| Organisatie | Haarlem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Meldprocedure Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 en Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 |
| Citeertitel | Meldprocedure Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 en Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019 en Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-06-2023 | nieuwe regeling | 23-05-2023 |
De gemeente Haarlem streeft naar een organisatie waar integer en respectvol met elkaar wordt gewerkt. Er wordt een actief integriteitsbeleid gevoerd en gestuurd op een veilig werkklimaat. In de organisatie wordt structureel aandacht besteed aan bewustwording. Onderdeel van het integriteitsbeleid is deze 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Deze meldprocedure is wat betreft het melden van vermoedens van misstanden verplicht op grond van de Wet bescherming klokkenluiders. Een eigen keuze van de gemeente Haarlem is om ook vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, onder de werking van de meldprocedure te brengen.
Het doel van de meldprocedure is het waarborgen van een integere organisatie en een veilig werkklimaat, door middel van het bieden van een meldmogelijkheid als iemand een vermoeden van integriteitsschending (waaronder ongewenst gedrag) of misstand heeft. Via de meldprocedure komt de leiding van de organisatie op de hoogte van activiteiten die risico's opleveren voor de organisatie, de omgeving of de maatschappij. Dit zorgt ervoor dat de organisatie tijdig maatregelen kan nemen om het probleem op te lossen. De melding wordt serieus en zorgvuldig behandeld, waarbij de melder is beschermd tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding.
In de meldprocedure wordt beschreven hoe een interne melding kan worden gedaan en hoe de procedure vervolgens verloopt. Ook is beschreven welke rechten en plichten de melder en betrokkene(n) hebben. Bij de meldprocedure behoort een 'Onderzoeksprotocol melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Dit protocol bevat de uitgangspunten en normen waaraan een onderzoek naar een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand moet voldoen.
Reikwijdte van de meldprocedure
Deze meldprocedure is van toepassing op meldingen van medewerkers en derden die in hun werkzaamheden voor de gemeente Haarlem te maken krijgen met integriteitskwesties, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden gericht tegen of veroorzaakt door medewerkers van de gemeente Haarlem. Bij derden gaat het bijvoorbeeld om voormalig medewerkers, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs, sollicitanten, aannemers en leveranciers. Meldingen gericht tegen politieke ambtsdragers (collegeleden, raads- of commissieleden), de griffier of griffiemedewerkers vallen niet onder deze meldprocedure. Zij worden ingediend en behandeld op grond van een aparte onderzoeksregeling voor politieke ambtsdragers.
Vaststelling van de meldprocedure en het onderzoeksprotocol
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem is als werkgever het bevoegde bestuursorgaan om de meldprocedure en het bijbehorende onderzoeksprotocol vast te stellen. De Ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27, eerste lid aanhef en onder m van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht.
De meldprocedure (met bijbehorend onderzoeksprotocol) wordt opgenomen in de personeelsinformatie en bekendgemaakt in het digitale gemeenteblad. De meldprocedure is te vinden op de gemeentelijke website en op www.overheid.nl.
Een medewerker, voormalig medewerker of derde, kan een vermoeden melden dat binnen de gemeente Haarlem sprake is van een misstand, voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die hij/zij bij de gemeente Haarlem heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die hij/zij heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.
Onder een misstand wordt verstaan:
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
Integriteitsschendingen die niet raken aan het maatschappelijk belang, omdat zij niet ernstig of omvangrijk genoeg zijn, zijn niet aan te merken als misstanden en vallen als zodanig niet onder de Wet bescherming klokkenluiders. Denk in dat verband bijvoorbeeld aan zaken als belangenverstrengeling of diefstal die geen structureel karakter hebben en geen gevolgen hebben voor het goed functioneren van de openbare dienst. Om een integere ambtelijke organisatie te waarborgen is het van belang dat ook vermoedens van zulke integriteitsschendingen kunnen worden gemeld en onderzocht. Zij zijn dan ook, zonder dat de wet daartoe verplicht, onder de werking van de gemeentelijke meldprocedure gebracht.
Vermoeden van een integriteitsschending
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeente Haarlem omtrent:
Dit is een overkoepelend begrip voor meerdere vormen van grensoverschrijdend gedrag, zoals agressie en geweld, vloeken, roddelen, beledigen, pesten, discriminatie, aanstootgevend en (seksueel) intimiderend gedrag De definities die gangbaar zijn in de arbowetgeving worden gebruikt.
Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.
Onder discriminatie wordt verstaan het behandelen van een persoon op een andere wijze dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van religie, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte.
Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer personen gericht tegen een persoon of een groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
In deze meldprocedure worden verschillende begrippen gebruikt. De meeste begrippen zijn omschreven in de Wet bescherming klokkenluiders. In de meldprocedure is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij deze wettelijke begrippen. In aanvulling daarop wordt in deze meldprocedure het volgende verstaan onder:
Bevoegd gezag: de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem. Daar waar in deze regeling de gemeentesecretaris bevoegd is, is tevens de loco-secretaris bevoegd. De gemeentesecretaris kan een directeur mandateren om als bevoegd gezag op te treden. Indien de melding de gemeentesecretaris of loco- gemeentesecretaris betreft, is de burgemeester het bevoegd gezag;
Coördinator integriteit: de medewerker die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om de coördinerende contacten te onderhouden met het Meldpunt Integriteit, het bevoegd gezag, de gemeentelijk klachtencoördinator, de vertrouwenspersonen en betrokkenen ten aanzien van kwesties waarin vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden zijn gemeld;
Medewerker: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem dan wel degene die anders dan in dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem, waaronder niet wordt begrepen de burgemeester, wethouders, raadsleden en griffiemedewerkers;
Meldpunt Integriteit: het gemeentelijk meldpunt waar een interne melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt gedaan en beoordeeld op onderzoekswaardigheid op grond van de 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023' en het daarbij behorende 'Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023';
Een interne melding kan worden gedaan door een persoon die bij de organisatie in dienst is of was. Een interne melding kan ook worden gedaan door een sollicitant en een persoon die niet bij de gemeente in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie in aanraking is gekomen.
De melder kan de melding binnen de organisatie ook doen via de vertrouwenspersoon of bij zijn (direct of hogere) leidinggevende. In overleg met de melder stuurt deze de melding vervolgens door naar het Meldpunt Integriteit. Verdere communicatie vindt hierna plaats tussen het Meldpunt Integriteit en melder, tenzij een vertrouwelijke melding is gedaan bij de vertrouwenspersoon (zie verder 5.1 van deze meldprocedure).
De gemeentelijke klachtencoördinator legt een klacht ingevolge hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, die (mede) betrekking heeft op een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, voor aan het Meldpunt Integriteit, na overleg en afstemming hierover met het bevoegd gezag en de coördinator integriteit. Deze meldprocedure is in dat geval van overeenkomstige toepassing.
3.2 Behandeling van de interne melding
Als het bevoegd gezag - op advies van het Meldpunt Integriteit - besluit tot onderzoek, ontvangt het Meldpunt Integriteit een onderzoeksopdracht volgens het 'Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023'. Als het bevoegd gezag dit noodzakelijk acht, wordt de onderzoeksopdracht aan een extern onderzoeker verstrekt. Het Meldpunt Integriteit is verantwoordelijk voor de aansturing van dit onderzoek.
De melder ontvangt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk bericht van het Meldpunt Integriteit of een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Als duidelijk is dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gegeven, informeert het Meldpunt Integriteit de melder daar schriftelijk over, onder opgaaf van redenen. Daarbij wordt aangegeven wanneer de melder een bericht tegemoet kan zien.
3.4 Beslissing van het bevoegd gezag na afronding van het onderzoek
Na afronding van het onderzoek stelt het Meldpunt Integriteit een advies op voor het bevoegd gezag op basis van het onderzoeksrapport. Het advies bevat een samenvatting van onderzoeksgegevens, een beoordeling of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, en eventueel een aanbeveling aan het bevoegd gezag over te nemen preventieve maatregelen.
Als duidelijk is dat de beslissing redelijkerwijs niet binnen drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan worden gegeven, informeert het gevoegd gezag de melder en de betrokkene daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder en de betrokkene de beslissing tegemoet kan zien.
Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt het bevoegd gezag of een externe instantie op de hoogte moet worden gebracht van de melding, bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie of een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. Als het bevoegd gezag de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift.
3.5 Externe melding van een misstand
Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan betrokken personen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden van die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift.
Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek betrokken zijn, waaronder in ieder geval het bevoegd gezag, de coördinator integriteit en de leden van het Meldpunt Integriteit.
Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder zijn melding heeft gedaan of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.
Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen, behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
4. Bescherming tegen benadeling
4.1 Bescherming melder, degene die melder bijstaat en betrokken derden
De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand op het moment van melding juist is.
De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of een misstand niet worden benadeeld, als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat:
hij voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze meldprocedure, en hij op basis van de informatie die hij heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan het nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft;
Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
4.2 Intern en extern onderzoek naar benadeling
De melder, een betrokkene of andere persoon bij een melding die meent dat sprake is van benadeling in verband met een interne of externe melding van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, kan het bevoegd gezag verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er met hem wordt omgegaan.
5.1 Vertrouwenspersonen integriteit en ongewenst gedrag
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Tenzij de wet anders bepaalt, is de vertrouwenspersoon niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.
Een lid van het Meldpunt Integriteit verschoont zich van de afhandeling van een melding over zaken waarbij hij in enig opzicht betrokken is of is geweest. Eveneens verschoont hij zich indien er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijk oordeel bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Voor zover er meer leden zijn benoemd, handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit de melding af. Indien alle leden van het Meldpunt Integriteit zich verschonen, wijst het bevoegd gezag voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan.
Een melder kan bij het doen van een melding – onder opgave van redenen – aangeven dat er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor de onpartijdigheid of onafhankelijkheid van een lid van het Meldpunt Integriteit bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Het bevoegd gezag beslist in dat geval of deze redenen gegrond zijn. In dit geval handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit, voor zover er meer leden zijn benoemd, de melding af. Indien het voorgaande alle leden van het Meldpunt Integriteit betreft, wijst het bevoegd gezag voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan.
De coördinator integriteit heeft tot taak:
het fungeren als wegwijzer in de organisatie, daaronder begrepen informatie over de toegang tot vertrouwenspersonen, het Meldpunt Integriteit, externe instanties, en informatie over het proces van intern en extern melden van vermoedens van integriteitsschendingen, waaronder ongewenst gedrag, of misstanden;
De coördinator is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in de hoedanigheid van coördinator integriteit verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als coördinator integriteit. Tenzij de wet anders bepaalt, is de coördinator integriteit niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.
Onderzoeksprotocol Melding integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023
De gemeente Haarlem heeft een meldprocedure voor het intern melden van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, de 'Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023' (hierna: de meldprocedure). Dit 'Onderzoeksprotocol melding Integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023' (hierna: onderzoeksprotocol) beschrijft de procedure van het onderzoek dat de gemeente Haarlem kan (laten) verrichten naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
Wanneer een vermeende integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand heeft plaatsgevonden zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van meet af aan duidelijk zijn. Ook de rol van betrokken personen (zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n)) is vaak nog onduidelijk. Een feitenonderzoek zal hierin, voor zover mogelijk, duidelijkheid verschaffen.
Een onderzoeksprotocol is een belangrijke basis voor het doen van zorgvuldig onderzoek. Een onderzoek is vaak erg ingrijpend voor alle betrokkenen. Het onderzoeksprotocol draagt ertoe bij dat een noodzakelijk onderzoek zorgvuldig en op basis van eenduidige richtlijnen plaatsvindt.
In dit protocol worden de volgende aspecten van een uit te voeren onderzoek belicht:
Voor de gemeentelijke (interne) meldingsprocedure en definities van in dit onderzoeksprotocol gebruikte begrippen wordt verwezen naar de ‘Meldprocedure integriteit en ongewenst gedrag gemeente Haarlem 2023’.
In dit onderzoeksprotocol wordt (in aanvulling daarop) verstaan onder:
advies: het document, opgemaakt door een lid van het Meldpunt Integriteit dat niet bij het onderzoek was betrokken, op grond waarvan het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over het uitgevoerde onderzoek en wordt geadviseerd of er al dan niet sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. Op basis van dit document wordt het bevoegd gezag in staat gesteld een beslissing te kunnen nemen over de melding en eventuele vervolgmaatregelen.
3.Aanleiding tot een onderzoek
Een medewerker of derde met een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand kan volgens de meldprocedure dit vermoeden intern schriftelijk of mondeling melden bij een leidinggevende of direct bij het Meldpunt Integriteit. Ook anoniem melden is mogelijk. Ook kan een medewerker een vertrouwenspersoon verzoeken namens hem/haar een melding in te dienen bij het Meldpunt Integriteit.
Belangrijk is dat de melding professioneel wordt opgepakt en afgehandeld. Zorgvuldigheid, onafhankelijkheid en transparantie zijn essentieel in zowel de meldprocedure als het onderzoeksproces.
Elke mondelinge en schriftelijke melding over een vermoedelijke integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand wordt geregistreerd door het Meldpunt Integriteit. Het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over ontvangen meldingen.
De ontvangst van de melding wordt schriftelijk door het Meldpunt Integriteit bevestigd en de melder wordt in de gelegenheid gesteld te worden gehoord. De melder wordt vooraf in kennis gesteld wie de melding zal opnemen. In het geval de melder te kennen geeft dit bij een ander persoon te willen doen, wordt dit gerespecteerd. Als de melder wil worden gehoord, wordt wat wordt besproken door het Meldpunt Integriteit op schrift gesteld en ter lezing aangeboden aan de melder. De melder wordt in de gelegenheid gesteld om het verslag aan te vullen met het oog op een juiste weergave van het gesprek.
3.2Vooronderzoek en beoordeling onderzoekswaardigheid
Het kan zijn dat het Meldpunt Integriteit na een intakegesprek met de melder onvoldoende informatie heeft om te kunnen beoordelen of de melding onderzocht kan/moet worden. Dan is eerst een ‘vooronderzoek’ nodig. Dat heeft tot doel om te onderzoeken of het vermoeden voldoende aanknopingspunten biedt om een feitenonderzoek te starten. Een vooronderzoek kan bestaan uit een tweede gesprek met de melder, het horen van andere personen of uit het verifiëren van bepaalde informatie. Bewaakt wordt dat het vooronderzoek niet het karakter krijgt van een feitenonderzoek; het is slechts een klein onderzoek om te kunnen beoordelen of er daadwerkelijk feitenonderzoek gedaan kan/moet worden.
Beoordeling onderzoekswaardigheid
Het Meldpunt Integriteit beoordeelt (vervolgens) of de melding onderzoekswaardig is. Een melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt indien is voldaan aan de volgende vijf punten:
3.2.1Niet-onderzoekswaardige meldingen
Als de melding als niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt deze als zodanig voorgelegd aan het bevoegd gezag. Na besluitvorming hierover door het bevoegd gezag wordt de melder schriftelijk via het Meldpunt Integriteit geïnformeerd. In de brief wordt uitleg gegeven over de reden waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-onderzoekswaardig vastgelegd.
Voor de gevallen waarbij op basis van het gesprek met de melder het vermoeden bestaat dat met opzet een onterechte melding heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune) kan het bevoegd gezag besluiten dit als vermoeden van een integriteitsschending te melden en onder de bevoegdheid van het Meldpunt Integriteit verder te laten onderzoeken. De uitkomst daarvan kan leiden tot een disciplinaire straf/maatregel.
3.2.2Onderzoekswaardige meldingen
Als het Meldpunt Integriteit de melding als onderzoekswaardig heeft beoordeeld, wordt dit voorgelegd aan het bevoegd gezag met een voorstel voor het vervolg. Het bevoegd gezag besluit over het vervolg (het al dan niet instellen van een onderzoek, het verlenen van een onderzoeksopdracht en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd).
De melder wordt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van zijn melding door het Meldpunt Integriteit schriftelijk op de hoogte gesteld van het genomen besluit. Informatie wordt gegeven of naar aanleiding van zijn melding een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.
De gemeente Haarlem is niet bevoegd om een strafrechtelijk onderzoek in te stellen. Als er voorafgaand aan het feitenonderzoek naar aanleiding van de melding, hangende dit onderzoek of na afronding van het onderzoek blijkt dat er mogelijk sprake is van een geconstateerd strafbaar feit doet het bevoegd gezag of namens deze de gemeentelijk coördinator integriteit aangifte bij de politie en/of de Officier van Justitie. Ingeval van bedreiging of toepassing van geweld tegen medewerkers in functie of in diens eigendom toebehorende goederen wordt de medewerker gestimuleerd om aangifte te doen bij de plaatselijke politie. In deze situatie kan door of namens de gemeente een steunaangifte worden gedaan.
Mocht een strafrechtelijk onderzoek door politie/Officier van justitie worden ingesteld, dan kan eventueel gelijktijdig een eigen onderzoek worden uitgevoerd (als dit elkaar niet belemmert). Een schending van de integriteit, misstand of ongewenst gedrag kan ook meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek strafbaar feit; dit kan afzonderlijk worden onderzocht. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij het bevoegd gezag op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult. Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een proces-verbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat na afhandeling van het strafproces inzage in het proces-verbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.
3.4Afwegingen ten aanzien van betrokkene
De betrokkene (tegen wie de melding is gericht) heeft in een integriteitsonderzoek bepaalde rechten, maar ook plichten. De betrokkene heeft recht op een zorgvuldige en respectvolle omgang; het feit dat er een vermoeden is geuit betekent nog niet dat dit vermoeden gegrond is, dat zal onderzoek eerst moeten uitwijzen. De betrokkene hoeft zijn onschuld niet te bewijzen, maar hij dient wel elke twijfel omtrent zijn integriteit weg te nemen en mee te werken aan het feitenonderzoek (het geven van openheid van zaken).
Voor iedereen over wie een melding is gedaan en waarbij het gemelde niet feitelijk is vastgesteld of waarbij de betrokkene is vrijgepleit, geldt eenzelfde bescherming als voor een melder. Dat wil zeggen dat iemand in dat geval als betrokkene op geen enkele wijze in zijn rechtspositie wordt benadeeld vanwege deze melding en dat hij op geen enkele manier nadelige gevolgen van de melding bij de uitoefening van zijn functie ondervindt, met uitzondering van het opleggen van een ordemaatregel tijdens het onderzoek indien nodig.
Soms brengt de aard van de (vermoede) integriteitkwestie, misstand of het ongewenste gedrag met zich mee dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt en/of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel op te leggen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal (relevant voor het onderzoek) kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door het bevoegd gezag. Als door het bevoegd gezag wordt besloten een ordemaatregel op te leggen, wordt dit schriftelijk aan de betrokkene kenbaar gemaakt.
Kennisgeving aan betrokkene over instellen feitenonderzoek
Indien de waarheidsvinding en het onderzoeksbelang dit niet in de weg staan, wordt betrokkene zo snel mogelijk schriftelijk in kennis gesteld van het feit dat er onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd. Indien dit conflicteert met het onderzoeksbelang, wordt lopende het onderzoek aan betrokkene alleen die informatie verstrekt die niet in de weg staat aan bewijsgaring en waarheidsvinding.
In de kennisgeving van het bevoegd gezag aan betrokkene dat een feitenonderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van een melding over een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand staan in ieder geval de volgende zaken:
De leidinggevende van de betrokkene wordt eveneens geïnformeerd over het onderzoek als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij het bevoegd gezag.
De inhoud van dit hoofdstuk is zowel van toepassing op interne als externe onderzoekers.
Indien sprake is van een onderzoekswaardige melding voert een onderzoeker een onderzoek uit in opdracht van het bevoegd gezag. Het onderzoek mag niet worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding. Het doel van het onderzoek is te komen tot waarheidsvinding op basis waarvan het Meldpunt Integriteit het bevoegd gezag adviseert of er sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand.
Een feitenonderzoek wordt door een daartoe aangestelde onderzoeker uitgevoerd, in opdracht van het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag zal afhankelijk van de omstandigheden en op advies van het Meldpunt Integriteit een keuze maken voor een interne dan wel een externe onderzoeker.
4.1.1 Het Meldpunt Integriteit voert het onderzoek uit
Indien het bevoegd gezag besluit dat het Meldpunt Integriteit onderzoek verricht stelt het Meldpunt Integriteit een plan van aanpak op grond waarvan het bevoegd gezag een onderzoeksopdracht aan het Meldpunt geeft. Het plan van aanpak bevat in ieder geval de volgende punten:
4.1.2Een externe onderzoeker voert het onderzoek uit
Als het onderzoek door een externe onderzoeker wordt uitgevoerd, komt het bevoegd gezag schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoeker, na advies hierover van het Meldpunt Integriteit. De opdrachtverstrekking bevat in aanvulling op de hiervoor genoemde punten 1 t/m 7 een opgaaf van de met het onderzoek benodigde inzet en de daarmee gepaard gaande kosten.
De onderzoeksopdracht geeft een heldere afbakening en biedt duidelijkheid aan zowel de onderzoekers als aan betrokkene. De onderzoeksopdracht wordt opgenomen in het uiteindelijke feitenrapport. Als er tijdens het onderzoek redenen zijn om de onderzoeksopdracht uit te breiden (de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand kan bijvoorbeeld ingewikkelder of omvangrijker blijken), dan wordt dit nader schriftelijk vastgelegd. Het Meldpunt Integriteit is verantwoordelijk voor de sturing op het onderzoek.
Het onderzoeksprotocol van de gemeente Haarlem is leidend, ook als procedures omtrent de wijze van onderzoek van de externe onderzoeker afwijken. Het bevoegd gezag van de gemeente Haarlem blijft eindverantwoordelijk voor de manier waarop het onderzoek plaatsvindt, de informatievoorziening aan alle betrokken partijen en de zorg voor haar medewerkers.
Bij het onderzoek kan gebruik worden gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente Haarlem als werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek, de Ambtenarenwet en de privacywetgeving. Relevante regelingen door Haarlem zijn verder onder meer de interne meldprocedure en de Integriteitswijzer.
In het geval er sprake is van een externe onderzoeker die voor of namens de gemeente Haarlem optreedt, gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover dat niet in strijd is met de wet- en regelgeving.
Onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden - zoveel mogelijk - van tevoren vastgelegd in de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker.
4.2.1Eisen aan onderzoeksmethoden
Een feitenonderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (dat wil zeggen de belangen van betrokkene, melder, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen en derden) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen dienen te worden afgewogen. De beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit stellen eisen aan de inzet van onderzoeksmethoden:
Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient te worden afgewogen in hoeverre wordt gekozen voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, zoveel als mogelijk voor de lichtere variant moet worden gekozen.
In het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode mogen niet disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).
4.2.2Soorten onderzoeksmethoden
Tijdens het onderzoek kunnen - na bovenstaande afwegingen - verschillende onderzoekshandelingen nodig zijn. Het kan gaan om de volgende onderzoeksmethoden:
het doen van onderzoek in de (digitale) werkomgeving, zoals de computer, smartphone, tablet, en het bureau en/of de kast; dit vindt zoveel als mogelijk plaats in aanwezigheid van betrokkene en indien wenselijk de direct leidinggevende, maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van betrokkene en leidinggevende plaatsvinden;
het raadplegen van geautomatiseerde (betalings)systemen; zoals met betrekking tot personeelsgegevens en geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie) om informatie veilig te stellen en te verstrekken; geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken (zoals burgerzaken, BRP en sociale dienst) zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming; zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Haarlem;
het raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen; zoals aard, volume en inhoud van het mailverkeer en de frequentie ervan, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming; zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Haarlem.
Een nadere toelichting op enkele van de hiervoor genoemde onderzoeksmethoden is opgenomen in de bijlage.
Het beginsel van hoor en wederhoor is ook in het feitenonderzoek belangrijk. De onderzoekers stellen de betrokkene in de gelegenheid te worden gehoord. De betrokkene wordt in principe schriftelijk uitgenodigd voor het gesprek waarin hij in de gelegenheid wordt gesteld om te reageren op de melding over het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt aan de betrokkene, tenzij het onderzoek/de melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft. De aard van de melding inclusief omschrijving van mogelijk verwijtbare gedragingen wordt aan betrokkene medegedeeld.
Betrokkene wordt minimaal vijf werkdagen van te voren uitgenodigd voor een gesprek. In de uitnodiging wordt betrokkene op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek. Hij wordt ook gewezen op zijn rechten en plichten (zoals zijn medewerking aan het onderzoek). Bovendien wordt betrokkene geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Indien het onderzoek door externen wordt uitgevoerd, kan een lid van het Meldpunt aanwezig zijn bij het gesprek.
Betrokkene heeft het recht om een raadsman aanwezig te laten zijn als toehoorder bij het gesprek. In de uitnodiging voor het gesprek wordt betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de betrokkene hiertoe te besluiten. De raadsman kan betrokkene aanvullen bij het gesprek, maar betrokkene blijft gesprekspartner. Een ander persoon (zoals bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of familielid) kan op verzoek ook bij het gesprek aanwezig zijn, tenzij dit in het belang van het onderzoek of in het belang van derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman, vertrouwenspersoon of familielid kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen, bijvoorbeeld door betrokkenheid bij de kwestie of belangenverstrengeling. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgegaan.
Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek. De medewerking houdt in dat de betrokkene verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten.
Van het gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt. Indien betrokkene en de onderzoeker(s) het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel door hen ondertekend. Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring een afschrift tot zijn beschikking. In uitzonderlijke gevallen kan - met instemming van beide partijen - besloten worden om een gesprek op te nemen. De betrokkene wordt geïnformeerd dat de audio-opname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen blijven bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden de opnamen vernietigd.
4.4Het verkrijgen van informatie van getuigen
De onderzoeker heeft de bevoegdheid getuigen te (laten) verzoeken om informatie te verstrekken. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan het Meldpunt Integriteit of de onderzoekers wordt verstrekt, kan worden gebruikt voor het feitenonderzoek.
Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in:
Een onderzoeker onthoudt zich te allen tijde van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk/dwang.
Uitnodiging getuige voor het gesprek
Voor aanvang van het gesprek wordt de betreffende getuige zoveel mogelijk op de hoogte gesteld van de procedure, de aard en het doel van het gesprek. Verder wordt deze persoon geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Getuigen mogen een raadsman of vertrouwenspersoon (van binnen of buiten de organisatie) meenemen naar het gesprek.
Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door twee onderzoekers.
Van gevoerde gesprekken wordt een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde wordt in de gelegenheid gesteld om het verslag aan te vullen met het oog op een juiste weergave van het gesprek en krijgt het verslag ter ondertekening aangeboden.
De duur van het onderzoek is afhankelijk van verschillende factoren, zoals wederzijdse beschikbaarheid voor het voeren van gesprekken, beschikbaarheid van informatie enz. Uitgangspunt is om het onderzoek zo kort mogelijk te laten duren. De termijnen die de Wet bescherming klokkenluiders aan het behandelen en afdoen van een melding van een vermoedelijke misstand stelt zijn in principe leidend: drie maanden met ingang van de dag waarop de ontvangstvestiging van de melding aan melder is verzonden, met de mogelijkheid van verlenging van drie maanden (mits hiervoor goede redenen zijn).
Het is de taak van de onderzoekers het feitencomplex objectief vast te stellen en hierover te rapporteren. Na afronding van het feitenonderzoek worden door de onderzoekers alle onderzoeksbevindingen en (een samenvatting van de) gespreksverslagen vastgelegd in een feitenrapport. Het feitencomplex en het onderzoek daarnaar dient zorgvuldig en objectief te worden vastgelegd. Schriftelijke vastleggingen zijn onder andere van belang voor de transparantie van het onderzoek en het zo nodig achteraf afleggen van verantwoording over (de wijze van) het onderzoek en genomen beslissingen.
In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt getoetst aan relevante wet- en regelgeving. De onderzoekers leggen het onderzoek objectief vast en onthouden zich van persoonlijke meningen of oordelen.
Het feitenrapport wordt altijd geanonimiseerd (zonder gebruik van namen) en er worden geen integrale gespreksverslagen bijgevoegd (alleen de relevante delen daarvan worden gebruikt). De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder. De melding wordt alleen openbaar gemaakt dan wel verstrekt aan derden indien de wetgeving dit verplicht.
Als het bevoegd gezag in de onderzoeksopdracht advies van de onderzoekers vraagt, dan wordt dit separaat bij het rapport gevoegd. Dit advies betreft niet de eventuele sanctie, maar bijvoorbeeld maatregelen ter verbetering of voorkoming van een vergelijkbare situatie.
Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit:
5.2Advies van het Meldpunt Integriteit voor een beslissing
Na afronding van het onderzoek door de onderzoeker wordt aan de hand van de feitenrapportage een advies opgesteld door het Meldpunt Integriteit. In het advies wordt een samenvatting van onderzoeksgegevens opgenomen en voorzien van een oordeel of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand. Eventueel wordt een aanbeveling aan het bevoegd gezag gegeven om preventieve maatregelen te treffen.
Een advies wordt ook opgesteld in het geval dat een onderzoek moet worden gestaakt, b.v. omdat een strafrechtelijk onderzoek wordt opgestart.
Het advies wordt aangeboden aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag beslist of sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand én of deze aanleiding geeft tot maatregelen. Het kan gaan om maatregelen van arbeidsrechtelijke aard jegens betrokkene, maar ook maatregelen die moeten leiden tot meer aandacht voor cultuur en bewustwording van integriteit.
Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders in ieder geval over de melding en de wijze van afdoening.
5.3Bewaren van onderzoeksgegevens
De persoonsgegevens en dossiers die in verband met een feitenonderzoek zijn verwerkt, worden bewaard conform dezelfde richtlijnen die gelden voor documenten met betrekking tot het functioneren binnen personeelsdossiers.
De onderzoeksgegevens worden niet toegevoegd aan een personeelsdossier, maar in een aparte afgeschermde omgeving bewaard.
5.4Vertrouwelijkheid/geheimhouding
Er wordt met zeer vertrouwelijke informatie omgegaan en er worden zeer vertrouwelijke documenten vervaardigd. In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het derhalve van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben. Alle betrokkenen bij een onderzoek (betrokkene, getuige, melder, raadsman, vertrouwenspersoon, meldpunt etc.) wordt een geheimhoudingsverplichting opgelegd waarmee wordt vastgelegd dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de melding, de melder en betrokkene, het onderzoek of feiten uit het onderzoek. De vertrouwelijke informatie wordt verstrekt met behulp van communicatiemiddelen die voldoen aan de beveiligingseisen die gelden voor vertrouwelijke stukken.
5.4.1Communicatie tijdens het onderzoek
Communicatie over een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand is belangrijk, onder andere voor de bewustwording en preventie. Het kan onrust, geruchten en een onveilig gevoel binnen de organisatie voorkomen of wegnemen. Tijdens het onderzoek wordt terughoudend en weloverwogen omgegaan met (het moment van) communicatie over de integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand naar zowel betrokkene als naar andere belanghebbenden, zoals collega’s. Het onderzoeksbelang (het belang van de gemeente Haarlem) staat bij de afweging voorop, maar de privacy van de betrokkene telt daarbij zwaar mee.
Soms moet, onder vermelding van de naam van betrokkene, worden gecommuniceerd over een ordemaatregel: collega’s moeten weten dat een betrokkene de toegang is ontzegd en/of dat diegene is geschorst. Als de naam van betrokkene wordt vermeld kan dit alleen na het informeren van betrokkene over deze berichtgeving. De direct leidinggevende of een ander houdt gedurende het onderzoek contact met betrokkene waarbij hij deze begeleidt en de nodige zorg geeft.
Als de melding is weerlegd of niet is vastgesteld zal dit - uitsluitend na overleg met de betrokkene - worden medegedeeld aan de organisatie dan wel de betreffende afdeling waar de betrokkene werkzaam is. Rehabilitatie vraagt een zeer zorgvuldige en intensieve begeleiding van de medewerker waarbij communicatie een belangrijke rol speelt. In geval van een strafrechtelijk onderzoek wordt daarover binnen de gemeente Haarlem door het bevoegd gezag uitsluitend gecommuniceerd na toestemming van de Officier van justitie.
Communicatie is een verantwoordelijkheid van de organisatie, meer in het bijzonder de manager van de afdeling waar de melding speelt, waarbij de manager wat de communicatie betreft onder de eindverantwoordelijkheid van het bevoegd gezag functioneert.
Communicatie met/naar betrokkene
Betrokkene tegen wie het feitenonderzoek is gericht wordt zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek wordt ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt aan de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien het onderzoek/melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft. De aard van de melding inclusief omschrijving van mogelijk verwijtbare gedragingen wordt aan betrokkene verstrekt.
Communicatie met (interne en externe) getuigen
Getuigen worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun verklaring. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld. Er vindt in principe geen verdere communicatie plaats met getuigen.
5.4.2Communicatie na afronding van het onderzoek
Het bevoegd gezag laat de betrokkene na afloop van het onderzoek schriftelijk weten dat het onderzoek is afgerond. Als geen integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand is vastgesteld, wordt dit door het bevoegd gezag aan betrokkene schriftelijk meegedeeld. Indien uit het onderzoek is gebleken dat wel sprake is van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand, dan wordt aan betrokkene de verdere procedure en maatregel(en) meegedeeld.
De melder krijgt na afloop van een onderzoek een schriftelijk bericht van het bevoegd gezag dat het onderzoek is afgerond. De melder wordt hierbij vooral procesmatig geïnformeerd over het onderzoek en de bevindingen. Het bevoegd gezag beoordeelt welke informatie wel of niet verstrekt zal worden na zorgvuldige afweging van de belangen van alle betrokken partijen.
Getuigen worden in principe niet op de hoogte gehouden van afronding van het onderzoek. Mocht het bevoegd gezag hier toch voor kiezen, dan worden zij in beperkte mate, globaal op de hoogte gesteld.
5.5Hoor en wederhoor na afronding onderzoek
Na afloop van een onderzoek krijgt betrokkene de mogelijkheid om - in het kader van wederhoor - te reageren op de beslissing van het bevoegd gezag. Desgevraagd kan inzage worden verleend in het advies van het Meldpunt Integriteit, op grond waarvan de beslissing is genomen.
Het bevoegd gezag zal aan betrokkene geen inzage in stukken van een onderzoek geven als daarmee de privacybescherming van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verplicht is.
Een intern onderzoek kan veel betekenen voor alle betrokken partijen bij het onderzoek en ook veel commotie in de naaste werkomgeving veroorzaken. Het is daarom van belang om hier aandacht voor te hebben en zorg te bieden. In een gesprek met belanghebbenden (zoals teamleden) kan bijvoorbeeld worden uitgelegd waarom een onderzoek is ingesteld en waarom voor bepaalde onderzoeksmethoden is gekozen. Verder kan onjuiste beeldvorming (geruchten) worden gecorrigeerd. Een dergelijk gesprek kan ook van belang zijn in het kader van het lerend vermogen van medewerkers en ten behoeve van preventie.
Bij de zorg kunnen leidinggevenden en HRM-adviseurs of personen die sociaal-medische zorg bieden worden betrokken, maar ook de onderzoekers (intern of extern). Uiteraard moet aandacht worden besteed aan de betrokkene, met name wanneer de betrokkene weer moet integreren in een (andere) werkplek. In geval van een rehabilitatie zal betrokkene en zijn directe werkomgeving intensief moeten worden begeleid.
1.Bijlage: toelichting onderzoeksmethoden
De werkplek van de betrokkene kan onderzocht worden indien dit van belang is voor het onderzoek. Het is in beginsel alleen toegestaan om de zakelijke locatie en zakelijke middelen te onderzoeken. Bij het zoeken naar zaken die bijdragen aan de waarheidsvinding wordt zoveel mogelijk onderzoek naar privézaken vermeden. Indien de betrokkene niet meer naar zijn werkplek zal terugkeren, wordt hij in staat gesteld privézaken in ontvangst te nemen. Bij het onderzoeken van de werkomgeving gelden de volgende randvoorwaarden:
Indien de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd of anderszins worden vastgesteld, kan – in belang van het onderzoek - observatie van betrokkene als onderzoeksmethode worden gebruikt. De observatie heeft in beginsel alleen betrekking op activiteiten die de betrokkene tijdens werktijd verricht. Het kan echter voorkomen dat ook buiten diensttijd moet worden geobserveerd. Observatie is een zwaar middel, zeker als het buiten werktijd plaatsvindt. Het vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag, of misstand moet daarom de bijkomende aantasting van de privacy kunnen rechtvaardigen. Ook moet eerst gekeken worden of er niet een minder zwaar middel kan worden ingezet.
Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd op basis van artikel 6, lid 1 onder f, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin wordt gesteld dat de gegevensverwerking (in casu het gebruik van de camera) noodzakelijk kan zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (in dit geval het bedrijfsbelang van de gemeente Haarlem) of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen, in het bijzonder het recht op privacy prevaleert. Hieronder volgen een aantal randvoorwaarden die gelden bij (heimelijke) observatie waarbij gebruik kan worden gemaakt van camera’s.
Het plaatsen van camera’s t.b.v. observatie is toegestaan als dit noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde bedrijfsbelangen. Bedrijfsbelangen kunnen het beschermen van eigendommen tegen diefstal of beschadiging zijn. Het gebruik van camera’s moet altijd in samenhang met andere maatregelen gebeuren.
Heimelijk cameragebruik is alleen toegestaan als er ondanks allerlei inspanning geen eind komt aan incidenten zoals, bijvoorbeeld, veelvoorkomende diefstal of fraude. Dit is dan ook een uiterst redmiddel en mag alleen ingezet worden als er geen andere oplossingen of minder ingrijpende middelen zijn.
Onderzoek naar het gebruik van telecommunicatiemiddelen houdt in dat het gebruik van e-mail, internetcommunicatie of (mobiele) telefoon wordt onderzocht. Onder het onderzoek van telecommunicatie valt ook het opnemen van zakelijke telefoongesprekken. Aan het onderzoek van telecommunicatie zijn de volgende voorwaarden verbonden:
Onderzoek geautomatiseerde systemen
Onder geautomatiseerde systemen vallen zaken zoals computernetwerken, (zakelijke) computers, smartphones, laptops, e-mail en internet gebruik. De volgende randvoorwaarden gelden bij het onderzoeken van geautomatiseerde voorzieningen:
In situaties waarin het uit onderzoeksbelang onwenselijk is om betrokkene te informeren c.q. om toestemming te vragen, kan hiervan worden afgeweken. Hieruit volgt dat de opdrachtgever toestemming kan geven tot het laten kopiëren van de (harde of netwerk-) schijf, zonder betrokkene daarvoor te raadplegen.