De raad van de gemeente Opmeer;
gelezen het voorstel van het presidium van 13 maart 2023;
gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
besluit de volgende Verordening auditcommissie gemeenteraad Opmeer 2023 vast te stellen:
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -
fractie: een raadslid of groepering die optreedt namens een partij of groepering die zelfstandig heeft deelgenomen aan de gemeenteraadsverkiezingen en met minimaal één zetel in de gemeenteraad is gekozen.
- -
- -
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- -
rekenkamer: de gemeenschappelijke rekenkamer van de gemeente Medemblik en de gemeente Opmeer
- -
schriftelijk: op papier of in digitale omgeving;
- -
Artikel 2. De commissie
Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie.
Artikel 3. Samenstelling en benoeming
- 1.
De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden en maximaal uit één afgevaardigd raadslid per fractie.
- 2.
De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.
- 3.
De raad benoemt de leden.
- 4.
De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
- 5.
Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag.
- 6.
Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.
- 7.
Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.
- 8.
De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
- 9.
De griffier is de secretaris van de auditcommissie en wijst uit de medewerkers van de griffie een plaatsvervangend secretaris aan.
- 10.
De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de adviseur interne controle en de accountant.
- 11.
De portefeuillehouder financiën kan door de commissie uitgenodigd worden om bij de vergadering aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslaging.
- 12.
De auditcommissie kan ook leden van de rekenkamer uitnodigen om bij vergaderingen aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslaging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden
- 1.
De auditcommissie adviseert en overlegt namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van de toezichthoudende en controlerende rol.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
- 3.
De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de verantwoording.
- 4.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controle-aanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de Controleverordening gemeente Opmeer 2018 en artikel 213 Gemeentewet;
- d.
Een overlegplatform te zijn voor het college over onderzoeken als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Opmeer en artikel 213a Gemeentewet;
- e.
Een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- f.
Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- g.
Het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
- h.
Een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamer en het college, en over rapportages van onderzoeken;
- i.
Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeenteraad over genoemde zaken.
- 5.
De auditcommissie treedt op als klankbord voor de rekenkamer en geeft gevraagd en ongevraagd advies over het jaarverslag, het jaarplan en de onderzoeksverslagen van de rekenkamer.
- 6.
De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de benoeming van lid of leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c van de Gemeentewet.
Artikel 5. Vergadering, quorum, besluitvorming en verslaglegging
- 1.
De auditcommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar in ieder geval tweemaal per jaar.
- 2.
De commissie kan slechts beraadslagen, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.
- 4.
De uitnodiging en agenda worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de agenda aan de leden toegezonden.
- 5.
De vergaderingen van de auditcommissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 6.
De secretaris maakt een beknopt verslag van de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie. De secretaris stuurt het vastgestelde verslag aan college en interne adviseurs, tenzij de inhoud van het verslag zich daartegen verzet.
- 7.
De verslagen en adviezen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
Artikel 6. Informatieverstrekking en ambtelijke bijstand
- 1.
De commissie informeert de raad via het raadsinformatiesysteem.
- 2.
De commissie informeert het college en interne adviseurs over afspraken met de accountant via het verslag.
- 3.
Op verzoek van de raad kan de voorzitter van de commissie een toelichting geven in de oordeelsvormende raadsvergadering.
- 4.
De commissie kan voor ondersteuning een beroep doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
Artikel 7. Geheimhouding
- 1.
De auditcommissie kan in een vergadering, op grond van een uitzondering genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de aan hem verstrekte informatie geheimhouding opleggen.
- 2.
De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de informatie kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie of de raad haar opheft.
Artikel 8. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: ‘Verordening auditcommissie gemeenteraad Opmeer 2023’.
Artikel 9. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking.