Controleverordening gemeente Wassenaar 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• -

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• -

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• -

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente Wassenaar als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij wordt aangegeven in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• -

  verslag van bevindingen: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid om voor tweemaal twee jaar te verlengen;

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de griffier van raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De aanbesteding betreft de controle van de jaarrekening met de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording van het college op getrouwheid.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen met de daarbij toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage(s) en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht moet besteden;

  • g.

    de gemeentelijke functies en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht moet besteden.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5.

  De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, alsmede de doelmatigheid en doeltreffendheid, als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in de gemeente Wassenaar 2023 volgens artikel 213a Gemeentewet, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, dan is het college bevoegd hiervoor opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

  • b.

    de frequentie van de uit te voeren controles.

• 2.

  De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de gemeentelijke organisatie uit. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op. Hiervoor gebruikt de accountant de 'provided by client' of 'prepared by client' (PBC)-lijst.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt ten minste tweemaal per jaar periodiek overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de raad. Hierbij is de wethouder Financiën en kunnen vertegenwoordigers van de gemeentelijke organisatie aanwezig zijn.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden, zoals verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 15 mei van het jaar volgend op het verslagjaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de reeds door de gemeente uitgevoerde interne beheersingswerkzaamheden en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de interne beheersing.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 3.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 4.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen. Dit verslag bespreekt de accountant met de manager van de eenheid HR & Financiën, de Concerncontroller en de portefeuillehouder Financiën. De Concerncontroller draagt zorgt voor een reactie namens de gemeente op het door de accountant uitgebrachte verslag van bevindingen.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen, met de reactie van de gemeente hierop, worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd, met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen, met de reactie van de gemeente hierop, met een vertegenwoordiging van de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na de datum van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Wassenaar 2023.