Verordening Auditcommissie 2023

Artikel 1 Instelling en begripsomschrijving

1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

2. In deze Verordening wordt verstaan onder:

a. de commissie: de auditcommissie van de gemeente Beuningen;

b. de raad: de gemeenteraad van de gemeente Beuningen;

c. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen;

d. het lid: lid van de auditcommissie;

e. Voorzitter: voorzitter van de commissie;

f. de accountant: de door de raad aangewezen externe accountant;

g. Rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Beuningen.

Artikel 2 Samenstelling en zittingsduur

1. De commissie bestaat uit vier raadsleden, twee raadsleden uit een fractie die deel uitmaken van de coalitie en twee raadsleden uit de fracties die deel uitmaken van de oppositie.

Twee van de vier raadsleden sluiten uitsluitend aan bij de Informatievoorziening (IV) en Informatietechnologie (IT) gerelateerde onderwerpen die besproken worden in de commissie.

2. Er wordt gestreefd dat de leden van de auditcommissie affiniteit hebben met de onderwerpen die besproken worden in de auditcommissie.

3. De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd door de gemeenteraad.

4. De zittingsperiode van de leden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

5. De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als lid.

6. De raad kan een lid van de auditcommissie ontslaan.

7. De portefeuillehouder van financiën, de manager informatie en bedrijfsvoering, de directeur rekenkamer, vertegenwoordiger van de griffie en de door de raad aangewezen externe accountant treden op als adviseur van de (financiële) auditcommissie.

8. De portefeuillehouder ICT, de manager informatie en bedrijfsvoering, de directeur rekenkamer, de Ciso (Chief Information Security Office), de privacy officer, vertegenwoordiger van de griffie en de door de raad aangewezen externe accountant treden op als adviseur van de (IV/IT) auditcommissie.

9. De commissie kan andere adviseurs dan de onder artikel 2 lid 9 en 10 genoemde adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1. Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad.

2. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

3. Onder de in het tweede lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. Het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant, het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant en het adviseren van de raad over verlening van het contract met de accountant;

b. De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad;

c. De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad;

d. De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

e. Het onderzoeken van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (nota’s, begroting, beleidsrapportages, jaarverslag etc.) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

f. Het onderzoeken van de rapportages over de audits Ensia, het privacy jaarverslag en de rapportage beveiligingsincidenten;

g. Een overlegplatform te zijn voor nieuw beleid en de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

h. Het toetsen of controles voldoen aan de opdracht door de raad en het toezicht op de opvolging van de door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole;

i. De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet.

4. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in lid 1 en 2 genoemde taken adviezen en voorstellen uit te brengen.

Artikel 4 Voorzitter en secretariaat

1. De leden kiezen uit hun midden een voorzitter.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van de uitgangspunten van de commissie.

3. De griffier of diens plaatsvervanger fungeert als secretaris van de commissie.

Artikel 5 Werkwijze en vergaderen

1. De auditcommissie vergadert minstens twee keer per jaar en verder zo vaak als door de voorzitter of door de meerderheid van de leden nodig wordt geacht.

2. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. De besluitenlijsten en de rapportages zijn wel openbaar, tenzij de openbaarheid de belangen van een bepaald onderwerp kan schaden.

3. De secretaris maakt een besluitenlijst en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige deelnemers als genoemd in artikel 2 lid 9 en 10 voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening auditcommissie gemeente Beuningen’

2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.