| Organisatie | Winterswijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementennota Gemeente Winterswijk |
| Citeertitel | Evenementennota Gemeente Winterswijk |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-06-2023 | nieuwe regeling | 06-06-2023 |
In de gemeente Winterswijk worden jaarlijks vele evenementen georganiseerd. Evenementen zijn van groot maatschappelijk belang voor de samenleving. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de organisatie van evenementen goed geregeld is. De organisator van een evenement is als eerste verantwoordelijk hiervoor. De gemeente en met name de burgemeester heeft hierbij een belangrijke (wettelijke) taak als toezichthouder en is als zodanig ook mede verantwoordelijk voor een goed verloop van evenementen.
In deze nota wordt het gemeentelijke beleid met betrekking tot het organiseren van evenementen beschreven om op een overzichtelijke wijze informatie over alle van toepassing zijnde regelgeving en beleidsregels voor evenementen te geven.
Voor evenementen gelden veel regels. Deze regels gelden echter niet voor elk evenement. Er is een grote diversiteit in evenementen, in soort en in omvang, en eigenlijk kun je zeggen: hoe groter het evenement, hoe meer veiligheidsrisico’s en hoe meer regels van toepassing zijn.
Deze regels worden vertaald in algemene of specifieke voorschriften en betreffen o.m. de volgende onderwerpen: toezicht en veiligheid, eindtijden, geluidsnormen, het verstrekken van drank en overige onderwerpen zoals afval en milieu, brandveiligheid, toiletvoorzieningen, parkeergelegenheid en verkeersveiligheid.
In deze nota wordt op alle onderwerpen c.q. aspecten een toelichting gegeven en aangegeven welke voorschriften in dat kader gelden.
Vergunningsvrije en vergunningsplichtige evenementen
In dit evenementenbeleid is een onderscheid gemaakt in twee soorten evenementen, namelijk vergunningsplichtige evenementen en vergunningsvrije evenementen.
In zijn algemeenheid geldt dat kleinschalige evenementen met minder dan 100 bezoekers en/of deelnemers van de vergunningsplicht zijn vrijgesteld, tenzij deze op de openbare weg plaatsvinden. Voor vergunningsvrije evenementen geldt dat een (beperkt) aantal algemene voorschriften in acht moeten worden genomen.
Voor vergunningsplichtige evenementen moet dus wel een vergunning worden aangevraagd
Een andere indeling die met name de hulpdiensten bij de advisering over evenementen hanteren is het onderscheid in A-, B- en C-evenementen. Deze indeling is gebaseerd op een beoordeling van de veiligheidsrisico’s van evenementen en vindt plaats op basis van een risicoscan. Deze indeling is ook bepalend voor de advisering door de hulpdiensten.
Het is belangrijk dat een vergunningsaanvraag voor een evenement tijdig wordt ingediend. Tijdig betekent op zijn minst 8 weken van tevoren, maar voor grootschalige evenementen is het raadzaam om tenminste 12 weken voor aanvang van het evenement een aanvraag in te dienen. Waarom? Omdat het tijd kost om alle aspecten van het evenement goed te bekijken en advies bij de hulpdiensten in te winnen, zodat vooraf goed over de veiligheidsrisico’s kan worden nagedacht.
Bovendien moet de vergunningsaanvraag worden gepubliceerd en moet aan andere belanghebbenden zoals omwonenden de mogelijkheid worden geboden een zienswijze in te dienen.
Voor het aanvragen van een evenementenvergunning kan gebruik worden gemaakt van een integraal aanvraagformulier waarin vrijwel alle te regelen aspecten zijn opgenomen. Dit formulier is digitaal beschikbaar en te vinden op de gemeentelijke website.
Soms is het toch nog nodig om een aparte vergunning of ontheffing aan te vragen, bijv. voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank.
Voor een evenementenvergunning moeten op grond van de Legesverordening leges worden betaald. Dit legesbedrag is afhankelijk van de omvang van het evenement.
In Winterswijk zijn de leges voor evenementen lang niet kostendekkend; vanwege de maatschappelijke betekenis van evenementen heeft het gemeentebestuur gekozen voor een beperkte dekking van de kosten.
Voor, tijdens en na een evenement wordt er toezicht uitgeoefend door politie, brandweer en de gemeente zelf. Vooral als het gaat om grote evenementen, vindt vaak in samenwerking met de hulpdiensten vooraf een schouw op het evenemententerrein plaats om te beoordelen of fysiek aan de voorschriften wordt voldaan. Dan gaat het vooral om de opstelling op en indeling van het evenemententerrein en de fysieke maatregelen die getroffen moeten worden.
Als bij de schouw of tijdens het evenement blijkt dat niet aan de voorschriften wordt voldaan, zal in veel gevallen eerst overleg met de organisator plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de overtreding wordt beëindigd.
Wordt de overtreding niet beëindigd, dan kan er proces-verbaal worden opgemaakt en/of kan het evenement worden stilgelegd. Politie, brandweer en de gemeentelijke toezichthouders hebben de bevoegdheid om aanwijzingen en bevelen ter naleving van de voorschriften te geven.
Niet-naleving van voorschriften kan ook tot gevolg hebben dat voor een volgend evenement van de betreffende organisatie geen vergunning meer wordt verleend.
In de gemeente Winterswijk worden jaarlijks tal van evenementen georganiseerd. Deze evenementen vinden plaats in de bebouwde kom alsook in het buitengebied.
Onder het begrip evenementen vallen niet alleen grote festiviteiten zoals volksfeesten en muziekfestivals, maar ook kleine(re) festiviteiten zoals buurtfeesten, optochten en rommelmarkten.
Evenementen zijn van grote maatschappelijke betekenis. Ze zorgen voor amusement en vermaak, versterken de sociale samenhang tussen inwoners, houden tradities in stand, bieden een podium voor artiesten, dragen bij aan een prettig woon- en leefklimaat en zijn van positieve invloed op het imago van de gemeente.
Veel inwoners, maar ook bezoekers van buiten de gemeente waarderen deze festiviteiten.
Er kunnen echter ook negatieve kanten aan het houden van evenementen zitten. Omwonenden kunnen overlast ondervinden, bijvoorbeeld door geluidhinder, het parkeren van auto’s, wegafzettingen, etc. Evenementen kunnen ook nadelige effecten op het milieu hebben, denk bijv. aan afval en verontreiniging van de bodem. En evenementen kunnen van negatieve invloed op de flora en fauna zijn.
Los van mogelijk negatieve effecten is het van belang dat evenementen op een veilige en verantwoorde wijze georganiseerd worden. Het aspect openbare orde en veiligheid is een steeds belangrijker element bij het organiseren en beoordelen van evenementen geworden. Het besef is gegroeid dat evenementen ook veiligheidsrisico’s met zich mee kunnen brengen. Daardoor is er steeds meer nadruk op de rol, verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de organisator, de gemeente en de hulpdiensten komen te liggen..
Om al deze redenen is het belangrijk dat de gemeente een duidelijk beleid voert. Voor zowel de gemeente zelf als voor organisatoren van evenementen is het belangrijk om de regels die er met betrekking tot evenementen zijn, duidelijk in beeld te hebben. Bovendien geven deze regels de burger duidelijkheid wat er kan en niet kan.
Daarom is een helder en duidelijk beschreven evenementenbeleid van belang en met dit doel is deze beleidsnota opgesteld.
Voor het organiseren van een evenement is op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) in veel gevallen een evenementenvergunning vereist. Dit roept direct de vraag op wat onder het begrip evenement moet worden verstaan. Deze vraag wordt in hoofdstuk 2 beantwoord. Voorts zijn verschillende kleinere evenementen op de vergunningsplicht uitgezonderd; vaak gelden hiervoor wel een beperkt aantal algemene voorschriften.
Naast de evenementvergunning zijn vaak - vooral bij grote evenementen - nog enkele andere vergunningen of ontheffingen nodig, bijv. voor het schenken van alcoholische drank of het veroorzaken van geluidsoverlast. Ook moeten er soms verkeersmaatregelen getroffen worden en moet ook naar de brandveiligheid gekeken worden.
Wanneer er voor een evenement meerdere vergunningen of ontheffingen vereist zijn, worden deze in het kader van integrale besluitvorming zoveel mogelijk in één brief opgenomen en . verwerkt.
1.2 Integraal aanvraagformulier
In het kader van de verbetering van de dienstverlening heeft de gemeente een integraal aanvraagformulier voor evenementen opgesteld. Met dit formulier kan een organisator voor vrijwel alle onderdelen van een evenement vergunning c.q. ontheffing aanvragen. Het aanvraagformulier kan door de organisator gelijktijdig worden gebruikt als checklist om te controleren of in dit opzicht alles geregeld is.
Voorts is in het (digitale) aanvraagformulier bij verschillende vragen een korte toelichting opgenomen waarbij de vraag zonodig wordt toegelicht en/of nadere informatie over het achterliggende beleid wordt gegeven.
Op het organiseren van een evenement – vooral als het gaat om grootschalige evenementen - is een veelheid van regelgeving van toepassing. Voor een organisatie lijkt het een oerwoud van regeltjes en zoek daarin maar eens de juiste weg.
Ook met het oog hierop is deze nota opgesteld. Aan de hand van deze nota en het hiermee corresponderende aanvraagformulier krijgt een organisator snel duidelijkheid welke regels van toepassing zijn en wat er zoal geregeld moet worden. In hoofdstuk 3 wordt nader op de van toepassing zijnde regelgeving ingegaan.
Bij grootschalige evenementen is het zinvol om bij het indienen van een vergunnings-aanvraag een afspraak met een medewerker van het team Vergunningen & Toezicht te maken. De aanvrager kan dan samen met de behandelend ambtenaar het aanvraagformulier doorlopen en waar nodig zaken nader bespreken. Hiermee kan worden voorkomen dat de organisator in een later stadium voor onaangename verrassingen komt te staan omdat bijv. iets niet kan zoals gedacht werd.
Het is van groot belang een evenementenvergunning tijdig aan te vragen. Niet alleen voor uzelf als organisator van het evenement maar ook voor de hulpdiensten die – zeker bij grote evenementen – hun planning hierop moeten afstemmen.
Vooral als het gaat om meerdere evenementen die gelijktijdig plaatsvinden, kan dit problemen geven en kan dit betekenen dat de vergunning door gebrek aan tijd of onvoldoende capaciteit bij de hulpdiensten niet verleend kan worden.
Ook speelt mee dat bij de behandeling van een vergunningsaanvraag verschillende adviezen moeten worden ingewonnen en in de meeste gevallen een inspraakprocedure wordt gevolgd.
De minimale termijn voor het indienen van een vergunningsaanvraag voor een evenement is 8 weken, maar het verdient aanbeveling om vooral aanvragen voor grootschalige evenementen al eerder, minstens 12 weken, voorafgaand aan het evenement, in te dienen. Mochten er problemen ontstaan, dan is er nog voldoende tijd om te overleggen en hiervoor een oplossing te vinden.
Deze termijn is ook van belang met het oog op het doorlopen van een inspraakprocedure in het kader waarvan de vergunningsaanvraag wordt gepubliceerd en belanghebbenden zoals omwonenden in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze (d.w.z. bezwaren) op de vergunningsaanvraag naar voren te brengen.
2 BEGRIPSOMSCHRIJVING EN WETTELIJK KADER
Veel activiteiten worden gezien als een evenement maar toch kan onduidelijkheid ontstaan over de vraag of een activiteit in juridische zin als evenement in de zin van de APV moet worden beschouwd en hiervoor een vergunning vereist is.
Daarom is het van belang om eerst dieper op het begrip evenement in te gaan.
In artikel 2.24 APV wordt het begrip evenement als volgt gedefinieerd:
Om van een evenement in de zin van bovenstaand APV-artikel te spreken zijn vooral de volgende aspecten van belang:
evenementen zijn activiteiten met een openbaar karakter d.w.z. voor publiek toegankelijk; het vragen van een toegangsprijs en/of het hanteren van een leeftijdsgrens zijn geen factoren die de openbaarheid wegnemen;
besloten feesten die alleen toegankelijk zijn voor een beperkt aantal genodigden zijn echter geen evenement in de zin van dit artikel; hiervoor is dus geen evenementenvergunning nodig.
om van een evenement te kunnen spreken moet sprake zijn van een vermakelijkheid d.w.z. een activiteit die ontspanning geeft en ter vermaak van mensen wordt georganiseerd; dit begrip moet ruim worden uitgelegd en daarom zijn ter verduidelijking in lid 2 expliciet enkele activiteiten genoemd die ook als evenement worden beschouwd.
reguliere sportwedstrijden worden niet als evenement aangemerkt omdat hierbij het sporten door de deelnemers zelf voorop staat; gaat het echter om een sportevenement of wedstrijd dat/die wordt georganiseerd vooral of mede met het doel om publiek te trekken, dan is wel sprake van een evenement. Zo zijn bijv. autocrosswedstrijden of een oefenwedstrijd van een eredivisieclub tegen een lokale club wel vergunningsplichtig, juist omdat deze activiteiten door de publieksaantrekkende werking effect op de openbare orde en veiligheid kunnen hebben.
horecagelegenheden, dansgelegenheden, theaters, etc.
er zijn gebouwen en gelegenheden waar muziekoptredens en het bieden van vermaak tot de normale en gebruikelijke bedrijfsvoering horen en volgens de bestemming ook toegestaan zijn. Deze activiteiten vallen niet onder de vergunningsplicht voor evenementen maar wel onder werking van het Activiteitenbesluit milieubeheer. Dit laatste betekent o.m. dat maximaal 6 keer per jaar vrijstelling van de geluidsnormering van het Activiteitenbesluit kan worden gevraagd (door een melding te doen).
Op grond van artikel 174, eerste lid van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Hieruit volgt dat de burgemeester
ook het bevoegde bestuursorgaan is om een evenementvergunning te verlenen.
Dit is geregeld in artikel 2.25 van de APV.
De gemeenteraad heeft in dit artikel ook bepaald dat de burgemeester bepaalde categorieën evenementen van de vergunningsplicht kan vrijstellen en hiervoor algemene voorschriften kan vaststellen.
Met toepassing van lid 2 en 3 wordt in hoofdstuk 3 van deze nota een aantal kleinschalige evenementen van de vergunningsplicht uitgezonderd en gelden hiervoor algemene voorschriften.
Volgens de algemene weigeringsgronden als genoemd in artikel 1.8 van de APV kan de burgemeester een evenementvergunning weigeren in het belang van:
Dit zijn ook de toetsingscriteria voor de beoordeling van een vergunningsaanvraag. Belangrijk daarbij is dat de organisator (bij grotere evenementen) door het indienen van een draaiboek en veiligheidsplan aantoont dat alles goed geregeld is en er getoetst aan deze criteria geen bezwaren tegen het beoogde evenement bestaan.
Bij de beoordeling van de vergunningsaanvraag speelt de advisering van de hulpdiensten aan de burgemeester een grote rol. Zij beoordelen samen met de gemeente of het evenement voldoet aan alle eisen die vanuit de genoemde aspecten openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu worden gesteld.
Juist daarom is het van belang dat de organisator een goed doordacht draaiboek en veiligheidsplan opstelt én de vergunningsaanvraag tijdig indient. Indien de hulpdiensten (die alle gemeenten in de regio adviseren) onvoldoende tijd hebben om een vergunningsaanvraag te beoordelen, zal de burgemeester niet anders kunnen dan de vergunning weigeren.
2.4 Van toepassing zijnde regelgeving
In paragraaf 1.3 is al opgemerkt dat op het organiseren van een evenement een veelheid van regels van toepassing is. Dat geldt dan vooral voor grootschalige evenementen: hoe groter het evenement, hoe meer regels.
Om te voorkomen dat voor elk aspect een aparte vergunning of ontheffing moet worden aangevraagd is een integraal aanvraagformulier ontwikkeld. Hierin zijn vrijwel alle aspecten die geregeld moeten worden meegenomen. De aanvrager hoeft zich dus niet te verdiepen in de achterliggende regelgeving en moet het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invullen.
Hieronder wordt kort ingegaan op de meest relevante regelgeving naast de vergunningsplicht op grond van de APV.
2.4.1 Algemene wet bestuursrecht (Awb)
De Algemene wet bestuursrecht kent regels voor het aanvragen, het beslissen en de voorbereiding van beslissingen en bekendmakingen met betrekking tot evenementen. Belangrijk is vooral dat de beslissing zorgvuldig moet worden voorbereid. Hiervoor is het van belang dat de aanvrager alle relevante informatie verstrekt om tot een goed afgewogen besluit te kunnen komen. Ook de belangen van omwonenden zijn daarbij een belangrijke factor.
Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. De burgemeester kan ten behoeve van het handhaven van de openbare orde en het toezicht op openbare gelegenheden bevelen geven die hij noodzakelijk acht. De burgemeester kan zich daarbij laten bijstaan door de politie. Indien zaken uit de hand lopen heeft de burgemeester op grond van de artikelen 175 en 176 van de Gemeentewet bovendien nog de mogelijkheid tot het geven van noodbevelen of het afkondigen van een noodverordening.
2.4.3 Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
Naast de evenementenvergunning zijn in de APV meer bepalingen opgenomen die voor het organiseren van een evenement van belang kunnen zijn.
Allereerst zijn er de algemene bepalingen die (in aanvulling op de Awb) betrekking hebben op het aanvragen, beslissen, verbinden van voorschriften en beperkingen aan vergunningen. Daarnaast zijn er specifieke bepalingen die ook van belang kunnen zijn zoals bepalingen over geluid, de ingebruikname van openbare grond en de vergunningsplicht voor reclameborden.
Voor het (tegen betaling) schenken van alcoholische drank tijdens een evenement is op grond van de Alcoholwet een ontheffing vereist. Deze ontheffing kan alleen worden verstrekt voor het schenken van zwak-alcoholische drank tijdens “bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard”. Het schenken moet plaatsvinden onder leiding en toezicht van een persoon van tenminste 21 jaar.
Soms is het nodig om in verband met een evenement een weg af te sluiten of een parkeerverbod in te stellen. In dat geval is voor een dergelijke verkeersmaatregel, een verkeersbesluit op basis van Wegenverkeerswet 1994 en het daarop gebaseerde Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) nodig.
2.4.6 Regeling verkeersregelaars 2009
Bij evenement is het vaak ook nodig om het verkeer in goede banen te leiden, bijv. naar parkeerplaatsen. Hiervoor kunnen beroeps- en/of evenementenverkeersregelaars ingezet worden. Evenementenverkeersregelaars moeten door de burgemeester worden aangesteld. In de Regeling verkeersregelaars 2009 worden de eisen omschreven waaraan deze verkeersregelaars moeten voldoen.
2.4.7 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
Het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen geeft regels over het brandveilig gebruik van voor mensen toegankelijke plaatsen en regels over de basishulpverlening op die plaatsen. Het betreft dan plaatsen die in georganiseerd verband worden gebruikt, dus ook evenementen.
Als daarbij gebruik wordt gemaakt van een verblijfsruimte bijv. een gebouw of tent waarin tegelijkertijd meer dan 150 mensen verblijven, dan moet een melding worden ingediend. Bij deze melding moeten met gebruikmaking van een speciaal formulier diverse gegevens en tekeningen worden verstrekt.
2.4.8 Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen
Het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen bevat regels voor ontwerp, constructie, beheer en onderhoud van speeltoestellen. De beheerder of eigenaar van een openbaar toegankelijk speeltoestel moet zorgen dat dit toestel voldoet aan deze regels. Dit geldt ook voor speeltoestellen bij evenementen.
De beoordeling van de veiligheid van installaties die vallen onder het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen ligt bij de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit). De toetsing van de burgemeester op veiligheid zal zich in dit verband beperken tot de plaats van attracties ten opzichte van elkaar en op de aanwezigheid van een veiligheidscertificaat voor de aanwezige speeltoestellen.
2.4.9 Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus
Veiligheid bij evenementen is niet alleen een verantwoordelijkheid voor gemeente, politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening, maar ook en vooral voor de organisatoren van evenementen zelf.
Afhankelijk van de aard en omvang van een evenement kan de burgemeester bepalen dat toezicht wordt uitgeoefend door gediplomeerde beveiligers. Deze beveiligers moeten voldoen aan de eisen van de Wet particuliere beveiligingsorganisatie en recherchebureaus. De burgemeester wordt hierin geadviseerd door de politie. Voor evenementen met een verhoogd risico op ordeverstoringen geldt als uitgangspunt 1 beveiliger op 250 bezoekers.
Soms wordt er bij een evenement vuurwerk afgestoken. Dit vuurwerk valt
onder de categorie professioneel vuurwerk en mag alleen worden afgestoken door een gecertificeerd bedrijf dat beschikt over een vergunning van Gedeputeerde Staten van de provincie. Voor het afsteken van dit vuurwerk moet dus vergunning worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten. GS zullen de burgemeester in de gelegenheid stellen advies (“verklaring van geen bezwaar”) uit te brengen.
Indien de burgemeester negatief adviseert, zullen GS de gevraagde vergunning weigeren.
Voor theatervuurwerk tot 10 kg en professioneel vuurwerk tot 100 kg hoeft geen vergunning te worden verleend, maar kan worden volstaan
met een melding aan Gedeputeerde Staten. De burgemeester wordt door Gedeputeerde Staten in kennis gesteld van de melding.
De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) controleert tijdens evenementen of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels van de Warenwet.
Ook controleert de NVWA op het rookverbod in gebouwen en tenten.
Als u een buitenevenement organiseert, dan moet u ook rekening houden met de Wet natuurbescherming. Zijn er in de omgeving beschermde planten- en/of diersoorten aanwezig, dan moet u preventieve maatregelen nemen om schade te voorkomen. Bijvoorbeeld door het evenement op een ander moment of een andere locatie te houden of rekening te houden met lawaai en het dag- en nachtritme van dieren.
De provincie is het bevoegde orgaan voor de uitvoering van de Wet natuurbescherming en kan u vragen om een ecologisch onderzoek te laten uitvoeren om aan te tonen dat het evenement geen schadelijke effecten aan flora en fauna toebrengt. Denk bijv. aan stikstofuitstoot. Een zgn. Aerius-berekening naar de effecten kan hierover duidelijkheid geven.
Ook kunnen beperkende voorwaarden aan het evenement ter bescherming van flora en fauna worden gesteld. Lukt het niet met preventieve maatregelen schadelijke effecten te voorkomen, dan kunt u een ontheffing bij de provincie aanvragen, maar de kans dat deze wordt verleend is in de praktijk klein.
2.4.13 Wet ruimtelijke ordening (Wro)
In veel gevallen is het houden van een evenement op een bepaalde locatie in strijd met de bestemming van deze locatie.
Als het gaat om een kortstondig evenement, verzet de bestemming zich niet hiertegen. Een kortdurend, incidenteel evenement (1 à 2 keer per jaar gedurende enkele uren inclusief op en afbouw)) is volgens jurisprudentie niet in strijd met het bestemmingsplan. Maar de meeste evenementen nemen meer tijd in beslag en dat betekent dat op basis van een omgevingsvergunning vrijstelling van de bestemmingsplanvoorschriften verleend moet worden (artikel 2.12 lid 1 sub a onder 2o van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht jo. artikel 4 lid 11 van het Besluit omgevingsrecht, Bijlage II). Dit wordt impliciet in de vergunningsbrief meegenomen.
Op grond van de Zondagswet is het verboden om op zondag voor 13 uur openbare vermakelijkheden te houden of optochten te organiseren. De burgemeester kan echter ontheffing van dit verbod verlenen hetgeen in de regel ook gebeurt.
Ook is het verboden op zondag zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken dat op een afstand van 200 meter hoorbaar is. De burgemeester kan ook van dit verbod ontheffing verlenen maar alleen voor de tijd na 13.00 uur.
Voor een evenement zijn veelal meerdere vergunningen en ontheffingen nodig. Al eerder is opgemerkt dat in het aanvraagformulier zoveel mogelijk aspecten zijn meegenomen om een integrale behandeling mogelijk te maken.
Bij de behandeling van de aanvraag wordt vanuit het ambtelijk apparaat beoordeeld of de aanvraag compleet is. Zo nodig wordt de aanvrager gevraagd de aanvraag aan te vullen.
Ook de behandeling van de aanvraag vindt zoveel mogelijk integraal plaats om de administratieve lasten voor zowel de aanvrager als de gemeente zo beperkt mogelijk te houden. Uiteindelijk zal dit leiden tot één brief waarin vrijwel alle vergunningen, ontheffingen en bijkomende zaken geregeld worden.
3 VERGUNNINGSVRIJE EN VERGUNNINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN
In de gemeente Winterswijk is een verdeling gemaakt tussen vergunningsvrije en vergunningsplichtige evenementen.
Voor veel kleinschalige evenementen geldt dat de effecten op de omgeving en de veiligheidsrisico’s van deze evenementen zo beperkt zijn dat volstaan kan worden met enkele algemene voorschriften.
Bij grotere evenementen ligt dit anders en is het wel van belang dat de gemeente d.w.z. de burgemeester vooraf beoordeelt of aan alle eisen wordt voldaan. Vanwege de grote diversiteit in evenementen is deze vergunningverlening ook vooral maatwerk.
Bij het organiseren van een evenement dient de organisator zelf na te gaan of hiervoor al dan niet een vergunning moet worden aangevraagd. In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat veel evenementen met minder dan 100 bezoekers en/of deelnemers vergunningsvrij zijn tenzij gebruik van de openbare weg wordt gemaakt en verkeersmaatregelen getroffen moeten worden.
3.1 Vergunningsvrije evenementen
Artikel 2.25, lid 2 van de APV geeft de burgemeester de bevoegdheid vrijstelling van de vergunningsplicht voor door hem aan te wijzen categorieën van evenementen te verlenen.
Op grond van deze bepaling heeft de burgemeester besloten de volgende categorieën evenementen van de vergunningsplicht vrij te stellen onder vaststelling van de daarbij vermelde voorschriften.
3.1.1 Incidentele sportevenementen tot max. 100 bezoekers/deelnemers
Incidentele sportevenementen met minder dan 100 deelnemers en/of bezoekers zijn vergunningsvrij, tenzij hiervoor de openbare weg moet worden afgesloten en/of het verkeer hierdoor ernstig gehinderd wordt.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.1.2 Muzikale rondgangen, serenades en optochten tot max. 100 deelnemers
Muzikale rondgangen, serenades en optochten tot maximaal 100 deelnemers zijn vergunningsvrij, mits het verkeer hierdoor niet ernstig wordt gehinderd.
Voor optochten met meer dan 10 motorrijtuigen (als bedoeld in artikel 1 lid 1 onder c van de Wegenverkeerswet 1994) moet wel een vergunning worden aangevraagd.
Voor betogingen geldt een meldingsplicht op grond van artikel 2.2 van de APV.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.1.3 Straatmuziek en straattheater
Het ten gehore brengen van straatmuziek of het opvoeren van straattheater is eveneens vergunningsvrij, mits sprake is van een enkele persoon of een groep van maximaal 5 personen en geen gebruik van versterkingsapparatuur wordt gemaakt.
Gaat het om een groep van meer dan 5 personen en/of wordt gebruik gemaakt van versterkingsapparatuur, dan moet wel een vergunning worden aangevraagd.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.1.4 Buurt- wijk- en straatfeesten tot max. 100 personen
Bij dit soort feesten moet worden gedacht aan kleinschalige buurt- wijk- en straatfeestjes tot 100 personen op bijvoorbeeld een parkeerplaats of een doodlopende straat ten behoeve van en georganiseerd door buurtbewoners. Voorwaarde is dat het doorgaande verkeer niet gehinderd wordt en er geen verkeersmaatregelen genomen hoeven te worden. Als het noodzakelijk is om de straat af te sluiten, moet wel een vergunning worden aangevraagd.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.1.5 Wandel- en fietstochten tot max. 100 deelnemers
Kleinschalige wandel- en fietstochten tot 100 deelnemers zijn eveneens vergunningsvrij. Indien meer deelnemers worden verwacht, dan moet een vergunning worden aangevraagd.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.1.6 Eendaagse fancyfairs en rommelmarkten tot max. 100 bezoekers
Het gaat hierbij om eendaagse rommelmarkten en fancy-fairs die relatief klein van omvang zijn. Deze zijn vergunningsvrij, tenzij deze op de openbare weg plaatsvinden en het verkeer hiervan hinder zal ondervinden.
Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:
3.2 Vergunningsplichtige evenementen
Indien een evenement niet valt onder de hiervoor genoemde categorieën, dan is het evenement in principe vergunningsplichtig en moet er dus een vergunning worden aangevraagd.
Naast een evenementvergunning zijn voor bepaalde activiteiten van het evenement soms enkele specifieke vergunningen of ontheffingen vereist zoals een ontheffing voor het schenken van (zwak-alcoholische) drank, een geluidsontheffing en/of een omgevingsvergunning (bij afwijking van het bestemmingsplan).
Kort samengevat kan worden gezegd dat alle evenementen met meer dan 100 bezoekers en/of deelnemers vergunningsplichtig zijn.
4 RISICOCLASSIFICATIE: INDELING IN A, B EN C-EVENEMENTEN
Ter beoordeling van de risico’s van een evenement heeft de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland een risicoscan opgesteld waarmee een berekening van de risico’s van een evenement kan worden gemaakt.
Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen A, B en C-evenementen.
Doel van de risicoscan is om de mogelijke veiligheidsrisico’s van een evenement zo goed mogelijk in te schatten. Op basis van een puntenwaardering worden deze risico’s zo objectief mogelijk ingeschat. De uitkomst van deze risicoscan is bepalend voor de behandelingsprocedure.
De meeste evenementen in de gemeente Winterswijk vallen in de B-categorie. Het gaat dan om evenementen met beperkte veiligheidsrisico’s.
Voor deze evenementen geldt dat de organisator verplicht is een draaiboek en veiligheidsplan op te stellen.
Het draaiboek bevat informatie over het evenement zoals een korte beschrijving van het evenement, locatie en tijden en de namen en taakverdeling van medewerkers met vermelding van telefoonnummers. Een goed en volledig draaiboek is vanzelfsprekend ook voor de organisatie zelf van belang en bevat voor de hulpdiensten relevante informatie op het moment dat er maatregelen getroffen moeten worden.
Het veiligheidsplan bevat alle operationele informatie over de processen rond de organisatie van het evenement, de te treffen maatregelen in het belang van een veilig en ordelijk verloop van het evenement en gegevens betreffende de afstemming en communicatie tussen organisatie, de gemeente en de hulpdiensten onderling (politie, brandweer en GHOR (=Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen).
Ook moet hierin een scenariobeschrijving van mogelijke calamiteiten worden opgenomen. Het gaat dan om reële calamiteiten die zich zouden kunnen voordoen. Dit dwingt de organisatie ertoe na te denken over het handelen ingeval van een calamiteit of dreigende calamiteit.
Bij vergunningsaanvragen met betrekking tot een B-evenement wordt door de hulpdiensten mono-disciplinair advies uitgebracht, d.w.z. dat elke hulpdienst haar eigen advies uitbrengt en de gemeente deze advisering coördineert en bundelt om tot een besluit te komen.
C-evenementen zijn evenementen die veelal door hun omvang en/of de aard van activiteiten qua organisatie en beheersing en inzet van hulpdiensten extra risico’s met zich meebrengen.
Als uit de risicoscan blijkt dat een evenement als C-evenement moet worden aangemerkt, vindt er een multidisciplinaire behandeling van de vergunningsaanvraag plaats. Multidisciplinair betekent dat de hulpdiensten een integraal advies uitbrengen waarbij overleg met alle partijen een belangrijk onderdeel van de procedure en advisering is.
Daarom is het belangrijk dat de vergunningsaanvraag vroegtijdig wordt ingediend d.w.z. 4 tot 6 maanden voorafgaand aan het evenement.
Omdat extra inzet van de hulpdiensten noodzakelijk zal zijn, is het ook voor de planning van de hulpdiensten van belang in een vroeg stadium van het evenement op de hoogte te zijn, helemaal wanneer er in de betreffende periode nog meer evenementen in de regio zullen plaatsvinden.
Als de hulpdiensten door gebrek aan capaciteit of om andere redenen niet kunnen instaan voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement, zal de burgemeester geen vergunning verlenen. De organisatie heeft er dus vooral zelf belang bij om vroegtijdig een vergunningsaanvraag in te dienen.
5 BEOORDELING VERGUNNINGSAANVRAAG EVENEMENT
In dit hoofdstuk zal worden ingegaan op de belangrijkste aspecten en beoordelingscriteria die bij de beoordeling van een vergunningsaanvraag een rol spelen.
5.1 Openbare orde en veiligheid
De burgemeester is belast met het toezicht op de openbare orde en veiligheid. De laatste jaren is het besef gegroeid dat evenementen ook veiligheidsrisico’s met zich mee kunnen brengen. Hierdoor zijn steeds zwaardere eisen aan de organisatie van een evenement gesteld. In de eerste plaats draagt de organisator de verantwoordelijkheid om een evenement ordelijk en veilig te laten verlopen.
5.1.1 Draaiboek en veiligheidsplan
In 4.2 is al aangegeven dat de organisator van een zgn. B-evenement een draaiboek en veiligheidsplan moet opstellen.
Het draaiboek bevat kort gezegd informatie over de organisatorische aspecten van een evenement (zie 4.2).
Het veiligheidsplan bevat alle operationele informatie over de locatie en de processen rond de organisatie van het evenement, de te treffen maatregelen in het belang van een veilig en ordelijk verloop van het evenement en gegevens betreffende de afstemming en communicatie tussen organisatie, de gemeente en de hulpdiensten onderling (politie, brandweer en GHOR (=Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen).
Ook moet hierin een scenariobeschrijving van mogelijke calamiteiten worden opgenomen. Het gaat dan om reële calamiteiten die zich zouden kunnen voordoen. Dit dwingt de organisatie ertoe na te denken over het handelen ingeval van een calamiteit of dreigende calamiteit.
Hoe groter en omvangrijker het evenement, hoe meer informatie in het draaiboek en veiligheidsplan moet worden opgenomen. Omgekeerd betekent dit dat bij de kleinere B-evenementen een eenvoudig draaiboek annex veiligheidsplan kan volstaan.
Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het door de gemeente opgestelde model draaiboek/veiligheidsplan.
Zonder een goed en volledig draaiboek en veiligheidsplan zal een vergunnings-aanvraag niet verder in behandeling (kunnen) worden genomen.
De politie is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde, maar het zorgen voor een rustig en ordelijk verloop van het evenement met zo min mogelijk overlast voor de omgeving blijft als eerste een verantwoordelijkheid van de organisator.
Voor evenementen met een verhoogd risico op ordeverstoringen kan voorgeschreven worden dat de organisator gediplomeerde beveiligers moet inzetten om toezicht te houden.
De organisator is verantwoordelijk voor een goed verloop van het evenement en dus ook voor professioneel toezicht. Daarom moet in de vergunningsaanvraag aangegeven worden of en hoeveel gediplomeerde beveiligers worden ingezet en welk beveiligingsbedrijf hiervoor wordt ingeschakeld.
De eis van gediplomeerde toezichthouders vloeit voort uit de Wet op particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus
De algemene norm voor de inzet van beveiligers is één gediplomeerde beveiliger op 250 bezoekers. Dit is maatwerk en op advies van de politie kan hiervan afgeweken worden.
5.1.3 Constructieve veiligheid
Indien van toepassing worden in een evenementenvergunning ook voorschriften opgenomen over de constructieve veiligheid .
Vanzelfsprekend moet het publiek erop kunnen vertrouwen dat allerlei objecten op het evenemententerrein voldoen aan de veiligheidseisen en keurmerken. Hierbij valt te denken aan tenten, podia, tribunes, speeltoestellen en (kermis)attracties.
Daarom moet de aanvrager bij de vergunningsaanvraag de nodige informatie over de opstelling van deze objecten verstrekken (situatietekening en plattegrondtekeningen) en gegevens over de constructieve veiligheid van deze objecten.
Voor speeltoestellen en (kermis)attracties geldt op grond van het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen dat deze moeten zijn goedgekeurd en in het RAS (Register en attractie- en speeltoestellen) staan opgenomen. De gemeente controleert vervolgens of een toestel is goedgekeurd en in het RAS is opgenomen. De NVAW controleert op de veiligheid van attractie- en speeltoestellen.
Brandveiligheid is vanzelfsprekend ook een belangrijk aandachtspunt bij evenementen. Niet alleen een goede bereikbaarheid van het evenemententerrein voor de hulpdiensten en voldoende vluchtwegen voor het publiek maar ook de brandveiligheid van tenten en andere bouwsels.
Als bij een evenement gebruik wordt gemaakt van een tent of andere tijdelijke verblijfsruimte waarin gelijktijdig meer dan 150 personen verblijven, dan moet (op grond van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen) 4 weken voorafgaand aan het evenement een gebruiksmelding bij de gemeente worden ingediend.
Voor deze melding moet een speciaal formulier worden gebruikt dat u kunt vinden op de gemeentelijke website. Artikel 2.3 van het Besluit geeft aan welke bijlagen hierbij moeten worden ingediend.
Bij B-evenementen wordt vrijwel standaard advies van de brandweer gevraagd. De brandweer beoordeelt ook de gebruiksmeldingen en zal indien nodig met de organisator in overleg treden over aanvullende maatregelen.
De GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) adviseert gemeenten over de gezondheidsaspecten bij evenementen.
Voor kleinere evenementen heeft de GHOR een standaardadvies opgesteld en voor grotere evenementen geldt maatwerk.
Voor de meeste evenementen geldt dat er één of meerdere EHBO-posten aanwezig moeten zijn. Mocht er iets gebeuren, dan kan in eerste instantie snel hulp geboden worden.
In de voorschriften wordt bepaald hoeveel EHBO ingezet moet worden en aan welke eisen een EHBO-post moet voldoen.
Voorts moet gedacht worden aan voorschriften met betrekking tot de drinkwatervoorziening en hygiënische maatregelen.
5.3 De locatie van het evenement
Een evenement kan binnen of buiten plaatsvinden, op openbare grond of op privé-terrein. Deze informatie moet bij het aanvragen van de vergunning ook vermeld worden.
Wanneer het evenement op privéterrein plaatsvindt, moet de eigenaar van het terrein hiervoor toestemming hebben gegeven. Van openbare grond is de gemeente meestal de eigenaar, dus bij een evenement op openbare grond is ook de privaatrechtelijke toestemming van de gemeente vereist.
Bij het organiseren van een evenement op een bepaalde locatie moet altijd rekening worden gehouden met een goede bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Vuistregel is dat een evenemententerrein van 2 kanten goed bereikbaar moet zijn via verharde of semi-verharde wegen.
Ook bij het afzetten van wegen, het parkeren van voertuigen en het plaatsen van tenten en andere objecten is dit een belangrijk aandachtspunt.
Daarom moet bij de aanvraag van een evenementenvergunning ook een situatieschets worden bijgevoegd waarop duidelijk aangegeven wordt waar het terrein is gesitueerd en hoe het wordt ingericht met vermelding van vluchtwegen en eventuele wegafzettingen.
De locatie van een evenement speelt vanzelfsprekend ook een rol met betrekking tot het veroorzaken van overlast. Een muziekevenement in het buitengebied zal tot minder geluidsoverlast voor bewoners leiden dan een muziekevenement in de bebouwde kom. Hetzelfde geldt voor parkeeroverlast.
Ook is het ongewenst dat een druk bezocht evenement in de nabijheid van een kwetsbaar natuurgebied plaatsvindt. In dat geval is de kans groot dat de Wet natuurbescherming zich tegen het evenement verzet.
Tenslotte speelt ook het bestemmingsplan een rol. Vaak heeft de locatie van een evenement een bestemming die het houden van een evenement op deze locatie niet toelaat. Als er vanwege het kortstondige en incidentele karakter planologisch geen bezwaren tegen het evenement, kan op basis van een omgevingsvergunning toch medewerking aan het evenement worden verleend. Zie verder onder 5.9.
5.4 Beperking overlast - geluidsnormen
Vooral bij muziekevenementen is enige geluidsoverlast onvermijdelijk, zeker als een dergelijk evenement in de openlucht of in een tent plaatsvindt.
Vanuit de opvatting dat geluidsoverlast van muziekevenementen binnen de bepaalde grenzen en beperkt tot enkele keren per jaar acceptabel moet worden geacht zijn regels vastgesteld om overmatige geluidsoverlast van evenementen te voorkomen. Deze regels hebben betrekking op de eindtijden, de geluidsniveaus en de locatie van evenementen.
Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen grootschalige muziekevenementen en andere muziekevenementen. Met betrekking tot de eindtijden van deze evenementen wordt gekeken naar het soort evenement en naar de dag waarop het evenement plaatsvindt: in het weekend (vrijdag en zaterdag), op feestdagen of doordeweeks (de dagen zondag t/m donderdag).
De geluidsnormen tijdens evenementen worden bepaald door de locatie, het tijdstip en het soort evenement dat plaatsvindt.
5.4.1 Grootschalige muziekevenementen
Er is sprake van een grootschalig muziekevenement, indien meer dan 1000 bezoekers worden verwacht en/of het bronniveau van de muziek 90 dB(A) of meer bedraagt.
Voor grootschalige muziekevenementen in de openlucht en in feesttenten gelden de volgende criteria c.q. voorschriften:
Voor grootschalige muziekevenementen op de Markt geldt een afwijkende regeling:
* de norm 90 dB(C) voor zware basgeluiden is onafhankelijk van de dB(A)-norm en blijft ook bij een hogere dB(A)-norm onveranderd 90 dB(C)
5.4.2 Andere muziekevenementen
Gaat het om een muziekevenement in de openlucht, in een feesttent of in een andere ruimte, dat niet als grootschalig kan worden aangemerkt, dan mag de geluidsbelasting op de gevel van omliggende woningen niet meer dan 55 dB(A) bedragen.
Deze geluidsnorm geldt ook voor besloten feesten waarvoor op grond van artikel 4.4 van de APV ontheffing kan worden aangevraagd.
De voorgeschreven eindtijd van deze evenementen is 24.00 uur op de vrijdag- en zaterdagavond en 23.00 uur op andere dagen. Dit betekent dat na 24.00 uur resp. 23.00 uur geen muziek meer ten gehore mag worden gebracht die tot geluidsoverlast kan leiden.
Veelal zijn ook deze kleinere muziekevenementen in afwijking van de geldende bestemming. Om deze reden en ter beperking van geluidsoverlast voor de omgeving worden op deze locatie maximaal 3 evenementen per jaar toegestaan. Dit geldt ook voor besloten feesten.
5.5 Duurzaamheid / duurzaamheidsparagraaf
De gemeente Winterswijk heeft grote ambities op het gebied van duurzaamheid. In 2030 wil de gemeente energieneutraal zijn en in 2050 wil Winterswijk een volledig duurzame samenleving zijn, dus ook klimaatneutraal en circulair. Duurzaamheid binnen de gemeente Winterswijk is gericht op het behoud en het versterken van vier onomkeerbare (maatschappelijke) basiswaarden:
Ook evenementen worden steeds duurzamer. Bewust gebruik van energie, beperken en scheiden van afval, hergebruik van materialen, het voorkomen van voedselverspilling en stimuleren dat bezoekers met de fiets en het openbaar vervoer komen zijn maatregelen die in toenemende mate door organisatoren worden getroffen. Om dit nog meer te stimuleren zal aan het draaiboek bij iedere vergunningaanvraag voor een evenement van enige omvang (meer dan 100 bezoekers/deelnemers) nu ook een duurzaamheidsparagraaf moeten worden toegevoegd.
In deze duurzaamheidsparagraaf moet – voor zover van toepassing - het volgende worden vermeld:
De organisator van een evenement is in principe zelf verantwoordelijk voor de afvoer van het afval en het reinigen van het evenementterrein. Daartoe moet de organisator zo nodig zelf een afvalverwerkingsbedrijf inschakelen.
Daarbij wordt van de organisator verwacht dat deze de nodige inspanningen verricht om afval zoveel mogelijk te beperken en afval te scheiden. Dit laatste is mogelijk door o.m. aparte afvalbakken/containers voor de opvang van plastic, vooral plastic bekers, te plaatsen. Het meeste afval bij evenementen wordt veroorzaakt door het gebruik van plastic bekers. Deze hoeveelheid afval kan ook beperkt worden door het gebruik van zgn. hardcups die meermalen gebruikt kunnen worden. Een statiegeldsysteem bevordert het hergebruik van deze hardcups.
Vanaf januari 2024 geldt een verbod op het gebruik van plastic wegwerpbekers voor eenmalig gebruik bij evenementen en festivals.
Voorts wordt evenementorganisaties geadviseerd gebruik te maken van de menukaart en toolkit “Schoon evenement” van de ROVA. Hierin staan handige tips voor een mooi en schoon evenement.
Wanneer het evenement op een openbaar terrein heeft plaatsgevonden en het terrein is niet of onvoldoende schoongemaakt, dan zal de gemeente dit op kosten van de organisator laten uitvoeren.
In het belang van het milieu moeten bij motor- en autosportevenementen extra maatregelen worden getroffen om bodemverontreiniging te voorkomen.
Het is vanzelfsprekend belangrijk dat bij een evenement voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn. De organisator van het evenement moet daarom zorgen voor voldoende toiletvoorzieningen voor dames en heren. Hiervoor kan, indien aanwezig, van bestaande toiletten gebruik worden gemaakt. Wanneer er geen of te weinig vaste toiletten zijn, moet er een voorziening getroffen worden in de vorm van een of meerdere toiletwagens.
Uitgangspunt is één toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers op een maximale loopafstand van circa 150 meter; herentoiletten kunnen (deels) worden vervangen door urinoirs.
Het is verboden fecaliën/vuilwater op of in de bodem, oppervlaktewater of in een IT-riool te brengen. In het verleden werd vaak door gebruik van verplaatsbare toilet units of toiletwagens geloosd op de riolering. In sommige gevallen werd er ook vuilwater vanuit snackwagens e.d. op het riool geloosd. Omdat er steeds meer gescheiden rioolstelsels zijn aangelegd, wordt het water van de straat afgevoerd naar IT-riolering (infiltratie riolering) of hemelwaterriolering. Het is niet toegestaan te lozen op een IT-riolering.
Bij evenementen op de Markt kan gebruikt worden gemaakt van een speciale aansluitvoorziening voor een toiletwagen. Op andere locaties dan de Markt zal de organisator moeten zorgen voor een eigen voorziening of opvang.
5.7 Parkeren en verkeersveiligheid
Evenementen trekken publiek en dat betekent dat ook aandacht aan het parkeren van voertuigen en het voorkomen van parkeeroverlast moet worden besteed. Ook dat is een zorg van de organisatie. Zijn er - afhankelijk van het verwachte aantal bezoekers – onvoldoende (openbare) parkeerplaatsen in de omgeving, dan moet de organisatie zorgen voor extra parkeerruimte in de omgeving.
Om het verkeer in goede banen te leiden is het vaak noodzakelijk om verkeersregelaars in te zetten en verkeersmaatregelen zoals een parkeerverbod en/of het afsluiten van een straat te treffen. Voor dit laatste zal de gemeente een verkeersbesluit moeten nemen en moet de organisator zelf zorgen voor de plaatsing van de vereiste borden en hekken.
Belangrijk is ook dat de organisator erop toe ziet dat het evenemententerrein goed toegankelijk voor de hulpdiensten is en de toegang niet door geparkeerde auto’s versperd wordt.
In de omgeving van het evenemententerrein moeten voldoende parkeerplaatsen voor zowel bezoekers als deelnemers van het evenement zijn.
Zijn er onvoldoende openbare parkeerplaatsen, dan moet de organisatie zelf voor extra parkeerruimte zorgen bijv. in de vorm van een weiland. De organisator kan dit niet op zijn beloop laten en moet de parkeercapaciteit in de vergunningsaanvraag aangeven.
Als er veel bezoekers verwacht worden, is het verstandig om het verkeer door verkeers-regelaars te laten regelen. Meestal zal de politie ook daartoe adviseren.
Voor het regelen van het verkeer op de openbare weg mogen alleen geïnstrueerde en door de burgemeester aangestelde verkeersregelaars worden ingezet. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het werven van verkeersregelaars. Deze personen moeten middels e-learning een instructie volgen, waarna zij door de burgemeester aangesteld worden tot evenementenverkeersregelaar.
Indien de organisator het nodig acht dat wegen worden afgezet of een parkeerverbod wordt ingesteld, moet dit ook in de vergunningsaanvraag en op de situatieschets worden vermeld.
Bij grote evenementen kan de organisator gevraagd worden een verkeersplan in te dienen.
Mede op basis van de advisering door de gemeentelijk verkeersdeskundige en de hulpdiensten zullen burgemeester en wethouders de gewenste verkeersmaatregelen vastleggen in een verkeersbesluit. Dit verkeersbesluit wordt door de gemeente gepubliceerd.
Van de organisator wordt verwacht dat deze zelf de direct betrokken bewoners over eventuele wegafsluitingen e.d. informeert.
De organisator moet ook zelf zorgen voor de plaatsen van de vereiste verkeersborden en eventuele afzethekken. Deze borden en hekken worden door de gemeente kosteloos beschikbaar gesteld, mits deze zelf worden opgehaald, geplaatst en weer worden teruggebracht. Dit geldt alleen voor niet-commerciële evenementen (d.w.z. evenementen zonder bedrijfsmatig karakter die door een vereniging of stichting worden georganiseerd).
Als er verkeersmaatregelen op of langs provinciale wegen genomen moeten worden, dan moet hiervoor contact met de Provincie Gelderland worden genomen. Belangrijk is om dit ruim vantevoren te doen.
Bij veel evenementen wordt drank geschonken. Volgens de Alcoholwet kan alleen ontheffing worden verleend voor het schenken van zwakalcoholhoudende drank tijdens “bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard”. Het schenken van sterke drank bij evenementen is niet toegestaan. En wordt alleen koffie, thee en/of frisdrank geschonken, dan is geen ontheffing nodig.
Voor het verkrijgen van een zgn. artikel 35- ontheffing geldt alleen de eis dat degene onder wiens leiding de drankverstrekking plaatsvindt tenminste 21 jaar oud en van goed levensgedrag is. Deze leidinggevende moet tijdens het evenement zelf aanwezig zijn en direct toezicht op de drankverstrekking houden.
Een belangrijk aandachtspunt bij de drankverstrekking op evenementen is de naleving van de leeftijdsgrenzen. Algemeen bekend is dat aan jongeren onder de 18 jaar geen alcoholhoudende drank mag worden verstrekt. De organisatie draagt ook hiervoor verantwoordelijkheid. Om de leeftijdsgrens te controleren moet bij enige twijfel de persoon in kwestie om een legitimiteitsbewijs worden gevraagd. De drankverstrekker heeft ook de plicht om erop te letten dat de (alcoholische) drank niet aan anderen wordt doorgegeven.
Afhankelijk van het soort evenement kan worden voorgeschreven dat de drank uitsluitend in kunststof (plastic) bekers mag worden geschonken. Bij evenementen op de openbare weg is dit een standaardvoorschrift met dien verstande dat per 1 januari 2024 een verbod op het gebruik van plastic wegwerpbekers voor eenmalig gebruik geldt. Vanaf dat moment zullen zgn. hard cups op basis van een statiegeldsysteem of zgn. PET-bekers (van recyclebaar materiaal) gebruikt moeten worden.
Evenementen kunnen niet zomaar overal worden gehouden. In veel gevallen is een evenement in strijd met het bestemmingsplan omdat het terrein waarop het evenement plaatsvindt een andere bestemming heeft.
Uit jurisprudentie blijkt dat alleen wanneer een evenement slechts enkele uren duurt (inclusief opbouw en afbreken) geen strijd met het bestemmingsplan aanwezig is.
De meeste evenementen duren langer dan enkele uren en dan zal volgens de huidige regelgeving op basis van een omgevingsvergunning vrijstelling van de bestemmingsplan-voorschriften moeten worden verleend. Onder de nieuwe Omgevingswet zal dit anders geregeld worden (zie 5.10).
De organisator hoeft deze vrijstelling niet expliciet aan te vragen. De behandelaar toetst dit zelf aan het bestemmingsplan en neemt dit – indien van toepassing – mee in de brief van vergunningverlening.
Naar verwachting zal in 2024 de Omgevingswet in werking treden. Deze wet heeft vergaande consequenties voor alle regelgeving die betrekking heeft op de fysieke leefomgeving. Dat geldt ten dele ook voor de regelgeving voor evenementen.
Aspecten van een evenement die betrekking hebben de fysieke omgeving zoals geluid, parkeren, milieu en locatie/bestemming moeten in een omgevingsplan danwel – bij afwijking hiervan – via een omgevingsvergunning worden geregeld. Gaat het om openbare orde en veiligheid, dan zal dit nog altijd via een evenementenvergunning op grond van de APV geregeld moeten worden.
Bij sommige onderwerpen zoals bijv. verkeersmaatregelen en brandveiligheid is nog niet helemaal duidelijk via welke vergunning deze aspecten geregeld moeten worden.
Met het oog op de aansprakelijkheid voor ongelukken en schade bij een evenement is het van belang dat de organisatie een voldoende dekkende WA-verzekering voor deelnemers, vrijwilligers en publiek afsluit.
Het is daarbij voor organisaties van belang te weten dat een verzekeringsmaatschappij niet uitkeert, als er geen rechtsgeldige evenementenvergunning is verleend.
5.11.1 Collectieve vrijwilligersverzekering
De gemeente Winterswijk heeft een verzekering afgesloten voor alle vrijwilligers binnen de gemeente. Deze collectieve vriiwilligersverzekering is ook van toepassing op vrijwilligers bij evenementen.
Onder 'vrijwilliger' wordt in dit verband verstaan: degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend.
Om een beroep op deze verzekering te doen moet wel duidelijk zijn wie als vrijwilligers meewerken aan het evenement.
In eerste instantie gaat de eigen verzekering van een vrijwilliger altijd voor. Een vrijwilligersverzekering kan echter wel aanvullend werken, als de eigen verzekering niet alles dekt.
Voorbeelden van wat verzekerd wordt: schade die is toegebracht aan derden bij de uitvoering van het vrijwilligerswerk en schade aan persoonlijke eigendommen van de vrijwilliger die is opgetreden bij het uitvoeren van het werk.
Meer informatie hierover kunt u vinden op de gemeentelijke website onder “collectieve vrijwilligersverzekering”.
6 PROCEDURE VERGUNNINGSAANVRAAG
6.1 Tijdig indienen van vergunningsaanvraag
De vergunningsaanvraag voor een relatief klein evenement moet tenminste 8 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend. Deze termijn is nodig om de aanvraag goed te kunnen beoordelen en indien nodig adviezen van o.m. politie en brandweer in te winnen.
Ook moet een aanvraag waartegen mogelijk bezwaren bestaan, gepubliceerd worden en zal een inspraakprocedure doorlopen moeten worden. Een termijn van 8 weken is dan al krap om tijdig een besluit te kunnen nemen.
Ook voor de organisator van het evenement zelf is het van groot belang om tijdig te weten of het evenement doorgang kan vinden en welke voorschriften in acht genomen moeten worden.
Als het gaat om een groter B-evenement, dan is het van belang om de vergunningsaanvraag eerder d.w.z. tenminste 12 weken van tevoren, in te dienen. Mochten er problemen ontstaan, dan is er nog voldoende tijd om te overleggen en hiervoor een oplossing te vinden.
Bovendien kunnen hulpdiensten in hun planning hiermee rekening houden. Is dit laatste niet mogelijk en zou dit betekenen dat dit tot onverantwoorde situaties leidt, dan kan dit voor de burgemeester een reden zijn om de vergunningsaanvraag te weigeren.
Voor C-evenementen geldt een aanvraagtermijn van tenminste 5 maanden met het oog op de planning en inzet van de hulpdiensten en de multi-disciplinaire behandeling van de vergunningsaanvraag.
6.2 Integraal aanvraagformulier
Voor het aanvragen van een evenementvergunning kan gebruik worden gemaakt van het aanvraagformulier voor evenementenvergunningen op de gemeentelijke website.
In het aanvraagformulier zijn vrijwel alle aspecten waarvoor een vergunning of ontheffing moet worden aangevraagd meegenomen. Het aanvraagformulier is voorzien van een (korte) toelichting.
Bij twijfel over de vraag of een vergunning vereist is, kan eerst de zogeheten vergunningenchecker ingevuld worden. U kunt deze stap ook overslaan.
Het aanvraagformulier moet zo volledig mogelijk ingevuld en ondertekend worden. Op grond van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) moeten alle gegevens die de gemeente nodig heeft om de aanvraag te kunnen beoordelen door de aanvrager worden aangeleverd. Bij de aanvraag moet meestal ook een situatieschets/plattegrond ingediend worden.
Indien bij een aanvraag niet alle (gevraagde) gegevens zijn verstrekt, kan de aanvraag niet verder in behandeling worden genomen en zal de aanvrager gevraagd worden om de betreffende gegevens alsnog te verstrekken. Gebeurt dit niet, dan zal de burgemeester besluiten de aanvraag niet verder in behandeling te nemen.
Het onvolledig verstrekken van gegevens zal in ieder geval vertragend werken. Het is dus ook voor de organisator zelf van belang om het aanvraagformulier zo volledig en zorgvuldig mogelijk in te vullen.
Desgewenst zijn de medewerkers van het team Vergunningen & Toezicht graag bereid om de organisator bij het indienen van een vergunningsaanvraag te ondersteunen. U kunt hiervoor een afspraak maken.
Vooral als het gaat om grootschalige evenementen, is het zinvol om vooraf met alle betrokken partijen te overleggen en alle relevante aspecten door te nemen.
6.4 Publicatie vergunningsaanvraag
Bij vergunningsaanvragen waartegen mogelijk bezwaren bestaan, wordt de aanvraag ter voldoening aan het bepaalde in artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gepubliceerd via www.officiëlebekendmakingen.nl.
Belanghebbenden kunnen dan gedurende 2 weken op de vergunningsaanvraag reageren en hun zienswijze op de vergunningsaanvraag naar voren brengen.
Deze reacties zullen worden betrokken bij de beslissing op de vergunningsaanvraag.
Op grond van artikel 1.2 APV moet binnen 8 weken na ontvangst van de vergunnings-aanvraag een besluit hierop worden genomen. Deze termijn kan met ten hoogste 8 weken worden verdaagd.
Zoals al eerder is opgemerkt kan de burgemeester de vergunning op grond van artikel 1.8 APV weigeren in het belang van:
Met het oog op deze belangen kunnen ook voorschriften aan de vergunning verbonden worden.
Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen tegen een besluit alleen belanghebbenden schriftelijk bezwaar maken. Belanghebbenden zijn degenen die een direct belang bij de aangevraagde vergunning hebben. Dat is vanzelfsprekend de aanvrager zelf maar dat kunnen ook omwonenden zijn.
Een bezwaarschrift moet binnen 6 weken na bekendmaking van het besluit worden ingediend. Het bezwaarschrift wordt behandeld door de onafhankelijke commissie Bezwaarschriften die aan het besluitvormende bestuursorgaan, i.c. de burgemeester, advies uitbrengt.
Indien een bezwaarschrift is ingediend, kan in spoedeisende gevallen de voorzieningen-rechter worden gevraagd al snel een uitspraak te doen, de zgn. voorlopige voorziening.
Tegen het besluit op een bezwaarschrift kunnen belanghebbenden vervolgens nog beroep instellen bij de rechtbank.
Voor, tijdens en na afloop van een evenement wordt er door de gemeente, brandweer en politie toezicht op de naleving van de regels uitgeoefend en zo nodig gehandhaafd.
Voorafgaand aan een evenement wordt – vooral bij grote evenementen - gecontroleerd of de indeling van het terrein en de opstelling van objecten conform de vergunning zijn en voldoen aan de veiligheidsvoorschriften. Ook wordt gekeken naar de bereikbaarheid van het evenemententerrein, de parkeervoorzieningen en de aanwezigheid van voldoende sanitaire voorzieningen. De brandweer controleert waar nodig op brandveiligheid.
Tijdens het evenement vindt controle door de gemeentelijke BOA’s en de politie plaats. Er wordt dan vooral gelet op de naleving van andere voorschriften zoals de geluidsnormen, de drankverstrekking aan jongeren, eindtijden en het eventueel te houden toezicht.
Na afloop van het evenement wordt gecontroleerd op het schoonmaken van het terrein en eventuele (bodem)verontreiniging.
Voor klachten over o.a. geluidsoverlast is de politie het aanspreekpunt waar mensen terecht kunnen. Zij beoordeelt dan of er werkelijk een overtreding plaatsvindt. Soms wordt de ODA (Omgevingsdienst Achterhoek) ingeschakeld om geluidsmetingen uit te voeren.
De politie kan aanwijzingen en bevelen geven en als uiterste middel gelasten dat de activiteit direct stop gezet wordt. Ook kan de politie een proces-verbaal (strafrechtelijke handhaving) opmaken tegen de organisator van het evenement. Eventueel wordt er een volgende keer geen evenementenvergunning meer verstrekt of een preventieve last onder dwangsom opgelegd.
Wanneer de veiligheid van de bezoekers in het geding komt en dit niet snel opgelost kan worden, wordt het evenement stilgelegd.
Tenslotte controleren de gemeentelijke toezichthouders ook op de naleving van de horecawetgeving en met name de leeftijdsgrenzen voor alcoholverstrekking aan jongeren.
De leeftijdsgrens voor verstrekking van zwakalcoholhoudende drank is 18 jaar. Op overtreding van deze voorschriften staan forse geldboetes.
Het plaatsen van publiciteitsborden voor evenementen langs de openbare weg is op grond van het gemeentelijke reclamebeleid niet toegestaan.
Als alternatief hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de gemeentelijke informatiezuilen langs de invalswegen van de bebouwde kom. Vermelding van een evenement op deze infozuilen kan voor een periode van maximaal 3 weken. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Deze mogelijkheid geldt alleen voor niet-commerciële evenementen in de gemeente Winterswijk.
Voor vermelding op de infozuilen kan contact opgenomen worden met 100% Winterswijk oftewel stichting Marketing Winterswijk (info@100%winterswijk.nl).
Ook bestaat de mogelijkheid om reclame te maken door middel van het plaatsen van zogenaamde driehoeksborden (oftewel sandwichborden) en banners op enkele strategische locaties in en rond de bebouwde kom. Deze laatste mogelijkheid geldt alleen voor evenementen die een regionaal karakter hebben en zich ook richten op publiek van buiten Winterswijk.
Zowel voor de plaatsing van driehoeksborden als banners moet een vergunning worden aangevraagd. Dit kan op het aanvraagformulier worden vermeld.
Alle evenementen waarvoor vergunning wordt aangevraagd worden opgenomen in de evenementenkalender van de Veiligheidsregio Noord-Oost Gelderland. Deze kalender is niet openbaar maar de gemeente kan desgewenst wel controleren of er op een bepaalde datum al andere evenementen zullen plaatsvinden.
In principe is een organisatie vrij in de keuze van het tijdstip van het evenement. Toch kan zich de situatie voordoen dat de politie onvoldoende capaciteit beschikbaar heeft om verantwoord toezicht te kunnen houden. Dit kan een reden zijn om de vergunning te weigeren.
Ook in het belang van de organisator zelf wordt ernaar gestreefd te voorkomen dat er twee grote en soortgelijke evenementen gelijktijdig worden georganiseerd. In dat geval zal de gemeente met de aanvragers in gesprek gaan over een andere datum voor één van de evenementen.
Om dergelijke problemen te voorkomen wordt organisatoren van met name grote evenementen geadviseerd om aan het eind van het voorafgaande jaar alvast melding te doen van de data van het evenement dat zij willen organiseren. Uiteraard biedt dit nog geen garantie dat de vergunning ook daadwerkelijk verleend kan worden maar het evenement kan dan in ieder geval al ingepland worden.
Op grond van de legesverordening en de daarbij horende tarieventabel moeten voor een vergunning (of ontheffing) leges betaald worden. Deze leges zijn bedoeld ter dekking van de kosten die de gemeente maakt om de vereiste vergunning(en) te verlenen.
Vele evenementen vinden op gemeentegrond plaats. Voor het gebruik van gemeentegrond moet in beginsel precariobelasting worden betaald. Voor niet-commerciële evenementen geldt echter een uitzondering omdat deze een algemeen belang dienen. Van niet-commercieel is sprake als het evenement wordt georganiseerd door een vereniging of stichting zonder commercieel winstoogmerk.