| Organisatie | Culemborg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2019-2023 Gemeente Culemborg |
| Citeertitel | Inkoopbeleid 2019-2023 Gemeente Culemborg |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-06-2023 | nieuwe regeling | 02-06-2020 |
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Culemborg op 2 juni 2020
Ons inkoopbeleid doet ertoe. De gemeente betaalt jaarlijks miljoenen euro’s aan facturen; een fors deel van de totale gemeentebegroting. Zonder al die overeenkomsten die wij met ondernemers, groot en klein, lokaal en internationaal, afsluiten, zouden wij veel van onze gemeentelijke doelen niet kunnen bereiken.
Inkoop is in de eerste plaats ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en moet daar direct en voortdurend aan bijdragen. Maar inkoop biedt op zichzelf ook kansen. Kansen om duurzame en sociale keuzes te maken, om lokale en regionale ondernemers meer bij de stad te betrekken, om het beste uit de markt te halen, om innovatieve oplossingen te kiezen, om handen en voeten te blijven geven aan bijvoorbeeld Fair Trade en de Millenniumdoelen. Het College onderstreept het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen en heeft in 2018 dan ook het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend. In het verlengde hiervan wordt de komende periode binnen de organisatie een ‘Actieplan maatschappelijk verantwoord inkopen’ opgesteld.
Bij de totstandkoming van het beleid zijn de eerder gemaakte keuzes van de Gemeenteraad verwerkt en is verder invulling gegeven aan het Raadsprogramma.
In de praktijk is inkopen binnen een gemeente geen sinecure. Er wordt steeds meer van ons gevraagd. We moeten balanceren tussen het binnen een bepaalde tijd en een bepaald budget realiseren van doelen én het tegelijkertijd invulling geven aan meer ideële en ethische uitgangspunten. Daarbij moeten we rekening houden met randvoorwaarden als efficiëntie, rechtmatigheid en transparantie, willen we onszelf en ondernemers liever niet met onnodig werk opzadelen en moet ingespeeld worden op de veranderende omgeving van de gemeente, waarbij samenwerking steeds belangrijker is geworden: zowel binnen de eigen organisatie als met andere publieke organisaties als met de stad. Dit vraagt om een evenwichtig en toekomstbesteding inkoopbeleid en betekent dat de ontwikkeling van de organisatie blijvende aandacht behoeft als het om inkopen gaat.
In dit Inkoopbeleid 2019-2023 (verder ook: het beleid) worden het inkoopproces en daarbinnen te maken afwegingen binnen de organisatie van gemeente Culemborg inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen gemeentelijke inkoop plaatsvindt. Alvorens in de volgende hoofdstukken het daadwerkelijke beleid uiteen te zetten, wordt de lezer hier bekend gemaakt met de aanleiding, reikwijdte en opzet ervan.
a.Aanleiding voor het nieuwe beleid
Het huidige inkoopbeleid is vastgesteld in 2019 voor de periode 2019-2023 en is gebaseerd op het model VNG. Dat is in 2019 gewijzigd. Reden waarom ook het Culemborgs inkoopbeleid tussentijds opnieuw op enkele punten is herzien. Het thema Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en de nieuwe EU drempelbedragen zijn aangepast.
b.Reikwijdte: wanneer is sprake van ‘inkoop’?
Er is sprake van ‘inkoop’ indien de gemeente (rechts)handelingen verricht die gericht zijn op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer tot gevolg hebben. In het geval van inkopen komt een privaatrechtelijke overeenkomst tot stand tussen de gemeente en een ondernemer. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een aannemer die riolering vervangt, een leverancier die WMO-middelen levert aan inwoners of een ingenieursbureau dat in opdracht van de gemeente waterbodemonderzoek verricht. Er kan ook sprake zijn van een concessieovereenkomst, in welk geval een ondernemer van de gemeente het recht krijgt om bepaalde activiteiten uit te voeren, zoals het exploiteren van een parkeervoorziening. In sommige situaties is het mogelijk om te kiezen voor (quasi-)inbesteding. Zo is met Werkzaak Rivierenland een overeenkomst gesloten voor de schoonmaak van gemeentelijke gebouwen.
Omdat rondom (quasi-)inbesteden dezelfde regelgeving en organisatorische aspecten van toepassing zijn als bij het gunnen van een opdracht aan een ondernemer en inbesteden kansen kan bieden rondom maatschappelijk verantwoord inkopen, valt inbesteding onder de reikwijdte van dit beleid. Dat geldt niet voor subsidieverlening, de verkoop van goederen en verdeling van schaarse rechten. Dergelijke activiteiten kennen een andere dynamiek, zowel voor wat betreft de vigerende wet- en regelgeving als de organisatorische aspecten. Dit neemt niet weg dat de verschillende figuren niet los van elkaar kunnen worden gezien: ze vormen dikwijls alternatieven voor het realiseren van gemeentelijke doelstellingen en/of liggen in elkaars verlengde.
Met de actualisatie van het beleid in 2019 is ook gekozen voor een nieuwe opzet. Dit beleid is gebaseerd op het model van de VNG maar voorzien van een couleur locale; het past bij de kaders die de gemeenteraad heeft vastgesteld, het recentere raadsprogramma en sluit aan op de ontwikkeling die de organisatie op het gebied van inkoop doormaakt. De leesbaarheid is ten opzichte van het model vergroot omdat het belangrijk is dat dit inkoopbeleid ook toegankelijk is voor ondernemers, medewerkers en andere belanghebbenden
De gemeente leeft een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Daarnaast gaan we bij onze inkopen uit van:
Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving en raakt aan vrijwel alle producten en processen van de gemeente, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen. Voor een groot deel zijn verbeteringen in de praktijk tactisch-operationeel van aard. Dit type verbeteringen moeten onafhankelijk van het inkoopbeleid plaats kunnen vinden. Het inkoopbeleid is daarom richtinggevend en definieert de beleidsmatige kaders waarbinnen inkopen plaatsvindt, voor zover deze relevant zijn voor het functioneren van de inkoopfunctie als zodanig gedurende een langere periode.
In beginsel geldt dit beleid voor een periode van vier jaar. Indien daar tussentijds aanleiding toe wordt gezien kan het beleid tussentijds worden aangepast.
Hoofddoelstelling van het inkoopbeleid is:
Doelmatig en rechtmatig inkopen opdat maximale maatschappelijke waarde wordt gerealiseerd voor de uit te geven publieke middelen en op een passende wijze verantwoording wordt afgelegd. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en onderhavig beleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van gemeentelijke doelstellingen en de kosten staan in redelijke verhouding tot opbrengsten, welke afweging zoveel mogelijk integraal en voor de langere termijn wordt gemaakt. Het beheersen van gemeentelijke middelen en transparantie over de besteding ervan staan centraal.
Met dit inkoopbeleid willen wij daarnaast de volgende doelstellingen realiseren:
Maatschappelijk verantwoord inkopen. Inkoop is een krachtig en belangrijk gemeentelijk instrument om meer ideële en ethische beleidsdoelen te helpen realiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, social return, het versterken van de lokale en regionale economie en sociaal ondernemerschap. Maatschappelijk verantwoord inkopen verdient een concrete ambitie: “ja, mits…”, waarbij maatwerk mogelijk blijft.
Een professionele opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat door de organisatie als geheel en al haar medewerkers afzonderlijk bewust en zakelijk met inkoop wordt omgegaan. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt onder meer tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopdoelstellingen, slagvaardige besluitvorming, een zowel naar binnen als buiten toe duidelijke rolverdeling, adequaat risicomanagement, integer handelen en het tonen van respect voor de positie van ondernemers waarmee de gemeente zaken doet, heeft gedaan of mogelijk gaat doen. De gemeente is betrouwbaar en spant zich in om ondernemers alle informatie te verstrekken die nodig is in het kader van het inkoopproces of het uitvoeren van een opdracht. Er wordt voortdurend geïnvesteerd in het kennisniveau van medewerkers.
Zo min mogelijk administratieve lasten. Zowel ondernemers als de gemeente verrichten administratieve handelingen tijdens en rondom het inkoopproces. Voor een deel is dit noodzakelijk. De gemeente is zich echter voortdurend bewust van de administratieve lasten voor ondernemers en verlicht deze lasten waar mogelijk. Bijvoorbeeld door te kiezen voor het toepassen van ‘lichtere’ procedures als dit mogelijk is, tijdens een inkoopprocedure geen onnodige barrières op te werpen en proportionele eisen te stellen, door doordacht te digitaliseren en een uniforme werkwijze te hanteren.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij het uitvoeren van inkoopprocedures om overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden te sluiten1 de volgende algemene beginselen in acht:
b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheids-, motiverings- en vertrouwensbeginsel.
c.Belangrijkste wet- en regelgeving
De gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving na. Er zijn verschillende soorten wet- en regelgeving te onderscheiden met betrekking tot inkopen door de gemeente: a) wet- en regelgeving die ziet op de totstandkoming van overeenkomsten op zich, b) wet- en regelgeving met belangrijke bepalingen voor het functioneren van de inkoopfunctie binnen de gemeente en c) wet- en regelgeving die van toepassing is op specifieke inkoopbehoeften.
Ad a) Wet- en regelgeving met als voorwerp de totstandkoming van overeenkomsten:
Aanbestedingswet 2012: de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 geldt voor alle aanbestedingen en (semi-)publieke instellingen in Nederland. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden2. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de zogenaamde Europese drempelbedragen als daaronder. Uitzonderingen op deze wetgeving zullen, in lijn met de jurisprudentie, door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om uitholling van de wet te voorkomen.
Gids Proportionaliteit: als de gemeente inkoopt, dan moet zij het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft hier invulling aan. In de algemene maatregel van bestuur (het Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de (Herziene) Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen, waarbij geldt: pas toe of leg uit.
Ad b) Wet- en regelgeving met belangrijke bepalingen voor inkopen binnen de gemeente:
Algemene verordening gegevensbescherming: de gemeente zal rondom haar inkopen geen privacygevoelige informatie beschikbaar stellen, tenzij dit voor de uitvoering van de opdracht of een rechtmatig verloop van de procedure noodzakelijk is, bijvoorbeeld om een ongeoorloofde kennisvoorsprong van de huidige leverancier ten opzichte van andere inschrijvers te voorkomen. Als aan personen gerelateerde gegevens worden verstrekt gebeurt dit alleen voor zover dit strikt noodzakelijk is en zo geanonimiseerd mogelijk. Als het verstrekken van privacygevoelige informatie toch noodzakelijk is, dan worden de volgende maatregelen genomen: 1. Privacygevoelige informatie wordt niet online beschikbaar gesteld, en 2. Ondernemers dienen de door de gemeente gehanteerde verwerkersovereenkomst te ondertekenen voordat zij de beschikking over de informatie krijgen.
Wet openbaarheid van bestuur: Uitgangspunt is dat informatie van de gemeente openbaar is. Indien er een Wob-verzoek wordt gedaan is echter van belang dat in artikel 2.57 Aanbestedingswet 2012 een openbaarheidsregeling is opgenomen die voorrang heeft boven de Wet openbaarheid van bestuur. Deze bepaling is dwingend van aard. Dit betekent dat de gemeente informatie rondom inkoop- en aanbesteding bijvoorbeeld niet bekend kan maken indien deze informatie door een ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt of als die informatie kan worden gebruikt om de mededinging te vervalsen.
Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur: De Wet BIBOB is een belangrijk instrument bij de aanpak van ondermijning. Bestuursorganen dragen met de toepassing ervan bij aan de ontvlechting van boven- en onderwereld. Op het moment van het vaststellen van dit beleid kan de wet uitsluitend gebruikt worden bij aanbestedingen in de sectoren bouw, ICT en milieu, maar wordt een wijziging van de Wet BIBOB en van lagere regelgeving voorbereid. Met de voorgenomen verruiming van het toepassingsbereik zullen onder meer alle aanbestedingen onder de Wet BIBOB komen te vallen en worden de toepassingsmogelijkheden ten aanzien van vastgoedtransacties verruimd. Per aanbesteding wordt door de gemeente bepaalt of een (mogelijke) BIBOB-toets wordt opgenomen in de inkoopprocedure bij opdrachten met een aanzienlijke maatschappelijke of economische waarde.
Ad c) Wet- en regelgeving van toepassing op specifieke inkoopbehoeftes:
Bij specifieke inkopen kan specifieke wet- en regelgeving een rol spelen, bijvoorbeeld arbeids- of omgevingsrecht. De behoefte van de gemeente aan werken, leveringen of diensten wordt in dat geval mede gevormd door specifieke wet- en regelgeving die ziet op het voorwerp van de opdracht; de door opdrachtnemers te leveren prestaties dienen hier op elk moment aan te voldoen.
d.Uniforme procedures, voorwaarden en documenten
Gemeente Culemborg streeft ernaar om uniforme procedures, voorwaarden en documenten te hanteren. Uniformiteit draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en met name lokaal als ook landelijk niet steeds met verschillende documenten en regelingen te worden geconfronteerd. Daarnaast draagt standaardisering bij aan het borgen van de kwaliteit rondom en het doelmatig uitvoeren van inkoopprocedures binnen de gemeente.
De volgende (landelijke) standaarden, of toekomstige plaatsvervangers daarvan, worden in ieder geval toegepast – op basis van kennis ten tijde van het vaststellen van het beleid, niet-limitatief:
Binnen de gemeentelijke organisatie vormen de centraal beheerde en ontsloten standaarddocumenten, zoals een startnotitie, offerte-aanvraag, gunnings- en afwijzingsbrieven, overeenkomsten en opdrachtbevestigingen voor alle medewerkers, de basis voor in het kader van inkoop uit te voeren handelingen. Deze worden periodiek geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de op dat moment vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
f.Klachtenmeldpunt aanbesteding
In het kader van een inkoopprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de procedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. De gemeente dient op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht behoorlijk en zorgvuldig te behandelen. Daarom heeft de gemeente Culemborg een ‘klachtenmeldpunt aanbesteden’ ingericht. Klachten worden afgehandeld conform de Standaard Klachtafhandeling bij Aanbesteden (ontwikkeld door de Rijksoverheid). Ondernemers die een klacht hebben over een specifieke inkoopprocedure kunnen deze kenbaar maken via aanbestedingsklacht@culemborg.nl.
g.Aanbestedingen voor of namens de gemeente
Regelmatig wordt een inkoopprocedure voorbereid en uitgevoerd door een derde die uitmondt in een overeenkomst waaraan gemeente Culemborg gebonden is. In deze situaties komt de vraag op in hoeverre onderhavig inkoopbeleid van toepassing is op de aanbesteding en/of overeenkomst. Deze vraag is opportuun omdat voorkomen moet worden dat in het geval van gezamenlijke aanbestedingen onwerkbare situaties ontstaan doordat alle bij de aanbesteding betrokken entiteiten hun eigen, op onderdelen verschillend, inkoopbeleid willen opleggen. Ook het benutten van schaalvoordelen, vaak de belangrijkste drijfveer om gezamenlijk aan te besteden, komt dan onder druk te staan.
Daarom wordt in de volgende situaties als volgt met dit inkoopbeleid omgegaan:
Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het College van Burgemeester en Wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
Integriteit omvat een groot aantal verschillende aspecten zoals fraude, lekken van informatie, corruptie of omkoping, collusie, belangenverstrengeling, misbruik van bevoegdheden en oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen. Bij integriteit staat centraal dat betrokkenen zich niet laten leiden door oneigenlijke belangen. Hij of zij handelt in het belang van de gemeente en laat zich niet afleiden door het eigen belang of specifieke groepsbelangen.
Integriteit geldt bij elke vorm van inkoop. Overheidsopdrachten zijn kwetsbaar voor verspilling, fraude en corruptie. Dit wordt veroorzaakt door de complexiteit van deze activiteit, de omvang van de financiële stromen die ermee gepaard gaan en de nauwe interactie tussen (medewerkers van) de gemeente en ondernemers. Integer handelen is een verantwoordelijkheid van de gemeente én van ondernemers.
Bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. In het geval van de schijn van belangenverstrengeling, worden bestuurders of ambtenaren niet betrokken bij de totstandkoming van een overeenkomst.
Voorts wil de gemeente alleen zaken doen met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van zogenaamde wettelijke uitsluitingsgronden en het opvragen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Indien daar concrete aanleiding toe is kan ook een BIBOB-toets worden uitgevoerd.
b.Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces dienen weloverwogen keuzes gemaakt te worden ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De Gemeente onderschrijft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten. De Gemeente stelt conform artikel 3 van het Manifest een Actieplan MVI op en streeft ernaar nu en in toenemende mate in de komende jaren via haar inkopen een bijdrage te leveren aan duurzame thema’s. Op deze manier is de inkoopfunctie ondersteunend aan het duurzaamheidsbeleid van de gemeente in bredere zin.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Uitgangspunt van de gemeente is dan ook dat duurzaam wordt ingekocht, dat wil zeggen: met de producten, leveringen of werken die zij verwerft bij te dragen aan de MVI-thema’s.
Bij opdrachten vanaf de meervoudig onderhandse aanbestedingsgrens worden de duurzaamheidscriteria van de Rijksoverheid, of toekomstige plaatsvervangers daarvan, toegepast – als deze beschikbaar zijn.3
Bij opdrachten vanaf de meervoudig onderhandse aanbestedingsgrens wordt gemotiveerd vastgelegd op welke wijze duurzaamheid op andere wijze wordt meegenomen. Indien duurzaamheid niet wordt meegenomen wordt gemotiveerd aangegeven waarom niet. Binnen een aanbesteding wordt duurzaamheid opgenomen in de vorm van duurzaamheidseisen/-wensen rondom de te leveren prestaties, dan wel worden duurzaamheidseisen gesteld aan de leverancier.
c.Social Return on Investment (SROI)
De gemeente streeft ernaar om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (bijv. langdurig werklozen en mensen met een beperking) aan werk te helpen. Het toepassen van SROI bij inkoop- en aanbestedingstrajecten kan hieraan bijdragen. SROI is het maken van afspraken met opdrachtnemers over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij het uitvoeren van opdrachten van de gemeente.
Uitgangspunt is dat bij werken en diensten door de leverancier een deel van de aanneemsom wordt aangewend om mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Het richtpunt is daarbij 5%, wat in de markt niet ongebruikelijk is. Situationeel kan van dit uitgangspunt worden afgeweken als verdringing dreigt op te treden, als de aard van de opdracht zich er niet toe leent, of zich er juist voor leent om een hogere ambitie toe te passen.
Bij elke SROI-kansrijke aanbesteding wordt afgewogen of deze opdracht aanbesteed moet worden of quasi-inbesteed4 kan worden bij bijvoorbeeld Werkzaak Rivierenland.
Social return vraagt nadrukkelijk om maatwerk. De inspanning hiervoor moet gericht worden op opdrachten waarbij social return proportioneel en kansrijk is. Bij opdrachten vanaf de meervoudig onderhandse grens (50.000 euro) wordt gemotiveerd vastgelegd welke keuze ten aanzien van social return gemaakt wordt.
Teneinde schaalvoordelen en de bestaande regionale samenwerkingsverbanden optimaal te benutten, streeft de gemeente naar een regionale invulling en uitvoering van dit onderdeel van het beleid. Hiermee wordt ook voorkomen dat ondernemers geconfronteerd worden met een “lappendeken” van lokale regelingen.
Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden wat de gemeente betreft in principe geweerd. Onderkend moet worden dat de gemeente dit niet volledig onder controle heeft, bijvoorbeeld omdat (internationale) ketens veelal niet volledig inzichtelijk zijn en, als dat al zo is, ook de feitelijke gang van zaken in die ketens niet altijd bekend is. Dat neemt niet weg dat de gemeente met de volgende uitgangspunten zoveel als redelijkerwijs mogelijk is wil bereiken dat haar inkopen sociaal verantwoord plaatsvinden:
Gemeente Culemborg verlangt van leveranciers dat zij bijdragen aan het bewust worden, voorkomen en aanpakken van nadelige invloeden als het gaat om fundamentele (arbeids)normen, bijvoorbeeld het afschaffen van kinderarbeid, vrijwaring van discriminatie op het werk, de vrijheid van vakvereniging en collectief onderhandelen en mensenrechten uit de universele verklaring van de rechten van de mens. Bij de Europese aanbestedingen van grotere opdrachten, wordt van een opdrachtnemer verlangt dat deze zich inspant om de keten te beïnvloeden.
De gemeente moedigt – daar waar dat van toegevoegde waarde kan zijn – innovatiegericht inkopen aan en schroomt niet om innovatievere aanbestedingsvormen toe te passen, waarbij de doelstellingen van de gemeente centraal staan en de markt meer ruimte wordt geboden om de beste oplossing te bieden voor het bereiken van deze doelstellingen. Per project wordt afgewogen of innovatieve oplossingen gewenst zijn,
a.Product- , markt, - en SPEND-analyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande analyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet nodig is. Om goede keuzes te kunnen maken is het in eerste plaats van belang om inzicht te hebben in de bredere behoefte van de gemeente: als regelmatig op verschillende plaatsen binnen de gemeentelijke organisaties soortgelijke opdrachten worden verstrekt, dan liggen er mogelijk kansen om het doelmatiger te doen en liggen er mogelijk bedreigingen als het om rechtmatigheid gaat. De in de afgelopen jaren ontwikkelde SPEND-analyse is daarom een belangrijk te raadplegen instrument.
Daarnaast is het in algemene zin noodzakelijk om te weten wat er uit de markt gehaald kan worden om optimaal invulling aan de doelstellingen van het inkoopbeleid te geven. Mits de kosten hiervan naar verwachting opwegen tegen de baten, wordt daarom voorafgaand aan het benaderen van de markt een product- en/of marktanalyse uitgevoerd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). De wijze waarop de analyse wordt vormgegeven is afhankelijk van de aard en omvang van de (mogelijke) opdracht. Ondernemers worden hier zoveel mogelijk in betrokken teneinde hen zo vroeg mogelijk te betrekken bij te maken keuzes.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Door samen te werken kan synergie worden gerealiseerd en schaalvoordelen worden benut.
c.Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes rondom inkoop en zien te voorkomen dat een ongezonde afhankelijkheid van één ondernemer komt te ontstaan (vendor lock -in). Alleen dan kan optimaal aan de doelstellingen van dit inkoopbeleid invulling worden gegeven. Tegelijkertijd is het vanuit het oogpunt van doelmatigheid en het bereiken van andere doelen vaak wenselijk om meerjarige overeenkomsten aan te gaan. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. Indien meerjarige overeenkomsten worden gesloten, wordt actief stilgestaan bij de betekenis hiervan voor leveranciersonafhankelijkheid en worden zo nodig in de overeenkomst maatregelen genomen om een exit mogelijk te maken.
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdrachtwaarde. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen of een inkoopprocedure doorlopen, met alle lasten voor de gemeente en ondernemers van dien, terwijl achteraf blijkt dat er niet voldoende financiële middelen zijn om daadwerkelijk een opdracht te verlenen. Voorts is de geraamde waarde een belangrijke factor bij de keuze voor de te hanteren inkoopprocedure.
e.Bepalen van de inkoopprocedure
Voor wat betreft de inkoopprocedures worden de volgende hoofdgroepen onderscheiden:
Boven de zogenaamde Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Hoewel dit niet noodzakelijk is wordt ook onder de Europese drempels met drempelwaarden gewerkt, zodat voor alle belanghebbenden duidelijk is via welke procedure de gemeente een bepaalde behoefte in beginsel verwerft. Teneinde de administratieve lasten voor zowel de gemeente als ondernemers te beperken is daarbij de ruimte opgezocht die die wet- en regelgeving biedt.
De gemeente zal bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij de aard van de opdracht of het karakter van de betreffende markt. Indien de gemeente een ‘lichtere’ procedure wenst te doorlopen dan hieronder als uitgangspunt is weergegeven, dient het College hier vooraf een besluit over te nemen (vgl. par. 3h). Indien er aanleiding is om een ‘zwaardere’ procedure te doorlopen, dan is dit mogelijk, mits dit niet tot disproportionele (gezamenlijke) lasten leidt aan de zijde van ondernemers.
Drempelbedragen aanbestedingsprocedures Culemborg:
50.000 – Europese drempel5 (in 2020: 214.000, bij ‘sociale en specifieke diensten’: € 750.000)* | ||
=> Europese drempel (in 2020: 214.000, bij ‘sociale en specifieke diensten’: € 750.000) | ||
*Voor een aantal zogenaamde ‘sociale en specifieke diensten’, die in de Europese richtlijn specifiek als zodanig zijn aangemerkt, geldt een verlicht (Europees) aanbestedingsregime omdat wordt aangenomen dat er niet snel sprake is van een grensoverschrijdend belang. Boven de Europese drempel van € 750.000 excl. btw geldt een verlicht Europees aanbestedingsregime. Daaronder kan gekozen worden voor een meervoudig onderhandse of nationale aanbesteding. Voor concessieovereenkomsten gelden weer afwijkende drempelbedragen. Als deze niet Europees hoeven te worden aanbesteed wordt per geval de passende inkoopprocedure aangewezen.
Voor wat betreft werken zijn de drempelbedragen en bijbehorende inkoopprocedures ongewijzigd ten opzichte van het vorige beleid. Voor wat betreft leveringen en diensten is de ruimte opgezocht die de vigerende wet- en regelgeving biedt teneinde meer keuzemogelijkheden te bieden en de administratieve lasten voor zowel de gemeente als ondernemers waar gewenst te verlagen, doordat vaker een ‘lichtere’ aanbestedingsprocedure kan worden toegepast. Zo kan nu bij leveringen en diensten tot aan de Europese drempel worden volstaan met een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. De ervaring leert dat hiermee ook effectieve mededinging gerealiseerd kan worden en dat de extra inspanningen die gepaard gaan met een nationale aanbesteding in de regel niet opwegen tegen de (mogelijke) extra mededinging en de opdrachtwaarde. Let wel: dit neemt niet weg dat wel van deze procedure gebruik gemaakt kan worden, als daar in een specifiek geval goede redenen voor zijn.
f.Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen zaken te doen met ondernemers die de mededinging vervalsen.
g.Lokale en regionale economie
De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie. Lokaal wil zeggen: binnen de gemeentegrenzen. Regionaal wil zeggen: de gemeenten binnen het samenwerkingsverband Regio Rivierenland.
Localsourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van inkoop, doordat minder afstanden hoeven te worden overbrugd. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kunnen lokale ondernemers gericht worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Daarbij is het contracteren van lokale en regionale ondernemers nooit een doel op zich: uiteindelijk staat het resultaat voor de gemeente voorop.
De gemeente heeft oog voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen en houdt de mogelijkheden voor het MKB om mee te dingen in het oog. Dit kan de gemeente doen door geen disproportionele eisen te stellen, opdrachten niet onnodig groot te maken, door het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Opgemerkt moet worden dat de door de gemeente te realiseren, objectieve doelen altijd leidend zijn bij de wijze waarop de inkoopprocedure wordt ingericht; het resultaat staat centraal.
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen en momenten, die hieronder schematisch zijn weergegeven. Een nadere invulling van de verschillende fases in het tactisch-operationele inkoopproces, dat begint met het voortraject, is weergegeven in bijlage 1.
b.Rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie
Het College van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid. Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Er is sprake van ‘gecoördineerde inkoop’.
Binnen het inkoopproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:
De rollen en verantwoordelijkheden worden in de toekomst verankerd in het mandaatbesluit. De directie is verantwoordelijk voor de coördinatie tussen de verschillende lead buyers en wordt daarin ondersteund door een inkoopcoördinator.
c.Betrekken van de stad en experimentele werkvormen
Het Raadsprogramma kent verschillende bouwstenen die raken aan het betrekken van de stad bij besluitvorming. Het publieke domein is van ons allemaal en bewoners willen meer zeggenschap over de invulling van het beleid dat hun eigen leefomgeving betreft. Sommige aanbestedingen raken aan het publieke domein en hebben een beeldbepalend karakter. Als dit zich voordoet, en de wet- en regelgeving biedt hier ruimte toe, dan wil de gemeente ook in het kader van inkoopprocedures experimenteren met werkvormen die inwoners ook écht medeverantwoordelijk maken en eigenaarschap geven. Denk aan het betrekken van inwoners bij het opstellen van een programma van eisen of het inwoners mede laten beoordelen van verschillende ontwerpen.
De gemeente acht transparantie rondom de doorlopen inkoopprocedures en de resultaten daarvan van belang. De resultaten van nationale en Europese aanbestedingen worden reeds via www.tenderned.nl bekend gemaakt (verplicht). Daarnaast wil de gemeente op de eigen website een overzicht bijhouden waarbij is weergegeven welke ondernemer een gemeentelijke opdracht gegund heeft gekregen, wat de (geraamde) waarde van deze opdracht is en welke inkoopprocedure is gevolgd. Teneinde de doelmatigheid niet uit het oog te verliezen, zullen in het overzicht opdrachten worden weergegeven die volgens het schema uit par. 5e. in beginsel meervoudig onderhands, nationaal of Europees moeten worden aanbesteed. De gegevens hiervoor zullen worden betrokken uit geautomatiseerde systemen als Tenderned en contractbeheer.
e.Contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement
Met het afronden van een inkoopprocedure en het sluiten van een overeenkomst, begint in feite pas de bijdrage van ondernemers aan het realiseren van de doelen van de gemeente. Het sturen op aangegane overeenkomsten en het aansturen van leveranciers verdient daarom de aandacht. In de huidige situatie is de ontwikkeling hiervan binnen de gemeentelijke organisatie beperkt. Volgend op de toegenomen volwassenheid van de inkoopfunctie op zich binnen de gemeente, is het noodzakelijk om op termijn ook de volwassenheid op dit aspect te vergroten.
Evenals bij overeenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang. Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang, dat wil zeggen of buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Als dat het geval is past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of op andere gebruikelijke platforms.
Het betreft op het moment van het vaststellen van het beleid: de richtlijn voor het plaatsen van overheidsopdrachten (richtlijn 2014/24/EU), de richtlijn voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (richtlijn 2014/25/EU) en de richtlijn voor het plaatsen van concessieopdrachten (richtlijn 2014/23/EU). De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. De Aanbestedingswet 2012 geeft daarnaast de facto invulling aan de verplichtingen die Nederland heeft op basis van de General Procurement Agremeent (GPA), het internationale verdrag dat ziet op overheidsopdrachten en in WTO-stelsel is gesloten.
Meer informatie over de duurzaamheidscriteria op de website Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (https://www.rvo.nl). Niet voor alle productgroepen zijn milieucriteria beschikbaar.