Verordening op de raadscommissies gemeente Leudal 2023

Artikel 7 Vergaderfrequentie

• 1.

  Het presidium stelt jaarlijks op voorstel van de griffier een vergaderrooster vast voor de vergaderingen van de gemeenteraad. Het presidium doet daarbij ook een voorstel met betrekking tot de data voor vergaderingen van de raadscommissies. De commissies stellen vervolgens hun eigen vergaderschema vast.

• 2.

  Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 3.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de commissiegriffier.

Artikel 7A Oproep en agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste 10 kalenderdagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3.

  Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4.

  De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op de gemeentelijke webstek gepubliceerd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie.

• 2.

  De commissiegriffier draagt er zorg voor dat elektronisch beschikbare stukken zoveel mogelijk op de webstek van de gemeente worden geplaatst maar wel met inachtneming van de privacywetgeving.

• 3.

  Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht langs elektronische weg waaronder ten minste is begrepen de gemeentelijke webstek.

Artikel 10 Presentielijst

De commissiegriffier houdt de presenties in vergaderingen bij.

Artikel 11 Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2.

  Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12 Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden – op hun desbetreffende verzoek - opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over (a) het bespreekrijp zijn van een raadsvoorstel voor een raadsvergadering, (b) het als een hamerstuk of bespreekstuk beschouwen van een raadsvoorstel voor een raadsvergadering, (c) geheimhouding en (d) met betrekking tot de orde.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers hebben spreekrecht. Zij kunnen het woord voeren in de commissievergadering over geagendeerde onderwerpen. Indien een spreker de commissie liever niet mondeling wil toespreken of verhinderd is de commissievergadering bij te wonen, dan kan hij/zij z’n inspreektekst voorafgaande aan de commissievergadering schriftelijk aan de commissie aanreiken, door tussenkomst van de commissiegriffier; de commissie behandelt die schriftelijke inbreng als ware ze mondeling ingebracht tijdens het spreekrecht.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • d.

    de vaste agendapunten: opening, vaststellen agenda, vaststellen besluitenlijst vorige vergadering, toezeggingenlijsten collegeleden, ingekomen stukken, mededelingen, rondvraag, volgende vergadering en sluiting.

• 3.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer, het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren én of hij wil inspreken bij het vaste agendapunt ‘Spreekrecht voor niet-commissieleden’ dan wel bij het begin van het agendapunt waarover hij wil inspreken.

• 4.

  De maximale spreektijd bedraagt 5 minuten. De commissievoorzitter bepaalt wanneer en hoeveel tijd insprekers precies mogen inspreken. Aansluitend aan het inspreken bestaat de mogelijkheid dat één of meer commissieleden een verhelderende vraag aan de inspreker willen stellen; het staat de inspreker vrij om die vraag al dan niet te beantwoorden. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Indien vanwege één belang (bijvoorbeeld: één gezin of één vereniging of één onderneming) meerdere insprekers zich aanmelden dat dienen die tezamen hun spreektijd binnen de 5 minuten te verdelen.

• 5.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 6.

  De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend.

• 7.

  De commissievoorzitter of een commissielid kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 16 Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 17 Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18 Besluitenlijst

• 1.

  Een commissiegriffier draagt zorg voor besluitenlijsten van vergaderingen.

• 2.

  Uit een besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de commissieleden, de burgemeester en de wethouders, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een aantekening van welke commissieleden afwezig waren en hun eventuele waarnemers;

  • c.

    een vermelding van de agendapunten die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een zakelijke samenvatting van het besprokene indien en voor zover er géén videotulen (zie artikel 18A) zijn gemaakt en worden bewaard;

  • e.

    een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en

  • f.

    de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Een conceptbesluitenlijst van een openbare vergadering wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden op de gebruikelijke wijze openbaar gepubliceerd.

• 4.

  Door de commissie vastgestelde besluitenlijsten worden door de raadsgriffie digitaal bewaard en op de gebruikelijke wijze openbaar gepubliceerd.

• 5.

  De commissiegriffier draagt er zorg voor dat de openbaar gepubliceerde (concept) besluitenlijsten in overeenstemming zijn met de vereisten van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en nationale privacywetgeving.

• 6.

  De vastgestelde besluitenlijst van een vergadering heeft dezelfde formele status als de videotulen van die vergadering.

Artikel 18A Videotulen

• 1.

  De commissiegriffier draagt er voor zorg dat van openbare vergaderingen audiovisuele verslagen (zogenoemde 'videotulen') worden gemaakt, die live worden gestreamd via het internet.

• 2.

  De griffier zorgt er voor dat de videotulen worden bewaard en gearchiveerd conform de Archiefwet 1995 en de vigerende 'Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen'.

• 3.

  De commissiegriffier draagt er zorg voor dat bezoekers van een vergadering vóór het betreden van de vergaderzaal er via een informatiebord op worden gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden, dat de videotulen worden bewaard en achteraf kunnen worden teruggekeken.

Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20 Verslag besloten vergadering

• 1.

  Verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2.

  Deze verslagen worden niet ter vaststelling aan de commissie aangeboden. Commissieleden kunnen gedurende één maand na terinzagelegging bij de commissiegriffier van hun opvattingen over het verslag doen blijken. De commissie kan te allen tijde besluiten om het verslag van de commissiegriffier openbaar te maken, inclusief – maar in dat geval wel met voorafgaande toestemming van het commissielid dat opmerkingen over het verslag aan de griffier had kenbaar gemaakt – de binnen bedoelde maand kenbaar gemaakte opvattingen van commissieleden.

• 3.

  De verslagen worden door de raadsgriffie digitaal bewaard.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89 van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 22 Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.