Besluit van burgemeester en wethouders van gemeente Nieuwkoop tot vaststelling van de aanwijzingsbesluiten voor het archiefbeheer en instelling van het strategisch informatie overleg van gemeente Nieuwkoop

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Nieuwkoop
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van burgemeester en wethouders van gemeente Nieuwkoop tot vaststelling van de aanwijzingsbesluiten voor het archiefbeheer en instelling van het strategisch informatie overleg van gemeente Nieuwkoop
Citeertitel	Aanwijzingsbesluit archiefbeheer en instelling van Strategisch Informatieoverleg gemeente Nieuwkoop
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
10-06-2023			nieuwe regeling	30-05-2023 gmb-2023-245607

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van burgemeester en wethouders van gemeente Nieuwkoop tot vaststelling van de aanwijzingsbesluiten voor het archiefbeheer en instelling van het strategisch informatie overleg van gemeente Nieuwkoop

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwkoop;

gelet op de artikelen 31 en 32 van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de artikelen 8 en 9 van de Archiefverordening Gemeente Nieuwkoop 2018 en artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Nieuwkoop 2018;

Besluit:

I.
Als archiefbewaarplaats aan te wijzen: Erfgoed Leiden en Omstreken (ELO), een instelling van de Gemeente Leiden
II.
Als gemeentearchivaris aan te wijzen: de archivaris in dienst bij Erfgoed Leiden en Omstreken
III.
- a.
  Een Strategisch informatieoverleg (SIO) in te stellen waarin zitting hebben: de teamleider Documentaire en Facilitaire Dienstverlening (voorzitter), de adviseur informatiebeheer (secretaris), de afdelingsmanager bedrijfsvoering (agenda lid), de gemeentearchivaris (kan zich laten vertegenwoordigen door de archiefinspecteur), de archiefinspecteur van ELO, de teamleider Informatisering en automatisering, de adviseur informatisering, de Privacy Officer en de Chief Information Security Officer (CISO)
- b.
  Dat de voorzitter het SIO minstens eens per jaar bij elkaar roept en vaker indien de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer daar aanleiding toe geven.
IV.
Dat dit besluit in werking treedt op de dag na bekendmaking en wordt aangehaald als: Aanwijzingsbesluit archiefbeheer en instelling van Strategisch Informatieoverleg gemeente Nieuwkoop

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Nieuwkoop op 30 mei 2023

de secretaris,

Nicolette Caspers

de burgemeester,

Robbert-Jan van Duijn

Niet eens met de beslissing

Belanghebbenden kunnen binnen zes weken na verzenddatum van dit besluit bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders van Nieuwkoop, Postbus 1, 2460 AA Ter Aar.

Voorwaarden voor het indienen van bezwaar:

1.
Het moet schriftelijk ingediend worden, per post of online via onze website.
2.
U richt het bezwaar aan het college van burgemeester en wethouders.
3.
In het bezwaar staan uw naam, adres en telefoonnummer.
4.
In het bezwaar staat waarom u het niet eens bent met het besluit.
5.
Op het bezwaar staat een datum.
6.
In het bezwaar noemt u het besluit waartegen u bezwaar maakt.
7.
U ondertekent het bezwaar. Maakt u online bezwaar, dan geldt uw DigiD als handtekening.

Als u de behandeling van uw ingediende bezwaar niet af kunt wachten, kunt u de voorzieningenrechter van de rechtbank (Postbus 20302, 2500 EH Den Haag) verzoeken een voorlopige voorziening te treffen. Dit kan alleen als u ook op tijd een bezwaarschrift heeft ingediend.

Toelichting

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Onderdeel I betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Onderdeel II betreft de aanwijzing van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.

Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (hierna: SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De leden van het SIO zijn gezamenlijk verantwoordelijk het belang van de burger in het oog te houden. Er is ook een mogelijkheid om een extern deskundige aan te stellen. Zijn/haar inbreng is in het besluit echter beperkt tot de verplichte consultatie bij het ontwerpen van de ontwerp-selectielijst. Aangezien Gemeente Nieuwkoop aansluit bij de selectielijst die de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) ontwerpt is een extern deskundige niet noodzakelijk. De VNG consulteert een extern deskundige conform de het Archiefbesluit artikel 3a, tweede lid.