| Organisatie | Belastingsamenwerking West-Brabant |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties 2023 |
| Citeertitel | Handboek vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties 2023 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Handboek vervanging Handleiding registratie ingekomen post Standaardinstellingen scanner en software |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-05-2023 | nieuwe regeling | 20-01-2023 |
In 2012 is de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking West-Brabant opgericht.
De Belastingsamenwerking West-Brabant (hierna te noemen BWB) verzorgt sinds 1 januari 2012 de belastingwerkzaamheden ten behoeve van gemeentelijke - en waterschapsbelastingen van haar deelnemers. Onder de huidige deelnemers vallen het Waterschap Brabantse Delta en de gemeenten Bergen op Zoom, Breda, Dongen, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Woensdrecht, Zundert en Rucphen.
De BWB is een uitvoeringsorganisatie, die de heffing en invordering verzorgt van waterschapsbelastingen en van verschillende gemeentelijke belastingen. De BWB behandelt de hieraan gelieerde bezwaar- en beroepschriften en verzorgt de hieraan gelieerde informatieverstrekking aan burgers/bedrijven welke woonachtig dan wel gevestigd zijn in een van de gemeenten van de deelnemende partijen en in het werkgebied van waterschap Brabantse Delta.
De BWB voert ook - voor een aantal gemeenten – de taken en werkzaamheden uit in het kader van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) en de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Wet BAG).
In 2017 heeft de BWB voor het eerst een Handboek Vervanging opgesteld. Dit handboek was de eerste aanzet om volledig digitaal te gaan werken. Vanwege diverse ontwikkelingen binnen de organisatie is het echter nodig om dit handboek te actualiseren naar de huidige situatie. Hierdoor beschrijf dit Handboek Vervanging de werkelijke situatie weer volledig.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wet- en regelgeving die van belang is bij het vervangingsproces. Verder zal beschreven worden hoe de verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn belegd.
4.1 Archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling
De wettelijke basis voor vervanging en vernietiging van archiefbescheiden is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. De overheid hanteert duidelijke regels op dat gebied. Bij de vervanging dient te worden voldaan en/of rekening te worden gehouden met:
Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor de BWB, andere overheidsorganen en recht- en bewijszoekenden. Hierbij wordt ook een kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit (juistheid) van de scans uitgevoerd.
4.2 Verantwoordelijkheden en kaders van de BWB
De verdeling van de verantwoordelijkheden en de vastgestelde kaders binnen de BWB zijn bepaald in de volgende documenten:
Voorafgaand aan het vaststellen van het handboek vervanging zal de archivaris gevraagd worden te adviseren over het handboek. Dit vindt plaats binnen het Strategisch Informatie Overleg. De verplichting tot dit advies is opgenomen in de deze regelingen.
5. Reikwijdte van het vervangingsproces
De BWB wil volledig digitaal werken. Waar in dit handboek over vervanging wordt gesproken betreft het alle te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden die de BWB uit hoofde van haar taken heeft ontvangen of opgesteld.
Uitzonderingen op bovenstaande zijn mogelijk wanneer het archiefbescheiden betreft die een waarde vertegenwoordigen als cultureel erfgoed.1 Daarnaast zullen tijdschriften, boeken, reclamedrukwerk en dergelijke niet vervangen worden. Documenten en tekeningen die groter dan A3-formaat zijn worden eerst in digitale vorm aangevraagd. Indien deze niet digitaal beschikbaar zijn worden ze in afzonderlijke delen van maximaal A3 versneden en per deel in links-rechts en boven-onder gesorteerd en alsnog gescand.
5.1. Waardebepaling van de archiefbescheiden
De meeste werkzaamheden die binnen de BWB worden uitgevoerd hebben een hoog routinematig gehalte. Bovendien geldt ook dat deze werkzaamheden in grote hoeveelheden worden uitgevoerd. Desondanks is het mogelijk dat bepaalde archiefbescheiden een grote culturele waarde vertegenwoordigen of van belang zijn in het kader van voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Vervanging door digitale archiefbescheiden zal niet worden toegepast wanneer:
Bovenstaande wordt getoetst aan de volgende criteria:
Voor die gevallen waarin er aan een fysiek document een waarde voor cultureel erfgoed is toe te kennen, zal dit (nadat de inhoud is gescand t.b.v. opname in het werkproces) alsnog fysiek worden bewaard.
6.1. Technische specificaties apparatuur
De BWB heeft de beschikking over twee scanners van het type Panasonic KV-S5076H.
De scanners zijn geschikt voor het scannen op hoge snelheid, waarbij gelijktijdig dubbelzijdig wordt gescand. Verder kunnen de scanners detecteren of er meerdere pagina’s tegelijk worden ingevoerd.
Binnen Kofax wordt gescand met de volgende instellingen:
De volledige technische specificaties zijn als bijlage toegevoegd aan dit handboek vervanging.
6.2 Gebruikte software bij het scannen
Voor de verwerking van de scans wordt gebruik gemaakt van Kofax Express. Kofax verwerkt de gescande documenten tot PDF/A.
Voor de gescande stukken die naar GouwIT worden geëxporteerd wordt nog een extra handeling verricht, binnen Kofax Express. Met gebruik van een plug-in voor Kofax, CaptureBites van MetaTool, wordt aanvullende metadata uitgelezen van de scans, of wordt deze metadata handmatig toegevoegd.
6.3 Applicaties waarvoor wordt gescand
Binnen de BWB worden gescande documenten in een aantal applicaties opgeslagen.
Voor de meeste werkprocessen binnen de BWB wordt gebruikt gemaakt van de applicatie van GouwIT. Vanuit deze applicatie wordt alle belastinggerelateerde post verwerkt en afgehandeld.
Van de fysieke post die bij de BWB ontvangen wordt is ruim 95% bestemd voor afhandeling via GouwIT.
Voor het vastleggen van de informatie die betrokken is bij de bedrijfsvoeringsprocessen maakt de BWB gebruik van zaaksysteem.nl van Exxellence. Ingekomen stukken die de organisatie zelf aangaan worden hierin gearchiveerd.
De applicatie van ADP wordt gebruikt voor het beheer van de personeelsdossiers. Van alle medewerkers die in dienst zijn bij de BWB wordt in deze applicatie het volledige personeelsdossier digitaal bijgehouden.
De applicatie van AFAS wordt gebruikt voor het voeren van de financiële administratie.
7. Kwaliteit en kwaliteitsbewaking tijdens het scannen
De hieronder gebruikte kwaliteitseisen zijn gebaseerd op de Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van Archief2020.2
Om de leesbaarheid van de reproducties te garanderen zal de kwaliteit aan bepaalde eisen moeten voldoen. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). Hierbij is het zinvol om een onderscheid te maken tussen de QI voor gedrukte teksten en de QI voor afbeeldingen.
Voor gedrukte teksten dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI ≥ 8. De kwaliteit wordt (leesbaarheid) wordt gerelateerd aan de lettergrootte (h= de hoogte van de kleinste letter 'e' van de onderkast in het originele document in mm) en de resolutie (ppi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten luidt:
De documenten worden gescand met een resolutie van 400 ppi. De kleinste gemeten lettergrootte (h) uit de steekproef op deze categorie documenten is 1,3 mm. De Ql die hieruit volgt is Ql = 400 x (0,039 x 1,3))/2 = 10,14 en deze voldoet dus aan de minimumeis Ql ≥ 8.
Voor tekeningen en afbeeldingen dienen de reproducties te voldoen aan de minimumeis QI ≥ 2. De kwaliteit wordt gerelateerd aan de resolutie (ppi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:
QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)
QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar)
QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)
De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen luidt:
De documenten worden gescand met een resolutie van 400 ppi. Het kleinst gemeten detail (dikte van een lijn) uit de steekproef op deze categorie documenten is 0,2 mm. De QI die hieruit volgt is QI = 400 x (0,039 x 0,2) = 3,12 en deze voldoet dus aan de minimumeis QI > 2.3
7.2. Kwaliteitsbewaking instellingen van de scanners
Om de kwaliteit van gemaakte scans te kunnen waarborgen controleert de BWB periodiek de instellingen van de scanners en de instellingen van de bijbehorende software van de scanners.
Iedere drie weken wordt door één van de medewerkers DIV gecontroleerd of de scanner nog met de juiste instellingen functioneert. Verder zullen de scanners tijdens de controle ook gereinigd worden. Indien tussentijds blijkt dat reiniging eerder nodig is dan zal dit direct worden gedaan voor de betreffende scanner. Wanneer tussentijds duidelijk wordt dat de instellingen van de scanner niet meer correct zijn worden deze ook direct hersteld.
In de Bijlage Standaardinstellingen scanner en software en reiniging scanners zijn de standaardinstellingen opgenomen.
7.3. Kwaliteitscontrole van gemaakte scans
De BWB voert wekelijks steekproefsgewijs controles uit op de kwaliteit van de gescande documenten, volgens onderstaande methode.4 Voor bepaling van de grootte van de steekproef en de toegestane foutmarge wordt gebruik gemaakt van de AQL-techniek. Door deze methode te gebruiken wordt er altijd een steekproef van de juiste grootte gedaan.
In de periode van de aanslagoplegging en het versturen van het grote kohier wordt altijd veel post retour ontvangen. Door gebruik te maken van de AQL-methode is het mogelijk om risicogestuurd te werken. In periodes waarin veel post wordt ontvangen wordt (de grootte van) de steekproef aangepast aan de hoeveelheid ontvangen post.
Voor een acceptabel kwaliteitsniveau van de steekproef wordt gebruik gemaakt van onderstaande tabel.5 Het uitgangspunt is hierbij dat de foutmarge van een batch niet groter is dan 0,4%. Bij een batchgrootte tot en met 280 documenten worden alle documenten volledig gecontroleerd, in de tabel zijn dit de grijze vlakken. Bij batches groter dan 281 documenten wordt het gekeken naar de geadviseerde grootte voor de steekproef in onderstaande tabel. Indien het aantal fouten het genoemde aantal overstijgt wordt de volledige batch afgekeurd en zal deze opnieuw gescand worden.
Bij de steekproef wordt gekeken naar de punten zoals deze genoemd worden in hoofdstuk 8.3.
Aanvullend daarop zal in GouwIT worden gekeken of het document aan het juiste subject of aan de juiste zaak is gekoppeld.
Dit hoofdstuk is bedoeld om te beschrijven welke stappen worden doorlopen tijdens het digitaliseren van alle stromen fysieke post die binnen de BWB aanwezig zijn.
8.2. Voorbereidingen vooraf aan scannen
Alle ontvangen post wordt op dezelfde manier behandeld.
De fysieke post wordt allereerst machinaal geopend door de medewerker KC. Vervolgens worden onderstaande acties uitgevoerd:
Als documenten Post-it velletjes bevatten die worden aangetroffen op een locatie waardoor zij onderliggende gegevens afdekken, dan moeten zij voorafgaand aan scanning verplaatst worden naar een zodanige locatie op het document dat zij daardoor geen gegevens meer afdekken. Als dit niet mogelijk blijkt te zijn, dan moeten deze op een apart vel gescand worden.
8.3. Controles tijdens scanproces
Voor het scannen van de verschillende poststromen wordt gebruik gemaakt van verschillende scanprofielen.
Voorafgaand aan het scannen wordt in het logboek genoteerd hoeveel documenten er gereed zijn voor het scannen, na het scannen wordt gecontroleerd of het aantal gescande documenten overeenkomt met het aantal fysieke documenten.
Na het scannen van de post worden de digitale afbeeldingen gecontroleerd aan de hand van de fysieke documenten.
De verdere verwerking en registratie van de scans is afhankelijk van welke poststroom het betreft. Dit is opgenomen in de handleidingen/werkinstructies van betreffende applicaties
9. Vernietiging van fysieke stukken
Nadat de fysieke stukken zijn vervangen door digitale exemplaren dient ervoor gezorgd te worden dat betreffende fysieke stukken vernietigd worden. De vernietiging van deze stukken zal steeds plaats vinden na 4 maanden. Bewaring van deze stukken zal in chronologische volgorde plaats vinden.
Na de termijn van 4 maanden zullen de stukken vernietigd worden. Mocht tijdens de behandeling van een document blijken dat de scan niet juist of niet volledig is, dan is er binnen de termijn van 4 maanden nog een mogelijkheid tot herstel van dit probleem.
Documenten zullen dus volgens onderstaand schema vernietigd worden:
Om goed te kunnen aantonen dat vervanging volledig en juist heeft plaats vindt zal de volgende procedure worden gevolgd.
Per maand wordt vanuit GouwIT een overzicht gemaakt. Het overzicht bevat in ieder geval de volgende gegevens:
Voor de documenten die worden gescand voor de overige systemen zal een gelijksoortige lijst worden opgesteld.
10. Beheren, onderhouden en herzien van het vervangingsproces
Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces.
De BWB controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen. Wijzigingen en aanpassingen worden direct schriftelijk gemeld aan de archivaris. Daarnaast worden deze wijzigingen en aanpassingen bijgehouden in een logboek, zoals de bijlage van dit handboek.
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. BWB zal bij de volgende wijzigingen een nieuw vervangingshandboek en een nieuw vervangingsbesluit opstellen:
Bijlage I Logboek veranderingen vervangingsproces
Veranderingen in het vervangingsproces worden door BWB bijgehouden in het onderstaande logboek. Het West-Brabants Archief wordt van de wijzigingen in kennis gesteld.
Bijlage Handleiding en instructie voor scannen
Instructie voor de registratie van ingekomen post in het zaaksysteem
Deze handleiding beschrijft alle werkzaamheden vanaf het openen van de post tot het scannen van de post.
Ontvangen post komt op drie verschillende manieren bij de BWB.
De post wordt in verschillende categorieën uitgesplitst:
Post die bedoeld is voor P&O breng je naar P&O.
Post voor de financiële administratie breng je naar de kamer van de financiële administratie op de eerste verdieping aan de noordkant. Het postbakje staat op de kast.
Voorbereiden voor het scannen van de post
De post kan worden geopend met de snijmachine die in de scanruimte staat.
Vervolgens voer je onderstaande stappen uit:
Als het retour gekomen post is krijgt de envelop ook een stempel.
Tijdelijke actie, alleen in een bepaalde periode op verzoek van FG :
Opengemaakte retourpost vermelden in Excel bestand.
Te vinden op Teams onder Facilitair – Bestanden.
De opengemaakte retour gekomen post aan de overkant scannen.
De aantallen en de aantal gescande retouren moeten dagelijks worden doorgemaild naar de FG.
Voor de zaaktypes waarvan post binnen komt zijn stickers gemaakt voor het scannen.
Start de computer op in de scanruimte. Vervolgens klik je op Start en scroll je naar Kofax Express:
De post wordt gescand volgens de procedure zoals die in het Handboek Vervanging is vastgelegd.
Hierin is uitgelegd hoe er gescand moet worden, wat er gebeurd met de scans en hoe alles wordt beheerd en welke instellingen er zijn gekozen voor de printer.
Na het scannen van de post worden de poststukken opgeborgen in de zogenaamde dagdozen. Dit staat ook beschreven in het Handboek Vervanging.
Registratie in het zaaksysteem
Na het scannen wordt de post automatisch geïmporteerd in het zaaksysteem.
Indien dit niet werkt kijk je bij de Vragen en problemen.
Open het zaaksysteem klik op het hamburgermenuutje:
Klik vervolgens op Documentintake:
Je komt dan terecht op het scherm van de documentintake; hier zie je de scans die geregistreerd moeten worden.
Klik vervolgens met je rechtermuisknop op de regel van het document en kies voor Openen als PDF.
Het document opent dan op een nieuw tabblad.
Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op dezelfde regel en kies je voor Eigenschappen.
Als je dan beide vensters naast elkaar zit kun je gemakkelijk de informatie op het eigenschappenvenster aanvullen.
Bij Naam vul je de datum in (YYYYMMDD) en dit vul je aan met een korte beschrijving van de inhoud van de brief. Bij omschrijving zet je hetzelfde weg maar zonder de datum. Bij Richting geef je aan of het inkomende, interne of uitgaande post. Meestal zal dit inkomend zijn. Wanneer je het wijzigt in inkomend verschijnt een venster waarop je de ontvangstdatum kunt aangeven. Dit is meestal gelijk aan de scandatum. De datum kun je gewoon aanklikken.
Vervolgens sluit je het venstertje met het kruisje rechtsboven. De informatie wordt gelijk opgeslagen.
Als je het venstertje hebt gesloten kun je met de actieknopjes aangeven wat er veder moet gebeuren met de documenten:
Er zijn hierbij drie mogelijkheden:
Meestal zal hier voor de keuze Nieuwe zaak registreren gekozen worden.
Als je hierop klikt verschijnt er rechts een venster om een nieuwe zaak aan te maken. type in het zoekvakje het gewenste zaaktype: Als je een deel van het juiste zaaktype invoert dan zoekt het zaaksysteem de mogelijkheden erbij.
Wanneer het juiste zaaktype wordt gekozen verschijnen er vervolgvragen:
Kies voor de juiste categorie afzender.
Deze kun je vervolgens opzoeken door direct in het venstertje te typen.
Als je klikt op het loepje met het plusje verschijnt een uitgebreid zoekmenu.
In het geval van het voorbeeld staat op de brief het vestigingsadres. Als je dit invoert komt de juiste organisatie naar voren en kun je deze selecteren.
Bij contactkanaal kies je in het geval van gescande post, voor post. en vervolgens klik je op volgende.
Je komt op een pagina uit waar je alle ingevulde informatie over het document kunt inzien.
Registratie inlichtingenformulier
Bij de registratie van inlichtingenformulieren moet je, om te kunnen registreren, ook even de gegevens op zoeken van de voorinvulling. Gebruik hiervoor de standaardzoekvraag [DIV] Inlichtingenformulieren. Bij de kenmerken kun je vervolgens het juiste adres invullen en eventueel ook het huisnummer.
Inlichtingenformulieren hebben twee varianten.
Met barcode voor Bakerware: deze worden gewoon in het Zaaksysteem geregistreerd.
De variant zonder barcode wordt ook in het zaaksysteem geregistreerd.
Je moet het aangiftenummer in ieder geval in vullen in het zaaktype (Inlichtingenformulier fysiek ontvangen). Dit ontbreekt bij de variant met barcode. Daarom moet je na registratie deze toewijzen aan Medewerker.
Onderstaande vragen en problemen komen periodiek terug.
Overzicht van poststukken en waar ze naar toe moeten:
Documenten versturen vanuit het zaaksysteem:
Zoek de juiste zaak op in het zaaksysteem
Vervolgens ga je naar Documenten; selecteer je het document en kies je voor bericht versturen:
Dan verschijnt er een menuutje waarin je de collega kunt opzoeken.
Let op: onderwerp en inhoud moet gevuld zijn om te kunnen versturen.
Bijlage Standaardinstellingen scanner en software en reiniging scanners
Schoonmaak en reiniging scanner
Voor het schoonmaken van de scanner wordt de volgende procedure gevolgd:
Standaardinstellingen scanner en software
Binnen Kofax Express wordt gewerkt met de volgende instellingen:
Naam en gegevens batch: Gouwzaak productie
Bijlage Model Vervangingsbesluit
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden
[omschrijving archiefbescheiden + naam betrokken organisatie(onderdeel)]
Naam van de zorgdrager [B&W, Gedeputeerde Staten, het dagelijkse bestuur, de Minister]
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in [titel van betreffende medium noemen bv. Staatscourant/Provinciaal Blad/Gemeenteblad].
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden [titel archiefbescheiden + naam zorgdrager + jaartal].
Beschrijf en verantwoord hier het proces van voorbereiding, betrokkenen etc
Bijlage Model bekendmaking van het besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties
Ondergetekende, directeur van …………… / griffier van ………………. / secretaris van de [naam overheidsorgaan] deelt mee dat ter inzage ligt op/in [locatie, website, etc.] een gemotiveerd besluit tot vervanging van de navolgende archiefbescheiden door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden:
[omschrijving archiefbescheiden + naam betrokken organisatie(onderdeel)]
Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk aan hoofd van dienst / griffier / secretaris uiterlijk op [vul datum in; termijn 6 weken] dan wel mondeling op de zitting van [tijd] op [datum] in [plaats] zijn/haar zienswijze naar voren brengen.
Bijlage Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van [naam archiefvormer/zorgdrager]
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum]
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door
[naam vernietigingsbedrijf] op [datum]
Handreiking vervanging archiefbescheiden | Nationaal Archief; geraadpleegd op website van Nationaal Archief op 31-05-2022
Deze methode is overgenomen uit het Invulhandboek digitale vervanging 2020 van het RHCe; RHCe_Invulhandboek_digitale_vervanging_2020.pdf (rhc-eindhoven.nl); geraadpleegd op 01-07-2022