CONTROLEVERORDENING GEMEENTE ASSEN 2023 voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

besluit vast te stellen de Controleverordening gemeente Assen 2023:

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• •

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant;

• •

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie en onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• •

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• •

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• •

  college: het college van Burgemeester en Wethouders.

Artikel 2. Accountantscommissie

• 1.

  De raad heeft een accountantscommissie die bestaat uit 5 leden, inclusief een voorzitter.

• 2.

  De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een secretaris aan.

• 3.

  De accountantscommissie werkt volgens de Verordening accountantscommissie.

Artikel 3. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met een mogelijkheid van verlenging van ten hoogste tweemaal één jaar.

• 2.

  De accountantscommissie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De accountantscommissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast, waarbij tenminste de volgende eisen zijn opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f.

    jaarlijks enkele onderwerpen te benoemen door de raad waaraan de accountant in het kader van de (interim)controle specifieke aandacht besteed.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en bijbehorende weging vast.

Artikel 4. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening College onderzoeken voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de accountantscommissie, het college en de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni aan de raad.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 5.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 7. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 8. Rapportering door accountant

• 1.

  Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de accountantscommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De schriftelijke verslaglegging over de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden vindt als volgt plaats:

  • a.

    de controleverklaring en het verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad;

  • b.

    managementletter naar aanleiding van de interim controle, uit te brengen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De managementletter wordt binnen twee maanden na uitbrengen met commentaar van het centraal managementteam ter informatie aan het college en de accountantscommissie toegezonden.

  • c.

    In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de accountantscommissie.

Artikel 9. Intrekken oude regeling

De Controleverordening gemeente Assen 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening 2023.