Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit ambtenaren Vlaardingen 2023

Artikel 1 Omschrijving van de begrippen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, als bedoeld in artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb);

• b.

  gemandateerde: degene die mandaat verleend heeft gekregen, als bedoeld in artikel 4.1 van dit besluit;

• c.

  mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen, als bedoeld in artikel 10:1 Awb, en middels de schakelbepaling wordt in dit besluit tevens hieronder begrepen volmacht en machtiging;

• d.

  volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• e.

  machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten;

• f.

  portefeuillehouder: het collegelid tot wiens portefeuille het desbetreffende (primaire) besluit behoort.

Artikel 2 Schakelbepaling mandaat, volmacht en machtiging

• 2.1

  Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat, dient daaronder ook te worden begrepen machtiging en volmacht.

• 2.2

  De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen, omvat ook de bevoegdheid tot:

  • a.

    het stellen van voorschriften (niet zijnde nadere regels en beleidsregels en -plannen);

  • b.

    het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;

  • c.

    het verzoeken om aanvullende informatie;

  • d.

    het voeren van correspondentie;

  • e.

    het verstrekken van informatie;

  • f.

    het vragen van adviezen en het inwinnen van inlichtingen, of;

  • g.

    het verzorgen van publicaties.

Artikel 3 Financiële en organisatorische bevoegdheden

• 3.1

  In de regeling budgethouderschap zijn de financiële bevoegdheden vastgelegd.

• 3.2

  In het organisatiebesluit zijn de organisatorische bevoegdheden vastgelegd. De in dat besluit opgenomen definities zijn ook op dit besluit van toepassing.

• 3.3

  Het organisatiebesluit, het mandaatbesluit en de regeling budgethouderschap tezamen vormen het kader voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Algemeen mandaat

• 4.1

  Het college en de burgemeester verlenen mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten die in het kader van een goede uitoefening van taken en verantwoordelijkheden nodig zijn, met in achtneming van artikel 5, en met uitzondering van de bevoegdheden genoemd in bijlage 1, aan:

  • –

    de directeuren;

  • –

    de teammanagers;

  • –

    programmamanager/gebiedsmanagers.

     

    Aan de teammanagers wordt de mogelijkheid verleend hun bevoegdheden onder te mandateren aan medewerkers, mits de betreffende directeur hiervoor toestemming heeft verleend. Structureel verleende ondermandaten dienen te worden bijgehouden in een separaat register ondermandaat.

     

    Aan de programmamanager/gebiedsmanager wordt de mogelijkheid verleend om aan projectleiders ondermandaat te verlenen ten aanzien van bevoegdheden die noodzakelijk zijn ter uitvoering van een vastgesteld project. Verleende ondermandaten dienen te worden bijgehouden in een separaat register ondermandaat.

• 4.2

  De burgemeester draagt de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte, als bedoeld in artikel 171 Gemeentewet, op aan de gemandateerde met betrekking tot de aan hem gemandateerde bevoegdheden als genoemd in het eerste lid, waaronder de bevoegdheid om besluiten en andere schriftelijke stukken met rechtskracht te ondertekenen.

Artikel 5 Voorwaarden en afwegingskader mandaat

Algemeen kader

• 5.1

  Het in het artikel 4.1 bedoelde (onder)mandaat oefent gemandateerde slechts uit indien en voor zover de uitoefening hiervan logischerwijs past binnen:

  • a.

    de werkzaamheden van het team waar de gemandateerde deel van uit maakt en/of de werkzaamheden van een project of programma waar de gemandateerde onderdeel van uitmaakt, en;

  • b.

    de functie van de gemandateerde.

• 5.2

  De beperking in het eerste lid onder a. geldt niet voor de gemeentesecretaris en de directeuren, gelet op hun integrale taken en verantwoordelijkheden.

• 5.3

  De in mandaat te nemen besluiten en de krachtens volmacht/machtiging te verrichten (rechts)handelingen zijn in overeenstemming met alle ter zake geldende wetten, verordeningen, regelingen, voorschriften en beleidsuitgangspunten.

Afwegingskader

• 5.4

  Geen mandaat

  Een besluit kan niet in mandaat worden genomen als:

  • a.

    dit zou kunnen leiden tot afwijking van vastgesteld beleid en verordeningen, tenzij sprake is van een hardheidsclause;

  • b.

    aan het besluit mogelijkerwijs politieke, maatschappelijke of publicitaire gevolgen of risico’s zijn verbonden, dan wel dat dit ongewenste precedentwerking tot gevolg kan hebben;

  • c.

    het een besluit betreft waarmee nadere regels of beleidsregels en -plannen worden vastgesteld;

  • d.

    de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet, conform het bepaalde artikel 10:3 lid 1 en 2 Awb;

  • e.

    het besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft of niet is begroot, dan wel een voor de gemeente Vlaardingen (groot) financieel risico met zich brengt;

  • f.

    het college, de portefeuillehouder, de burgemeester dan wel de gemeentesecretaris heeft aangegeven dat geen gebruik mag worden gemaakt van het mandaat;

  • g.

    de raad de gelegenheid moeten worden geboden vooraf wensen en bedenkingen kenbaar te maken, of;

  • h.

    afgeweken wordt van een op grond van wet- en regelgeving ingewonnen extern advies van een adviescommissie.

Mandaat voorbehouden aan de gemeentesecretaris en de directeuren

• 5.5

  Aan de gemeentesecretaris en de directeuren blijft voorbehouden:

  • a.

    het besluiten op een verzoek als bedoeld in de Wet open overheid en de Wet hergebruik van overheidsinformatie indien de gevraagde informatie politiek gevoelig is;

  • b.

    het besluiten tot het aanwijzen van toezichthouders;

  • c.

    het besluiten tot afwijking van vastgesteld beleid, dan wel een verordening, doormiddel van toepassing van een hardheidsclausule;

  • d.

    het besluiten tot het indienen van zienswijzen tegen ontwerpbesluiten van andere overheden, indien de termijn voor het indienen van zienswijzen te kort is om een voorstel daartoe aan het college voor te leggen;

  • e.

    het besluiten tot het instellen van beroep, hoger beroep en cassatie, indien de termijn voor het indienen hiervan te kort is om een voorstel daartoe aan het college voor te leggen.

Personele en rechtspositionele aangelegenheden

• 5.6

  Aan de gemeentesecretaris, directeuren en teammanagers wordt volmacht verleend alle handelingen te verrichten die voortvloeien uit de toepassing van boek 7 titel 10 van het Burgerlijk Wetboek, de Cao Gemeenten, en het personeelshandboek gemeente Vlaardingen.

• 5.7

  Aan de gemeentesecretaris wordt tevens volmacht verleend te besluiten tot het wijzigen van het personeelshandboek, indien deze wijzigingen voortvloeien uit de Cao Gemeenten.

• 5.8

  De volgende bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college:

  • a.

    het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris;

  • b.

    de aanwijzing van de gemeentesecretaris voor de uitoefening van zijn functie;

  • c.

    het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met een directeur, op voordracht van de gemeentesecretaris.

• 5.9

  De volgende bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris en directeuren:

  • a.

    het intrekken van verleend vakantieverlof wegens dringende redenen van dienstbelang;

  • b.

    het besluiten over het verlenen van buitengewoon verlof voor politieke nevenfuncties;

  • c.

    het besluiten tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst in verband met het eindigen van een arbeidsovereenkomst met een medewerker;

  • d.

    het ontzeggen van toegang/verblijf tot kantoren, werkplaatsen of andere arbeidsterreinen, of;

  • e.

    het besluiten tot het opleggen van een disciplinaire sanctie;

  • f.

    het besluiten over ontslag, indien sprake is van:

    • 1)

      reorganisatie, of;

    • 2)

      ontslag op staande voet.

Privaatrechtelijke rechtshandelingen, overeenkomsten

• 5.10
  • a.

    Privaatrechtelijke overeenkomsten worden door de gemandateerde aangegaan indien de gemandateerde op grond van de geldende regeling omtrent budgethouderschap van de gemeente Vlaardingen de bevoegdheid heeft om de bijbehorende financiële verplichting aan te gaan.

  • b.

    In het geval van een Europese aanbesteding wordt de uitslag van de aanbesteding via diverse overzichten ter kennisneming aan het college voorgelegd.

  • c.

    Overeenkomsten die strekken tot geldlening of zekerheidstelling, zoals borgtocht, pand, garantstelling en hypotheek, mogen niet in mandaat worden aangegaan, behalve wanneer dit noodzakelijk is als gevolg van een eerder aangegane overeenkomt tot geldlening of zekerheidstelling.

  • d.

    Het in dit artikel bedoelde mandaat wordt uitgeoefend met inachtneming van:

    • –

      De geldende inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Vlaardingen;

    • –

      De geldende regeling omtrent budgethouderschap van de gemeente Vlaardingen;

    • –

      De geldende financiële regelingen van de gemeente Vlaardingen.

Artikel 6 Klachten

Ten aanzien van de behandeling en afdoening van klachten is de geldende klachtenregeling van de gemeente Vlaardingen van toepassing.

Artikel 7 Mandaat aan portefeuillehouders

Dit besluit laat onverlet mandaat aan portefeuillehouders. Deze mandaten worden separaat verleend.

Artikel 8 Mandaat aan derden

Dit besluit laat onverlet mandaat aan derden. Onder derden wordt verstaan niet-medewerkers. Deze mandaten worden separaat verleend.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 9.1

  Dit besluit wordt aangehaald als: Algemeen mandaatbesluit ambtenaren Vlaardingen 2023.

• 9.2

  Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.

• 9.3

  Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit worden de volgende regelingen ingetrokken:

  • –

    het Mandaatbesluit 2021 d.d. 31 augustus 2021, inclusief schema’s en de bijbehorende brief met aanwijzingen;

  • –

    het Volmacht personele besluiten ambtenaren gemeente Vlaardingen 2021;

  • –

    het Vertegenwoordigingsbesluit d.d. 16 december 2010

  • –

    het Vertegenwoordigingsbesluit Afdeling Facilitair VIA 2013 d.d. 23 januari 2013;

  • –

    Mandaatbesluit aanwijzing als toezichthouder d.d. 22 maart 2022;

  • –

    Mandaatbesluit Verordening afvoer hemel- en grondwater Vlaardingen d.d. 29 maart 2022.