Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2023

Artikel 1.1 Geheimhouding is de uitzondering

• 1.

  In de informatievoorziening tussen het college, de burgemeester, de raad en raadscommissies en in de vergaderingen van de raad en de raadscommissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2.

  Er wordt kritisch gekeken op welk gedeelte van de stukken geheimhouding moet worden opgelegd en wat openbaar kan zijn.

• 3.

  Het opleggen van geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd en verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1.2 Wettelijke kaders

• 1.

  De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1 eerste en tweede lid de gronden op basis waarvan geheimhouding kan of dient te worden opgelegd.

• 2.

  De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.

• 3.

  Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht.

• 4.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 de regels voor besloten raadsvergaderingen.

• 5.

  In het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2023, het Reglement van Orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2023 en in het Protocol Geheimhouding Vijfheerenlanden 2023 worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk

• 1.

  Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of aan raadscommissies overleggen en die niet openbaar mogen worden de term 'geheim'.

• 2.

  De raad en raadscommissies gebruiken voor alle documenten en andere informatie die niet openbaar mag worden de term 'geheim'.

• 3.

  De term vertrouwelijk wordt niet gebruikt.

Artikel 2.2 Gronden voor geheimhouding

Het college en de burgemeester vermelden zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivatie voor de geheimhouding op de documenten die zij als geheim aan de raad of aan een raadscommissie aanbieden.

Artikel 2.3 Horizonbepaling

Het college, de burgemeester, de raad en de raadscommissies vermelden in alle geheimhoudingsbesluiten onder welke voorwaarde(n) of op welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven.

Artikel 2.4 Hoofddocument openbaar

Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.

Artikel 3.1 Openbare aankondiging en opening

• 1.

  Raads- en commissievergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend, behoudens de vergadering waarin over de aanbeveling voor benoeming of herbenoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.

• 2.

  Op de agenda wordt zoveel als mogelijk in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken.

Artikel 3.2 Sluiten van de deuren

• 1.

  Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of commissieleden niet zijnde raadsleden of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten.

• 2.

  Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, commissieleden niet zijnde raadsleden, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren en griffiemedewerkers aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist.

• 3.

  Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het stadhuis is te volgen.

Artikel 3.3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1.

  Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad of aan een raadscommissie expliciet voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd.

• 2.

  Als de raad of een raadscommissie besluit in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen.

Artikel 3.4 Geheimhouding op dat wat is besproken

• 1.

  Mondelinge informatie die in een besloten vergadering van de raad of een commissie ter kennis van de aanwezigen komt, is geheim, tenzij de raad of commissie direct besluit tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 3.5 Verslag

• 1.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een afzonderlijk verslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of een raadscommissie besluit de verplichting tot geheimhouding op te heffen.

• 2.

  Het verslag van een besloten vergadering dient in een besloten vergadering te worden vastgesteld. Dit moment kan worden gebruikt om een beslissing te nemen over opheffing van de geheimhouding.

Artikel 3.6 Onderwerpen die niet behandeld mogen worden

In een besloten raadsvergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over de toelating van nieuw benoemde leden, de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening, de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen en de benoeming en het ontslag van wethouders. Dit is bepaald in artikel 24 van de Gemeentewet.

Artikel 3.7 Overleg in fracties

• 1.

  Overleg tussen fractiegenoten over geheime informatie is alleen mogelijk met raadsleden en commissieleden-niet-zijnde–raadslid. Overleg mag ook indien die leden zelf geen kennis hebben genomen van de geheime informatie. Informatie waar geheimhouding op rust mag door raadsleden en commissieleden-niet zijnde raadsleden nooit gedeeld worden met fractie-ondersteuners, bestuursleden van de politieke partij etc.

• 2.

  Alle raadsleden en commissieleden-niet zijnde raadsleden kunnen kennisnemen van het verslag van een besloten vergadering.

Artikel 4.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen

• 1.

  Als geheime informatie aan een ander bestuursorgaan wordt verstrekt, wordt daarbij vermeld dat op de betreffende informatie geheimhouding rust. Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'

• 2.

  Geheime stukken en verslagen van besloten vergaderingen worden ter inzage gelegd bij de griffie.

• 3.

  Raads- en commissieleden mogen tijdens de inzage aantekeningen maken die bij de griffie in de kluis bewaard blijven.

• 4.

  De griffie zorgt ervoor dat de aantekeningen tijdens de besloten vergaderingen gebruikt kunnen worden. De griffie neemt de aantekeningen aan het einde van de vergadering weer in of draagt zorg voor vernietiging.

Artikel 4.2 Register

• 1.

  De griffie legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding op rust als bedoeld in hoofdstuk Va van de Gemeentewet.

• 2.

  De griffie neemt in datzelfde register ook een overzicht op van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden.

• 3.

  Het register bevat de volgende onderdelen:

  • –

    Motivering: op grond van welk belang genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid geheimhouding is opgelegd;

  • –

    Termijn: tijdstip of kwalitatief moment tot waarop de geheimhouding geldt;

  • –

    Besluitdatum: waarop de geheimhouding is opgelegd;

  • –

    Onderwerp: ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, zo mogelijk in duidelijke bewoordingen, zo mogelijk in abstractie;

  • –

    Artikel Gemeentewet: betreffende artikel in de Gemeentewet dat de grondslag vormt voor de oplegging van de geheimhouding;

  • –

    Orgaan: de raad, het college, de burgemeester of de raadscommissie;

  • –

    Opmerkingen: bijzonderheden, waaronder de datum van het opheffen van de geheimhouding, de status en het zaaknummer

• 4.

  Het register wordt openbaar gemaakt in het raadsinformatiesysteem.

• 5.

  De ambtelijke organisatie legt een zelfde register aan van alle documenten waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd. Dit register is voor intern gebruik.

• 6.

  De griffie en de ambtelijke organisatie bewaken gezamenlijk de horizonbepalingen. Indien geheimhouding kan worden opgeheven wordt aan de raad een voorstel gedaan.

Artikel 5.1 Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking 1 dag na bekendmaking.

Artikel 5.2 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2023’.