| Organisatie | Nieuwkoop |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Vervangingsbesluit gemeente Nieuwkoop 2022 |
| Citeertitel | Vervangingsbesluit gemeente Nieuwkoop 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Vervangingsbesluit van 21 januari 2020.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-06-2023 | 21-10-2021 | nieuwe regeling | 30-05-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwkoop;
Belanghebbenden kunnen binnen zes weken na verzenddatum van dit besluit bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders van Nieuwkoop, Postbus 1, 2460 AA Ter Aar.
Voorwaarden voor het indienen van bezwaar:
Als u de behandeling van uw ingediende bezwaar niet af kunt wachten, kunt u de voorzieningenrechter van de rechtbank (Postbus 20302, 2500 EH Den Haag) verzoeken een voorlopige voorziening te treffen. Dit kan alleen als u ook op tijd een bezwaarschrift heeft ingediend.
Handboek vervanging Gemeente Nieuwkoop; herziene versie 2022
Het handboek Vervanging voor de gemeente Nieuwkoop volgt de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld. De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in de hoofdstukken 2 tot en met 5 in hoofdlijnen beschreven. In de bijlagen zijn uitwerkingen en verwijzingen opgenomen. Ook is er rekening gehouden met het gestelde in het Archiefbesluit 1995 omtrent vervanging, en de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Nieuwkoop.
De gemeente Nieuwkoop heeft per 1 januari 2020 routinematige, digitale vervanging toegepast op analoge (papieren) archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
Het college heeft de ambitie uitgesproken voor een papierarme organisatie en wil zo veel mogelijk digitaal werken. Digitaal werken stimuleert daarbij flexibiliteit en toegankelijkheid van informatie voor zowel de werklocaties binnen de gemeente als thuiswerkplekken.
Vanaf 1 januari 2020 maakt de gemeente Nieuwkoop gebruik van vervanging. Hiervoor werd gebruik gemaakt van Corsa als archiefhoudende documentmanagementsysteem (DMS).
Per 1 oktober 2021 is de gemeente Nieuwkoop overgestapt naar zaakgericht werken. Het zaaksysteem dat hiervoor wordt gebruikt is Djuma. In dit handboek zal dus enkel gerefereerd worden naar Djuma. Dit systeem bevat alle digital born en gedigitaliseerde archiefbescheiden. Denk daarbij aan inkomende en uitgaande poststukken (fysiek, e-mail en fax), alle stukken van de bestuurlijke route en overeenkomsten en documenten over (woningbouw)projecten. Djuma dient ook als het digitaal archief van de gemeentelijke organisatie.
De gemeente Nieuwkoop is ontstaan op 1 januari 2007 na een fusie van de gemeenten Ter Aar, Nieuwkoop en Liemeer. De gemeente Nieuwkoop is in twee hoofdlocaties gevestigd, in het gemeentehuis te Nieuwveen en het gemeentekantoor te Ter Aar. De gemeentelijke analoge archiefbescheiden worden bewaard op beide locaties, terwijl de digitale archiefbescheiden extern worden gehost via private Cloud. De analoge dynamische en semi-statische archieven bevinden zich op de twee hoofdlocaties. De permanent te bewaren fysieke archieven worden conform wetgeving en dienstverleningsovereenkomst inzake het archiefbeheer van de gemeente Nieuwkoop na 20 jaar overgebracht naar Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden). Bij vervanging zullen de permanent te bewaren digitale archiefbescheiden overgebracht worden naar het e-depot van Erfgoed Leiden. De Archiefwet 1995 wordt aangepast. De nieuwe overbrengingstermijn wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar. Met de vorming van een digitaal archief moet de gemeente hiermee rekening houden. De documentaire informatievoorziening (DIV), belast met het centrale archiefbeheer van de gemeente Nieuwkoop, maakt deel uit van team DFD (Documentaire en Facilitaire Dienstverlening). Ter verduidelijking zal er in dit handboek gesproken worden over DIV.
Het project Vervanging bij de gemeente werd oorspronkelijk in 2015 opgezet met als doel om met ingang van 1 maart 2016 in werking te treden. Het concept handboek was opgesteld in samenwerking met Doxis. Het project is een halt toegeroepen, omdat het technisch (ICT) op dat moment niet mogelijk was om de kwaliteit van het vervangingsproces te waarborgen. In 2016 besloot de gemeente om de ICT-taak, dat onderdeel uitmaakte van team Informatisering & Automatisering (I&A), extern uit te besteden aan PQR, een IT-bedrijf gevestigd in Utrecht. PQR host en ondersteunt de gehele netwerkinfrastructuur van de organisatie.
Na de herinrichting van de ICT-omgeving in de gemeente Nieuwkoop in 2017, is het project Vervanging weer opgestart met het oorspronkelijke concept handboek als basis. Het handboek is uiteindelijk geactualiseerd voor de invoering van de vervanging per 1 januari 2020 met Corsa als DMS. Dit handboek is vanwege de invoering van zaakgericht werken en de invoering van het zaaksysteem Djuma per 1 oktober 2021 geactualiseerd met Djuma als leidraad. Op het concept handboek vervanging en de uitgevoerde pilot is bij brief van …[datum] positief advies ontvangen van de gemeentearchivaris van Nieuwkoop. Het college van B&W heeft het vervangingsbesluit op … [datum] genomen.
Het project Vervanging omvat alle maatregelen die nodig zijn om tot een vervangingsbesluit te komen. Doelstelling is om digitaal archiveren leidend te maken zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat dat ongeacht tijd en plaats beschikbaar is.
Vanaf 1 januari 2013 heeft het college van B&W als zorgdrager, op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden is naast de Archiefwet 1995 ook het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling van toepassing.
De zorgdrager dient voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
Tevens is artikel 6, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Deze beide sub-artikelen zijn als volgt geformuleerd:
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
Tenslotte is ook rekening gehouden met de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Nieuwkoop.
Het voorliggende herziene handboek vervanging geldt als procedure voor de vervanging van alle categorieën analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
De vervanging betreft alle analoge inkomende en interne archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit behoudens uitzonderingen. Het betreft ingekomen papieren archiefbescheiden. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking voor vervanging als er mutaties aan het definitieve fysieke document zijn aangebracht, zoals een handgeschreven handtekening of een notitie.
Digital born, oftewel digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, worden digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd en vallen dus niet onder de vervanging. Retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) is niet van toepassing. Langdurig lopende dossiers die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt in Corsa worden in het verloop van 2022 gemigreerd naar Djuma en geconverteerd als zaakdossiers.
Voor het beheer en de archivering van digital born en gedigitaliseerde archiefbescheiden is Djuma als zaaksysteem aangewezen.
De categorieën archiefbescheiden zijn uitgewerkt in bovengenoemde selectielijst. De werkprocessen van de gemeente zijn geïntegreerd in Djuma.
De digitale reproducties zijn gerelateerd aan een werkproces en in onderlinge samenhang gearchiveerd en beheerd in een omgeving die voldoet aan de voorwaarden die archiefwet- en regelgeving vereisen. Langdurige opslag in goede, geordende en toegankelijke staat en de authenticiteit en betrouwbaarheid is hiermee gewaarborgd.
Door naleving van het vervangingsproces, zoals beschreven in dit handboek, zal de vernietiging van de vervangen analoge documenten geen gevolgen hebben voor andere overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, het cultuurhistorisch erfgoed of historisch onderzoek. Om deze belangen te borgen worden de fysieke archiefbescheiden conform de procedure, zoals beschreven in dit handboek, vervangen door digitale reproducties. De archiefbescheiden die wettelijke verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege hun vorm niet scanbaar zijn of intrinsieke waarde hebben vallen onder de uitzonderingen.
Alle analoge archiefbescheiden worden vervangen met uitzondering van de archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd (zulks ter ondersteuning van het werkproces).
De volgende archiefbescheiden zijn uitgezonderd van vervanging:
3. Beeldkwaliteit en technische infrastructuur
In dit hoofdstuk wordt de aanwezige hard- en software besproken die benodigd is om de vervanging kwalitatief uit te voeren. Djuma en bijbehorende software is geleverd en wordt onderhouden door Visma Circle. Deze leverancier heeft tevens advies gegeven inzake het scan- en registratieproces.
3.1. Scanapparatuur en overige apparatuur
Voor vervaardiging van de master images van archiefbescheiden tot en met formaat DIN A3 wordt gebruik gemaakt van de volgende apparaten:
Het vervangingsproces is zodanig ingericht dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens ter waarborging van artikel 6 van het Archiefbesluit.
De doorvoerscanners en multifunctionals kalibreren dagelijks automatisch om de beeldkwaliteit consistent te houden. Ook zijn er onderhoudsovereenkomsten gesloten met de leveranciers van de apparaten. De leverancier van de doorvoerscanners voert jaarlijkse reiniging en handmatige kalibratie, onder andere door middel van een kleurenkaart.
OCR tekstherkenning en full-text index wordt toegepast om de gescande tekst doorzoekbaar te maken. Daarom is scanning in kleur op een minimale resolutie van 300 DPI aanbevolen.
4.2. Controles en herstel van fouten
Tijdens het vervangingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit van de scans, de documenten en bijhorende metadata door de DIV-medewerker visueel worden gecontroleerd op de volgende punten:
Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden opgenomen in Djuma en geregistreerd volgens de registratieprocedure. De werkzaamheden zoals beschreven in deze procedure worden uitgevoerd door een DIV-medewerker. De registratieprocedure is als bijlage V bij dit handboek opgenomen.
Aan de hand van het metadataschema van de gemeente Nieuwkoop worden administratieve, inhoudelijke als technische metadata vastgelegd.
Alle metadatavelden in Djuma zijn gestandaardiseerd op basis van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Hierdoor is het mogelijk om een digitaal duurzame overdracht te maken naar het e-depot van Erfgoed Leiden. TMLO zal uiteindelijk overgaan naar Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO). Hiervoor zal een mapping uitgevoerd worden ter conversie.
4.4. Vernietiging van papieren originelen
De archiefbescheiden die zijn vervangen worden op scandatum in archiefdozen opgeslagen. De papieren documenten worden minimaal drie maanden bewaard, waarna ze door een erkend archiefvernietigingsbedrijf worden opgehaald en vernietigd. Gedurende deze drie maanden kunnen fouten nog hersteld worden in geval een scan ondanks de beschreven controlemomenten niet juist of volledig is, of als een stuk toch niet vervangen had mogen worden.
De DIV-medewerker stelt een verklaring van vervanging op. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden met daarin de begin- en einddatum van de te vernietigen documenten. Ook geeft hij/zij in de verklaring aan op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied (zie voorbeeld in bijlage X).
De verklaring wordt ondertekend door de afdelingsmanager van Bedrijfsvoering, waar team DFD onder valt. De verklaring van vervanging (met bijlagen zoals het bewijs van vernietiging) dient, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent te worden gearchiveerd. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen. De verklaring van vervanging is opgesteld als doorlopende machtiging van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden waarvoor door de gemeentearchivaris van Nieuwkoop toestemming is verleend.
De archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden in fysieke vorm gearchiveerd, afhankelijk van hun vorm en aard.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De kwaliteitsprocedures zijn als volgt:
5.1. Dagelijkse controle tijdens het scanproces
De visuele controle is gebaseerd op het 4–ogen principe en functiescheiding. De scanmedewerker, de medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen te vergelijken met de scan. Voor het scanproces wordt dagelijks aan het begin van de dag de scanapparatuur gecontroleerd op vervuiling en indien nodig gereinigd.
Zowel de scanmedewerker als de registrator zijn verantwoordelijk voor het garanderen van de visuele kwaliteit van de digitale scan. Aandachtspunten voor de volledigheid en juistheid zijn:
De scans zijn leesbaar. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld:
5.2. Dagelijkse controle van de registratie en scanresultaat
Tijdens de registratie wordt nogmaals 100% controle uitgevoerd op het scanresultaat en een steekproef op de registratie om zo de juistheid, volledigheid en terugvindbaarheid te borgen. Deze DIV-medewerker maakt daarbij gebruik van het analoge document.
Er wordt visueel gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en volledigheid van het scanresultaat kunnen aantasten.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Wanneer er een fout gevonden wordt:
Na afloop van het registratieproces kijkt de medewerker nogmaals zijn/haar eigen werk na op ingevoerde metadata. Een overzicht van de metadata-velden zijn raadpleegbaar in bijlage V.
5.3. Controle door de behandelaar (passieve controle)
De behandelaar ontvangt de documenten in Djuma en dient bij het raadplegen van de documenten na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig, bruikbaar zijn en of de registratiegegevens die aan het document zijn meegegeven juist zijn. Indien dit niet het geval is wordt dit bij DIV gemeld en aldaar hersteld (indien nodig worden documenten opnieuw gescand). De behandelaar maakt bij zijn controle geen gebruik van het papieren origineel.
5.4. Driemaandelijkse controle
Voorafgaand aan de vernietiging worden steekproefsgewijs de te vernietigen documenten gecontroleerd op uitzonderingen zoals in dit handboek beschreven. Geconstateerde fouten worden gecorrigeerd. Wanneer de foutmarge van de gecontroleerde documenten hoger ligt dan 4%, dan wordt het gehele blok van drie maanden opnieuw gescand en gecontroleerd. De grootte van de steekproef is afhankelijk van de hoeveelheid vervangen documenten. Zie bijlage IX voor de bijbehorende methodiek. De controles worden gelogd en meegeleverd met de verklaring van vervanging.
Ondanks dat dit geen deel uitmaakt van het vervangingsproces wordt de kwaliteit van de digitale dossiers gecontroleerd na afhandeling van een zaak. Dossiers worden getoetst op toekenning van bewaartermijnen. Deze controles vallen onder de reguliere werkzaamheden van DIV.
De steekproefsgewijze interne controle op het volledige vervangingsproces wordt minimaal 2x per jaar uitgevoerd door een aangewezen (interne) auditor. Daarbij wordt het gehele proces van selectie tot en met opslag doorlopen aan de hand van het Handboek. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging. Zij neemt, indien nodig, maatregelen om fouten en gebreken in de toekomst te voorkomen.
In bijlage IX is een methodiek voor het opzetten van steekproeven beschreven. Deze methodiek is tevens toepasbaar voor de driemaandelijkse controle.
Mogelijke herstelacties in het algemeen. Als een document niet aan de eisen voldoet wordt er opnieuw gescand en/of de scanner gecontroleerd. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en gereinigd.
5.6. Jaarlijkse controle, audit (als onderdeel van brede kwaliteitssysteem)
De externe auditor voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces. De jaarlijkse audit heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog voldoet aan de kwaliteitseisen zoals in het handboek is beschreven en, indien dit niet het geval is, om het handboek te actualiseren. Het resultaat van de toetsing wordt in het KPI-verslag opgenomen. Dit verslag gaat naar het college van B&W. De proceseigenaar vervanging neemt, indien nodig, maatregelen als gebreken zijn geconstateerd.
De medewerkers van DIV zijn getraind in het vervangingsproces zoals dat is vastgelegd in dit Handboek. De instructies zijn beschikbaar voor de gehele organisatie. De medewerkers/behandelaars zijn getraind in het werken met Djuma. De teamleiders zorgen ervoor dat medewerkers voldoende tijd en middelen beschikbaar hebben voor training en opleiding op het vlak van digitaal werken. Jaarlijks wordt de opleidingsbehoefte per medewerker/team geïnventariseerd en verwerkt in het opleidingsplan. De kwaliteit van de medewerkers is van belang om aan de vervanging uitvoering te kunnen blijven geven.
Wijzigingen in het vervangingsproces of binnen de digitale beheeromgeving kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van scans, vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure voorziet in stappen die worden ondernomen bij grote (majeure) wijzigingen en dient tevens als middel om de regie te voeren bij de uitvoering ervan. De procedure wordt in dit hoofdstuk verder uitgewerkt.
6.1. Toelichting wijzigingsprocedure
De wijzigingsprocedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de proceseigenaar vervanging. De proceseigenaar vervanging is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures. De proceseigenaar vervanging is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Wijzigingen met betrekking tot applicaties en ICT hardware worden ingediend middels een Request for Change (RFC). Dit changeverzoek wordt beoordeeld door de Change Advisory Board (CAB).
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de gemeentearchivaris.
De proceseigenaar vervanging informeert tijdig de gemeentearchivaris over wijzigingen. In het geval van majeure wijzigingen vraagt de gemeente advies aan de gemeentearchivaris om een oordeel op de voorgestelde wijzigingen en de eventuele noodzaak om het gewijzigde handboek opnieuw ter vaststelling aan het college van B&W aan te bieden. Bij reorganisaties en wijzigingen van de reikwijdte van het vervangingsproces dient het college van B&W te allen tijde te beslissen over de wijziging.
In alle gevallen blijft de gemeente zelf de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de gemeentearchivaris heeft hierbij een adviserende rol en kan adviseren dat het handboek opnieuw moet worden vastgesteld door het college van B&W. De proceseigenaar vervanging is ervoor verantwoordelijk dat de wijzigingen worden gedocumenteerd en dat het college van B&W voldoende geïnformeerd blijft.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staan ter beschikking van de gemeentearchivaris. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het handboek vervanging toegevoegd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Nieuwkoop op 30 mei 2023
de secretaris
Nicolette Caspers
de burgemeester
Robbert-Jan van Duijn
Bijlage I Bij vervangingsbesluit betrokken deskundigen
Bijlage II Wijzigingsprocedure
In deze bijlage staat een schematisch overzicht van de wijzigingsprocedure. Deze is stapsgewijs uitgewerkt in de onderstaande tabel.
Bijlage III Procedure Selectie archiefbescheiden voor het vervangingsproces
Postverwerking (post- en archiefprotocol)
De DIV-medewerker opent alle poststukken, tenzij “aanbesteding/inschrijving”, “kabinet” of “medisch geheim” op de envelop is aangegeven. De gemeente ontvangt ook regelmatig post bestemd voor burgers zonder postadres. Deze enveloppen zijn geadresseerd op het gemeentehuis in Nieuwveen, maar niet aan de gemeente zelf gericht. Deze enveloppen worden ongeopend doorgestuurd naar Stichting Binnenvest.
Post die niet geregistreerd hoeft te worden, wordt door de bode om 10.00 uur met de postronde onder de managementassistenten op locatie Ter Aar verspreid. Voor locatie Nieuwveen gaat de post die niet geregistreerd hoeft te worden mee met de interne postronde om 10.30 uur.
Documentaire Dienstverlening registreert de volgende poststukken in Djuma:
Eenmaal geregistreerd is goed zicht op de voortgang, behandelstatus en tijdige afdoening mogelijk.
Stukken die betrekking hebben op een taak waarvan de gemeente de uitvoering aan een andere organisatie heeft overdragen, worden wel in Djuma geregistreerd, maar worden direct afgehandeld.
Stukken die behandeld dienen te worden in iBurgerzaken of Motion worden alsnog gescand in Djuma, maar niet geregistreerd. De ingescande stukken worden direct naar de afdeling Publiekszaken doorgezet ter behandeling.
Niet in Djuma worden opgenomen:
De documenten worden per stuk voorbereid. Aandachtspunten zijn:
De scanmedewerker scant alle te registreren fysieke post. Deze post is om 11.00 uur voor alle of een selecte groep medewerkers (afhankelijk van een toegekende vertrouwelijkheid) digitaal raadpleegbaar via Djuma.
Indien ingebonden rapporten en/of boekwerken opgenomen worden in Djuma, wordt eerst gekeken of deze digitaal beschikbaar zijn. Indien dit niet het geval is, worden deze uit elkaar gehaald en gescand.
Alle poststukken die niet door DIV-medewerkers worden geregistreerd, gaan rechtstreeks fysiek of digitaal door naar de afdeling(en).
Bijlage IV Procedure Scannen archiefbescheiden
In deze bijlage wordt de procedure beschreven bij het scannen van inkomende poststukken.
Tijdens het opstarten van de scancomputer wordt de scanner gecontroleerd op vervuiling, stofvrij gemaakt en gereinigd. Dit geldt voor de glasplaat en de rolscanner.
Na selectie van de inkomende post worden stukken die in aanmerking komen voor registratie gescand. Elk individueel poststuk wordt met de envelop in een blauwe insteekmap gestopt met een scheidingspagina. De scheidingspagina bevat unieke barcodes die de scanner identificeert als documentscheiding.
Witpagina’s verwijderen. Kofax Capture herkend automatisch witpagina’s en verwijderd deze uit het eindproduct als PDF. Het blijft essentieel dat handmatig controleert wordt om er zeker van te zijn of de juiste pagina’s worden verwijderd. Pagina’s met lichte opdruk wordt soms verwijderd door Kofax Capture, terwijl witpagina’s met perforatiegaten in de scan blijft zitten. Men kan handmatig scans verwijderen of verwijderde scans ongedaan maken tijdens de eerste visuele controle.
Na de eerste visuele controle wordt de scanbatch gesloten en automatisch geëxporteerd naar Djuma. De volgende gegevens worden gedocumenteerd:
De gedocumenteerde gegevens worden samen met de fysieke poststukken gebundeld en in een archiefdoos opgeslagen ter vernietiging.
Mochten er na afloop toch fouten aanwezig zijn in het gescande poststuk, dan wordt het gehele PDF verwijderd uit Djuma en het papieren origineel opnieuw gescand.
Bijlage V Procedure Registratie archiefbescheiden
Nadat een ingekomen document is gescand en doorgezet naar Djuma kan hij worden toegewezen aan een zaak. Wanneer het document deel uitmaakt van een lopend proces, dan wordt hij gekoppeld aan de betreffende zaak. Mocht het om de start van een nieuw proces gaan, dan wordt er een nieuwe zaak aangemaakt. Deze procedure loopt als volgt:
Niet elk gescand document in Djuma wordt geregistreerd als zaak. In bepaalde gevallen worden documenten direct vanuit Djuma doorgestuurd naar behandelend afdelingen waar ze worden afgehandeld in specifieke vak applicaties. Meldingen met betrekking tot de openbare ruimte worden naar Beheer Openbare Ruimte doorgestuurd om verwerkt te worden in PerfectView en documenten aangaande personeel worden doorgestuurd naar team Personeel & Organisatie ter verwerking in Motion. De gescande documenten worden gearchiveerd in de vak applicaties, waarbij er automatisch een wettelijk bewaartermijn wordt toegekend. Het behandelend afdeling die gebruik maakt van de vakapplicatie is eindverantwoordelijk voor het tijdig vernietigen van de documenten, maar dit zal onder begeleiding en controle van DIV-medewerkers uitgevoerd worden. Voor de controle van de scankwaliteit worden de documenten tevens tijdelijk in Djuma bewaard. Eventuele correcties worden direct doorgestuurd naar de betreffende vakapplicatie. Officiële stukken, zoals aanstellingsbesluiten of bezwaar en beroep, worden wel in Djuma geregistreerd en gearchiveerd.
Verschillende processen die voor Publiekszaken zijn bestemd worden verwerkt in iBurgerzaken. Deze zaken worden na afhandeling automatisch geëxporteerd naar Djuma, waar ze worden gearchiveerd.
Bijlage VI Aandachtspunten visuele controle van de scan
De aanwezigheid van artefacten
Bijlage VII Kwaliteitsprocedures
Voor het kwaliteitszorgsysteem van de gemeente Nieuwkoop is een Kwaliteitshandboek Documentaire Informatievoorziening, versie 1.3 opgesteld. Hoofdstuk 3.5. Digitalisering heeft de kwaliteitseisen voor scans en scanapparatuur als volgt gedefinieerd:
De volgende alinea’s zijn ook van toepassing voor het handboek vervanging:
Registraties en dossiervorming in zaaksysteem
De registraties van documenten en de dossiervorming wordt gecontroleerd op de volgende punten:
Bij het dossierbeheer wordt naar de volgende punten gekeken:
Bijlage VIII Procedure Vernietiging van te vervangen analoge archiefbescheiden
Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van analoge archiefbescheiden die succesvol zijn vervangen door digitalisering en waarvan afgesproken is om ze te vernietigen. De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de medewerker Vernietiging of een daartoe aangewezen medewerker.
Door vervanging is het archiveren van de analoge documenten overbodig geworden. Alleen de archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden nog in fysieke dossiers gearchiveerd. De te vervangen analoge stukken worden na registratie in Djuma in dagdozen opgeborgen door de medewerker dynamisch en semi-statisch archief.
Het opbergen van de analoge documenten in dagdozen gebeurt op chronologische volgorde van datum. Hiervoor wordt de datum van binnenkomst of verzending aangehouden. De papieren documenten worden minimaal drie maanden bewaard alvorens ze opgehaald worden door een erkend bedrijf ter vernietiging. Gedurende deze drie maanden kunnen nog fouten hersteld worden in geval een scan niet juist of volledig is, of als een stuk toch niet vervangen had mogen worden.
Vernietiging gebeurt eens per kwartaal. De medewerker belast met vernietiging van archiefbescheiden maakt een verklaring van vervanging op. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden met daarin de begin- en einddatum van de te vernietigen documenten. Ook geeft hij/zij in de verklaring aan op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied (conform artikel 8 van het Archiefbesluit). De verklaring van vervanging wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent bewaard in Djuma. Tevens wordt een exemplaar naar de gemeentearchivaris opgestuurd.
De dagdozen van de te vernietigen analoge documenten worden vervolgens opgehaald door een erkend bedrijf waar de gemeente Nieuwkoop een contract mee heeft, dat de analoge documenten daadwerkelijk vernietigt. Na vernietiging wordt er een certificaat van vernietiging opgemaakt door dit bedrijf. Dit certificaat wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent bewaard en opgeslagen in Djuma. Een afschrift van het certificaat wordt verzonden naar de gemeentearchivaris.
Pas na vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden is er sprake van vervanging. De digitale kopieën worden pas dan de originele documenten.
Bijlage IX Methodiek voor steekproeven
De kwaliteit van de digitale informatie wordt getoetst door middel van steekproeven. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode. Volgens deze methode moet eerst worden bepaald wat het foutpercentage is waarbij de kwaliteit nog als voldoende wordt bestempeld. Het foutpercentage wordt in overleg met de proceseigenaar afgesproken. Daarna moet bepaald worden wat de omvang van de steekproef moet zijn. Daarvoor wordt onderstaande tabel gebruikt.
Vervolgens kan, na het controleren van de steekproef, aan de hand van de volgende tabel bepaald worden wat het maximale aantal fouten is waarbij het vastgelegde kwaliteitsniveau nog gehaald wordt.
Bijlage X Model verklaring van vervanging
VERKLARING VAN VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
o.g.v. artikel 8 Archiefbesluit 1995
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Nieuwkoop, verklaart:
dat op grond van het besluit van het college van B&W, d.d. ………………, nummer ……………, inzake de vervanging van alle analoge inkomende en interne archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit behoudens uitzonderingen, de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn op ……………. [datum] vernietigd door versnippering en verbranding door ………………………………….. [naam archiefvernietigingsbedrijf]. Voor de vernietiging is van de gemeentearchivaris van Nieuwkoop een doorlopende machtiging ontvangen bij brief van 15 februari 2022, kenmerk Z/22/3357419.