Regeling klachtbehandeling aanbestedingen Senzer 2022

2. Wat is een klacht en welke klachten worden in behandeling genomen?

1. Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming (hierna: klager) die belang heeft bij een aanbesteding van het openbaar lichaam Werkbedrijf Atlant de Peel handelend onder de naam Senzer (hierna: Senzer), waarin de klager gemotiveerd aangeeft dat deze het niet eens is met het proces van de aanbesteding of een onderdeel daarvan.

2. Er kan worden geklaagd over het optreden van Senzer, welke inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

3. Klachten kunnen aan de orde stellen dat het handelen of nalaten van Senzer in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of andere voorschriften die voor de aanbesteding gelden.

4. Een klacht dient betrekking te hebben op aspecten die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

5. Vragen ter verduidelijking of ter verkrijging van informatie met betrekking tot de lopende aanbesteding worden niet als klacht aangemerkt en ook niet als zodanig in behandeling genomen. Deze vragen dienen door de onderneming conform de (in de aanbestedingsdocumenten) voorgeschreven wijze gesteld te worden.

6. Klachten kunnen geen betrekking hebben op het Inkoop- en/of Aanbestedingsbeleid van Senzer.

7. Klager ontvangt schriftelijk bericht indien een klacht niet inhoudelijk in behandeling wordt genomen.

3. Wanneer kan een klacht worden ingediend?

Een klacht kan enkel gedurende een lopende aanbestedingsprocedure worden ingediend. Klachten die na definitieve gunning worden ingediend worden niet in behandeling genomen.

4. Wie kan een klacht indienen?

1. Alleen een belanghebbende bij een specifieke aanbesteding kan een klacht indienen. Daaronder vallen:

a. (potentiële) gegadigden;

b. (potentiële) inschrijvers;

c. brancheorganisaties en adviescentra van ondernemers;

2. Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer-onderaannemer.

3. Anoniem een klacht indienen is niet mogelijk.

5. Op welke wijze moet een klacht worden ingediend?

1. Klachten worden schriftelijk ingediend en gericht aan ‘Klacht Aanbesteding Senzer’ t.a.v. de Klachtencoördinator.

2. De klacht bevat tenminste:

a. De naam en het adres van de klager met daarbij de contactgegevens van de contactpersoon;

b. De aanduiding van de aanbesteding (naam en kenmerk aanbesteding);

c. De omschrijving van de klacht en een beschrijving van de wijze waarop de klacht verholpen zou moeten worden volgens de klager;

d. Alle relevante informatie die benodigd is om de klacht goed te behandelen.

e. De dagtekening.

6. Hoe wordt de klacht behandeld?

1. De ontvangst van de klacht wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd.

2. Indien nodig worden andere potentiële gegadigden en/of inschrijvers van de klacht op de hoogte gesteld.

3. Per klacht wordt een ad hoc klachtencommissie samengesteld door de Klachtencoördinator, bestaande uit de Klachtencoördinator aangevuld met twee externe, onafhankelijke leden met een inkoop of een juridische achtergrond.

4. De klachtencommissie onderzoekt de klacht, onder andere aan de hand van de door de klager en Senzer verstrekte gegevens.

5. De klachtencommissie begint uiterlijk vijf werkdagen na ontvangst van de klacht met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

6. De klachtencommissie geeft schriftelijk advies aan Senzer over de te nemen beslissing omtrent de klacht.

7. De bevoegd directeur beslist over de klacht aan de hand van het advies van de klachtencommissie en laat zo spoedig mogelijk de gemotiveerde beslissing aan de klager weten: de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is gedeeltelijk terecht. Ook wordt aangegeven of corrigerende en/of preventieve maatregelen worden getroffen.

8. Indien nodig worden andere (potentiële) gegadigden/inschrijvers op de hoogte gesteld van de uitkomst van de afhandeling van de klacht.

9. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de te nemen maatregelen door Senzer aan de betrokkenen in de aanbesteding op hetzelfde moment worden gecommuniceerd als de indiener van de klacht het bericht krijgt.

7. De klacht heeft geen opschortende werking

1. Het indienen van een klacht schort de aanbestedingsprocedure niet automatisch op.

2. Het staat Senzer vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de aanbestedingsprocedure.

8. De Commissie van Aanbestedingsexperts

1. Nadat Senzer de klager heeft bericht over de beslissing inzake de klacht of als Senzer nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

2. De klachtencommissie kan op verzoek van de klager of Senzer voorstellen dat een klacht, voordat daarop door Senzer wordt beslist voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

3. Indien of zodra een klacht (met dezelfde of vergelijkbare strekking) door de klager ook wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts staakt Senzer per direct de behandeling van de klacht. Met uitzondering van de situatie zoals beschreven in lid 2.

9. Reguliere rechtsbescherming

1. Ondernemers kunnen naast het indienen van een klacht binnen de daartoe gestelde (verval)termijnen gebruik maken van de reguliere civielrechtelijke rechtsbescherming. Zij kunnen een kort geding aanhangig maken bij de rechtbank Oost-Brabant, locatie ‘s-Hertogenbosch.

2. Indien de klager ook een kort geding aanhangig maakt, schort de klachtencommissie de behandeling van de klacht op tot de uitspraak van de voorzieningenrechter. Na de uitspraak van de voorzieningenrechter neemt de klachtencommissie contact op met de klager over het al dan niet hervatten van de behandeling van de klacht.

10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het blad gemeenschappelijke regeling en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

11. Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling klachtbehandeling aanbesteden Senzer 2022’.

Aldus vastgesteld door de algemeen directeur op 7 maart 2022.