Besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland tot vaststelling van het Verantwoording- en accountantsprotocol behorende bij de Algemene subsidieverordening 2023 gemeente Schouwen-Duiveland

1.1 Doelstelling verantwoording- en accountantsprotocol

Dit protocol heeft betrekking op subsidies van meer dan € 100.000 die de gemeente Schouwen-Duiveland aan instellingen verstrekt op grond van de Algemene subsidieverordening 2023 (hierna: ASV). In artikel 16 lid 2c van de ASV is opgenomen dat de aanvraag tot vaststelling van subsidies van meer dan € 100.000 een controleverklaring bevat, opgesteld door een onafhankelijk accountant en volgens het door het college vastgestelde verantwoording- en accountantscontroleprotocol.

In dit protocol zijn de verwachtingen van het college van burgemeester en wethouders vastgelegd over de aspecten waar de accountant tijdens zijn controle zich ten minste op dient te richten en op welke wijze gesubsidieerde instellingen zich dienen te verantwoorden over de besteding van ontvangen subsidies.

Het bestuur van de subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de aanvraag tot vaststelling overeenkomstig de gestelde eisen in de ASV en indien van toepassing voor naleving van de gestelde eisen in van de aan de gesubsidieerde instelling verstrekte subsidietoekenningsbeschikking.

De accountant verricht zijn onderzoek zodanig dat de gemeente Schouwen-Duiveland een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:

• de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten;

• de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals opgenomen in de ASV en indien van toepassing in de subsidietoezeggingsbeschikking.

De accountant controleert de financiële verantwoording met inachtneming van de voorgeschreven aandachtspunten in paragraaf 3.4 van dit protocol. De accountant geeft een controleverklaring af bij de financiële verantwoording.

De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit protocol aan de accountant.

1.2 Definities

In dit protocol wordt verstaan onder:

a. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

b. college: het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland;

c. egalisatiereserve: een reserve die gevormd wordt uit exploitatieoverschotten om eventuele toekomstige tekorten op te kunnen vangen (overeenkomstig artikel 4:72 van de Awb);

d. subsidieontvanger: instelling die een subsidie van meer dan € 100.000 ontvangt van de gemeente Schouwen-Duiveland;

e. accountant: accountant die de aanvraag tot vaststelling van subsidies van meer dan € 100.000 controleert, die is ingeschreven in het register als bedoeld in artikel 55 van de Wet op de Registeraccountants, of een accountant-administratieconsulent, die is ingeschreven in het register als bedoeld in artikel 36, derde lid van de Wet op de Accountant-administratieconsulent.

2.1 Aanvraag tot vaststelling

De aanvraag tot vaststelling bevat:

a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;

b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

c. een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijke accountant;

d. de jaarstukken van het afgelopen boekjaar in geval van subsidieverlening van meer dan € 500.000.

2.2 Financiële verantwoording separaat of als onderdeel van de jaarrekening

Voor de financiële verantwoording mag een separaat financieel verslag worden gehanteerd of mag onderdeel zijn van de jaarrekening als separate bijlage. De financiële verantwoording, al dan niet opgenomen als bijlage bij de jaarrekening, dient op dezelfde wijze ingericht te zijn als de financiële begroting bij de subsidieaanvraag. In de financiële verantwoording dient een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de begroting. Afwijkingen per kosten- en opbrengstenpost groter dan 10% dienen inhoudelijk te worden toegelicht.

In het geval van een toerekening van indirecte kosten aan subsidies dient in de financiële verantwoording toegelicht te worden op welke wijze toerekening heeft plaatsgevonden als ook of er afwijkingen zijn van de toerekeningssystematiek ten opzichte van de begroting.

Als sprake is van subsidiabele loonkosten dient in de financiële verantwoording toegelicht te worden op welke wijze de loonkosten zijn bepaald.

Indien de financiële verantwoording een bijlage bij de jaarrekening is, dan dient uit de bijlage op het niveau van de daarin opgenomen posten de aansluiting met de jaarrekening te blijken en dient de controleverklaring bij de jaarrekening tevens de bijlage te omvatten.

In de financiële verantwoording dient een verloopoverzicht opgenomen te worden van de (eventuele) egalisatiereserve voor de subsidie, waaruit in ieder geval blijkt:

• de stand per begin boekjaar;

• de toevoeging of onttrekking over het subsidiejaar;

• de stand per einde boekjaar.

3.1 Normenkader

Het wettelijk kader voor dit protocol betreft:

• de ASV;

• de in de subsidietoezeggingsbeschikking aanvullende subsidieverplichtingen en subsidievoorwaarden;

• overige van toepassing zijn besluiten en correspondentie met betrekking tot de verleende subsidie.

3.2 Betrouwbaarheid en materialiteit

De accountant richt zijn controle zodanig in dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording, in alle materieel zijnde aspecten, is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde normenkader. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de subsidieverantwoording de in onderstaande tabel genoemde materialiteiten rekening houdend met een betrouwbaarheid van 95 procent om deze redelijke mate van zekerheid te verkrijgen. Het totaal van de in de financiële subsidieverantwoording opgenomen subsidiabele lasten vormt hierbij de omvang basis.

3.3 Controleverklaring

De accountant maakt bij zijn controleverklaring gebruik van de geldende standaardmodellen van de NBA. In de controleverklaring bij de financiële verantwoording maakt de accountant melding dat de controle is uitgevoerd met inachtneming van de ASV en het verantwoording- en accountantsprotocol (zaaknummer 906863) behorende bij de ASV van de gemeente Schouwen-Duiveland.

3.4 Specifieke aandachtspunten

De onderzoeksaanpak is primair de verantwoordelijkheid van de accountant. Dit protocol geeft nadere aanwijzingen, die de accountant bij zijn onderzoeksaanpak ten minste moet betrekken.

De controle van de financiële verantwoording dient te omvatten de getrouwheid, de rechtmatige besteding van de subsidie en de naleving van de financiële verplichtingen en voorwaarden. Daarbij neemt de accountant de volgende specifieke aandachtspunten in acht:

• De financiële verantwoording is opgesteld met inachtneming van hoofdstuk 2 van dit protocol;

• De financiële verantwoording is in overeenstemming met de financiële administratie;

• Mocht sprake zijn van meerdere subsidiegevers voor door de gemeente Schouwen-Duiveland gesubsidieerde activiteiten dient dit duidelijk uit de financiële begroting en verantwoording te blijken;

• Kosten en baten dienen te zijn opgenomen onder de juiste kosten- en opbrengstensoort. De financiële verantwoording bevat geen kosten die niet in de subsidiebegroting zijn opgenomen;

• De lasten in de financiële verantwoording zijn juist en rechtmatigheid, waarmee onder meer wordt bedoeld in overeenstemming met het doel waarvoor de subsidie is verstrekt;

• In het geval personeelskosten als subsidiabele kosten zijn opgevoerd, stelt de accountant vast dat deze aantoonbaar zijn toe te rekenen aan de gesubsidieerde activiteiten. De mogelijkheid bestaat op grond van de ASV dat het college nadere richtlijnen voorschrijft voor de wijze waarop de subsidiabele loonkosten worden bepaald. Indien het college van deze mogelijkheid gebruik maakt, stelt de accountant de naleving van deze nadere richtlijnen vast.

• De baten, zoals (nog te ontvangen) bijdragen, subsidies, giften etc. zijn juist en volledig weergegeven in de financiële verantwoording;

• De financiële verantwoording bevat geen verrekenbare en/of compensabele BTW;

• Voldaan is aan de specifiek gestelde eisen van de subsidiebeschikking;

• De subsidieontvanger heeft een inhoudelijk verslag opgesteld waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. De accountant stelt vast dat alle in de subsidieaanvraag en of subsidietoezeggingsbeschikking gesubsidieerde activiteiten zijn opgenomen in het inhoudelijk verslag. De accountant hoeft verder geen onderzoek te doen naar de juistheid of volledigheid van de inhoudelijke informatie;

• Voldaan is aan artikel 13 van de ASV, in het bijzonder dat niet meer toegevoegd kan worden aan de egalisatiereserve dan conform dit artikel is toegestaan.

• Indien de subsidieontvanger meer subsidie niet heeft besteed dan mag worden toegevoegd aan de egalisatiereserve, stelt de accountant vast dat het restant als terugbetalingsverplichting is opgenomen in de financiële administratie en/of jaarrekening.

3.5 Review van de accountantscontrole

De externe accountant van de gemeente, of een medewerker van Interne controle van de gemeente, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant verstrekt de externe accountant of de toezichthouder die namens de gemeente de review uitvoert desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht.