Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
ISD BOL

Financiële Verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) ex artikel 212 Gemeentewet

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieISD BOL
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingFinanciële Verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) ex artikel 212 Gemeentewet
CiteertitelFinanciële verordening ISD BOL ex artikel 212 Gemeentewet
Vastgesteld dooralgemeen bestuur
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Financiële verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) vastgesteld op 25 maart 2020.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

06-06-202301-01-2023nieuwe regeling

19-04-2023

bgr-2023-553

Tekst van de regeling

Intitulé

Financiële Verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) ex artikel 212 Gemeentewet

Het Algemeen Bestuur van ISD BOL;

 

gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet

 

besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Financiële Verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) ex artikel 212 Gemeentewet

 

Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

 

  • 1.

    Gemeenschappelijk regeling: de gemeenschappelijke regeling ISD BOL;

  • 2.

    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten hoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling ISD BOL en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • 3.

    Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

  • 4.

    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • 5.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

  • 6.

    Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de ISD BOL;

  • 7.

    Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de ISD BOL, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • a.

      De financieel-economische positie;

    • b.

      Het financiële beheer;

    • c.

      De uitvoering van de begroting;

    • d.

      Het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • e.

      Alsmede tot het afleggen van rekening van verantwoording daarover;

  • 8.

    Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

  • 9.

    Overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primair proces;

  • 10.

    Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

  • 11.

    Taakvelden: eenheden waarin de programma’s bedoeld in artikel 8, tweede lid BBV zijn onderverdeeld;

  • 12.

    Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de ISD BOL beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

  • 1.

    Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode een programma-indeling voor deze zittingsperiode vast. De programma-indeling volgt de taakvelden bedoeld in artikel 66 van het BBV;

  • 2.

    Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

Bij het opstellen van de begroting en de jaarstukken worden de bepalingen gevolgd van het BBV, waaronder:

 

  • 1.

    Bij de begroting en de jaarstukken wordt het overzicht van overhead en de baten en lasten weergegeven;

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven;

  • 3.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen;

  • 4.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders Begroting

  • 1.

    Het bestuur stelt jaarlijks richtlijnen vast tot voorbereiding van de begroting voor het komende jaar en de meerjarenbegroting voor de drie daaropvolgende jaren;

  • 2.

    Als basis voor de opbouw van de begroting voor het komende jaar dient de begroting voor het lopende jaar plus het vastgestelde nieuwe beleid.

Artikel 5. Autorisatie begroting

  • 1.

    Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks uiterlijk vóór 1 april voorafgaand aan het begrotingsjaar een ontwerpbegroting op, en zendt deze aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;

  • 2.

    De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen;

  • 3.

    Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de (ontwerp)begroting en biedt de (ontwerp)begroting aan bij het algemeen bestuur ter vaststelling;

  • 4.

    Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma alsmede de in de begroting opgenomen investeringskredieten;

  • 5.

    Bij de behandeling van de eerste bestuursrapportage en de tweede bestuursrapportage in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten, de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid;

  • 6.

    Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. In het voorstel is het effect van de investering op de schuldpositie van de ISD BOL opgenomen.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopend boekjaar;

  • 2.

    De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten en het totale saldo;

    • b.

      de (beoogde) toevoeging en onttrekking aan de reserves;

    • c.

      het resultaat, volgend uit de onderdelen a en b;

    • d.

      de realisatie en de raming van de uitputting van de investeringskredieten;

  • 3.

    In de rapportage worden afwijkingen van de baten en lasten en investeringskredieten ten opzichte van de begroting toegelicht.

Artikel 7 Jaarstukken

  • 1.

    Het dagelijks bestuur biedt voor 1 april de ontwerp-jaarrekening aan, aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;

  • 2.

    De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerp-jaarrekening naar voren brengen;

  • 3.

    Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-jaarrekening en biedt de ontwerp-jaarrekening aan bij het algemeen bestuur;

  • 4.

    Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast voor 1 juli in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft;

  • 5.

    Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 juli de vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten.

Artikel 8 Uitvoering begroting

  • 1.

    Het dagelijks bestuur stelt regels, die waarborgen, dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

  • 2.

    Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële ramingen er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening eenduidig zijn toegewezen;

    • b.

      de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

    • c.

      de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt;

  • 3.

    Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 9 Informatieplicht

Indien de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten niet in de begroting is opgenomen en groter dan € 100.000, besluit het dagelijks bestuur hierover nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over dit voornemen en in de gelegenheid is gesteld hiertoe zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.

Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente.

  • 2.

    In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

  • 1.

    Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

  • 1.

    Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2.

    De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

  • 3.

    Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • a.

      Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • b.

      Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

    • c.

      De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • 5.

    Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1.

    Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Financiële beleid

Artikel 14 Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening;

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 15 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 16 Reserves en voorzieningen

Een eventuele tussentijdse onder- of overschrijding van de begroting alsook het positief of negatief resultaat van de jaarrekening wordt door de ISD BOL op voorhand verrekend met de deelnemende gemeenten.

Artikel 17 Prijzen economische activiteiten

  • 1.

    Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht;

  • 2.

    Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd;

  • 3.

    Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van de rentekosten op de opgenomen langlopende lening.

Artikel 18 Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut ISD BOL.

Paragrafen

Artikel 19 Paragrafen

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat zowel in de programmabegroting als in de jaarrekening de paragrafen worden opgenomen, zoals bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden of voldoen aan en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Financiële organisatie en administratie

Artikel 21 Administratie

  • 1.

    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de ISD BOL;

    • b.

      Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

    • c.

      Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten van de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten van het beleid;

    • e.

      Het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

    • f.

      De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22 Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

 

  • 1.

    De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • 2.

    De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 23 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

 

  • 1.

    Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

  • 2.

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • 3.

    De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • 4.

    De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • 5.

    De te maken interne afspraken met de units over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • 6.

    De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

  • 7.

    Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; en

  • 8.

    Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeenschappelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 24 Interne controle

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate interne controle, zodanig dat een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd. Ook draagt het dagelijks bestuur zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel;

  • 2.

    Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de organisatie jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Slotbepalingen

Artikel 25 Intrekken oude verordening

De Financiële verordening Intergemeentelijke Sociale Dienst BOL (ISD BOL) vastgesteld op 25 maart 2020 wordt gelijktijdig met het inwerkingtreden van deze verordening ingetrokken.

Artikel 26 In werkingtreding en Citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2023.

  • 2.

    Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening ISD BOL ex artikel 212 Gemeentewet”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Brunssum en Landgraaf in de vergadering van 19 april 2023

De secretaris,

Mr. H.C.A. Smeijsters

De voorzitter,

Mr. C.P.G. Wilbach

Toelichting op de artikelen

Artikel 1 Definities

 

De wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna BBV) zijn vanaf 2018 ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen. Hierin zijn onder meer nieuwe regels opgesteld voor de omgang met: investeringen, overhead, taakvelden en weerstandscapaciteit. Voor deze termen zijn definities ingevoegd.

 

Artikel 2 Programma-indeling

 

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door het algemeen bestuur vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop, dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.

 

Tevens worden de taakvelden op voorstel van het dagelijks bestuur aan de programma’s toebedeeld.

 

Het tweede lid bepaalt, dat op voorstel van het dagelijks bestuur het algemeen bestuur beleidsindicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, welke zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

 

Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan het algemeen bestuur zijn kaders stellende functie vervullen. Ook dienen zij om het algemeen bestuur de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen.

 

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

 

In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel schrijft voor, dat de baten en lasten onder de programma’s in de begroting per taakveld worden weergegeven.

 

In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen, dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken.

 

Het derde lid bepaalt, dat in aanvulling op het bepaalde in het BBV de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.

 

In het vierde lid wordt voor de jaarrekening het inzicht in de uitputting van investeringskredieten geregeld.

 

Artikel 4 Kaders begroting

 

Dit artikel biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming.

 

Artikel 5 Autorisatie begroting

 

Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Gedurende het begrotingsjaar kan het algemeen bestuur (op grond van artikel 192 van de Gemeentewet) besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting.

 

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

 

De tussenrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor het algemeen bestuur. Op basis van tussenrapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Er is gekozen voor twee tussenrapportages.

 

Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.

 

Artikel 7 Jaarstukken

 

Dit artikel is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur, cq. de controle van het algemeen bestuur daarop. Basis daarvoor is de indeling zoals opgenomen in begroting van het boekjaar.

 

Artikel 8 Uitvoering begroting

 

In dit artikel legt het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het dagelijks bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van begroting. Lid 3 bevestigt het taakstellend karakter van de begroting.

 

Artikel 9 Informatieplicht

 

Dit artikel van de financiële verordening is een nadere invulling van de informatieplicht van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur opgenomen. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet. Dat artikel verplicht het dagelijks bestuur, en daarmee het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling, vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen het algemeen bestuur inlichtingen te verstrekken, indien het algemeen bestuur daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het dagelijks bestuur ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeenschappelijke regeling.

 

In dit artikel verzoekt het algemeen bestuur het dagelijks bestuur om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden.

 

De bepalingen uit het artikel ontslaan het dagelijks bestuur niet van de informatieplicht in andere gevallen.

 

Artikel 10 Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording

 

Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het algemeen bestuur legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.

 

Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:

 

  • begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;

  • voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;

  • misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Eerste lid

 

In het eerste lid stelt het algemeen bestuur de verantwoordingsgrens vast, waarboven het dagelijks bestuur moet rapporteren aan het algemeen bestuur (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

 

Tweede lid

 

Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).

 

Artikel 11 Voorwaardencriterium

 

In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.

 

Artikel 11 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het algemeen bestuur moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan het algemeen bestuur moet worden aangeboden.

 

Artikel 12 Begrotingscriterium

 

Artikel 12 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.

 

De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door het algemeen bestuur goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.

 

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

 

Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.

 

Aan het dagelijks bestuur wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

 

Artikel 14 Waardering & afschrijving vaste activa

 

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de "regels voor waardering en afschrijving activa". Dit artikel stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.

 

Het eerste lid bepaalt dat de afschrijvingstermijnen zoals vastgesteld in de bijlage afschrijvingsbeleid van toepassing is.

 

Het tweede lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen ineens ten laste van het resultaat worden gebracht.

 

Artikel 15 Voorziening oninbare vorderingen

 

Dit artikel geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.

 

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

 

De gemeenschappelijke regeling ISD BOL schrijft voor dat de dienst een eventuele tussentijdse onder- of overschrijding van de begroting bij de tussentijdse rapportages verrekent met de deelnemende gemeenten. Datzelfde geldt voor de jaarrekening, een positief of negatief resultaat wordt verrekend met de deelnemende gemeenten. Verrekening geschiedt op voorhand, voor de definitieve vaststelling. De jaarrekening leidt nooit tot een resultaat.

 

Artikel 17 Prijzen economische activiteiten

 

Als de ISD BOL goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreffen. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de organisatie in concurrentie met andere ondernemingen treedt.

 

Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in, dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.

 

Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking.

 

In het derde lid is vastgelegd dat de te betalen rente over een lening van in gebruik zijnde activa gelijk is aan rente toegeschreven aan de afschrijving van in gebruik zijnde activa.

 

Artikel 18 Financieringsfunctie

 

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel is vastgelegd dat het dagelijks bestuur bij de uitoefening van de financieringsfunctie de kaders volgt uit het treasurystatuut ISD BOL.

 

Artikel 19 Paragrafen

 

In dit artikel is vastgelegd dat de in begroting en jaarrekening tevens de verplichte paragrafen opgenomen worden, voor zover deze binnen de ISD BOL van toepassing zijn.

 

Het BBV geeft in de artikelen 16 tot en met 21 aan wat er in de paragrafen ten minste moet staan.

 

Artikel 20 Bedrijfsvoering

 

In artikel 14 van het BBV staat welke informatie de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in elk geval moet bevatten. In dit artikel is de aanvullende informatievraag van het algemeen bestuur voor deze paragraaf gedefinieerd.

 

In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken ook een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:

 

  • Het algemeen bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

  • Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het dagelijks bestuur hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.

  • Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

 

Het algemeen bestuur kan ervoor kiezen om een rapportagegrens vast te leggen voor het toelichten van onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering, die afwijkt van de verantwoordingsgrens die is vastgelegd in artikel 11. Het dagelijks bestuur moet in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.

 

Artikel 21 Administratie

 

In dit artikel worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de RDWI. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het dagelijks bestuur.

 

Artikel 22 Financiële administratie

 

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van Bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten en in het verlengde daarvan aan gemeenschappelijke regelingen. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan het algemeen bestuur, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.

 

Artikel 23 Financiële organisatie

 

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het dagelijks bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het dagelijks bestuur.

 

In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van ISD BOL en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

 

Artikel 24 Interne controle

 

Het algemeen bestuur legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur de zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen genoemd in vooral artikel 8, eerste lid, zal kunnen voldoen.

 

Artikel 25 Intrekken oude verordening

 

In dit artikel wordt geregeld dat verordening uit 2019 wordt ingetrokken.

 

Artikel 26 In werkingtreding en Citeertitel

 

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de stukken van de gemeenschappelijke regeling naar deze verordening kan verwijzen.

BIJLAGE 1: AFSCHRIJVINGBELEID (BIJLAGE BIJ ARTIKEL 10)

 

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven;

  • 2.

    De materiele vaste activa met economisch nut wordt lineair afgeschreven in:

    • a.

      0 jaar: op verbouwing

    • b.

      0 jaar: op inventaris en inrichting

    • c.

      5 jaar: op installaties

    • d.

      5 jaar: automatisering

    • e.

      5 jaar: digitalisering

    • f.

      15 jaar: renovatie hoogbouw: installaties

    • g.

      30 jaar: renovatie hoogbouw: gebouw

    • h.

      niet: gronden en terreinen.

  • 3.

    De eerste afschrijving vindt plaats in het jaar, volgend op het jaar van investeren;

  • 4.

    Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.