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;
2.
Het bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de doelen voor de uitvoering van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directie aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves.
2.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden alle afzonderlijke afwijkingen (behoudens het type afwijkingen zoals opgenomen in artikel 11 lid 4) die groter zijn dan 10% van de verantwoordingsgrens toegelicht, dit is de rapportagegrens. Zo nodig wordt hierbij ook aangegeven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2.
De directie biedt het bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

1.
Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget passend binnen het totaal bedrag van het krediet wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
  Er is sprake van een afwijking op een open-einde regeling.
- c.
  De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- d.
  De afwijking past binnen de vastgestelde gemeentelijke beleidskaders c.q. het bestaande beleid van de Dienst.
5.
Begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel worden aangemerkt worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, in financiële zin opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording of in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Dienst in het kader van financiële beheershandelingen.
2.
De directie zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Dienst.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 13. Financiële positie

De directie draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het bestuur heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en het meerjarenperspectief is opgenomen.

Artikel 14. Waardering en afschrijving activa

1.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
2.
Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgingsprijs of zo nodig aangepast door duurzame waardeverminderingen.
3.
Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 500,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd.
4.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur, waarbij de volgende afschrijvingstermijn wordt gehanteerd:
- a)
  Bedrijfsgebouwen;
  - I.
    Gebouwen - 40 jaar
  - II.
    Installaties - 10 jaar
  - III.
    Verbouwingen/renovaties 10 jaar, tot een maximum van het restant van de levensduur
- b)
  Vervoermiddelen;
  - I.
    Voertuigen - 5 jaar
- c)
  Machines, apparaten en installaties;
  - I.
    Hardware, software en randapparatuur - 5 jaar
  - II.
    Overig - 5 jaar
- d)
  Overige materiële vaste activa;
  - I.
    Inventarissen in gebouwen - 5 jaar

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

1.
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
2.
Voor openstaande vorderingen betreffende bijstandsverstrekkingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van de aflossingsfrequentie van de debiteur.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

In de voorbereiding van de ontwerpbegroting beoordeelt de directie jaarlijks de vorming en besteding (uitputting respectievelijk onderuitputting) van reserves en voorzieningen. (Beleids-)wijzigingen worden opgenomen in de begroting; verantwoording vindt plaats in de rekening.

Artikel 17. Financieringsfunctie

1.
De directie draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
  beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;
- c.
  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van voldoende rendement op de uitzettingen;
- d.
  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2.
De uitvoering van het gestelde onder lid 1 vindt plaats overeenkomstig het door het bestuur vastgestelde treasurystatuut.

Artikel 18. Registratie bezittingen, activa en vermogen

1.
De directie draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
2.
De directie draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar.
3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt de directie maatregelen tot herstel.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risico’s

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 21. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten alsmede:

a.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b.
de kosten van inhuur derden;
c.
de huisvestingskosten;
d.
de automatiseringskosten;
e.
het budget voor de accountant;
f.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9, overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
g.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
h.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
i.
geconstateerde fraude door eigen medewerkers als dit voorkomt.

Artikel 22. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt de directie in de paragraaf verbonden partijen tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de bedrijfsvoeringsorganisatie als geheel en de bedrijfsonderdelen;
b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24. Financiële administratie

De directie draagt er zorg voor dat:

a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25. Financiële organisatie

De directie draagt de zorg voor:

a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;
b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de bedrijfsvoeringsorganisatie en de deelnemende gemeenten;
e.
de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
f.
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 26. Aanbesteding en inkoop

De directie draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 27. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023.

Artikel 28. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2023”

Vaststelling

Het Bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Besluit, per 1 januari 2023 vast te stellen:

Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân 2023.

Het Bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Besluit, per 1 januari 2023 in te trekken:

De Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân d.d. 20 januari 2021.

Franeker, 10 mei 2023

Het Bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

mevr. J. Hoekstra-Sikkema

voorzitter

drs. M.J. Jellema

secretaris/directeur