Reglement van Orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• •

  voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens vervanger;

• •

  commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;

• •

  griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

• •

  vergadering(en): vergadering(en) van een raadscommissie;

• •

  commissie(s): raadscommissie(s) als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet;

• •

  agendacommissie: de commissie als beschreven in artikel 2 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Vijfheerenlanden 2022.

Artikel 2 Instelling raadscommissies

De raad stelt de volgende commissies in:

• •

  Ruimte, Wonen en Duurzaamheid (RWD)

• •

  Welzijn, Onderwijs en Sport (WOS).

• •

  Algemene Zaken (AZ).

De commissie RWD adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

• a)

  Ruimtelijke Ordening

• b)

  Wonen

• c)

  Grondexploitaties en vastgoed

• d)

  Duurzaamheid en milieu

• e)

  Verkeer en vervoer

• f)

  Openbare werken

• g)

  Circulariteit

De commissie WOS adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

• a)

  Volksgezondheid en welzijn

• b)

  Onderwijs

• c)

  Sport

• d)

  Jeugd/jeugdzorg

• e)

  Arbeid en inkomen

• f)

  Integratie en inburgering

• g)

  Inclusie en emancipatie

De commissie AZ adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

• a)

  Bestuur, organisatie en representatie

• b)

  Regionale samenwerking

• c)

  Veiligheid, openbare orde en toezicht

• d)

  Financiën

• e)

  Wijk- en kerngericht werken

• f)

  Communicatie en participatie

• g)

  Toerisme en recreatie

• h)

  Kunst, cultuur en erfgoed

• i)

  Economie

Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, bepaalt de agendacommissie in welke commissie(s) het onderwerp wordt behandeld.

Als een gezamenlijke vergadering van commissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

Artikel 3 Taken

Een raadscommissie:

• 1.

  brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben

• 2.

  kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder 1;

• 3.

  voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder 1;

• 4.

  wisselt politieke standpunten uit.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  De raadscommissies kennen geen vaste leden

• 2.

  Een raadscommissie bestaat uit maximaal twee commissieleden per fractie.

• 3.

  De leden kunnen raadslid of commissielid niet-raadslid zijn.

• 4.

  Elke fractie kan maximaal 2 commissieleden zijnde niet-raadsleden ter benoeming aan de gemeenteraad voordragen.

• 5.

  De leden kunnen raadslid of commissielid niet-raadslid zijn

• 6.

  Commissieleden niet-raadsleden hebben tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de betreffende fractie gestaan.

• 7.

  De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op de commissieleden niet-raadsleden, van overeenkomstige toepassing

• 8.

  Alvorens zijn functie te aanvaarden legt het lid, niet zijnde een raadslid, in handen van de voorzitter van de raad de eed of belofte af overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet

• 9.

  De commissieleden niet-raadsleden worden voor de duur van de raadsperiode benoemd.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

• 2.

  De voorzitter is geen lid van de commissie.

• 3.

  De voorzitter is belast met:

  • a)

    het leiden van de vergadering;

  • b)

    het handhaven van de orde;

  • c)

    het doen naleven van deze verordening en het reglement van orde;

  • d)

    het tekenen van de stukken, die van de commissie uitgaan.

• 4.

  de raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan

• 5.

  de voorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen hiervan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat direct in.

Artikel 6 Commissiegriffier

• 1.

  De commissies worden in alles wat de hun opgedragen taak betreft bijgestaan door een com-missiegriffier, te weten de griffier of een door hem aangewezen griffiemedewerker.

• 2.

  De (commissie)griffier is in iedere vergadering aanwezig.

• 3.

  De commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan de beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 7 College en secretaris

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn standaard uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn.

• 2.

  Iedere portefeuillehouder kan aan de beraadslagingen deelnemen.

• 3.

  De raadscommissie kan het college verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 8 Oproep en voorlopige agenda

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een elektronische oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de elektronische oproep beschikbaar gesteld.

• 3.

  Collegevoorstellen worden direct na besluit en ondertekening elektronisch openbaar gemaakt

• 4.

  Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9 Aanvullende agenda

Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden

Artikel 10 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden door aankondiging in een lokaal weekblad en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

Artikel 11 Deadline technische vragen

Technische vragen die uiterlijk 3 werkdagen voor aanvang van de commissie vóór 12:00 uur ingediend zijn, worden uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissie beantwoord.

Artikel 12 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 13 Opening vergadering en quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal van de fracties aanwezig is;

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter in overleg met de aanwezige fracties, na voorlezing van de namen der afwezige fracties, dag en uur van de volgende vergadering;

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. In deze vergadering kan de commissie alleen beraadslagen of adviseren over de onderwerpen die zijn geagendeerd.

Artikel 14 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  Een commissiegriffier draagt zorg voor audio-/videoverslagen en besluitenlijsten van vergaderingen.

• 2.

  Het audio/videoverslag:

  • a.

    Omvat de volledige vergadering

  • b.

    Wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd;

  • c.

    Is zo spoedig mogelijk via de website van de gemeente toegankelijk

• 3.

  De besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a.

    De namen van de voorzitter, de griffier, de leden en de overige deelnemers aan de vergadering;

  • b.

    Een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    Gedane toezeggingen en gemaakte afspraken.

• 4.

  Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

• 5.

  Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de commissiegriffier.

Artikel 15 Advies

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 3.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, vraagt de voorzitter wie voornemens is een motie of amendement in te dienen. Dit bepaalt of het voorstel een bespreekstuk wordt op de concept-agenda van de raad.

• 4.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, uitgezonderd;

  • a.

    Over de vraag of een voorstel rijp is voor besluitvorming in de raad;

  • b.

    Over het aanmerken van een voorstel als hamerstuk;

  • c.

    Over geheimhouding

  • d.

    Over voorstellen van orde

    Met betrekking tot het aanmerken van een voorstel als hamerstuk is unanimiteit vereist.

Artikel 16 Aantal spreektermijnen en spreektijd

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  In de eerste termijn spreekt één woordvoerder per fractie en zijn interrupties niet toegestaan. Voor de eerste spreektermijn geldt een spreektijd van maximaal 5 minuten tenzij anders afgesproken door de agendacommissie.

• 3.

  In de tweede termijn kunnen ook andere fractieleden het woord voeren en zijn interrupties ongelimiteerd toegestaan.

• 4.

  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 5.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 6.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 7.

  Voor collegeleden geldt een spreektijd van maximaal 5 minuten per termijn, tenzij anders afgesproken door de agendacommissie.

• 8.

  De bespreking van een voorstel dat Ter Opiniëring op de agenda van de raadscommissie staat, is gericht op dialoog tussen het college en de commissie. In dat licht kan de voorzitter van lid 2, 5 en 7 afwijken.

Artikel 17 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 18 Handhaving en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening van de vergadering de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19 Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de commissie terstond met een ja of nee.

Artikel 20 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21 Verslag en besluitenlijst besloten vergadering

• 1.

  Audioverslagen en besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden te beluisteren respectievelijk ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  De besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het audioverslag en de besluitenlijst.

• 3.

  De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22 Opheffen geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 24 Toehoorders en pers

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 25 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 26 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 27 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Het reglement van orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2023 vervangt het reglement van orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2022.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking na besluitvorming op 1 juni 2023.