Organisatie | Purmerend |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de secretaris van de gemeente Purmerend |
Citeertitel | Instructie voor de secretaris van de gemeente Purmerend |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie, inrichting en werkwijze |
geen
geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-06-1985 | nieuwe regeling | 27-06-1985 geen | 85-152 |
De secretaris en zijn of haar plaatsvervangers verdelen hun taken onder goedkeuring van het college.
Voor zover zijn of haar werkzaamheden niet bij of krachtens de gemeentewet zijn geregeld, neemt de secretaris bij de uitvoering van zijn of haar taken ten behoeve van de raad en het college de aanwijzingen van het college in acht.
Bij de uitvoering van zijn of haar taak neemt hij of zij de regels, gesteld in beheersverordeningen en instructies van resp. takken van dienst, directeuren en andere ambtenaren in acht.
De secretaris geeft gevraagd en ongevraagd advies en inlichtingen aan de Raad, het college, de burgemeester, alsmede aan de portefeuillehouder en de hoofden van directies.
De directie Bestuurszaken zorgt, onder uiteindelijke verantwoordelijkheid van de secretaris, voor administratie en notulen van deze vergaderingen, de verzorging van presentielijsten, het aantekening maken van voor en tegen van stembiljetten, het beschikbaar houden van relevante vergaderstukken en het doen vervaardigen van verslagen en het op de hoogte brengen van de directies van voor hen relevante besluiten.
De secretaris draagt desgevraagd zorg voor de verstrekking van informatie aan de leden van de Raad omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgmeeester en wethouders of de burgemeester heeft kennis genomen, voor zover bedoelde leden daarover in hun hoedanigheid van raadslid de beschikking behoeven. Hij of zij kan daartoe strekkende aanwijzingen geven aan de betrokken directie(s).
De secretaris bevordert, dat de door of vanwege het gemeentebestuur aangegeven doelstellingen met betrekking tot het beleid door de directies in acht worden genomen.
De secretaris bevordert een goede procedurele afstemming tussen het college enerzijds en de directies anderszijds alsmede tussen de directies onderling en onderhoudt daartoe de door hem of haar noodzakelijke en/of wenselijk geachte contacten.
De secretaris verricht in opdracht van het college activiteiten waarvoor de eerste verantwoordelijkheid nog niet in het takenpakket van een directie is of kan worden opgenomen, alsmede bijzondere werkzaamheden, waarvoor de verantwoordelijkheid naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders niet binnen de directies kan worden ondergebracht. Daaronder kan ook een projectleiderschap vallen.
De secretaris maakt deel uit van selectiecommissies voor de benoeming van directeuren en hun plaatsvervangers.
De secretaris signaleert tijdig problemen met betrekking tot het functioneren van een directie of van een directeur. Hij of zijn overlegt met de directeur in kwestie over de wijze waarop de problemen kunnen worden opgelost en brengt zo mogelijk tezamen met dezen indien nodig daarvoor advies uit aan het college.
Naast het gestelde in artikel 6, 3e lid, kan de secretaris ten behoeve van de procedurele coördinatie van de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering, de communicatie en informatie voorstellen doen aan de directeuren. Hij of zij treedt daarbij op binnen de door het Bestuur aangegeven beleidskaders.
De secretaris bevordert dat de directeuren hun leidinggevende taak uitoefenen binnen de directiestructuur. De secretaris signaleert tijdig problemen ter zake en overlegt met de betrokken directeur over de wijze waarop de problemen kunnen worden opgelost en brengt zo mogelijk tezamen met deze, indien dat naar zijn of haar oordeel nodig is, daarover advies uit aan het college.
Voorstellen aangaande de organisatie- en personeelsopbouw van een directie worden door de directeur met de secretaris besproken.
Onder de generale verantwoordelijkheid voor procedurele coördinatie van de secretaris, adviseert de eerstverantwoordelijke directie via de directieraad, het college over procedures voor de instelling, samenstelling, werkwijze en opheffing van projectgroepen en andere groepen, gericht op een geïntegreerde beleidsvoorbereiding of beleidsuitvoering, alsmede over de taakopdracht en de functionele samenstelling van dergelijke groepen.